Wissen ist die Lebensader einer Organisation. Es sind die Ressourcen, die Prozesse und die Geheimsoße, die ein Unternehmen antreiben. Es sind die Dokumentation und Informationen, auf die wir alle angewiesen sind, um unsere Arbeit zu erledigen. Trotz ihrer Bedeutung wird internes Wissen oft unteroptimiert, da viele Organisationen die Folgen eines schlecht durchdachten Wissensmanagementansatzes nicht erkennen. Sie gehen davon aus, dass was auch immer für eine "Lösung" – oder deren Fehlen – sie implementiert haben, ausreichend ist. Wir sind hier, um Ihnen zu sagen, dass dies nicht der Fall ist. Jede Organisation ist anfällig für Wissensmissmanagement, und die Auswirkungen sind weiterreichender, als sie erscheinen.

Glauben Sie, Ihre Organisation hat kein Wissensproblem? Denken Sie nochmal darüber nach.

Hier sind die Top 8 Indikatoren, dass Ihre Organisation von einer Kultur des Wissensaustauschs profitieren würde:

1. Sie sind sich nicht sicher, ob das, was Sie gefunden haben, kürzlich aktualisiert wurde
2. Sie müssen separate Ziele einzeln durchsuchen, um das zu finden, wonach Sie suchen
3. Es existiert nur im Kopf eines Fachexperten.
4. Es liegt in einem System, auf das nicht jeder Zugriff hat.
5. Ihr Wissen ist passiv, nicht aktiv.
6. Informelles Wissen wird nicht erfasst.
7. Es liegt in statischen Dokumenten, mit denen zu arbeiten und sie zu aktualisieren umständlich ist.
8. Sie wissen nicht, welches Wissen effektiv genutzt wird.

1. Sie sind sich nicht sicher, ob das, was Sie gefunden haben, kürzlich aktualisiert wurde

Es ist wichtig zu wissen, dass die Ressourcen, die Sie verwenden, korrekt und aktuell sind. Wenn Sie Zeit darauf verwenden, Dokumente zu durchsuchen, um sicherzustellen, dass es sich um die neuesten Versionen handelt – oder noch schlimmer, veraltete Ressourcen extern weitergeben – haben Sie ein Wissensproblem. Sich auf eine Ordner- oder Dateibenennungskonvention zu verlassen, schafft nur Unsicherheit bezüglich der Versionskontrolle und garantiert nicht, dass das im Inneren einer Ressource enthaltene Wissen kürzlich aktualisiert wurde. Wenn Benutzer den Informationen in Ihrem System nicht vertrauen können, werden sie es nicht nutzen. Es ist für sie einfacher, jemand anderen zu belästigen und um die neueste Version zu bitten, als zu bestimmen, ob das Gefundene tatsächlich korrekt ist.

Ohne eine Lösung für das Wissensmanagement können Sie möglicherweise sehen, wann eine Datei zuletzt aktualisiert wurde, aber das ist nicht dasselbe wie zu sehen, dass ein Kollege überprüft hat, dass die Informationen 'vertrauenswürdig' sind. Zum Beispiel macht Guru die Autoren für die von ihnen erstellten Informationen verantwortlich. Wenn jemand Wissen zu Guru hinzufügt, wird sein Name daran angehängt und er wird dafür verantwortlich gemacht, dass die Informationen in einem festgelegten Rhythmus korrekt sind. Mit einer Wissenslösung müssen Benutzer nicht darüber spekulieren, ob das, was sie gefunden haben, aktuell ist; sie wissen mit Sicherheit, wann eine bestimmte Ressource zuletzt überprüft wurde und von wem. Vertrauen in Ihr Wissen zu inspirieren, befähigt Ihre Teammitglieder, selbstbewusst zu arbeiten.

2. Sie müssen separate Ziele einzeln durchsuchen, um das zu finden, wonach Sie suchen

Ohne ein universelles Zuhause mit einer universellen Suchfunktion für die Ressourcen Ihres Unternehmens wird die Suche nach Wissen immer eine Übung in Ineffizienz sein. Du weißt, dass eine bestimmte Informationen irgendwo existieren, aber du bist dir nicht sicher, wo. Du hast ein Schlüsselwort oder einen Textausschnitt im Kopf, nach dem du suchen kannst, aber ohne eine Ahnung, wo die Informationen zu finden sind, musst du bereit sein, auf deinem Desktop, in deinem Posteingang, Slack, deinem Datei-Hosting-Dienst und in jedem anderen Online-Repository zu suchen, in dem Wissen existiert.

