Unser "neues Normales" fühlt sich nicht sehr "normal" an.  Während Teams auf der ganzen Welt zum Leben im Homeoffice übergehen, ist es wichtiger denn je, dass wir mit den Tools ausgestattet sind, die wir brauchen, um unsere Aufgaben zu erledigen - egal, wo wir arbeiten.

In unserer neuen Realität der Remote-Arbeit existiert "Wassercooler-Gespräche" nicht mehr, Zoom-Meetings sehen aus wie das Intro der Brady Bunch und unsere Küchentische dienen auch als Heimbüros. Der Weg, wie wir arbeiten, hat sich über Nacht geändert und ebnet den Weg für neue Standards der sozialen Vernetzung ohne physische Nähe. Unternehmen ohne bereits bestehende Richtlinien für die Remote-Arbeit eilen, um sich anzupassen und zu kompensieren. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Remote-Teams auf den neuesten Stand zu bringen und auf eine funktionierende Zukunft als verteiltes Team vorzubereiten.

Bei Guru ermöglichen wir remote Teams seit 2015 und haben das Glück gehabt, aus erster Hand zu sehen, wie sie am besten zusammenarbeiten. Wenn Sie oder Ihre Organisation versuchen, auf den gleichen Stand zu kommen, haben wir einen Leitfaden darüber erstellt, welche Tools Sie benötigen, um mit minimaler Unterbrechung zur Remote-Arbeit überzugehen.

Kommunikation ist der Schlüssel zur Steigerung der Effizienz in Remote-Teams. Wenn die persönliche Kommunikation nicht möglich ist, müssen Ihre Tools die gleichen Vorteile wie schnelle Reaktionszeiten, informelle Sprache, nonverbale Hinweise und Spontanität erleichtern, auf eine Weise, die sich für unsere Arbeitsabläufe natürlich anfühlt.

"Zusammenarbeit und Kommunikation" wurde als das größte Problem genannt, das mit der Arbeit im Homeoffice in Buffers State of Remote Work 2020 einhergeht. Erhöht von Platz 3 im Jahr 2019.

Was sollte in Ihrem Technologie-Stack für die Remote-Arbeit enthalten sein?

Wir glauben, dass ein einfacher und effektiver Technologie-Stack aus drei Schlüsselelementen besteht: hochwertige Videokonferenzen, Echtzeit-Messaging-Kommunikation und vereinheitlichte Wissensverwaltung.

1. Videokonferenzen (z.B. Zoom)  

Wenn persönliche Treffen keine Option sind, ist der Echtzeit-Video-Chat die nächstbeste Alternative. Eine Webcam-eins-Politik annehmen wird dazu führen, dass sich Remote-Meetings engagierter und persönlicher anfühlen. Mit den eingeschalteten Kameras ist es viel schwieriger, abzuschweifen oder abgelenkt zu werden, und es fühlt sich viel einfacher an, ein Gefühl von Zusammengehörigkeit und Normalität zu spüren.

Ein paar Tipps, um Videokonferenzen reibungslos ablaufen zu lassen:

• Halten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen. Auf diese Weise wird Hintergrundgeräusche reduziert und Ihre Meetings laufen reibungslos ab.
• Machen Sie es gesellig! Veranstalten Sie virtuelle Mittagessen oder Happy Hours mit Ihrem Team und Ihren Bürokollegen, damit Sie keine persönlichen Gespräche verpassen, die früher bei Snackpausen stattfanden.
• Etablieren unternehmensweite Normen für die Videokommunikation. Dies könnte beinhalten, dass Sie "Ihre Hand heben", wenn Sie sprechen möchten, die Chat-Funktion Ihres Tools nutzen, etc.

Tipp: Erstellen Sie eine Karte mit unternehmensweiten Standards für virtuelle Besprechungsetikette, um alle auf demselben Stand zu halten.

