保持高效的流程和強大的工作流對於運營成功的業務至關重要。

無論您經營一個擁有數百名員工的聯絡中心還是管理一家擁有小型團隊的虛擬律師事務所，業務流程是您公司運營的根本。 這就是為什麼查看您的流程並採取必要措施定期改進它們非常重要。

隨著工作環境恢復正常，現在是做這件事情的完美時機。

本指南涵蓋七個步驟，您應該遵循這些步驟來改善您的流程以及員工效率。 遵循這些步驟將使您能夠提高團隊中的生產力，並以正確的方式應對工作。

面對障礙

在我們提供七步指南之前，重要的是確定您在改進流程的旅程中可能面臨的任何挑戰。

您可能面臨的兩個主要障礙是自滿和資源不足。

自滿

想要留在您的舒適區是正常的。 然而，在改進流程方面，自滿可能會阻礙您。

員工，甚至可能是管理層，可能會因為對當前流程感到舒適而抗拒變化。 他們可能不願意付出努力來評估和改善現有流程。

例如，如果員工對當前的打卡系統感到滿意，他們可能會反對引入您認為能夠使打卡更有效率的新打卡計算器的任何想法。

這可能會延遲－或停止－您的進展，所以解決這個問題至關重要。 確保您的團隊知道改進流程可能會使他們的工作更輕鬆。

擁有更好的流程，工作流程將更順暢，員工的壓力可能會減輕。

資源不足

在承諾對現有流程進行任何更改之前，檢查您是否擁有必要的資源是很重要的。

進行改進可能需要大量時間、金錢和人力，因此值得確定您是否能實際擔起這個任勞任怨。 例如，如果您認為需要實施一個適合小型企業的CRM平台，您可能需要檢查資金並決定是否需要雇用額外的員工來運行系統。

這種想法可能讓一些企業感到不知所措，並導致他們無限期地延遲改進措施。

然而，值得注意的是，對於一次性的改變，改進流程可以帶來巨大的投資回報（ROI）。 因此，現在可能看起來像是一項艱鉅的任務，但將來您會為此感謝自己。

這張圖片的說明。 太棒了！

如何提高流程效率：7個步驟

現在您已經評估並解決了您面臨的任何問題，是時候著手工作了。

遵循這七個步驟將幫助您有效增加流程，進而提升生產力和改善工作流程。

1. 評估當前流程

為了確定哪些流程需要改進，以及需要做出什麼變更以改進它，您需要評估所有現有流程。

檢視當前流程時，著重於其效率。 舉例來說，銷售數字、保留率和網站KPI都是可以進行調查的。 如果您的流程似乎沒有帶來太多回報，可能是因為它已過時。 還應查看流程的具體要素，以辨認哪些是多餘的。

找出哪些流程正在運作以及哪些表現不佳，可以幫助您縮小清單。

2. 繪製選定的流程圖

將問題中的流程視覺化可以幫助您充分了解並解釋它。 從那裡，您將能夠做出明智的決策，以改進它。

流程圖是流程的視覺表示。 從中，您將更清楚了解所涉及的任務、使用的系統以及負責該特定流程的員工。 這是查看和拆解流程工作流程的絕佳方式，為您提供改善方式的起點。

有一些工具可以投資，使流程映射程序更快速、更容易。 您甚至可以投資於移動應用程式開發，並創建一個應用程式，以便跟踪任務、分配它們，並在需要時發送跟進。 但是，如果您沒有投資於映射工具的手段，或者沒有時間創建自己的應用程式，不用害怕—一支簡單的筆和紙組合就可以搞定。

3. 提出正確的問題

作為企業所有者或經理，您幾乎肯定對每個流程及其應用有很多了解。 不過，事實上，您的員工每天直接與他們一起工作，因此可能了解更多。

向您的員工詳細諮詢關於流程的問題。 請他們確認您的流程圖上的信息，以確保您沒有漏掉任何內容。 當然，您可能知道一個流程中包含哪些步驟，但您可能沒有意識到需要填補的任何空缺。

比如說，您經營一家中等規模的網店，想評估您的業務流程銷售數據的有效性。 您可能知道處理銷售數據涉及哪些步驟，但可能不知道在繁忙的假期購物季節期間，您目前的系統難以應對大量訂單的情況。

與您的員工交談將幫助您更多了解此問題，並使您能夠實施適當的解決方案。 也許您需要查看您的雲基礎設施並考慮升級到混合雲。

無論您需要做什麼，您員工的參與將對達成該解決方案至關重要。

4. 評估流程的現有工作流程

評估流程的工作流程意味著確定流程可以如何順利有效地執行。 這將幫助您決定需要改進以增強工作流程。

也許流程中的某個任務非常複雜且耗時。 簡化它不僅會使流程更快，還將釋放出部分員工的時間，讓他們專注於其他任務。

您還可以查看流程中可能多餘並需要自動化的元素。 也許您的訂單管理流程目前由一組員工處理，但可以主要由訂單管理系統（OMS）處理。

在這種情況下，您可以考慮投資於OMS軟件，這將消除一個過時的流程並幫助提高員工生產力。

5. 進行改變以改善工作流程

現在您已經確定了流程現有工作流程的有效性，是時候進行改變以改善了。

首先列出您確定的所有缺陷並聚集您的管理團隊共同想出解決方案。

一旦您制定了可能解決方案的清單，再次運用它們 - 這次，考慮每個建議如何影響整個流程和業務。 它會對主要結果產生任何變化嗎？ 您將不得不進行進一步的更改以適應它嗎？

例如，假設您決定將現有數據遷移到另一平台將使其更安全並且對您的業務長期更好。 知道如何做這很好，但您也可能需要將風險減輕集成到您的遷移中。

確保覆蓋所有基礎。 如果改進效果不值得投資，回到起點並再次集思廣益。

懷開明並把所有事情寫下來。 每個想法都應該被考慮。

6. 與您的團隊溝通

一旦改變完成並更新流程，您必須通知您的員工。

如果您選擇集成新的工作流管理軟件，例如，員工需要知道如何訪問和運營新系統。

使用盡可能多的溝通途徑並包含尽可能多的信息。 您不希望出現任何混淆或疑慮。

製作包含所有必要信息並舉行培訓課程以確保所有人對流程有相同了解的宣傳冊。 您可能還值得研究如何與遠程團隊改進溝通。improve communication with remote teams。

7. 檢閱新流程

改善流程中最重要的一步是回顧您所做的更改。 密切追蹤新流程並決定這些更改對您的業務是否產生積極影響。

如果您改變了工作分派流程，通過實施用於業務的移動應用程式任務管理，請查看此更改如何影響任務分派、接受和完成的速度。

您看到了更好的結果嗎？ 錯誤變少了嗎？ 您的員工更有生產力了嗎？

回答這些問題將為您提供確定這些更改是否改進了您的流程所需的指標。

請記住，進步是持續的。 商業世界不斷變化，因此您的新流程將需要再次審查以跟上時代。

底線

這一切似乎需要很多努力。 確保您業務中的所有流程都盡可能高效是保持在行業前沿的關鍵。

無論您已決定納入自動化人力資源軟件，還是仍在努力尋找改善跨團隊溝通的商業有效解決方案，這些步驟都能幫助您。

每當需要時都可以使用此指南。 這不僅有益於您的團隊，還會使您的客戶更快樂。