Wenn all deine Informationen an einem Ort sind, reicht es aus, eine Suche durchzuführen, um zu finden, wonach du suchst. Und nicht nur irgendeine Suche, sondern eine direkt in der Anwendung, in der du bereits arbeitest. Egal auf welcher Website du bist, eine Browsererweiterung wie die von Guru ist direkt bei dir, bereit, die Informationen bereitzustellen, die du suchst. Das gleiche gilt für Slack. Eine einfache Slack-Aktion fordert den Guru-Bot auf, die Informationen, nach denen du suchst, direkt in deiner Slack-App. zu zeigen Vergiss es, Zeit damit zu verschwenden, mehrmals durch verschiedene Ziele zu suchen - ein Klick ist alles, was du brauchst.

Erfahre mehr darüber, wie deine Organisation Wissensmanagement-Tools für verbesserten Wissensaustausch. nutzen kann

3. Es existiert nur im Kopf eines Fachexperten

Experten in einem bestimmten Fachgebiet sind wie menschliche Enzyklopädien. Sie kennen ihre Fachgebiete so gründlich, dass sie jede Frage auf der Stelle beantworten können. Leider sind die meisten Experten

nicht dazu bezahlt, herumzusitzen und als Enzyklopädien für ihre Kollegen zu fungieren. In der Regel haben sie wichtige eigene Arbeiten zu erledigen, und wenn sie ihre Arbeitsabläufe unterbrechen, um Fragen von Kollegen zu beantworten, lenkt sie das davon ab, realen Wert zu liefern. Wir haben Kunden schon einmal bei der Berechnung geholfen, und die Kosten, die ihnen entstehen, wenn wertvolle Experten Zeit damit verbringen, Fragen zu wiederholen, anstatt sich auf ihre eigene Arbeit zu konzentrieren, sind beunruhigend. Tausende von Dollar jede Woche beunruhigend verschwendet

Wissensmanagementlösungen lassen Experten ihr Wissen in eine Online-Ressource übertragen, die aktualisiert und bearbeitet werden kann wie sie es für richtig halten So können Teammitglieder bei Fragen direkt an die Quelle gehen, ohne die tatsächliche Quelle belästigen zu müssen. Außerdem zeigt eine Verifizierungsfunktion wie die von Guru den Benutzern, dass die verfügbaren Informationen vertrauenswürdig und aktuell sind. , überprüfen zu müssen.

4. Es befindet sich in einem System, auf das nicht jeder Zugriff hat

Mit dem Wachstum von Organisationen und der Entwicklung einzelner Teams entstehen häufig Diskrepanzen, wenn verschiedene Tools übernommen werden. Vielleicht hostet dein Marketing-Team seine Dateien in Dropbox, aber dein Produktteam arbeitet ausschließlich in Trello. Die Kundenberater benötigen Zugriff auf Informationen aus beiden Teams, haben jedoch möglicherweise keine Anmeldung bei einem der Tools. Dies bedeutet, dass sie von anderen Teams abhängig sind und nicht selbst auf die Informationen zugreifen können, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen.

Indem du alle Ressourcen deiner Teams an einem Ort hostest, baust du ein starkes internes Wissensnetzwerk auf und ermächtigt Einzelpersonen, die Informationen zu finden, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen, ohne andere zu belästigen. Bei Guru halten alle unsere Teams ihre Ressourcen in Guru, und wir alle profitieren vom gemeinsamen Wissen. Unsere kundenorientierten Teams haben Zugang zu wichtigen Informationen, die von Marketing, Ingenieurwesen und sogar Sicherheit und Compliance. gehostet werden. Es ist entscheidend, dass Vertreter schnell die benötigten Informationen finden können, insbesondere wenn Kunden und Interessenten in der Leitung warten. Ein Mangel an Wissen frustriert sowohl die Vertreter als auch die Kunden.

Je mehr Informationen Ihre Teams zugreifen können, desto besser ausgerüstet sind sie, um alle Anfragen schnell und effizient zu bearbeiten.

5. Ihr Wissen ist passiv, nicht aktiv

Möglicherweise ist Ihr Wissen gut organisiert. Sie sind zufrieden mit Ihrer Ordnerstruktur und glauben, dass Ihre Ressourcen leicht von anderen gefunden werden können. Aber das ist alles, was es tut: passiv herumsitzen und darauf warten, dass andere es finden. Das Suchen in einer passiven Wissensbasis funktioniert gut, wenn Sie ein bestimmtes Ergebnis im Kopf haben, aber was ist, wenn Sie nicht genau wissen, was Sie benötigen? Mit einer traditionellen Suche sind Sie auf die Grenzen Ihrer Suchbegriffe beschränkt. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter weiß, dass eine bestimmte Fallstudie in Ihrer Wissensbasis dabei helfen wird, einem Interessenten einen Punkt zu beweisen, wird er nach dieser Fallstudie suchen und sie weitergeben. Aber was ist, wenn er nicht weiß, dass es auch einen alten Blogbeitrag zum selben Thema gibt, der den Punkt, den er zu beweisen versucht, weiter nuancieren würde? Obwohl verwandt, wird dieser Blogbeitrag bei einer einfachen Suche nach einer Fallstudie nicht angezeigt, und Ihr Vertriebsmitarbeiter hat gerade eine wichtige Gelegenheit verpasst.

