Gibt es etwas, das mehr Spaß macht, als neue Software bei der Arbeit einzuführen? Wir können an ein paar Dinge denken: 16:30-Meetings an Freitagnachmittagen und Wurzelkanäle fallen uns sofort ein. 

Sehen wir es ein: Die Leute lieben neue Werkzeuge, die ihre Arbeit leichter machen, aber der Übergang von einem Programm zu einem anderen kann bestenfalls stressig und im schlimmsten Fall katastrophal sein. Deshalb ist es absolut notwendig, einen soliden Plan für die Softwareimplementierung zu haben, der allen hilft, eure neuesten Softwareänderungen zu übernehmen. 

Wir wollen uns nicht rühmen (naja... vielleicht ein wenig), aber wir wissen ein oder zwei Dinge über die richtigen und falschen Wege, ein neues Softwareprogramm bei der Arbeit einzuführen. Abgesehen davon, dass wir unseren Kunden die besten Möglichkeiten beibringen, wie sie Guru in ihren Unternehmen einführen können, haben wir auch viele interne Softwarebedürfnisse zu verwalten. 

Auch wenn wir nicht garantieren können, dass jeder eure neue Software liebt, können wir euch helfen, einen soliden Plan für die Softwareimplementierung zu schreiben, der euch das Leben erleichtert. Hier ist, was ihr wissen müsst, um einen soliden eigenen Implementierungsplan zu erstellen. 

Warum die Softwareimplementierung wichtig ist

Hat jemals jemand einfach neue Software auf Firmencomputern installiert und die Leute einfach damit laufen lassen? Wenn sie das getan haben, bezweifeln wir, dass sie gelebt haben, um zu erzählen, wie es war. Sich einfach treiben zu lassen, ist großartig für Jambands und erste Dates, aber es ist wirklich nicht die richtige Einstellung, um eine ganze Abteilung oder Firma auf neue Software vorzubereiten. 

Apathie und Softwareimplementierung vertragen sich nicht

Die Einführung neuer Software in ein unvorbereitetes Unternehmen wird nicht nur stressig sein, sondern ist auch schockierend ineffektiv. Ihr werdet zu viel Zeit damit verbringen, Probleme zu beheben, Fragen zu beantworten und Feuer zu löschen, die alle mit ein wenig Planung hätten vermieden werden können. Ein gut durchdachter Implementierungsplan für die Software ermöglicht es euch, einen vernünftigen Zeitplan zu erstellen, dem ihr folgen könnt, und hilft euch, Meilensteine zu setzen, die ihr verwenden könnt, um den Erfolg zu messen. 

Unerwartete Probleme und Softwareeinführungen gehen oft Hand in Hand. Glücklicherweise kann euer Implementierungsplan eine bedeutende Hilfe bei der Fehlersuche sein. Wir können euch nicht versprechen, dass euer Implementierungsplan euch vor langsamen Internet, einer stressigen Woche bei der Arbeit oder jemandem, der es nicht mag, neue Technik zu lernen, schützen wird. Trotzdem können wir sagen, dass die Erstellung eines Implementierungsplans es euch ermöglicht, kritisch über die Probleme nachzudenken, die auftreten könnten, und Probleme zu beheben, bevor sie eintreten. 

Vor allem hilft euer Implementierungsplan allen, erfolgreich zu sein. Die Schulungsmodule, Meilensteine und FAQs, die ihr erstellt, sind darauf ausgelegt, den Nutzern zu helfen, das Beste aus ihrer neuen Software herauszuholen. Das spart euch auch einen riesigen Kopfweh und hilft euch, ein bisschen mehr von eurer Vernunft zu bewahren. Alles in Betracht gezogen, würden wir das als klares Win-Win-Szenario betrachten. 

Tipps zur Softwareimplementierung 

Wir haben unsere Gründe dargelegt, warum Pläne zur Softwareimplementierung ein wichtiger Teil jeder Einführung sind. Jetzt lass uns die Perspektive wechseln und darauf konzentrieren, wie du einen soliden Implementierungsplan selbst erstellen kannst. 

Definiere den Erfolg frühzeitig 

Hattest du Gelegenheit, dich hinzusetzen und darüber nachzudenken, warum du überhaupt einen gründlichen Implementierungsplan erstellen möchtest? Es tut uns leid, aber “Mein Chef hat das gesagt” ist hier keine gute Antwort. 

