المعرفة هي دم الأئمة. هي الموارد، العمليات، والصلصة السرية التي تجعل الشركة تعمل. هي الوثائق والمعلومات التي نعتمد عليها جميعًا لاداء اعمالنا. على الرغم من أهميتها، يتم تحسين المعرفة الداخلية بشكل غير كافي في كثير من الاحيان، حيث ان العديد من المنظمات تفشل في رؤية عواقب نهج ادارة المعرفة السيئ بعناية. انهم يفترون ان اي نحن هنا لنخبركم ان هذا ليس الحال. كل منظمة عرضة لسوء ادارة المعرفة، والآثار أكثر شمولًا بكثير مما تبدو.
هل تعتقد ان منظمتك ليس لديها مشكلة في المعرفة؟ تفكر مرة اخرى.
هنا أفضل 8 علامات توضح ان منظمتك ستستفيد من ثقافة تبادل المعرفة:
لست متأكدًا من أن ما وجدته تم تحديثه مؤخرًا
تحتاج إلى البحث في وجهات منفصلة واحد تلو الآخر للعثور على ما تبحث عنه
انها توجد فقط في رأس خبير في موضوع معين
توجد في نظام ليس لديه الجميع وصولاً إليه
معرفتك سلبية، ليست نشطة
المعرفة غير الرسمية لم يتم التقاطها
توجد في وثائق ثابتة يصعب العمل والتحديث معها
لا تعرف اي معرفة يتم استخدامها بفعالية
1. لست متأكدا من أن ما وجدته تم تحديثه مؤخرا
من المهم ان تعرف ان الموارد التي تستخدمها دقيقة وحديثة. اذا قضيت الوقت في مسح الوثائق للتأكد من أنها الأحدث، أو، ما هو أسوا، مشاركة موارد بتاريخ قديم بشكل خارجي، فان لديك مشكلة في المعرفة. الاعتماد على تقنية تسمية المجلد او الملف تخلق شكوكًا حول مراقبة الاصدارات، ولا تقدم اي كفالة بان المعرفة داخل مورد تم تحديثه مؤخرا. عندما لا يمكن للمستخدمين الثقة في المعلومات الموجودة في النظام الخاص بك، فلن يستخدموها. هذا يجعل من الأسهل بالنسبة لهم إزعاج شخص آخر لطلب أحدث إصدار بدلا من تحديد ما ألقوا عليه بالدقة.
بدون الحلول المتخصصة في ادارة المعرفة، قد تكون قادرا على رؤية متى تم تحديث ملف لآخر مرة، لكن هذا لا يعني ان زميلًا قد قام بالتحقق من أن المعلومات 'موثوق بها'. على سبيل المثال، يجعل Guru الكتاب مسؤولين عن المعلومات التي ينشئونها. اذا قام شخص ما بإضافة معرفة الى Guru، يُرتبط اسمه بذلك ويصبح مسؤولا عن التحقق من صحة المعلومات بانتظام محدد. مع حل للإدارة المعرفية، لا يضطرون المستخدمون للتساءل ما إذا كانت المعلومات التي وجدوها حديثة ؛ إنما يعرفون بيقين متى تم التحقق من آخر مورد، ومن قبل منذ. تلهم الثقة في معرفتك سيمكن زملاء فريقك من العمل بثقة.
2. تحتاج إلى البحث في وجهات منفصلة واحد تلو الآخر للعثور على ما تبحث عنه
بدون تواجد منزل عالمي مع ميزة البحث العالمية لموارد شركتك، ستبقى عملية البحث عن المعرفة دائمًا تمارس بعدم الكفاءة. تعلم أن جزءًا معينًا من المعلومات موجود في مكان ما، لكنك غير متأكد من المكان. لديك كلمة مفتاح أو مقطع نص في ذهنك يمكنك البحث عنه، ولكن بدون فكرة عن موقع المعلومات، يجب عليك أن تكون مستعدًا للبحث في سطح المكتب الخاص بك، وبريد الوارد، سلاك، خدمة استضافة الملفات الخاصة بك، وأي مستودع على الإنترنت آخر حيث توجد المعرفة.
عندما تكون جميع معلوماتك موجودة في مكان واحد، يكفي بحث واحد فقط للعثور على ما تبحث عنه. وليس أي بحث، ولكن بحث واحد داخل التطبيق الذي تعمل فيه بالفعل. بغض النظر عن الموقع الذي تتصفحه، تكون إضافة متصفح مثل متصفح Guru معك، في انتظار توفير المعلومات التي تبحث عنها. نفس الشيء ينطبق على سلاك. يؤدي إجراء سلاك بسيط إلى استدعاء روبوت Guru لعرض المعلومات التي تبحث عنها مباشرة داخل تطبيق سلاك الخاص بك. انسَ نفقد الوقت في البحث أكثر من مرة من خلال وجهات عدة — كل ما تحتاجه هو نقرة واحدة.
