Nhớ không lâu trước đây khi mọi người nói về cái chết của email? Như chúng tôi đã viết trước đây trong năm nay, có vẻ như chúng tôi đã trở lại với lý trí về điều đó. Đừng hiểu tôi sai, tôi cũng cảm thấy thất vọng với email như những người khác.

Nhưng email sẽ vẫn tồn tại trong một thời gian dài vì một lý do đơn giản... nó là phổ quát. Nó cơ bản như các tiêu chuẩn internet khác như HTTP. Bạn biết với 100% sự chắc chắn rằng bất kỳ chuyên gia nào bạn muốn kết nối cũng sẽ có địa chỉ email. Vì lý do này, nó là định danh duy nhất cho tất cả các danh tính kỹ thuật số, với thứ hai xa hơn là số điện thoại di động. Trong ánh sáng này, email nên được xem như một thành tựu công nghệ tuyệt vời; nó là hình thức giao tiếp kỹ thuật số duy nhất được đảm bảo mà mọi chuyên gia trên thế giới đều có thể hỗ trợ.

Các nhóm làm việc internet đã đầu tư hàng thập kỷ vào các giao thức nền tảng giúp email hoạt động, như POP, SMTP, IMAP, v.v. Đây là các tiêu chuẩn mở mà bất kỳ ai cũng có thể đến đọc và tự triển khai máy chủ của riêng mình để hỗ trợ. Và bây giờ khi thế giới đã chuyển sang đám mây, ý tưởng về việc lưu trữ máy chủ thư của riêng bạn dường như là lãng phí thời gian và tiền bạc (mà thực sự là), khiến email thậm chí còn đơn giản hơn cho ngay cả những đội nhỏ nhất.

Ok tuyệt - vậy đây là một tiêu chuẩn mở được cả thế giới hỗ trợ, vậy hãy tận dụng điều đó đúng không? Chà, đây là nơi mà vấn đề bắt đầu. Tương tự như tài liệu, email được tạo ra bằng cách sử dụng một phép tương tự kỹ thuật số với một mô hình vật lý, thư bưu điện. Nó là "cách tiếp cận California Roll" để giới thiệu Sushi đến Mỹ. Cả hai hình thức thư đều có cùng một vấn đề. Chúng buộc chúng ta phải làm việc! Bạn nhận được một đống rác trong hộp thư của mình và bạn phải mở từng cái một và có lẽ phải loại bỏ 80% trong số đó. Bây giờ tôi đang nói về thư bưu điện hay email? Chính xác, đó là cùng một thứ. Đối lập lại với các ứng dụng nhắn tin, nơi bạn có thể quan sát và chọn tham gia chỉ khi bạn muốn. Nếu bạn bỏ qua một tin nhắn, không sao, nó chỉ lướt qua trang. Bỏ qua một email và nó chỉ nằm im trong hộp thư đến của bạn, cho đến khi bạn thực hiện công việc để xử lý nó.

Email khiến tôi lo âu và tôi ghét điều đó. Tôi có 2 tài khoản email như hầu hết chúng ta, một cho công việc và một cho cá nhân. Đó là một cuộc chiến không ngừng giữ cả hai được gọn gàng, và một số cơn đau nhất định tôi nhận thấy; đi lại khiến nó chất đống lên vì hầu hết các chuyến đi của tôi là thời gian "không email". Tôi dành khoảng một nửa thời gian cho bán hàng. Những email đó cần phải được hồi đáp nhanh chóng nhưng lại bị trộn lẫn giữa nhiều email ít khẩn cấp hơn. Tất cả những điều này không chỉ riêng tôi.

Vậy có gì đang được thực hiện về điều đó?

Có một vài cách mà các công ty đang giải quyết vấn đề này:

Chỉ cần loại bỏ email hoàn toàn

Tất nhiên không phải tất cả, nhưng những nhận xét trên của tôi về việc tại sao email lại hiệu quả nói lên tính khả năng tương tác của giao tiếp kỹ thuật số giữa các tổ chức với mọi quy mô. Nhân viên bán hàng có thể gửi email cho khách hàng tiềm năng ở các công ty khác, biết chắc rằng những khách hàng tiềm năng đó sẽ nhận được nó. Nhưng còn email trong công ty thì sao? Khả năng tương tác thì dễ dàng hơn nhiều trong một nhóm làm việc cùng nhau. Vậy hãy loại bỏ tất cả email đó và sử dụng một ứng dụng nhắn tin thay vào đó. Đây là nơi bạn thấy các ứng dụng nhắn tin như Slack và HipChat tỏa sáng vì chúng thực sự làm được điều đó.