Wissensmanagement-Lösungen, die von KI unterstützt werden, verwandeln Wissen von passiv zu aktiv. Bei Guru sagen wir gerne, dass wir nicht im Geschäft mit nützlichem Wissen sind, sondern darin, Wissen nützlich zu machen. Wir glauben, dass Informationen nicht nur in Ihrer Wissensbasis existieren sollten; sie sollten Sie finden, wenn Sie sie benötigen, und Ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten. Gurus AI Suggest-Technologie bietet relevante Informationen direkt in Ihrem bestehenden Workflow, basierend auf dem Kontext, den sie von Ihrer Webseite gewinnt. Wenn Sie eine E-Mail zu einem bestimmten Feature verfassen, wird AI Suggest relevante Informationen anbieten, die sich auf dieses Feature beziehen. Gurus KI wird im Laufe der Zeit intelligenter, wenn sie individuelle und organisatorische Muster erlernt, sodass jedes bereitgestellte Wissen relevant und nützlich ist. Durch KI, die die gesamte Arbeit des Wissensaufdeckens erledigt, können sich Menschen auf das konzentrieren, was sie am besten können: Kunden begeistern.

Psst! Verwenden Sie Gurus Wissensdiagnose, um herauszufinden, ob Ihre Wissensbasis aktiv oder passiv ist.

6. Informelles Wissen wird nicht erfasst

Bei der Überlegung zum Wissensmanagement kommt normalerweise formelles Wissen in den Sinn. Formelles Wissen umfasst Ressourcen wie Blogbeiträge, Fallstudien und Handzettel, die von Teams wie Marketing speziell für die breitere Verteilung erstellt wurden. Aber formelles Wissen ist nur ein Teil der Informationen, die eine effektive Wissensbasis ausmachen. Informelles Wissen ist genauso wichtig, wird jedoch oft übersehen. Informelles Wissen umfasst Dinge wie Lernen am Arbeitsplatz und Erkenntnisse, die von Einzelpersonen gewonnen werden, oft aus Gesprächen und Interaktionen.

Ein Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter sendet seinem Manager eine Slack-Nachricht mit einer Frage zu einem spezifischen Prozess, und sein Manager gibt eine durchdachte Antwort ein. Dann wird dem Manager klar, dass, wenn sein neuer Mitarbeiter diese Frage hatte, auch andere neue Mitarbeiter die gleiche Frage haben könnten. Er verwendet den Guru-Slack-Bot, um seine eingegebene Antwort in Guru zu speichern, was allen Mitarbeitern den Zugriff auf die gerade eingegebene Antwort ermöglicht. Anstatt dass das Gespräch einem Mitarbeiter hilft und dann in einem langen Slack-Thread verloren geht, ermöglicht der Guru-Bot den Benutzern, informelles Wissen zu speichern, so dass es für alle Mitarbeiter nutzbar ist.

Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, informelles Wissen zu erfassen, ist entscheidend für den Aufbau eines internen Wissensnetzwerks. Ob dieses Wissen aus einer externen Interaktion oder einem internen Chat stammt, die Möglichkeit, diese Informationen schnell zu einem Wissensnetzwerk hinzuzufügen, hilft den Mitarbeitern, sich gegenseitig zu helfen. Indem Sie Einzelpersonen einfach eine Möglichkeit bieten, Nischeninformationen zu teilen, wird das Wissen Ihres Teams um ein Vielfaches erhöht.

7. Es lebt in statischen Dokumenten, die unhandlich zu bearbeiten und zu aktualisieren sind

Sie haben es geschafft: Sie haben das genaue Informationsfragment gefunden, nach dem Sie gesucht haben. Das einzige Problem ist, es wird innerhalb eines 20-seitigen PDFs aufbewahrt. Oder einer Präsentation. Um einfach die benötigte Information herauszuholen, sind Sie gezwungen, die Datei herunterzuladen, eine neue Anwendung zu öffnen, alle Seiten oder Folien durchzusehen und dann die benötigten Informationen zu kopieren. Die ausschließliche Speicherung von Informationen in unhandlichen Dokumenten wie PDFs oder PPTs erschwert den Zugriff auf Bissen davon. Diese Dateitypen sind auch statisch und nicht leicht bearbeitbar. Was ist, wenn Sie nach all der Anstrengung, um nach einer Statistik zu suchen, feststellen, dass sie eine Quelle aus dem Jahr 2015 zitiert? Um dieses PDF zu aktualisieren, müssen Sie herausfinden, wer im Besitz der Ressource ist, dann diese Person kontaktieren und sie bitten, die Datei für Sie zu bearbeiten.