خبراء الموضوع (SMEs) مثل الموسوعات البشرية. يعرفون مجالات خبرتهم بشكل محكم لدرجة يمكنهم الإجابة على أي سؤال على الفور. لسوء الحظ، معظم خبراء الموضوع هم
لا يتم دفعهم عادة للجلوس وخدمة الموسوعات لتسديد نظرائهم. عادةً ما يكون لديهم عمل مهم يجب أن يهتموا به، وإيقاف سير العمل الخاص بهم للإجابة على أسئلة الزملاء يشتتهم عن تقديم قيمة حقيقية. لقد ساعدنا العملاء في حساب التكاليف من قبل، وكمية الأموال التي يكلفونها لقضاء وقت قيم لخبراء الموضوع في الإجابة على أسئلة تكرارية بدلاً من التركيز على عملهم الخاص مخيفة. آلاف الدولارات تهدر كل أسبوع مخيف.
تسمح حلول إدارة المعرفة لخبراء الموضوع بـ "تفريغ العقل" خبراتهم في مورد على الإنترنت يمكن تحديثه وتحريره كما يرون مناسبًا. بهذه الطريقة، عندما يكون لأعضاء الفريق أسئلة، يمكنهم الانتقال مباشرة إلى المصدر للحصول على الإجابات دون الحاجة إلى إزعاج المصدر الفعلي. بالإضافة إلى ذلك، يخبر ميزة التحقق مثل ميزة Guru المستخدمين بأن المعلومات المتاحة موثوقة ومحدثة، مما يلغي الحاجة إلى التحقق المزدوج مع خبراء الموضوع.
4. إنها تعيش في نظام ليس لدى الجميع وصول إليه
مع نمو المنظمات وتطوير فرق العمل الفردية لعملياتها الخاصة، غالبًا ما تحدث فجوات أثناء اعتماد أدوات مختلفة. ربما تستضيف فرق التسويق ملفاتها في Dropbox، لكن فريق المنتج يعمل حصريًا في Trello. تحتاج ممثلو العملاء الذين يواجهون العملاء إلى الوصول إلى المعلومات من هاتين الفرقين، ولكن قد لا يكون لديهم تسجيل الدخول إلى أداة واحدة على الأقل. يتركونهم هذا تابعين لفرق أخرى، غير قادرين على مساعدة أنفسهم في الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها.
يجب تجميع جميع موارد فرقك في مكان واحد لبناء شبكة تبادل معرفي داخلية قوية وتمكين الأفراد من العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم دون إزعاج الآخرين. في Guru، تحتفظ جميع فرقنا بمواردها في Guru، ونستفيد جميعًا من المعرفة المشتركة. تمتلك فرق العملاء لدينا وصولًا إلى معلومات حيوية تمتلكها التسويق والهندسة، وحتى الأمان والامتثال. تمكين الممثلين من العثور على المعرفة التي يحتاجون إليها بسرعة أمر حاسم، خصوصًا حين ينتظر العملاء والمحتملون على الخط. نقص المعرفة مزعج للممثلين والعملاء على حد سواء.
كلما كانت لفرقك المزيد من الوصول إلى المعلومات، كلما كانوا أفضل تجهيزا لخدمة جميع الطلبات بسرعة وكفاءة.
5. معرفتك سلبية وليست نشطة
ربما معرفتك منظمة بشكل جيد. أنت راض بتنظيم المجلدات الخاصة بك وتعتقد أن مواردك سهلة العثور عليها بالنسبة للأشخاص. ولكن، هذا كل ما تفعله: تجلس كمعلومات قابلة للاستخدام بانتظار الأشخاص للعثور عليها. يعمل البحث في قاعدة المعرفة السلبية بشكل جيد عندما يكون لديك نتيجة محددة في الاعتبار، ولكن ماذا عندما لا تكون متأكدًا تمامًا مما تحتاج إليه؟ مع البحث التقليدي، أنت مقيد بحدود مصطلحات البحث الخاصة بك. إذا كان لدى مندوب المبيعات علم بأن دراسة حالة معينة في قاعدة معرفتك ستساعد في إثبات نقطة لمحتمل، فسيبحث عن تلك الدراسة ويُرسلها. ولكن ماذا لو لا يعلم بأن هناك أيضًا مشاركة قديمة على نفس الموضوع ستضيف بعدًا آخر عن النقطة التي يحاولون إثباتها؟ على الرغم من الصلة، فإن تلك المشاركة في المدونة لن تظهر في البحث البسيط عن دراسة الحالة، ولقد أضاع مندوب المبيعات فرصة رئيسية.