2. Teamkommunikation und Messaging (z. B. Slack)

Wenn zufällige Gespräche im Flur nicht möglich sind, benötigen Ihre Teams einen neuen Modus der schnellen und effizienten Kommunikation. Ohne einen zentralen Chat-Hub gehen Ihre Teams auf eigene Faust vor. Verschiedene Abteilungen, die in Silos kommunizieren (per E-Mail, SMS, G Chat usw.), lassen wichtige Interessengruppen im Unklaren. Intern könnten Mitarbeiter beginnen, andere Kanäle zur Kommunikation zu nutzen. Was zu zusätzlicher Unterbrechung ihres Arbeitstages und zu ihrem bereits überlasteten Technologiestapel führen könnte.

Die Einführung eines unternehmensweiten Chat-Tools beseitigt Verwirrung und Wiederholungen und bietet Ihrem Führungsteam einen Raum, effizient mit Ihrer gesamten Organisation in einer Zeit ständigen Wandels zu kommunizieren.

Wie Sie das Optimum aus Ihrem Messaging  Tool machen:

• Richten Sie ein Format für Titel von Kanälen und Gruppenchats ein. Zum Beispiel verwenden wir bei Guru projektbasierte Slack-Kanäle mit dem Präfix "#project-". Das hilft beim Selbstorganisieren Ihrer Seitenleiste und ist besonders nützlich, wenn Sie in den kommenden Wochen mehrere neue Kanäle eröffnen.
• Nutzen Sie alle Funktionen! Slack ermöglicht es Ihnen, einen Status festzulegen, Benachrichtigungen zu pausieren, sich mit Produktivitäts-Apps wie Clockwise, und mehr zu integrieren. Diese Funktionen können dazu beitragen, dass Ihr Chat-Tool eher wie ein integrierter Bestandteil Ihres Workflows und weniger wie eine Ablenkung wirkt.
• Fädeln Sie Ihre Antworten ein. Kanäle werden laut und Gespräche gehen im Durcheinander verloren. Antworten Sie daher unbedingt in einem Thread, um alles organisiert zu halten und die geistige Gesundheit zu bewahren.

3. Wissensmanagement (z. B. Guru)

Einer der größten Schocks bei einem plötzlichen Wechsel zur Remote-Arbeit ist vielleicht die Erkenntnis, wie sehr wir auf Schultertippen bei unseren Kollegen angewiesen sind, um die Informationen zu erhalten, die wir für unsere Arbeit benötigen. Auch wenn Sie wörtlich nicht mehr auf die Schulter tippen können, bedeutet das nicht, dass sich die Fachexperten Ihres Teams (SMEs) nicht mehr aus der Ferne mit einzelnen, wiederholten Fragen konfrontiert sehen. Wahrscheinlich mehr als zuvor. Deshalb ist es eine Priorität für Remote-Teams, eine einzige Wissensquelle zu Ein FAQs, Richtlinien, Produktfragen, usw. Die Zentralisierung der internen Informationen Ihres Unternehmens unterstützt die Produktivität (und den Verstand) der SMEs, das Vertrauen des Teams und die organisationsweite Ausrichtung.

Möglichkeiten, das Optimum aus Ihrem Wissensmanagement-Tool zu machen:

• Integrieren Sie das Wissensmanagement  in alle bestehenden Arbeitsabläufe Ihres Teams. Unsere Slack-Integration, Chrome-Erweiterung und G Suite Add-On sind alle darauf ausgelegt, Ihrem Team das Wissen zu vermitteln, das sie benötigen, egal, wo sie arbeiten. Dies hilft der Produktivität und spart wertvollen Tab-Platz.
• Dokumentiere alles, auch temporäre Richtlinien und Verfahren. Es ist wichtig, dass alle Ihr KM-Tool als die Quelle der Wahrheit für all Unternehmenswissen sehen. Besonders während Zeiten schneller Richtlinien- oder Verfahrensänderungen. Eine überprüfte Wissensdatenbank ist ein großartiger Ort, um Ihrem Team Informationen auf eine Weise bereitzustellen, auf die sie vertrauen können, um aktuell, zuverlässig und dynamisch zu sein.
• Machen Sie Wissen zu einer gemeinsamen Anstrengung! Es mag überwältigend erscheinen, eine Wissensdatenbank von Grund auf aufzubauen. Weisen Sie Leads zu, die teambezogene Inhalte beitragen, und richten Sie ein Wissensmanagement-Gremium ein, um die Struktur aufzubauen und das Wissen auf dem neuesten Stand und organisiert zu halten. Durch die gemeinsame Verantwortung für das Wissensmanagement wird nicht nur die Last deutlich leichter, sondern es wird auch der Weg für anhaltenden Erfolg geebnet.

Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass die drei Säulen Ihres Remote-Tech-Stacks kooperativ zusammenarbeiten. Hier sind ein paar Tipps, um die Fähigkeiten dieser Tools zu kombinieren:

• Zoom + Slack: Wenn Sie sich in einem zirkulären, ausgedehnten Gespräch über Slack befinden, schalten Sie schnell auf einen Zoom-Anruf, um in Echtzeit zu diskutieren. Nutzen Sie die Zoom-Integration in Slack, um sofort einen Anruf zu starten, ohne zu Ihrem Kalendertool navigieren und formell ein Meeting planen zu müssen.
• Slack + Guru: Entwickeln Sie Gewohnheiten rund um den Wissensaustausch, indem Sie im Slack zeigen, was verfügbar ist. Wenn ein Teammitglied in einem Kanal eine Frage stellt, verwenden Sie die Guru-Integration, um direkt mit einer Karte zu antworten - ohne die App zu verlassen. Dies gibt Ihrem Kollegen nicht nur die Antwort auf seine Frage, sondern ermutigt die Leute auch, beim nächsten Mal zuerst bei Guru nachzusehen.
• Guru + Zoom: Bei internen und externen Anrufen werden Fragen gestellt, auf die Sie nicht sofort antworten können. Statt wertvolle Zeit zu verschwenden oder sich darauf zu verpflichten, später nachzufassen, finden Sie schnell in Echtzeit Antworten mit Guru. Verdauliche Informationen in handlichen Portionen helfen Ihnen dabei, diese individuellen Fragen selbstbewusst zu beantworten.

Und das ist erst der Anfang. Wenn die Menschen sich mit den Tools vertraut machen, aus denen Ihr Remote-Arbeits-Tech-Stack besteht, werden diese Praktiken zur Gewohnheit und Sie werden noch mehr Möglichkeiten finden, effizient mit einem vielfältigen Tech-Stack zu arbeiten. Die Verwaltung von Veränderungen und die Einführung neuer Tools bringt ihre Hürden mit sich.

Die Einführung neuer Tools kann mühsam sein, insbesondere wenn Ihr Team bereits mit einer beispiellosen Unterbrechung ihres täglichen Lebens konfrontiert ist. Der Schwerpunkt sollte darauf liegen, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern - und nicht weiter zu komplizieren. Die Einführung eines neuen Tools bei Remote-Arbeitskräften muss intuitiv, einfach und als unbestreitbare Verbesserung der aktuellen Prozesse dienen. Stellen Sie sicher, den Mehrwert sofort zu demonstrieren. Die Verwendung eines Aufnahme-Tools wie Loom beschleunigt den Einarbeitungsprozess und fördert die Akzeptanz. Wachstumsschmerzen sind unvermeidlich, aber durch praktizierendes starkes Change-Management<\/a> können Sie schnell neue Gewohnheiten aufbauen.

Durch die Annahme neuer Werkzeuge zur Unterstützung unserer "neuen Normalität" werden Sie am Ende als ein stärkeres Team gut ausgerichteter Kommunikatoren hervorgehen - auch nachdem Ihr Remote-Zeitraum endet.