Solide Einstellung/Diätplan

Wenn du einen Implementierungsplan erstellen möchtest, der funktioniert, denke darüber nach, wie du den Erfolg messen kannst. Es sei denn, dein Arbeitsplatz kauft neue Software nur um des reinen Nervenkitzels willen, wetten wir, dass du nach neuer Software suchst, weil es ein Problem zu lösen gibt. 

Denke darüber nach, welche Probleme die neue Software lösen sollte, und setze Messgrößen fest, damit du messen kannst, wie gut sie dabei abschneidet. Die Durcharbeitung dieser Übung kann dir helfen festzustellen, ob du die richtige Software ausgewählt hast und ob du zurück an den Anfang gehen musst. 

Erstelle deinen Implementierungsprozess 

Jetzt kommen wir zur Sache, warum du hier bist: dem eigentlichen Implementierungsplan. 

Der Implementierungsplan, den du erstellst, sollte in der Lage sein, die Erwartungen sowohl für das Management als auch für die Mitarbeiter zu managen und klar darzulegen, wann jeder Schritt stattfinden sollte. Dieser Abschnitt ist wichtig, weil er nicht nur deinen gesamten Prozess darlegt. Ein gut durchdachter Plan kann helfen, Scope Creep zu eliminieren und es einfacher machen, alle auf Kurs zu halten und Fristen einzuhalten. 

Dein Implementierungsplan ist einzigartig und wird je nachdem, was du tust, anders aussehen; dennoch sollte jeder vollständige Plan einige Dinge enthalten:

Grundinformationen

Betrachte dies als die 5W’s und 1H deines Plans, den du jedem Entscheidungsträger präsentieren kannst, damit sie nicken und „okay cool“ sagen. Skizziere, welche Software du verwendest, die Gründe, warum du den Wechsel vornimmst, und alle damit verbundenen Kosten.

Implementierungsteam

Vielleicht bist du es nur, vielleicht ist es das gesamte IT-Team, vielleicht gibt es jemanden auf der Seite des Softwareunternehmens, der bei der Umstellung helfen wird. Unabhängig davon, wer beteiligt ist, stelle sicher, dass du hier festhältst, wer sie sind und welche Verantwortlichkeiten sie haben. 

Erwarteter Zeitrahmen

Wie lange wird alles dauern und wann wird erwartet, dass du bestimmte Meilensteine erreichst? Denke daran, dass die besten Pläne immer eine gewisse Flexibilität im Zeitrahmen haben, um etwaige Anpassungen deiner Pläne zu berücksichtigen.  

Vorbereitungsarbeiten

Was muss getan werden, um deine aktuellen Systeme für die neue Software vorzubereiten? Einige müssen möglicherweise ein paar Betriebssystemupdates durchführen, andere müssen vielleicht ein vollständiges Systemupgrade in Betracht ziehen. Unabhängig davon, was du brauchst, ist jetzt der Zeitpunkt, um alles aufzuschreiben. 

#### Erwartete Ergebnisse

Wird diese neue Software die Verkaufszahlen in den nächsten 3 Quartalen um 15 % steigern? Wird dieses neue Programm zwei andere Programme ersetzen, auf die du angewiesen warst? Dieser Abschnitt kann eine Schlüsselrolle bei der Ausrichtung der Interessengruppen und dem Setzen von Erwartungen an die Arbeit spielen. 

Mögliche Probleme

In einer perfekten Welt würde jede Softwareeinführung reibungslos verlaufen, aber wir leben nicht in einer perfekten Welt. Denke darüber nach, was möglicherweise repariert oder angepasst werden muss, sobald deine neue Software eingeführt wird. 

Betroffene Mitarbeiter

Wird dein neues Programm von der gesamten Firma oder nur von ein oder zwei Teams verwendet? Skizziere in diesem Abschnitt, wer am stärksten von deiner Änderung betroffen sein wird.

Schulungsplan

Wie werden alle auf die neue Software vorbereitet? Erwähne alle Schulungsmodule und anderen Ressourcen, die du verwendest, sowie wie du den Erfolg der Schulung messen möchtest. 

Daten bereinigen

Es ist sehr einfach für Unternehmen, Dinge anzuhäufen, die sie nicht brauchen. Alte Software, die wertvollen Speicherplatz einnimmt, und Daten, die seit Jahren nicht mehr relevant sind, sind nur einige Beispiele, die uns einfallen. Glücklicherweise ist ein neuer Plan zur Softwareimplementierung die perfekte Gelegenheit, um einige dieser Probleme anzugehen. 