تقنيات إدارة المعرفة التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي تحول المعرفة من سلبية إلى نشطة. في Guru، نحب أن نقول إننا لسنا في مجال المعرفة الجيدة، بل نقوم بجعل المعرفة مفيدة. نحن نعتقد أن المعلومات لا يجب أن تعيش فقط في قاعدة المعرفة الخاصة بك ؛ يجب أن تجدك عندما تحتاج إليها وتساعدك في العمل بذكاء. تقنية AI Suggest من Guru تقدم معرفة ذات صلة مباشرة ضمن سير العمل الحالي الخاص بك، استنادًا إلى السياق الذي يستمده من صفحتك على الويب. إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني عن ميزة معينة، ستقدم AI Suggest معلومات ذات صلة تتحدث عن تلك الميزة. يصبح الذكاء الاصطناعي الخاص بـ Guru أكثر ذكاء مع الوقت حيث يتعلم من الأنماط الفردية والتنظيمية، مما يجعل كل قطعة معرفة تُقدَم ذات صلة ومفيدة. مع الذكاء الاصطناعي الذي يقوم بجميع أعمال استخراج المعرفة، يترك البشر للتركيز على فعل ما يتقنون: إسعاد العملاء.
بصمت! استخدم تشخيص المعرفة من Guru لمعرفة ما إذا كانت قاعدة المعرفة الخاصة بك نشطة أم سلبية.
6. لا يتم التقاط المعرفة غير الرسمية
عند التفكير في إدارة المعرفة، يكون المعرفة الرسمية هي التي عادةً ما تتبادر إلى الذهن. المعرفة الرسمية تشمل موارد مثل مشاركات المدونات ودراسات الحالة والأوراق الواحدة التي تنشأها الفرق مثل التسويق خصيصًا للتوزيع الواسع. ولكن المعرفة الرسمية هي جزء واحد فقط من المعلومات التي تشكل قاعدة معرفة فعّالة. المعرفة غير الرسمية مهمة بنفس القدر، لكن غالبًا ما تُغفل. تشمل المعرفة غير الرسمية أمورًا مثل التعلم من خلال العمل والرؤى التي تُستخلص من الأفراد، غالبًا من المحادثات والتفاعلات.
على سبيل المثال، يرسل موظف جديد Slack إلى مديره يسأل فيه عن عملية معينة، ويكتب المدير إجابة مفكرة. يتبادر إلى الذهن للمدير بعد ذلك أنه إذا كان لدى موظفه الجديد هذا السؤال، فربما يكون لدى الموظفين الجدد الآخرين نفس السؤال. يستخدم بوت غورو على سلاك لحفظ ردوده المكتوبة في غورو، مما يمنح جميع الموظفين الوصول إلى الإجابة التي قام بكتابتها للتو. بدلاً من أن تؤدي تلك المحادثة إلى مساعدة موظف واحد ثم يضيع في خيوط سلاك الطويلة، يمكن لبوت غورو أن يمكّن المستخدمين من حفظ المعرفة غير الرسمية، مما يجعلها قابلة للاستخدام لجميع الموظفين.
إعطاء فريقك وسيلة لالتقاط المعرفة غير الرسمية أمر حيوي لبناء شبكة معرفية داخلية. سواء جاءت تلك المعرفة من تفاعل خارجي أو دردشة داخلية، تستطيع القدرة على إضافة تلك المعلومات بسرعة إلى شبكة معرفية تساعد الممثلين على مساعدة بعضهم البعض. ببساطة إعطاء الأفراد سبيلًا لمشاركة المعلومات الخاصة بالتخصص سيزيد المعرفة التي يمتلكها فريقك للعمل بها بشكل كبير.
7. تعيش في وثائق ثابتة صعبة للعمل معها وتحديثها
لقد فعلت ذلك: لقد وجدت مقتطفًا دقيقًا من المعلومات التي كنت تبحث عنها. المشكلة الوحيدة هي، إنه يعيش ضمن PDF بمدى 20 صفحة. أو عرض شرائح. لاستخراج الحقيقة التي تحتاج إليها ببساطة، عليك تحميل الملف، وفتح تطبيق جديد، ومراجعة جميع الصفحات أو الشرائح، ثم نسخ المعلومات التي تحتاجها. تخزين المعلومات حصريًا في وثائق ثابتة مثل PDFs أو PPTs يجعل من الصعب الوصول إلى قطع منها. تلك أنواع الملفات أيضًا ثابتة وغير سهلة التحرير. ماذا لو، بعد بذل كل تلك الجهد في البحث عن إحصائية ما، تدرك أنه يستشهد بمصدر من عام 2015؟ لتحديث ذلك الPDF، سيتعين عليك معرفة من يمتلك المصدر، ثم يجب عليك أن ترسل لتلك الشخص وتطلب منه تعديل الملف من أجلك.
