我從來不想成為一名活動策劃人，然而，不知怎的，自從我工作的數位行銷創業公司與 Facebook 在當時很酷的 Ace Hotel 合作以來，我便開始策劃公司活動（Facebook 剛剛開放他們的廣告 API，而網際網路和我們的注意力持續時間將再也無法相同）。 我一直把活動視為戰術工作，而非策略，對我來說，它更像是一個接近於將感恩節晚餐準備上桌、熱騰騰的工作，還要考慮到所有的飲食限制。

2021 年遠端工作改變了我對策劃公司活動的敘述（我唯一能控制的事情）。 內部虛擬活動應該成為公司的戰略優先事項，並且應默認地被這樣定位。 這些活動缺乏夜晚薄弱的友誼機會，但它們卻壟斷了我們寶貴而有限的時間和注意力資源。 然而，若不故意關注如何珍惜螢幕時間，虛擬活動可能會讓人感到疲憊和沮喪。

在 Guru，我嘗試幫助我們的團隊更好地完成他們的工作，透過開發和測試數位健康流程，以及改善內部溝通。 根據Slack 基金未來的工作，"83% [創始人] 認為他們在轉向遠端工作時，最大挑戰是確保員工在工作中感到投入和聯繫。"

一切都是內部溝通

如果最大的挑戰是促進參與和聯繫，那麼解決方案在於溝通的方式和過程，而不是特定的軟體/工具。 從日曆邀請的內部內容，到現在已經空了的 2 加侖爆米花桶，我們與彼此聯繫的方式非常重要。 公開的認可和語氣可以讓某人的一天變得更好。 關於為何參加會議，以及你會如何為討論增值的不明確期望可以破壞會議。

當員工疲憊且可能有維他命 D 缺乏的時候，如何讓公司啟動會議（CKO）對收入和士氣（使員工感到高興）帶來積極影響？ 我們如何激勵注意力分散的團隊？

我們如何策劃我們的虛擬活動

經過一年的視頻會議，和隨之而來的所有挑戰，我們是如何為這個大規模活動做好成功的準備？

1. 我們提供了我們 FY22 公司計劃的可見性和問責制

在虛擬啟動會開始前幾天，我們的 CEO 向所有員工發送了一個公告 。 除了基本的活動細節和期望外，這份合併的溝通還包括 Guru 的公司計劃及我們本季度的目標與關鍵結果（OKRs）。

範本：您的公司啟動 - 在您出發前要知道

在 Guru，我們在需要員工採取行動時會向員工發送公告。 在這種情況下，我們希望員工在我們的市政廳（首場啟動活動）之前已經閱讀並理解我們的公司目標和方向。 這些方法不錯，但我們怎樣才能確保員工不因為分心而忽略這些重要的背景信息呢？

2. 我們為持續靜默閱讀劃定了時間（或 SSR，對於那些在 90 年代閱讀拉蒙娜·奎比的人）

我們為整個公司設置了具體的日曆塊，並詳細說明了員工如何利用這段獨處時間，包括趕上預錄的會議或做與公司投資有關的特定前期工作。

"提前閱讀是很有幫助的，並清空會議以進行專注時間也是如此。" — 員工反饋

例如，我們在三月份進行了一次公司範圍的隱性偏見培訓，這需要廣泛的前期準備。 通過現在在日曆中添加封鎖時間並為員工提供時間來進行這些前期工作（而不是在最後一刻或根本不做），我們給予所有人所需的工具，以便在未來的活動中獲得最大的收穫。

3. 我們建議將非同步知識共享設為默認溝通方法

使用 Guru 和Loom 的混合（視頻錄製提供文檔材料的背景）使我們無需在現場會議上閱讀文檔，增加會議的效率。 使用 Guru 記錄全公司資訊（例如我們 Q4 的收入成就和趨勢）使員工擁有<强 id="">自主權和權威，以便在最適合他們的時間和空間中吸收信息。

"我很喜歡看到整個組織並與公司的目標和方向保持一致。" 我喜歡瑞克定義這些事情的那系列卡片，這項工作的非同步性，然後會議上能夠在各項倡議上達成共識並加以應用。" — 員工反饋

4. 我們將原本三天的面對面活動分散到十天的遠端期間

通常，我們的公司啟動活動是為期三天的外部會議，包含全日會議（晚上還有音樂會、晚餐、問答和派對）。 由於這不再是一個選項，我們故意將公司範圍的活動安排在兩週內。 沒有酒店可預算或不需要安排保齡球，因此我們決定不強迫員工連續花 8 小時在 Zoom 上，而是將這個較大的活動融入到一週正常的工作安排中。

這種節奏的好處還在於讓我們能夠安排何時調整以準備投入而不會讓人感到疲憊。 當然，一個顧慮是將內容和信息分散到兩週內會降低它的有效性和緊迫感（畢竟，這或許真的只是正常的一周）。 但是，雖然這是可能的，但我支持“慢燒”這種戰略變更管理方法。

5. 我們確保了員工有驚喜和驚喜（並在過程中支持了 USPS）

為了讓這個酷的虛擬啟動，並不是普通的虛擬啟動，我們與出色的品牌團隊合作，將驚喜和知識的隱藏放在活動中。 我們在每一天的啟動期間，通過 Slack 和 Guru 通過糧食、獎勵、競賽和內容參與進行了串連。

這次 CKO 最重要的部分也是最有趣的部分——由秘密角色帶領的全公司拼圖（配有 Slack 個人檔案和 Guru 生平故事卡）名為知識大師，幫助我們共同努力找到這次活動的最終公司獎品：除了贈品包（飛盤、針織帽、你常見的時尚戶外服裝），我們還給了團隊一個為期四天的假期。

我們對舉辦虛擬活動所學到的

"儘管我們沒有親身參加，但這一切都感覺非常特別，我感覺與 Guru 的使命和團隊聯繫在一起。" — 員工反饋

在剛剛結束我們的為期十天的啟動後，我們發現：設置期望——然後超越它——是讓全面遠端活動運行的關鍵。 在遠端環境中，干擾是必然的。 要打破這種現狀，知道你應該如何花時間有助於我們保持專注——但在一些注意力可能開始衰退的時候，突然的驚喜可以使我們重整和重新投入。