Dies ist ein Tanner-Level-Reinigungsereignis 

Es ist möglich, dass die Implementierung deiner neuen Software bedeutet, dass einige alte Dinge zurückgelassen werden. Nehmt euch ein wenig Zeit für den Frühjahrsputz und entsorgt einige alte Daten und Programme, bevor ihr zu eurem neuen System wechselt. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, möglicherweise neue Gelegenheiten zur Organisation wichtiger Informationen zu schaffen. 

Erstelle individuelle Rollout-Pläne 

Das Engineering-Team und das UX-Team verwenden dasselbe neue Softwareprogramm, aber sie verwenden es aus sehr unterschiedlichen Gründen. HR kann ein paar Wochen oder sogar ein bis zwei Monate warten, bevor sie im neuen Programm geschult werden, aber der Vertrieb musste gestern geschult werden. 

Wir wissen, dass du nicht mehr Arbeit für dich selbst schaffen möchtest, aber die Erstellung unterschiedlicher Rollout-Pläne für verschiedene Teams und Szenarien kann die gesamte Implementierung erleichtern. Denke an alle, die dieses neue Programm nutzen müssen, und wie du deinen Plan an ihre Bedürfnisse anpassen kannst. Fühle dich frei, das Management zu kontaktieren, um zu sehen, wie die Bedürfnisse in den verschiedenen Teams unterschiedlicher sind.

Finde deine Software-Champions 

Eine der wichtigsten Dinge, die es zu beachten gilt, während dieses Prozesses ist, dass Software nur ein Werkzeug ist. Einfach nur zu existieren und für die Nutzer verfügbar zu sein bedeutet nicht, dass sie verwendet wird. Es ist allgemein bekannt, dass Menschen von Natur aus wechselwillig sind, daher kann es ein großer Vorteil sein, während des Implementierungsprozesses mit ein paar Befürwortern in deinem Team zu beginnen. 

Jeder kann ein Befürworter neuer Software sein. Identifiziere Personen, die die Veränderung unterstützen und die Software verstehen, um deine Bürokultur an Bord zu holen. 

Wir sagen nicht, dass du jemanden finden musst, der durch das Büro geht und den Leuten zufällig erzählt, wie sehr sie eure neue HR-Software lieben (obwohl das ziemlich lustig wäre). Einfach nur Leute zu haben, die natürlich Softwaretipps vorstellen und die Vorzüge des neuen Programms loben, kann viel dazu beitragen, den Prozess zu unterstützen. 

Bereite dich auf die Zukunft vor 

Trotz einiger Stolpersteine scheint es, dass jeder onboard ist und die neueste Ergänzung zu deinem Technologie-Stack problemlos verwendet. Dein Gefühl von immensem Zufriedenheit und Erfolg kennt keine Grenzen, und du kannst beruhigt sein, dass du etwas Neues und Hilfreiches für dein Team gebracht hast. 

Also... was kommt als Nächstes?

Wir fühlen deinen Schmerz

Es ist immer wichtig, an die Zukunft zu denken, wenn du an deinem Implementierungsplan arbeitest. Da es unglaublich einfach ist, dass die meisten Arbeiten und Entscheidungen auf einer Person lasten, ist es ebenso einfach, dass der erfolgreiche fortgesetzte Einsatz eines Programms von einem Mitarbeiter abhängt. 

Es gibt nichts Schlimmeres, als Software, die in Vergessenheit gerät, weil jemand das Unternehmen verlässt oder neue Verantwortlichkeiten übernimmt. Erleichtere es jedem in der IT, über das Programm zu lernen und Entscheidungen und Änderungen nach Bedarf vorzunehmen. 

Sammle Feedback

Du denkst, dass du einen ziemlich soliden Implementierungsplan zusammengestellt hast, aber würde der Rest des Teams zustimmen?

Wir verstehen, dass jeder seine eigene Art hat, Erfolg zu messen, aber ein Implementierungsprozess, der sein Endziel erreicht, aber auch alle anderen verrückt gemacht hat, ist nicht unsere Definition von Erfolg. Hier kommt die Kraft der Meinung ins Spiel. 

Jeder, der am Implementierungsprozess beteiligt war, kann dir umsetzbares Feedback geben. Frag nach ihren Meinungen zum Prozess, ihren Vorlieben und Abneigungen und ob sie Vorschläge haben, die die Dinge reibungsloser gestalten können.

Es kann einfach sein, die Dinge aus deiner IT-Perspektive zu betrachten. Von anderen Menschen zu hören, kann die Planung zukünftiger Implementierungen erleichtern.

‍