Guru tự hào hợp tác với Ka'ana Solutions như một phần của chương trình phi lợi nhuận Guru for Good của chúng tôi. Bài viết này ban đầu xuất hiện trên blog của Ka'ana.

Khi tôi dẫn dắt nhóm Dịch vụ Kỹ thuật cho một công ty xuất bản giáo dục lớn, một trong những thứ mà chúng tôi đã tốn một khoảng thời gian đáng kể là tìm kiếm thông tin mà chúng tôi cần để trả lời các câu hỏi và giải quyết các vấn đề. Thông tin mà chúng tôi cần đã được phát tán trên nhiều hệ thống và kho lưu trữ khác nhau và hầu hết đều đã lỗi thời hoặc không hoàn chỉnh. Nhóm của tôi đã tiêu tốn hơn một phần tư thời gian của họ để tìm kiếm thông tin đúng, thường là với một khách hàng đang chờ đợi.

Việc triển khai Slack là một bước tiến quan trọng vì nó cho phép một mức độ hợp tác không khó khăn mà các công cụ hiện có của chúng tôi—như email—không thể cung cấp. Nhưng nó không giải quyết được vấn đề gốc—rằng việc tìm kiếm thông tin mà chúng tôi cần thật sự quá khó khăn và mất quá nhiều thời gian mà không có hệ thống quản lý kiến thức.

Khám phá một công cụ mới

Rồi một ngày, một trong những người giải quyết vấn đề sáng tạo hơn của tôi trong nhóm đã đến với tôi với một gợi ý rằng chúng tôi hãy thử một công cụ mới mà hứa hẹn sẽ giải quyết vấn đề quản lý kiến thức này. Công cụ mới này gọi là Guru, từ một công ty được thành lập tại Philadelphia bởi Rick Nucci và Mitchell Stewart.

Hóa ra tôi đã biết Rick từ một thời gian trước tại Dell—công ty khởi nghiệp đầu tiên thành công của Rick, Boomi, đã được Dell mua lại vào năm 2010—vì vậy tôi đã đồng ý với một thí điểm mà sau đó trở thành triển khai toàn diện sau sáu tháng. Nó rất thành công.

Chất lượng kiến thức có sẵn cho nhóm của tôi đã tăng lên trong khi lượng thời gian tìm kiếm nó đã giảm hơn một nửa. Guru cũng đã biến đổi cơ sở dữ liệu kiến thức của chúng tôi từ một đống các kho tĩnh thành một hệ sinh thái kiến thức động được tích hợp ngay vào quy trình làm việc của chúng tôi. Một trong những thành viên trong nhóm của tôi đã tóm tắt điều đó thật tốt khi nói với tôi rằng Guru “đã mang lại cho cô ấy sức mạnh siêu phàm.” Trong toàn bộ sự nghiệp của mình, tôi không nghĩ rằng tôi đã bao giờ thấy sản phẩm phần mềm nào có sự chấp nhận nhanh chóng và tác động đáng kể đến năng suất như vậy.

Khi tôi quyết định rời bỏ thế giới doanh nghiệp để bắt đầu Ka'ana Solutions, tôi biết rằng Guru sẽ có một vai trò quan trọng. Cũng giống như một doanh nghiệp, các trường học và quận học có những thách thức tương tự với việc quản lý kiến thức, và có thể còn nhiều hơn nữa, vì những hạn chế về tài nguyên mà các nhóm CNTT gặp phải. Đó là lý do một trong những chức năng cốt lõi mà các sinh viên trong chương trình Ka'ana Solutions đang tập trung vào là xây dựng cùng một loại cơ sở dữ liệu kiến thức động để cung cấp hỗ trợ cho giáo viên, học sinh và gia đình và trao “sức mạnh siêu phàm” cho đội ngũ hỗ trợ. Khi chúng tôi đã thử nghiệm giải pháp này, nó đã trở nên ngày càng rõ ràng rằng mô hình Guru rất có thể áp dụng cho giáo dục. Các trường học có thể không có một đội ngũ “bán hàng”, nhưng một chức năng chính của một trường học là cung cấp thành công trong học tập.

SaaS: Trường học như một dịch vụ

Về cốt lõi, giáo dục là một ngành công nghiệp dịch vụ, trong đó các nhà quản lý và giáo viên cung cấp dịch vụ cho khách hàng: học sinh và gia đình của họ, và một chức năng quan trọng của việc cung cấp dịch vụ chất lượng cao là quản lý kiến thức. Trong các trường học, quản lý kiến thức thường được liên kết với việc giảng dạy và học tập cũng như nội dung và bài học mà giáo viên sử dụng để cung cấp hướng dẫn cho học sinh.