الهيكل المعرفي القابل للتعديل يمنحك الفرصة لتخزين جميع المعلومات التي تحتاجها في قطع سهلة الوصول. الموضوعات الرئيسية والإحصائيات والأرقام من الPDF التي تحتاجها يمكن جميعها عرضها بشكل نقطي لسهولة نسخها ولصقها. تنظيم المعلومات في صيغ ديناميكية يجعل الأمر سهلًا على المستخدمين للعثور على ما يحتاجون إليه ويسهل على الخبراء المتخصصين تحديث المحتوى. تذكر تلك الإحصائية من عام 2015؟ إذا كنت تستخدم هيكلًا معرفيًا مثل غورو، يمكنك ببساطة طلب التحقق من المعرفة في غورو وسيتم إخطار الخبير الذي أضافها بأن شيئًا كتبه قد أصبح قديمًا الآن. يمكنهم إدراج إحصائية جديدة ويتم حل المشكلة، دون الحاجة لتحرير ملف PDF. وبالنسبة لحالات الاستخدام التي يكون فيها وثائق مثل PDFs وPPTs هي الوسائط الصحيحة لتبادل المعلومات، تتيح لك غورو أيضًا تضمين الوثائق.
8. لا تعرف أي معرفة يتم استخدامها بشكل فعال
مع الانتشار الكبير للموارد المتداولة في منظمتك، كيف يمكنك أن تكون متأكدًا من أن المستند الذي اخترته هو الأفضل للمهمة؟ هل لديك وسيلة لقياس النتائج التي تؤثر في الفرص؟ هل لديك ملاحظات حول المحتوى الذي وجد زملاؤك نجاحًا به؟ هل يمكن لفريق التسويق حساب عائد الاستثمار على المعرفة التي يقومون بإنشائها؟
تحليلات حول كيفية استخدام المعلومات الخاصة بك تجعل تلك المعرفة تعمل بجد أكثر من أجلك. مع الإحصاءات الخاصة بـ غورو، على سبيل المثال، يمكنك رؤية المعرفة التي يتم عرضها عليها ونسخها، وإرسالها إلى العملاء والزبائن بشكل أكثر. يمكنك ربط المواد الترويجية بالفرص وفهم أي جزء من المحتوى يؤثر على الأهداف التجارية. هناك أيضًا سجل نشاط يوضح الوثائق التي يقوم زملاؤك بإرسالها. رؤية أي أجزاء من المواد الترويجية التي يستخدمها ممثلو المبيعات لبعض الفرص يمكن أن تساعد في توجيه استراتيجيات المبيعات. إذا فتح شخص ما في صناعة X مستندًا معينًا، فمن الممكن أن يجد أحد أفراد فريق العمل الآخر تغذية من ذلك الوثيقة أيضًا.
يمكن لفرق التسويق استخلاص رؤى من تحليلات Guru أيضًا. فهم الموارد التي يتم استخدامها بشكل كبير يوفر رؤى قيمة حول ما يحتاجه موظفو الدعم لإغلاق التذاكر والصفقات. يقدم Guru أيضًا تحليلات عن البحث عن كلمات لا تؤدي إلى نتائج. رؤية عدة موظفي دعم قاموا بالبحث عن كلمة 'الأمان' تخبر التسويق بأن هناك حاجة للمعرفة حول سياسات الأمان الخاصة بشركتك. يمكن أن تكون علاقتك بالمعرفة ذات اتجاهين؛ دعها تخبرك أين يحقق النجاح وأين توجد الثغرات.
لماذا تحتاج إلى إعادة التفكير في استراتيجية إدارة المعرفة الخاصة بك
هل لا تزال تعتقد أن منظمتك ليست لديها مشكلة في المعرفة؟ لا توجد شركة مُنعت من الآلام التي تستدعي تنفيذ حل إدارة المعرفة. إذا كانت شركتك في مرحلة النمو والابتكار، وكان وقت خبراء الموضوع الخاص بك قيمًا للغاية، وكنت تتلقى عملاء تريد إسعادهم، فأنت بحاجة إلى حلاً لإدارة المعرفة. هناك قيمة محسوسة في تحسين موارد شركتك لجعلها قابلة للوصول وقابلة للتنفيذ. لا ترضى بـ 'جيد بما يكفي' عندما يتعلق الأمر بدم الحياة لمنظمتك. تعرف على كيفية يمكن لحلاً لإدارة المعرفة مثل Guru أن يساعد منظمتك في إدارة معرفتها ودفع الإيرادات.
