Why You Need Sales Documentation to Build a Kick-ass Sales Team
Đây là một bài viết của khách từ Steli Efti, CEO của Close.io
Mục tiêu của bạn thông minh hơn bao giờ hết. Còn bạn thì sao?
Nhu cầu về một đội ngũ bán hàng mạnh mẽ đã vượt qua nhu cầu về một đội ngũ marketing tốt, theo lời của đồng sáng lập Y Combinator Jessica Livingston. Với sự tái thiết các công ty khởi nghiệp năm 2016, điều này càng đúng hơn bao giờ hết.
Đã từng có thời điểm mà nguồn thông tin chính của người mua là nhân viên bán hàng, nhưng now thì không còn như vậy nữa. Internet đã đặt thông tin (và thông tin sai lệch) về thương hiệu của bạn nằm trong tay của người tiêu dùng tiềm năng.
Bây giờ thì kẻ mạnh đã đổi chỗ. Nếu bạn muốn theo kịp, bạn không chỉ cần một đội ngũ bán hàng tốt hơn. Bạn cần một đội ngũ bán hàng thông minh hơn.
Và cách nhanh nhất để nâng cao IQ bán hàng của đội ngũ bạn? Tài liệu bán hàng đỉnh cao.
Thử nghiệm Guru.
Tài liệu bán hàng là gì?
Tài liệu bán hàng chỉ là một thuật ngữ chung cho bất kỳ điều gì bạn đã ghi lại để cung cấp hướng dẫn cho đội ngũ bán hàng của bạn, bao gồm các thứ như kịch bản điện thoại, mẫu email và hướng dẫn quản lý phản biểu.
Một số bạn đang nghĩ, “Kịch bản bán hàng là cho những người nghiệp dư! Các nhân viên của tôi đều là những chuyên gia dày dạn, không phải là những con rối bán hàng vô tri. Họ đã biết cách bán và cần nói điều gì!”
Tôi biết, tôi đã nghe tất cả những điều đó trước đây. Có rất nhiều tranh cãi xung quanh tài liệu bán hàng. Quên tất cả những điều đó cho đến bây giờ, và hãy xem tại sao kịch bản bán hàng không chỉ là một công cụ quý giá, mà còn là một điều cần thiết trong thị trường ngày nay.
Tại sao bạn cần tài liệu bán hàng
Lập luận phổ biến nhất chống lại kịch bản bán hàng là chúng biến nhân viên bán hàng thành những cỗ máy không có cá tính, đam mê, hoặc kết nối với khách hàng. Kịch bản hiệu quả sẽ không có tác động đó đối với những nhân viên bán hàng giỏi.
Với sự hiểu lầm đó đã được bác bỏ, hãy xem xét những lợi ích của tài liệu bán hàng hợp lý:
Các buổi thuyết trình được trau chuốt
Quá trình viết ra lời giới thiệu của bạn thực sự rất quý giá. Nó buộc bạn phải suy nghĩ về cách bạn giới thiệu bản thân và sản phẩm của bạn, và cho bạn cơ hội để thêm rõ ràng và cấu trúc thay vì chỉ là “tùy hứng” mà không chuẩn bị.
Cải thiện teamwork
Tài liệu bán hàng nên là một quá trình hợp tác có sự tham gia của toàn bộ đội ngũ bán hàng. Tận dụng những điểm mạnh riêng của từng nhân viên bán hàng để tạo ra một bài thuyết trình hoàn chỉnh và, khi bài thuyết trình đó phát triển, những cải tiến sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ đội ngũ.
Tăng cường tự do
Sử dụng đúng cách, một kịch bản bán hàng tạo ra nhiều sự tự do hơn là những hạn chế. Khi các nhân viên của bạn không phải chuẩn bị tư duy những điều cần nói tiếp theo, họ sẽ trở thành những người lắng nghe tốt hơn và có thể tập trung vào việc cung cấp giá trị theo cách thu hút.
Cách tạo tài liệu bán hàng
Bạn có hai lựa chọn cho việc tạo ra ban đầu:
- Tạo tài liệu của riêng bạn từ đầu, hoặc
- Bắt đầu với mẫu (giống như một số ví dụ ở cuối bài viết này)
Dù theo cách nào, đây là hai nguyên tắc để giữ trong đầu khi bạn tạo ra các kịch bản của mình.
1. Hợp tác với toàn đội
Rất nhiều doanh nghiệp để cho quản lý bán hàng của họ tạo ra một kịch bản cho toàn bộ đội ngũ sử dụng. Là một sai lầm lớn.
Một nửa giá trị của tài liệu bán hàng đến từ quá trình hợp tác để tạo ra nó. Toàn bộ đội ngũ của bạn nên được tham gia từ đầu đến cuối.
Đặt điều này thành ưu tiên bằng cách dành một giờ trong tuần này để toàn đội cùng nhau làm việc.
