Khi các công ty đã bắt đầu chuyển đổi từ làm việc từ xa là một nhu cầu tạm thời sang một cách sống, đã có rất nhiều điều được nói về vấn đề năng suất.

“Làm thế nào chúng ta có thể chắc chắn rằng mọi người đều năng suất như khi họ làm việc văn phòng?” người ta hỏi, gần như giật tóc vì lo lắng? “Các nhà quản lý có thể làm gì để đảm bảo rằng mọi người đều tập trung và hoàn thành công việc của họ?”

Hóa ra một cách dễ dàng để giúp mọi người làm việc là (đánh trống vui nhé) thực sự cho họ nhiều thời gian hơn để làm việc!

“Những ngày không họp vào thứ Tư” “Những ngày không họp vào thứ Sáu” “Những ngày không họp”. Không quan trọng bạn gọi nó là gì. Nhiều văn phòng đang tham gia vào xu hướng tuyên bố một số ngày hoặc thời gian là “không họp”, và chúng tôi cũng nằm trong số đó!

Các ngày không họp: chúng là gì và chúng hoạt động như thế nào

Một khái niệm có tên gọi như “các ngày không họp” thì khá đơn giản. Các ngày không họp là những ngày làm việc mà mọi người có thể mong chờ sự thiếu vắng các cuộc họp. Nhưng…tại sao một công ty lại làm điều đó?

Tin hay không, nhiều nơi làm việc đang triển khai các ngày không họp như một cách để tăng năng suất theo hai cách:

• Cho nhân viên thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ “công việc sâu” quan trọng mà không phải lo lắng về việc bị gián đoạn
• Khiến các cuộc họp định kỳ phải hoạt động chăm chỉ hơn một chút

Một số nhiệm vụ công việc sẽ cần thời gian tập trung và suy nghĩ nhiều hơn một chút so với những nhiệm vụ khác. Thật sự rất hiếm khi mọi người tìm đủ thời gian để có thể “cắm đầu” vào công việc trong cả ngày làm việc bình thường của họ. Các ngày không họp đang nhanh chóng trở thành một cách để giúp mọi người có thêm thời gian tập trung vào công việc của họ.

Hãy nghĩ về số lượng công việc bạn có thể hoàn thành nếu bạn có một ngày mà bạn biết sẽ không bị gián đoạn. Bạn có thể tập trung vào công việc chiến lược, phát triển những ý tưởng mới, hoặc đơn giản chỉ là bắt kịp vì bạn sẽ không phải lo lắng về việc bị kéo vào một điều gì khác.

Một số công ty đã đưa các ngày không họp lên một tầm cao mới. Họ cho phép nhân viên tắt điện thoại và im lặng thông báo để họ có thể hoàn toàn tập trung. Dù sao thì, một tin nhắn kiểm tra về kế hoạch ăn trưa ngày mai có thể chờ nếu bạn đang dành thời gian để suy nghĩ và giải quyết những vấn đề phức tạp.

Còn về nhận xét “khiến các cuộc họp phải chăm chỉ hơn” …bạn có thể thật sự nói rằng mỗi cuộc họp mà bạn có trên lịch của bạn đều là một cách sử dụng tốt thời gian của bạn không? Có lý do tại sao nghiên cứu cho thấy rằng 40% người cảm thấy rằng các cuộc họp của họ là không hiệu quả.

Các cuộc họp vô nghĩa đã lấy mất thêm một nạn nhân nữa

Chúng ta có thể nói rất nhiều về văn hóa bao quanh các cuộc họp vô tận. Có rất nhiều người quản lý và đồng nghiệp nghĩ rằng các cuộc họp tự động thì luôn hiệu quả chỉ bởi vì chúng là cuộc họp. Thay vì thực sự làm điều gì có ý nghĩa, bạn chỉ tiêu tốn thêm 30-45 phút cho một vấn đề có thể đã được giải quyết qua một DM.

Mọi người có xu hướng dành chút công sức hơn vào việc lập kế hoạch cho các cuộc họp hiệu quả khi họ biết rằng họ sẽ không có nhiều thời gian để làm điều đó. Khi bạn triển khai các ngày không họp, bạn đang tự buộc mình đảm bảo rằng các cuộc họp định kỳ của bạn sẽ hiệu quả hơn và có mục tiêu rõ ràng.