المعرفة هي دم الأئمة. هي الموارد، العمليات، والصلصة السرية التي تجعل الشركة تعمل. هي الوثائق والمعلومات التي نعتمد عليها جميعًا لاداء اعمالنا. على الرغم من أهميتها، يتم تحسين المعرفة الداخلية بشكل غير كافي في كثير من الاحيان، حيث ان العديد من المنظمات تفشل في رؤية عواقب نهج ادارة المعرفة السيئ بعناية. انهم يفترون ان اي نحن هنا لنخبركم ان هذا ليس الحال. كل منظمة عرضة لسوء ادارة المعرفة، والآثار أكثر شمولًا بكثير مما تبدو.
هل تعتقد ان منظمتك ليس لديها مشكلة في المعرفة؟ تفكر مرة اخرى.
هنا أفضل 8 علامات توضح ان منظمتك ستستفيد من ثقافة تبادل المعرفة:
لست متأكدًا من أن ما وجدته تم تحديثه مؤخرًا
تحتاج إلى البحث في وجهات منفصلة واحد تلو الآخر للعثور على ما تبحث عنه
انها توجد فقط في رأس خبير في موضوع معين
توجد في نظام ليس لديه الجميع وصولاً إليه
معرفتك سلبية، ليست نشطة
المعرفة غير الرسمية لم يتم التقاطها
توجد في وثائق ثابتة يصعب العمل والتحديث معها
لا تعرف اي معرفة يتم استخدامها بفعالية
1. لست متأكدا من أن ما وجدته تم تحديثه مؤخرا
من المهم ان تعرف ان الموارد التي تستخدمها دقيقة وحديثة. اذا قضيت الوقت في مسح الوثائق للتأكد من أنها الأحدث، أو، ما هو أسوا، مشاركة موارد بتاريخ قديم بشكل خارجي، فان لديك مشكلة في المعرفة. الاعتماد على تقنية تسمية المجلد او الملف تخلق شكوكًا حول مراقبة الاصدارات، ولا تقدم اي كفالة بان المعرفة داخل مورد تم تحديثه مؤخرا. عندما لا يمكن للمستخدمين الثقة في المعلومات الموجودة في النظام الخاص بك، فلن يستخدموها. هذا يجعل من الأسهل بالنسبة لهم إزعاج شخص آخر لطلب أحدث إصدار بدلا من تحديد ما ألقوا عليه بالدقة.
بدون الحلول المتخصصة في ادارة المعرفة، قد تكون قادرا على رؤية متى تم تحديث ملف لآخر مرة، لكن هذا لا يعني ان زميلًا قد قام بالتحقق من أن المعلومات 'موثوق بها'. على سبيل المثال، يجعل Guru الكتاب مسؤولين عن المعلومات التي ينشئونها. اذا قام شخص ما بإضافة معرفة الى Guru، يُرتبط اسمه بذلك ويصبح مسؤولا عن التحقق من صحة المعلومات بانتظام محدد. مع حل للإدارة المعرفية، لا يضطرون المستخدمون للتساءل ما إذا كانت المعلومات التي وجدوها حديثة ؛ إنما يعرفون بيقين متى تم التحقق من آخر مورد، ومن قبل منذ. تلهم الثقة في معرفتك سيمكن زملاء فريقك من العمل بثقة.
2. تحتاج إلى البحث في وجهات منفصلة واحد تلو الآخر للعثور على ما تبحث عنه
بدون تواجد منزل عالمي مع ميزة البحث العالمية لموارد شركتك، ستبقى عملية البحث عن المعرفة دائمًا تمارس بعدم الكفاءة. تعلم أن جزءًا معينًا من المعلومات موجود في مكان ما، لكنك غير متأكد من المكان. لديك كلمة مفتاح أو مقطع نص في ذهنك يمكنك البحث عنه، ولكن بدون فكرة عن موقع المعلومات، يجب عليك أن تكون مستعدًا للبحث في سطح المكتب الخاص بك، وبريد الوارد، سلاك، خدمة استضافة الملفات الخاصة بك، وأي مستودع على الإنترنت آخر حيث توجد المعرفة.
عندما تكون جميع معلوماتك موجودة في مكان واحد، يكفي بحث واحد فقط للعثور على ما تبحث عنه. وليس أي بحث، ولكن بحث واحد داخل التطبيق الذي تعمل فيه بالفعل. بغض النظر عن الموقع الذي تتصفحه، تكون إضافة متصفح مثل متصفح Guru معك، في انتظار توفير المعلومات التي تبحث عنها. نفس الشيء ينطبق على سلاك. يؤدي إجراء سلاك بسيط إلى استدعاء روبوت Guru لعرض المعلومات التي تبحث عنها مباشرة داخل تطبيق سلاك الخاص بك. انسَ نفقد الوقت في البحث أكثر من مرة من خلال وجهات عدة — كل ما تحتاجه هو نقرة واحدة.