2. Đừng đầu tư nhiều hơn một giờ
Bản nháp đầu tiên của tài liệu bán hàng của bạn sẽ không tốt, bất kể bạn dành bao nhiêu thời gian cho nó. Đó chỉ là phiên bản một, đừng đặt mục tiêu cho sự hoàn hảo. Đừng dành nhiều hơn một giờ tạo bản nháp đầu tiên của bạn.
Như bạn sẽ học trong một khoảnh khắc, không có thứ gọi là một kịch bản “hoàn hảo” hay “hoàn chỉnh”. Nó sẽ được chỉnh sửa nhiều lần, vì vậy đừng lãng phí thời gian ngay từ đầu. Đưa ý tưởng cơ bản ra giấy; những thứ còn lại sẽ đến theo thời gian. Hoàn thành là tốt hơn hoàn hảo.
Cách sử dụng tài liệu bán hàng
Kết hợp các bản nháp đầu tiên của bạn vào quy trình bán hàng của bạn ngay lập tức. Càng sớm bạn bắt đầu sử dụng chúng, bạn càng sớm có thể cải thiện chúng. Dưới đây là ba bước để tận dụng tối đa các kịch bản của bạn.
Bước một: Ghi nhớ
Toàn bộ đội ngũ của bạn nên thuộc lòng các kịch bản.
Một cách để giúp đội ngũ của bạn ghi nhớ chúng là cho phép họ thực hành với nhau. Giao cho một người đóng vai nhân viên tiềm năng và cho phép những người khác thực hành lời của mình.
Có thể ban đầu sẽ khó khăn, vì vậy hãy để cho nhân viên bán hàng của bạn mắc lỗi trong một môi trường được kiểm soát.
Bước hai: Sử dụng
Sau khi (hoặc trước đó) mọi người cảm thấy thoải mái với kịch bản, hãy để họ gặp gỡ những khách hàng tiềm năng và xem họ làm như thế nào dưới áp lực. Sau đó, hãy cho họ tự do thử nghiệm.
Khi bạn có toàn bộ đội ngũ bán hàng đang tìm kiếm cách cải thiện tài liệu bán hàng, bạn sẽ đi đến một tuyệt tác.
Bước ba: Chỉnh sửa
Một kịch bản bán hàng không phải là một cuốn tiểu thuyết. Đó không phải là điều bạn viết, xuất bản và không bao giờ chạm vào nữa. Tài liệu bán hàng tốt không bao giờ là “hoàn thành”. Bạn và đội ngũ của bạn nên luôn tìm kiếm cách cải thiện nó.
Hãy ưu tiên cải thiện điều đó bằng cách tổ chức các buổi họp hai tuần một lần với đội ngũ bán hàng của bạn để họ có thể đặt câu hỏi, đưa ra đề xuất và thực hiện các chỉnh sửa. Sau đó, hãy đưa họ trở lại với bản sao đã chỉnh sửa và lặp lại quá trình này.
Sử dụng một CRM giống như Close.io (chúng tôi có bản dùng thử miễn phí!) cho phép bạn theo dõi dữ liệu bán hàng của bạn. Dữ liệu này sẽ vô cùng quý giá trong việc xác định các điểm yếu trong tài liệu của bạn.
Khi các kịch bản của bạn ngày càng hoàn thiện, bạn có thể gặp nhau ít thường xuyên hơn; nhưng vẫn phải gặp nhau. Cải tiến liên tục này là điều biến một mảnh giấy đơn giản thành một công cụ bán hàng cực hiệu quả.
Cần có cảm hứng?
Nếu bạn chưa bao giờ tạo tài liệu bán hàng trước đây, nó có thể có vẻ đáng sợ.
Đừng lo lắng: Chúng tôi đã từng ở trong tình cảnh đó. Kịch bản là một phần lớn trong quy trình bán hàng của chúng tôi tại Close.io, vì vậy chúng tôi đã làm rất nhiều kịch bản có sẵn miễn phí cho độc giả. Ví dụ:
- Bạn đang tìm cách để nâng cao kỹ năng viết tài liệu của đội ngũ bạn? Xem mẫu Tài liệu quy trình của chúng tôi.
- Tạo kịch bản điện thoại? Xem Cách tạo kịch bản điện thoại bán hàng.
- Viết email hiệu quả? Xem những năm mẫu email lạnh và tám mẫu email bán hàng sẵn sàng với CRM.
- Biên soạn tài liệu quản lý phản đối của bạn? Xem Cách quản lý bất kỳ phản đối nào thành công.
Đó là một điểm khởi đầu tuyệt vời, nhưng phần còn lại là tùy thuộc vào bạn. Tổ chức một cuộc họp đội, tạo ra tài liệu của bạn, sau đó ra ngoài và hoàn thành nó!
Nếu bạn muốn thêm cảm hứng về loại tài liệu bán hàng thường thấy trong playbook bán hàng, hãy xem Hướng dẫn về Tăng cường Bán hàng mới được phát hành của chúng tôi!