Eine modulare Wissensstruktur gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Informationen, die Sie benötigen, in zugänglichen, mundgerechten Stücken zu speichern. Die wichtigsten Themen, Statistiken und Zahlen aus dem PDF, die Sie benötigen, können alle für einfacheres Kopieren und Einfügen in Punkte unterteilt werden. Die Organisation von Informationen in dynamischen Formaten erleichtert es Benutzern, das zu finden, was sie brauchen, und erleichtert es SMEs, Inhalte zu aktualisieren. Erinnern Sie sich an die Statistik von 2015? Wenn Sie eine modulare Struktur wie Guru verwenden, können Sie einfach um Überprüfung der Informationen in Guru bitten, und der SME, der sie hinzugefügt hat, wird benachrichtigt, dass etwas, das er geschrieben hat, jetzt veraltet ist. Er kann eine neue Statistik einfügen und das Problem ist gelöst, kein Bearbeiten von PDFs erforderlich. Und für Anwendungsfälle, in denen Dokumente wie PDFs und PPTs die richtigen Medien zur Informationsweitergabe sind, können Sie mit Guru auch Dokumente einbetten.

8. Sie wissen nicht, welches Wissen effektiv genutzt wird

Mit der Vielzahl von Ressourcen in Ihrer Organisation, wie können Sie sicher sein, dass das von Ihnen gewählte Dokument das beste für den Job ist? Haben Sie eine Möglichkeit zu messen, welche Ressourcen und Assets Chancen beeinflussen? Haben Sie Einblicke, welche Inhalte Ihre Kollegen erfolgreich gefunden haben? Kann Ihr Marketingteam den ROI des von ihnen erstellten Wissens berechnen?

Analysen darüber, wie Ihr Wissen genutzt wird, lassen dieses Wissen härter für Sie arbeiten. Mit Gurus Analysen können Sie zum Beispiel sehen, welches Wissen am häufigsten angesehen, kopiert und an Interessenten und Kunden gesendet wird. Sie können Collateral mit Chancen verknüpfen und verstehen, welche Inhalte die Geschäftsziele beeinflussen. Es gibt auch ein Aktivitätsprotokoll, das anzeigt, welche Ressourcen Ihre Kollegen versenden. Zu sehen, welche Collaterals von Vertriebsmitarbeitern für bestimmte Interessenten verwendet werden, kann dabei helfen, Verkaufsstrategien zu informieren. Wenn die Aussicht eines anderen Unternehmens in Branche X ein bestimmtes Dokument geöffnet hätte, könnte auch die Aussicht eines anderen Teammitglieds in Branche X Wert in diesem Dokument finden.

Marketingteams können wichtige Erkenntnisse aus den Guru-Analysen gewinnen. Das Verständnis darüber, welche Ressourcen am meisten genutzt werden, liefert wertvolle Einblicke darüber, was Vertreter benötigen, um Tickets und Deals zu schließen. Guru bietet auch Analysen zu Suchanfragen, die keine Ergebnisse liefern. Die Tatsache, dass mehrere Vertreter nach "Sicherheit" gesucht haben, zeigt dem Marketing, dass es Bedarf an Informationen zu den Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens gibt. Ihre Beziehung zu Wissen kann eine zweigleisige Straße sein; lassen Sie es Ihnen sagen, wo es erfolgreich ist und wo es Lücken hat.

Warum Sie Ihre Wissensmanagementstrategie überdenken müssen

Denken Sie immer noch, dass Ihre Organisation kein Wissensproblem hat? Kein Unternehmen ist immun gegen die Wachstumsschmerzen, die die Umsetzung einer Wissensmanagementlösung erforderlich machen. Wenn Ihr Unternehmen wächst und innovativ ist, wenn die Zeit Ihrer Fachleute extrem wertvoll ist, wenn Sie Kunden begeistern müssen, benötigen Sie eine Wissensmanagementlösung. Es gibt einen quantifizierbaren Wert darin, Ihre Unternehmensressourcen zu optimieren, um sie zugänglich und handlungsfähig zu machen. Setzen Sie sich nicht mit "gut genug" zufrieden, wenn es um die Lebensader Ihrer Organisation geht. Erfahren Sie, wie eine Wissensmanagementlösung wie Guru Ihrem Unternehmen helfen kann, sein Wissen zu verwalten und den Umsatz zu steigern. Finden Sie heraus.