خبراء الموضوع (SMEs) مثل الموسوعات البشرية. يعرفون مجالات خبرتهم بشكل محكم لدرجة يمكنهم الإجابة على أي سؤال على الفور. لسوء الحظ، معظم خبراء الموضوع هم
لا يتم دفعهم عادة للجلوس وخدمة الموسوعات لتسديد نظرائهم. عادةً ما يكون لديهم عمل مهم يجب أن يهتموا به، وإيقاف سير العمل الخاص بهم للإجابة على أسئلة الزملاء يشتتهم عن تقديم قيمة حقيقية. لقد ساعدنا العملاء في حساب التكاليف من قبل، وكمية الأموال التي يكلفونها لقضاء وقت قيم لخبراء الموضوع في الإجابة على أسئلة تكرارية بدلاً من التركيز على عملهم الخاص مخيفة. آلاف الدولارات تهدر كل أسبوع مخيف.
تسمح حلول إدارة المعرفة لخبراء الموضوع بـ "تفريغ العقل" خبراتهم في مورد على الإنترنت يمكن تحديثه وتحريره كما يرون مناسبًا. بهذه الطريقة، عندما يكون لأعضاء الفريق أسئلة، يمكنهم الانتقال مباشرة إلى المصدر للحصول على الإجابات دون الحاجة إلى إزعاج المصدر الفعلي. بالإضافة إلى ذلك، يخبر ميزة التحقق مثل ميزة Guru المستخدمين بأن المعلومات المتاحة موثوقة ومحدثة، مما يلغي الحاجة إلى التحقق المزدوج مع خبراء الموضوع.
4. إنها تعيش في نظام ليس لدى الجميع وصول إليه
مع نمو المنظمات وتطوير فرق العمل الفردية لعملياتها الخاصة، غالبًا ما تحدث فجوات أثناء اعتماد أدوات مختلفة. ربما تستضيف فرق التسويق ملفاتها في Dropbox، لكن فريق المنتج يعمل حصريًا في Trello. تحتاج ممثلو العملاء الذين يواجهون العملاء إلى الوصول إلى المعلومات من هاتين الفرقين، ولكن قد لا يكون لديهم تسجيل الدخول إلى أداة واحدة على الأقل. يتركونهم هذا تابعين لفرق أخرى، غير قادرين على مساعدة أنفسهم في الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها.
يجب تجميع جميع موارد فرقك في مكان واحد لبناء شبكة تبادل معرفي داخلية قوية وتمكين الأفراد من العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم دون إزعاج الآخرين. في Guru، تحتفظ جميع فرقنا بمواردها في Guru، ونستفيد جميعًا من المعرفة المشتركة. تمتلك فرق العملاء لدينا وصولًا إلى معلومات حيوية تمتلكها التسويق والهندسة، وحتى الأمان والامتثال. تمكين الممثلين من العثور على المعرفة التي يحتاجون إليها بسرعة أمر حاسم، خصوصًا حين ينتظر العملاء والمحتملون على الخط. نقص المعرفة مزعج للممثلين والعملاء على حد سواء.
كلما كانت لفرقك المزيد من الوصول إلى المعلومات، كلما كانوا أفضل تجهيزا لخدمة جميع الطلبات بسرعة وكفاءة.
5. معرفتك سلبية وليست نشطة
ربما معرفتك منظمة بشكل جيد. أنت راض بتنظيم المجلدات الخاصة بك وتعتقد أن مواردك سهلة العثور عليها بالنسبة للأشخاص. ولكن، هذا كل ما تفعله: تجلس كمعلومات قابلة للاستخدام بانتظار الأشخاص للعثور عليها. يعمل البحث في قاعدة المعرفة السلبية بشكل جيد عندما يكون لديك نتيجة محددة في الاعتبار، ولكن ماذا عندما لا تكون متأكدًا تمامًا مما تحتاج إليه؟ مع البحث التقليدي، أنت مقيد بحدود مصطلحات البحث الخاصة بك. إذا كان لدى مندوب المبيعات علم بأن دراسة حالة معينة في قاعدة معرفتك ستساعد في إثبات نقطة لمحتمل، فسيبحث عن تلك الدراسة ويُرسلها. ولكن ماذا لو لا يعلم بأن هناك أيضًا مشاركة قديمة على نفس الموضوع ستضيف بعدًا آخر عن النقطة التي يحاولون إثباتها؟ على الرغم من الصلة، فإن تلك المشاركة في المدونة لن تظهر في البحث البسيط عن دراسة الحالة، ولقد أضاع مندوب المبيعات فرصة رئيسية.