Tuy nhiên, còn có những khía cạnh khác của quản lý kiến thức cũng có ảnh hưởng đáng kể đến thành công của khách hàng (người học), chẳng hạn như cung cấp hỗ trợ xuất sắc cho tất cả các bên liên quan trong quá trình học tập—giáo viên, học sinh và gia đình—đặc biệt là khi nó liên quan đến việc sử dụng các công cụ hỗ trợ các quy trình quan trọng (ví dụ: truy cập bài tập, tài liệu dự án, sử dụng máy tính xách tay và kiểm tra điểm số).

Các sinh viên làm việc cho Ka'ana Solutions đang xây dựng một cơ sở dữ liệu kiến thức động và được điều chỉnh theo nhu cầu của các trường học mà chúng tôi phục vụ, tạo điều kiện cho hợp tác và tạo cơ hội cho sinh viên đổi mới sử dụng cùng những loại công cụ biến đổi như các công ty phát triển nhanh như Slack, Intercom và Duolingo. Tôi cũng không nghi ngờ rằng các sinh viên của chúng tôi sẽ nghĩ ra những cách mới để sử dụng loại công nghệ này, và tôi rất hào hứng xem nó đi đến đâu.

Quản lý kiến thức trong một nền văn hóa kiến thức

Toàn bộ trải nghiệm này với Guru cũng đã khiến tôi suy nghĩ sâu sắc về khái niệm quản lý kiến thức và vai trò của nó trong giảng dạy và học tập. Guru có thể đã được thiết kế để hỗ trợ các “đội ngũ doanh thu” hướng tới khách hàng, nhưng nó cung cấp một khuôn khổ có quy mô rộng hơn nhiều. Ví dụ, chúng tôi đang sử dụng Guru để quản lý các loại kiến thức truyền thống mà một đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật có thể quan tâm, nhưng nó cũng đang được sử dụng để chuyển giao các loại kiến thức khác đến tay mọi người. Tìm hiểu những gì có nghĩa là trở thành một nền văn hóa dựa trên kiến thức.

Trong việc triển khai doanh nghiệp mà tôi đề cập, chúng tôi đã sử dụng nó để truyền đạt thông tin liên quan đến HR và cung cấp cái nhìn về các chương trình tiếp thị đang được triển khai. Ví dụ, khi chúng tôi công bố những thay đổi tổ chức cho một trong những đội của mình, chúng tôi đã đưa thông tin vào một thẻ Guru và đăng nó lên Slack. Điều này khiến mọi người dễ dàng tìm thấy, và chúng tôi có thể đảm bảo rằng mọi người thực sự đã xem qua nó. Và mọi câu hỏi về nó có thể được xử lý ngay trên Slack.

Tại Ka'ana Solutions, bên cạnh chức năng quản lý kiến thức cốt lõi, chúng tôi đang sử dụng Guru để quản lý chương trình đào tạo cho sinh viên làm việc và xây dựng kỹ năng giao tiếp hợp tác đồng bộ. Khi sinh viên tham gia, họ có một loạt thẻ để xem qua cung cấp cho họ thông tin về công ty và công việc họ sẽ làm, và sẽ hướng dẫn họ thông qua các hoạt động giúp họ bắt đầu xây dựng các kỹ năng cốt lõi.

Càng nhiều chúng tôi sử dụng nó, chúng tôi càng tìm ra nhiều ứng dụng cho nó. Trên thực tế, không khó để tưởng tượng rằng một ngày nào đó nó sẽ được sử dụng như một kho lưu trữ cho nội dung bài học của giáo viên và cho việc tổng hợp và sáng tạo kiến thức của học sinh.

Hiện tại, chúng tôi có sinh viên sử dụng Guru để xây dựng một “cổng thông tin thành công của học sinh” cho trường của họ, nơi kiến thức sẽ hỗ trợ học sinh vào đầu năm học đang được thu thập, xác minh và tổ chức để dễ dàng truy cập. Trong suốt năm học, chúng tôi cũng sẽ tạo ra các bộ sưu tập kiến thức tương tự cho giáo viên và phụ huynh.

Nhóm Guru đã là một đối tác tuyệt vời cho chúng tôi trong toàn bộ nỗ lực này, nhưng thành công của chúng tôi với nền tảng cũng đã nhờ vào việc dễ dàng khởi động và tính trực quan của nó. Khi chúng tôi ngày càng sử dụng nhiều hơn, chúng tôi cũng bắt đầu khám phá chức năng AI hứa hẹn sẽ mở rộng giá trị của đề xuất hơn nữa—và cung cấp cho sinh viên của chúng tôi một ví dụ thực tế về vai trò của AI trong ngành. Sinh viên của chúng tôi sẽ vừa tạo nội dung kiến thức mới vừa quản lý nó cho người dùng cuối của chúng tôi. Chúng tôi sẽ cung cấp cập nhật trong suốt năm học khi công việc của chúng tôi tiến triển.