Cách chúng tôi thực hiện các ngày không họp: không họp vào thứ Tư (nội bộ)

Có lý do tại sao chúng tôi là những người ủng hộ lớn cho các ngày không họp: chúng tôi có một cái trong số của chính mình.  Chúng tôi đã xem xét kỹ lưỡng cách chúng tôi xử lý việc giao tiếp nội bộ tại Guru và muốn tìm cách giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn. Chúng tôi đã thực hiện phiên bản của riêng mình về các ngày không họp vào thứ Tư mà chúng tôi khuyến khích nhân viên không lập lịch các cuộc họp nội bộ. Các cuộc họp với khách hàng vẫn được cho phép, nhưng các nhà quản lý cũng được khuyến khích tìm những ngày khác khi có thể.

Cho đến nay, chúng tôi phải nói rằng chúng tôi rất hài lòng với kết quả. Khảo sát nhân viên gần đây nhất của chúng tôi cho thấy 75% người trả lời cho biết rằng thứ Tư không họp đã hiệu quả trong việc tăng thời gian tập trung và giảm số lượng cuộc họp. Xem xét rằng phần lớn bài viết này đã được viết vào một ngày không họp, có vẻ như mọi thứ đang hoạt động theo kế hoạch!

Cách thực hiện một ngày không họp của riêng bạn

Bạn yêu thích ý tưởng về việc có một ngày không họp, nhưng bạn không chắc chắn làm thế nào để thuyết phục những người có quyền lực đồng ý với nó. Đừng lo, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.

Để các ngày không họp hoạt động, bạn sẽ cần hai điều. Một điều là sự hiểu biết vững chắc về cách mà các cuộc họp hiện tại đang hoạt động với nhóm. Chúng tôi rất khuyên bạn nên thực hiện một cuộc kiểm tra các cuộc họp để giúp giảm thời gian dành cho các cuộc họp không hiệu quả. Nếu bạn cần một chút giúp đỡ trong việc xác định tình hình đang diễn ra như thế nào, chúng tôi khuyên bạn nên theo quy tắc 4 P của chúng tôi.

Bạn cũng sẽ cần phải có tất cả mọi người đồng thuận về thời gian tập trung sẽ xảy ra. May mắn cho bạn, chúng tôi biết cách thực hiện điều đó. Mỗi công ty có thể có chính sách và nhu cầu khác nhau, nhưng có một số nguyên tắc cơ bản về các ngày không họp khiến chúng thành công. Nếu bạn muốn biến giấc mơ về những ngày không họp thành hiện thực, đây là những gì bạn cần làm.

Biện minh

Chúng tôi không định nói quá dễ dàng. Sẽ có một số sức chống cự từ ban giám đốc và đồng nghiệp về một ngày không họp. Các cuộc họp gần như trở thành đồng nghĩa với công việc tại một số văn phòng, vì vậy mọi người có thể bị shock một chút khi bạn công bố rằng các ngày không họp sẽ trở thành quy chuẩn.

Hãy có lý do rõ ràng về việc tại sao bạn muốn mọi người tham gia vào các ngày không họp. Cảm thấy tự do để đề cập đến một số điểm chúng tôi đã đề cập ở trên, và nhấn mạnh rằng điều này có thể giúp mọi người có thêm một ít quyền kiểm soát đối với lịch trình của họ.

Giao tiếp

Để các ngày không họp hoạt động, bạn và các thành viên trong nhóm cần phải giao tiếp nhiều nhất có thể. Các ngày không họp chỉ có thể hoạt động (và duy trì) nếu mọi người có thể hoàn thành những điều quan trọng. Hãy đảm bảo nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giao tiếp bất kể đó có phải là một ngày không họp hay không.

Đây là một lý do tại sao chúng tôi rất thích giao tiếp không đồng bộ tại nơi làm việc. Nó giữ cho các kênh giao tiếp mở và cho phép mọi người làm việc bất cứ khi nào họ cần. Triển khai một thứ đơn giản như một bản tin định kỳ tóm tắt những nội dung quan trọng để chia sẻ và đọc thay vì chiếm thời gian họp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Đặt ra nguyên tắc cơ bản của bạn

Các ngày không họp cũng có phải là các ngày “không email” và “không Slack” không? Các cuộc họp với khách hàng còn có thể tiếp tục diễn ra vào các ngày không họp, hay bạn cần phải lên lịch lại? Chuyện gì xảy ra nếu bạn có một trường hợp khẩn cấp cần vài người tham gia cuộc gọi?