تقنيات إدارة المعرفة التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي تحول المعرفة من سلبية إلى نشطة. في Guru، نحب أن نقول إننا لسنا في مجال المعرفة الجيدة، بل نقوم بجعل المعرفة مفيدة. نحن نعتقد أن المعلومات لا يجب أن تعيش فقط في قاعدة المعرفة الخاصة بك ؛ يجب أن تجدك عندما تحتاج إليها وتساعدك في العمل بذكاء. تقنية AI Suggest من Guru تقدم معرفة ذات صلة مباشرة ضمن سير العمل الحالي الخاص بك، استنادًا إلى السياق الذي يستمده من صفحتك على الويب. إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني عن ميزة معينة، ستقدم AI Suggest معلومات ذات صلة تتحدث عن تلك الميزة. يصبح الذكاء الاصطناعي الخاص بـ Guru أكثر ذكاء مع الوقت حيث يتعلم من الأنماط الفردية والتنظيمية، مما يجعل كل قطعة معرفة تُقدَم ذات صلة ومفيدة. مع الذكاء الاصطناعي الذي يقوم بجميع أعمال استخراج المعرفة، يترك البشر للتركيز على فعل ما يتقنون: إسعاد العملاء.
بصمت! استخدم تشخيص المعرفة من Guru لمعرفة ما إذا كانت قاعدة المعرفة الخاصة بك نشطة أم سلبية.
6. لا يتم التقاط المعرفة غير الرسمية
عند التفكير في إدارة المعرفة، يكون المعرفة الرسمية هي التي عادةً ما تتبادر إلى الذهن. المعرفة الرسمية تشمل موارد مثل مشاركات المدونات ودراسات الحالة والأوراق الواحدة التي تنشأها الفرق مثل التسويق خصيصًا للتوزيع الواسع. ولكن المعرفة الرسمية هي جزء واحد فقط من المعلومات التي تشكل قاعدة معرفة فعّالة. المعرفة غير الرسمية مهمة بنفس القدر، لكن غالبًا ما تُغفل. تشمل المعرفة غير الرسمية أمورًا مثل التعلم من خلال العمل والرؤى التي تُستخلص من الأفراد، غالبًا من المحادثات والتفاعلات.
على سبيل المثال، يرسل موظف جديد Slack إلى مديره يسأل فيه عن عملية معينة، ويكتب المدير إجابة مفكرة. يتبادر إلى الذهن للمدير بعد ذلك أنه إذا كان لدى موظفه الجديد هذا السؤال، فربما يكون لدى الموظفين الجدد الآخرين نفس السؤال. يستخدم بوت غورو على سلاك لحفظ ردوده المكتوبة في غورو، مما يمنح جميع الموظفين الوصول إلى الإجابة التي قام بكتابتها للتو. بدلاً من أن تؤدي تلك المحادثة إلى مساعدة موظف واحد ثم يضيع في خيوط سلاك الطويلة، يمكن لبوت غورو أن يمكّن المستخدمين من حفظ المعرفة غير الرسمية، مما يجعلها قابلة للاستخدام لجميع الموظفين.
إعطاء فريقك وسيلة لالتقاط المعرفة غير الرسمية أمر حيوي لبناء شبكة معرفية داخلية. سواء جاءت تلك المعرفة من تفاعل خارجي أو دردشة داخلية، تستطيع القدرة على إضافة تلك المعلومات بسرعة إلى شبكة معرفية تساعد الممثلين على مساعدة بعضهم البعض. ببساطة إعطاء الأفراد سبيلًا لمشاركة المعلومات الخاصة بالتخصص سيزيد المعرفة التي يمتلكها فريقك للعمل بها بشكل كبير.
7. تعيش في وثائق ثابتة صعبة للعمل معها وتحديثها
لقد فعلت ذلك: لقد وجدت مقتطفًا دقيقًا من المعلومات التي كنت تبحث عنها. المشكلة الوحيدة هي، إنه يعيش ضمن PDF بمدى 20 صفحة. أو عرض شرائح. لاستخراج الحقيقة التي تحتاج إليها ببساطة، عليك تحميل الملف، وفتح تطبيق جديد، ومراجعة جميع الصفحات أو الشرائح، ثم نسخ المعلومات التي تحتاجها. تخزين المعلومات حصريًا في وثائق ثابتة مثل PDFs أو PPTs يجعل من الصعب الوصول إلى قطع منها. تلك أنواع الملفات أيضًا ثابتة وغير سهلة التحرير. ماذا لو، بعد بذل كل تلك الجهد في البحث عن إحصائية ما، تدرك أنه يستشهد بمصدر من عام 2015؟ لتحديث ذلك الPDF، سيتعين عليك معرفة من يمتلك المصدر، ثم يجب عليك أن ترسل لتلك الشخص وتطلب منه تعديل الملف من أجلك.
