تبدو “الوضع الطبيعي الجديد” لدينا غير “طبيعي” للغاية.  بينما تنتقل الفرق عبر العالم إلى حياة #WFH، أصبح من الضروري أكثر من أي وقت مضى أن نكون مجهزين بالأدوات التي نحتاجها لأداء وظائفنا — أينما كنا نعمل.

في واقع العمل عن بُعد الجديد لدينا؛ “حديث حول حوض الماء” غير موجود، واجتماعات زووم تبدو مثل مقدمة عائلة برادي، وطاولات مطابخنا تعمل كمكاتب منزلية. تغيرت طريقة عملنا بين عشية وضحاها، مما مهد الطريق لمعايير جديدة من التواصل الاجتماعي دون القرب الجسدي. تسرع الشركات التي لا توجد لديها سياسات للعمل عن بُعد في تسريع العمل والتعويض. الآن هو الوقت المناسب لتجعل قوى العمل عن بُعد لديك جاهزة ومجهزة لمستقبل عملي كفريق موزع.

في جورو، لقد كنا نمكّن الفرق عن بُعد منذ عام 2015، وقد كنا محظوظين بما يكفي لرؤية كيف يعملون معًا بشكل أفضل. إذا كنت أو مؤسستك في حالة من الفوضى للوصول إلى نفس الصفحة، لقد أعددنا دليلًا سريعًا حول الأدوات التي تحتاجها للانتقال إلى العمل عن بعد مع الحد الأدنى من الانقطاع.

التواصل هو المفتاح لتعزيز الكفاءة عبر الفرق عن بُعد. عندما لا يكون التواصل وجهًا لوجه ممكنًا، تحتاج أدواتك إلى تيسير نفس الفوائد، مثل؛ أوقات الاستجابة السريعة، اللغة غير الرسمية، الإشارات غير اللفظية، والعفوية، بطريقة تشعر بأنها طبيعية لسير العمل لدينا.

تم إدراج “التعاون والتواصل” كأكبر صراع جاء مع العمل عن بُعد في تقرير حالة العمل عن بُعد لعام 2020 من Buffer. ارتفعت من المركز الثالث في 2019.

ماذا يجب أن يكون في مجموعة أدوات العمل عن بُعد لديك؟

نؤمن أن مجموعة أدوات فعالة وبسيطة تتكون من ثلاثة عناصر رئيسية: مؤتمر فيديو عالي الجودة، وخدمة رسائل فورية، وإدارة موحدة للمعرفة.

1. مؤتمر فيديو (مثلاً: زووم)  

عندما لا تكون الاجتماعات الشخصية خيارًا، يكون دردشة الفيديو في الوقت الحقيقي هو البديل الأفضل التالي. تطبيق سياسة تشغيل الكاميرات سيجعل الاجتماعات عن بُعد تشعر بأنها أكثر تفاعلًا وشخصية. مع تشغيل الكاميرات، سيكون من الصعب جدًا الإلهاء أو الانشغال، وأسهل كثيرًا أن تشعر بابتكار اجواء التعاون والـ "طبيعي".

بعض النصائح للمساعدة في جعل مؤتمرات الفيديو تسير بسلاسة:

• احتفظ بنفسك في وضع كتم الصوت عندما لا تتحدث. سيقلل هذا من الضوضاء الخلفية ويساعد في سير الاجتماعات بسلاسة.
• اجعلها اجتماعية! قم بعمل غداء افتراضي أو ساعات سعادة مع فريقك وأصدقائك في المكتب حتى لا تفوت تلك المحادثات الشخصية التي كانت تحدث حول فترات الاستراحة.
• حدد معايير رسمية للتواصل عبر الفيديو في نطاق الشركة. يمكن أن يشمل ذلك “رفع يدك” عندما تكون جاهزًا للتحدث، واستخدام ميزة الدردشة في أداتك، إلخ.