Tạo một ứng dụng email tốt hơn

Một làn sóng các ứng dụng email mới đã nở rộ trong vài năm qua. Hầu hết chúng đều hoạt động bằng cách dự đoán email nào sẽ quan trọng với bạn và chuyển phần còn lại vào các thư mục khác để bạn xử lý sau. Điều này rất hữu ích, đặc biệt khi bạn đang bị chậm trễ với email và cần phải "sàng lọc" hộp thư đến của mình, nhưng bạn vẫn phải xử lý những tin nhắn khác sau đó.

Các ứng dụng email dựa trên người dùng. Chủ yếu được xây dựng cho nhân viên bán hàng cho đến nay, những sản phẩm này tạo ra một trải nghiệm email hiểu các email nào đến từ khách hàng của bạn và giúp bạn ưu tiên những cái đó đầu tiên bằng cách cho chúng nhiều sự hiện diện hơn trong hộp thư đến của bạn và mang những thứ như hợp đồng cụ thể của khách hàng ngay bên cạnh tin nhắn email. Đây là cách tiếp cận ít được chứng minh nhất trong 3 cách đến nay.

Chúng ta nên làm gì với vấn đề này?

Vậy email vẫn sẽ tồn tại, và nhiều công ty đang làm những việc để cải thiện nó... nhưng chúng tôi cần nhiều hơn nữa! Dưới đây là một số suy nghĩ về nơi mà chúng tôi nghĩ mọi thứ có thể đi.

Tất cả đều xoay quanh các công việc!

Trong tương lai, các ứng dụng email sẽ được xây dựng lại từ đầu dựa trên các công việc cần thực hiện. Khi bạn mở email của mình, bạn sẽ chọn rõ ràng một "công việc" mà bạn muốn thực hiện, và ứng dụng email của bạn sẽ tổ chức xung quanh những công việc đó. Các nút email chung như "soạn", "trả lời", "đính kèm", sẽ nhường chỗ cho các hành động cụ thể cho công việc như "giới thiệu", "đặt thời gian", "tiếp tục", "chuyển đổi", "đóng", v.v. Dựa trên công việc, một trong hàng chục "ứng dụng" sẽ được tận dụng để thực sự giúp bạn thực hiện công việc, vì điều đó sẽ là không thể cho một nhà cung cấp duy nhất thực hiện tốt trên hàng triệu công việc khác nhau mà các chuyên gia cần làm qua các lĩnh vực ngành và vai trò trong công ty. "Khách hàng" sẽ ít là một Ứng dụng hơn và nhiều hơn là một Nền tảng, cung cấp một cơ sở mà một khách hàng có thể thêm "nhà cung cấp công việc" để hoàn thành các hành động cụ thể.

Điều này đã xảy ra. Microsoft đã thông báo SDK Soạn thảo của họ để cho phép các ứng dụng bên thứ ba được cài đặt vào cửa sổ soạn thảo email. Nếu bạn nhìn vào Gmail, 2 điều đang xảy ra. Năm ngoái họ đã phát hành một API cho phép một nhà phát triển ứng dụng tiêu thụ dữ liệu gmail theo những cách độc đáo và mới lạ. Và các tiện ích mở rộng Chrome, trong khi đang được xây dựng hàng ngàn cho mọi thứ liên quan đến Chrome, cũng rất phổ biến với Gmail. Nhiều tiện ích không có ngay cả nút trong trình duyệt mà thay vào đó họ bổ sung trải nghiệm ngữ cảnh ngay trong cửa sổ Gmail của bạn. Một số ví dụ tuyệt vời của điều này bao gồm SalesforceIQ, mà (trong số những điều khác) đã kéo đúng hồ sơ trong CRM của bạn ngay bên cạnh tin nhắn email mà bạn đang mở, hoặc Streak, tạo ra toàn bộ CRM ngay bên trong hộp thư đến của bạn, hoặc Guru, gợi ý các câu trả lời có liên quan cho các câu hỏi mà mọi người hỏi bạn trong email của bạn.

Nhưng đây chỉ là khởi đầu. Chúng ta sẽ thấy những thay đổi lớn trong lớp nền tảng để làm cho những trải nghiệm này tự nhiên hơn để xây dựng, và làm việc trên tất cả các thiết bị.

Những ví dụ thú vị khác mà bạn có thể nghĩ đến? Nếu vậy, chúng tôi luôn muốn biết về chúng. Xin vui lòng chia sẻ bên dưới!