الهيكل المعرفي القابل للتعديل يمنحك الفرصة لتخزين جميع المعلومات التي تحتاجها في قطع سهلة الوصول. الموضوعات الرئيسية والإحصائيات والأرقام من الPDF التي تحتاجها يمكن جميعها عرضها بشكل نقطي لسهولة نسخها ولصقها. تنظيم المعلومات في صيغ ديناميكية يجعل الأمر سهلًا على المستخدمين للعثور على ما يحتاجون إليه ويسهل على الخبراء المتخصصين تحديث المحتوى. تذكر تلك الإحصائية من عام 2015؟ إذا كنت تستخدم هيكلًا معرفيًا مثل غورو، يمكنك ببساطة طلب التحقق من المعرفة في غورو وسيتم إخطار الخبير الذي أضافها بأن شيئًا كتبه قد أصبح قديمًا الآن. يمكنهم إدراج إحصائية جديدة ويتم حل المشكلة، دون الحاجة لتحرير ملف PDF. وبالنسبة لحالات الاستخدام التي يكون فيها وثائق مثل PDFs وPPTs هي الوسائط الصحيحة لتبادل المعلومات، تتيح لك غورو أيضًا تضمين الوثائق.
8. لا تعرف أي معرفة يتم استخدامها بشكل فعال
مع الانتشار الكبير للموارد المتداولة في منظمتك، كيف يمكنك أن تكون متأكدًا من أن المستند الذي اخترته هو الأفضل للمهمة؟ هل لديك وسيلة لقياس النتائج التي تؤثر في الفرص؟ هل لديك ملاحظات حول المحتوى الذي وجد زملاؤك نجاحًا به؟ هل يمكن لفريق التسويق حساب عائد الاستثمار على المعرفة التي يقومون بإنشائها؟
تحليلات حول كيفية استخدام المعلومات الخاصة بك تجعل تلك المعرفة تعمل بجد أكثر من أجلك. مع الإحصاءات الخاصة بـ غورو، على سبيل المثال، يمكنك رؤية المعرفة التي يتم عرضها عليها ونسخها، وإرسالها إلى العملاء والزبائن بشكل أكثر. يمكنك ربط المواد الترويجية بالفرص وفهم أي جزء من المحتوى يؤثر على الأهداف التجارية. هناك أيضًا سجل نشاط يوضح الوثائق التي يقوم زملاؤك بإرسالها. رؤية أي أجزاء من المواد الترويجية التي يستخدمها ممثلو المبيعات لبعض الفرص يمكن أن تساعد في توجيه استراتيجيات المبيعات. إذا فتح شخص ما في صناعة X مستندًا معينًا، فمن الممكن أن يجد أحد أفراد فريق العمل الآخر تغذية من ذلك الوثيقة أيضًا.
يمكن لفرق التسويق استخلاص رؤى من تحليلات Guru أيضًا. فهم الموارد التي يتم استخدامها بشكل كبير يوفر رؤى قيمة حول ما يحتاجه موظفو الدعم لإغلاق التذاكر والصفقات. يقدم Guru أيضًا تحليلات عن البحث عن كلمات لا تؤدي إلى نتائج. رؤية عدة موظفي دعم قاموا بالبحث عن كلمة 'الأمان' تخبر التسويق بأن هناك حاجة للمعرفة حول سياسات الأمان الخاصة بشركتك. يمكن أن تكون علاقتك بالمعرفة ذات اتجاهين؛ دعها تخبرك أين يحقق النجاح وأين توجد الثغرات.
لماذا تحتاج إلى إعادة التفكير في استراتيجية إدارة المعرفة الخاصة بك
هل لا تزال تعتقد أن منظمتك ليست لديها مشكلة في المعرفة؟ لا توجد شركة مُنعت من الآلام التي تستدعي تنفيذ حل إدارة المعرفة. إذا كانت شركتك في مرحلة النمو والابتكار، وكان وقت خبراء الموضوع الخاص بك قيمًا للغاية، وكنت تتلقى عملاء تريد إسعادهم، فأنت بحاجة إلى حلاً لإدارة المعرفة. هناك قيمة محسوسة في تحسين موارد شركتك لجعلها قابلة للوصول وقابلة للتنفيذ. لا ترضى بـ 'جيد بما يكفي' عندما يتعلق الأمر بدم الحياة لمنظمتك. تعرف على كيفية يمكن لحلاً لإدارة المعرفة مثل Guru أن يساعد منظمتك في إدارة معرفتها ودفع الإيرادات.
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