نصيحة: أنشئ بطاقة مع معايير آداب الاجتماعات الافتراضية عبر المنظمة للحفاظ على الجميع على نفس الصفحة.

2. الاتصالات والتراسل في الفريق (مثلاً: Slack)

عندما لا تكون اللقاءات في الممرات ممكنة، ستحتاج فرقك إلى وضع جديد للتواصل السريع والفعال. بدون مركز محادثة مركزي؛ ستبدأ فرقك بالتصرف بطرق غير منظمة. تواصل أقسام مختلفة في صوامع (سواء عبر البريد الإلكتروني، الرسائل النصية، G Chat، إلخ) يترك أصحاب المصلحة الرئيسيين غير مدركين. قد يبدأ الموظفون داخليًا باستخدام قنوات أخرى للتواصل. يضيف هذا إلى الاضطرابات في يوم عملهم وعبء العمل الزائد الذي لديهم بالفعل.

إنشاء أداة دردشة واحدة على مستوى الشركة يقضي على الارتباك والتكرار ويوفر لفريق القيادة لديك مساحة للتواصل بفاعلية مع مؤسستك بالكامل في وقت دائم التغير.

كيف تحصل على أكثر من أداة رسائلك:

• حدد شكلًا لعناوين دردشات القنوات والمجموعات. على سبيل المثال، في جورو، تحتوي قنوات Slack المستندة إلى المشاريع على البادئة “#project-”. يساعد هذا في التنظيم الذاتي لشريط الجانبي ويكون مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تقوم بإطلاق العديد من القنوات الجديدة في الأسابيع القادمة.
• استخدم جميع الميزات! يسمح لك Slack بتحديد حالة، وإيقاف الإشعارات، والتكامل مع تطبيقات الإنتاجية مثل Clockwise، وأكثر. يمكن أن تساعدك هذه الميزات في جعل أداة الدردشة الخاصة بك جزءًا أكثر تكاملاً من سير العمل الخاص بك وأقل من مصدر إلهاء.
• ترتيب ردودك. تصبح القنوات مزدحمة وتضيع المحادثات في الفوضى. كن حريصًا على الرد في السلسلة للحفاظ على الأشياء منظمة وللحفاظ على العقل.

3. إدارة المعرفة (مثلاً: جورو)

ربما تكون واحدة من أكبر المفاجآت مع الانتقال المفاجئ إلى العمل عن بُعد هي إدراك مدى اعتمادنا على الطريقة التقليدية للحصول على المعلومات التي نحتاجها لأداء وظائفنا. بينما الحجز على الأكتاف ليس خيارًا، هذا لا يعني أن خبراء الموضوع (SMEs) في فريقك لن يتلقوا استفسارات متكررة عن بُعد. ربما أكثر مما كان عليه الوضع من قبل. لهذا السبب إنشاء مصدر واحد للحقيقة بشأن الأسئلة المتكررة المتعلقة بالشركة، والسياسات، والأسئلة المتعلقة بالمنتج، إلخ. هي أولوية قصوى للفرق عن بُعد. تجميع المعلومات الداخلية لشركتك سيساعد على زيادة الإنتاجية لدى خبراء الموضوع (SMEs) (والعقلانية)، وثقة الفريق، وتوافق المنظمة.

طرق للاستفادة القصوى من أداة إدارة المعرفة لديك:

• أدخل إدارة المعرفة  في جميع سير عمل فريقك الحالية. التكامل باستخدام Slack integration، Chrome extension، وG Suite Add-On كلها مصممة لجلب المعرفة المطلوبة لفريقك، أينما كانوا يعملون. يساعد ذلك في زيادة الإنتاجية وحفظ مساحة التبويب الثمينة.
• وثق كل شيء، حتى السياسات والإجراءات المؤقتة. من المهم أن يرى الجميع أداة إدارة المعرفة الخاصة بك كمصدر الحقيقة حول كل معرفة الشركة. خاصة خلال أوقات التغيير السريع للسياسة أو الإجراء. قاعدة معرفة موثوقة هي مكان رائع لتوفير المعلومات لفريقك بطريقة يمكنهم الاعتماد عليها بالوقت المناسب، والموثوق بها، والديناميكية.
• اجعل المعرفة جهدًا تعاونيًا! قد يبدو الأمر مرهقًا لإنشاء قاعدة معرفة من الصفر. عيّن قادة للمساهمة بمحتوى خاص بالفريق وأنشئ فريق لإدارة المعرفة لبناء هيكل وإبقاء المعرفة محدثة ومنظمة. سيجعل جعل إدارة المعرفة مسؤولية مشتركة الحمل أسهل بكثير، ولكنها ستمكن أيضًا من النجاح المستمر.

الخطوة التالية هي ضمان أن الأعمدة الثلاثة لمجموعة أدوات العمل عن بُعد لديك تعمل معًا بتماسك. إليك بعض النصائح لدمج قدرات هذه الأدوات:

• زووم + سلاك: إذا وجدت نفسك في محادثة دائرية، موسعة عبر سلاك، انتقل سريعًا إلى مكالمة زووم للمناقشة في الوقت الحقيقي. استخدم تكامل زووم في سلاك لبدء مكالمة على الفور، دون الحاجة إلى التنقل إلى أداة تقويمك وتحديد موعد الاجتماع بشكل رسمي.
• سلاك + جورو: بناء عادات حول تبادل المعرفة من خلال إظهار المتاح عبر سلاك. إذا سأل زميل سؤالًا في قناة، استخدم تكامل جورو للرد مباشرة ببطاقة — دون مغادرة التطبيق. هذا لا يوفر زميلك بالإجابة على سؤاله فحسب، بل يشجع الأشخاص على اللجوء إلى جورو أولاً في المرة القادمة التي لديهم أخرى.
• جورو + زووم: في كل من المكالمات الداخلية والخارجية، تظهر أسئلة لا يمكنك الرد عليها بسرعة. بدلاً من إضاعة الوقت الثمين أو الالتزام بالمتابعة لاحقًا، ابحث بسرعة عن إجابات في الوقت الحقيقي باستخدام جورو. معلومات موجزة قابلة للهضم ستكون مفيدة لك للإجابة على تلك الأسئلة الفردية بثقة.

وهذا مجرد البداية. عندما يصبح الأشخاص مألوفين مع الأدوات التي تشكل مجموعة أدوات العمل عن بُعد لديك ستصبح هذه الممارسات طبيعية وستجد أيضًا طرقًا أخرى للعمل بكفاءة مع مجموعة أدوات متنوعة. لكن، إدارة التغيير وإطلاق أدوات جديدة تأتي مع تحدياتها.

إطلاق أدوات جديدة يمكن أن يكون مضنيًا خاصة عندما يعاني فريقك بالفعل من اضطراب غير مسبوق في حياتهم اليومية. يجب أن يركز الاهتمام على التحسين — وليس تعقيد — سيرهم العملي. يجب أن يكون تقديم أداة جديدة إلى قوى العمل عن بُعد بديهيًا وبسيطًا ويجب أن تكون تغييرًا لا يمكن إنكاره لعمليات الحالية. تأكد من إثبات القيمة المضافة منذ البداية. استخدام أداة تسجيل مثل Loom سيسرّع من عملية الرامب ويشجع التبني. آلام النمو أمر لا مفر منه ولكن من خلال ممارسة إدارة التغيير القوية ستتمكن من بناء عادات جديدة بأسرع وقت ممكن.

من خلال اعتماد أدوات جديدة لدعم “الوضع الطبيعي الجديد” لديك ستخرج من الطرف الآخر كفريق أقوى من المتواصلين المتماشين بشكل جيد — حتى بعد انتهاء فترة العمل عن بُعد لديك.