Đừng để mọi người phải đoán mò

Mỗi công ty sẽ xử lý các ngày không họp theo cách mà họ cho là thích hợp. Đặt ra các quy tắc về sự mong đợi xung quanh một số thứ có thể làm cho các ngày không họp của bạn hiệu quả hơn và ít gây nhầm lẫn hơn. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về những gì có thể thực hiện vào những ngày này và những gì cần phải chờ.

Sự chú ý là rất quan trọng để làm cho các ngày không họp hoạt động hiệu quả. Các ứng viên có thể chỉ gặp gỡ nhóm của bạn vào ngày không họp. Thời điểm tốt nhất cho bạn và một đồng nghiệp để gặp gỡ và động não có thể chỉ diễn ra vào thứ Sáu không họp của bạn. Sẽ luôn có những ngoại lệ cho quy tắc. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn đang làm phần của mình để tuân theo các quy trình đã thiết lập, sử dụng thời gian không họp của bạn một cách khôn ngoan và tôn trọng rằng đây là ngày không họp của mọi người trong nhóm bạn.

Hãy nhớ rằng, để việc này hoạt động, mọi người cần phải tuân theo các quy tắc, và điều đó bao gồm cả những người trong ban lãnh đạo. Đảm bảo rằng người quản lý hiểu rõ các quy tắc của ngày không họp và giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào mà họ có từ trước.

Thay đổi cách bạn xử lý các cuộc họp

Tuyên bố một ngày không họp sẽ không làm cho các nhu cầu công việc biến mất. Hầu hết thời gian, mọi người chỉ nhún vai và dời cuộc họp của họ sang một ngày khác. Hành động này có thể có lý do, nhưng nó có thể gây hại cho năng suất nhiều hơn.

Hãy nhớ rằng, thêm một cuộc họp khác vào một ngày đã đầy ắp không phải là mục đích của việc có các ngày không họp.

Chúng tôi đã đề cập rằng một trong những lợi ích tốt nhất của các ngày không họp là chúng buộc mọi người lên kế hoạch cho các cuộc họp tốt hơn. Chúng tôi có một số mẹo cơ bản cho những ai muốn cải thiện và giảm số lượng cuộc họp của họ:

• Hãy đảm bảo rằng mỗi cuộc họp đều có một chương trình rõ ràng và kết thúc với các kết quả có thể hành động.
• Phân công vai trò cho các cuộc họp với số lượng lớn người để giúp giữ mọi người đi đúng hướng và năng suất.
• Đừng ngần ngại hủy các cuộc họp nếu bạn không nghĩ rằng đó là cách sử dụng tốt nhất thời gian.
• Gửi email theo dõi để tóm tắt những gì đã diễn ra trong các cuộc họp và nhắc nhở mọi người về các bước tiếp theo mà họ cần thực hiện.

Bạn có muốn đào sâu hơn vào một số khái niệm này không? Hãy xem thẻ của chúng tôi về cách thực hiện tốt nhất để giảm số lượng cuộc họp.

Tăng năng suất, giảm số lượng cuộc họp

Chúng tôi không phải là công ty duy nhất thực hiện các ngày không họp, và chúng tôi cũng không phải là công ty cuối cùng. Khi ngày càng nhiều công ty chuyển sang mô hình hybrid và lực lượng lao động trở nên phân tán hơn, năng suất và sự linh hoạt quan trọng hơn bao giờ hết. Bạn sẽ bất ngờ về việc mọi người có thể hoàn thành nhiều hơn bao nhiêu khi họ có thời gian để tập trung vào công việc của họ.

Khi ngày càng nhiều văn phòng chuyển sang các mô hình hybrid, điều quan trọng là phải mở lòng thử nghiệm những điều mới để cải thiện trải nghiệm làm việc. Ngày nay, xu hướng lớn nhất là các ngày không họp, và ngày mai có thể là một điều hoàn toàn khác. Giữ tâm trí cởi mở có thể giúp nơi làm việc của bạn phát triển và duy trì vị thế cạnh tranh trong một môi trường thay đổi liên tục.

Các cuộc họp sẽ luôn có một vị trí tại nơi làm việc, chúng tôi chỉ muốn rằng vị trí mà họ có phải hợp lý cho mọi người. Tham gia vào phong trào giành lại thời gian làm việc và dành thêm một chút thời gian cho bản thân để tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Chúng tôi muốn nói với sếp của bạn nhưng hóa ra họ đang trong một cuộc họp 2 giờ mà mọi người đã dành 45 phút đầu tiên để thắc mắc rằng kết quả của cuộc họp nên là gì.