האם יש משהו יותר מהנה מלשחרר תוכנה חדשה בעבודה? אפשר לחשוב על כמה דברים: פגישות ב-4:30 אחר הצהריים של יום שישי וטיפולי שיניים מיד קופצים לראש.
בואו נודה בזה: אנשים אוהבים לקבל כלים חדשים שמקלים על עבודתם, אך המעבר מתוכנית אחת לאחרת יכול להיות מלחיץ במיטבו ואסוני במידה גרועה. זו הסיבה שלחלוטין יש צורך בתוכנית יישום תוכנה מוצקה שיכולה לעזור לכולם להסתגל לשינויים האחרונים בתוכנה שלך.
אין לנו כוונה להתגאות (ובכן... אולי קצת), אבל אנו יודעים דבר או שניים על הדרכים הנכונות והלא נכונות להציג תוכנית תוכנה חדשה בעבודה. מלבד ללמד את הלקוחות שלנו את הדרכים הטובות ביותר לשחרר תוכנה בעסקיהם, יש לנו לא מעט צרכים תוכנה פנימיים לניהול.
איננו יכולים להבטיח שכולם יאהבו את התוכנה החדשה שלך, אך אנו יכולים לעזור לך לכתוב תוכנית יישום תוכנה סבירה שעשויה להקל על החיים שלך. הנה מה שאתה צריך לדעת כדי ליצור תוכנית יישום מוצקה משלך.
למה יישום תוכנה חשוב
האם מישהו אי פעם התקין תוכנה חדשה על מחשבי החברה ופשוט נתן לאנשים להשתמש בה? אם כן, אנחנו בספק אם הם חיו לספר על כך. להתגלגל עם הזרם זה נהדר עבור להקות ג'אם ודייטים ראשונים, אך זו לא המנטליות הנכונה להביא מחלקה שלמה או חברה למודעות לתוכנה חדשה.
אטימות ויישום תוכנה לא מתערבבים
שחרור תוכנה חדשה על חברה לא מוכנה לא יהיה רק מלחיץ, זה גם לא אפקטיבי בצורה מדהימה. אתה תבלה יותר מדי זמן בתיקון בעיות, מענה על שאלות, וכיבוי שריפות שאותן אפשר היה להימנע עם מעט תכנון. תוכנית יישום תוכנה שנחשבת היטב מאפשרת לך לקבוע לוח זמנים סביר ולעזור לך לקבוע אבני דרך שתוכל להשתמש בהם למדוד הצלחה.
בעיות בלתי צפויות והשקת תוכנה נושאות יד ביד. לשמחתי, תוכנית היישום שלך יכולה לעזור רבות כשזה מגיע לתקלות. איננו יכולים להבטיח לך שהתוכנית שלך תגן עליך מפני אינטרנט איטי, שבוע מלחיץ בעבודה, או מישהו ששונא ללמוד טכנולוגיות חדשות. למרות זאת, אנו יכולים לומר כי בניית תוכנית יישום מאפשרת לך לחשוב ביקורתית על אילו בעיות עשויות להתעורר ולפתור בעיות לפני שהן קורות.
מעל לכל, תוכנית היישום שלך עוזרת להכין את כולם להצלחה. המבנים של ההדרכה, המילestones וה-FAQs שאתה יוצר נועדו לעזור למשתמשים להפיק את המרב מהתוכנה החדשה שלהם. זה גם חוסך לך כאב ראש ענק ועוזר לך לשמור על קצת יותר מהשפיות שלך. בהתחשב בכל הדברים, היינו קוראים לזה תרחיש מנצח-מנצח.
טיפים ליישום תוכנה
הצגנו את המקרה שלנו למה תוכניות יישום תוכנה הן חלק חשוב מכל השקה. עכשיו בואו נשנה כיוון ונתמקד כיצד אתה יכול ליצור תוכנית יישום מוצקה משלך.
הגדר הצלחה מוקדם
האם היה לך זמן לשבת ולחשוב על למה אתה עושה תוכנית יישום מעמיקה מלכתחילה? סליחה, אבל "המנהל שלי אמר את זה" לא תשובה טובה כאן.
תוכנית גישה/דיאטה מוצקה
אם אתה רוצה ליצור תוכנית יישום שעובדת, שקול כיצד תוכל למדוד הצלחה. אלא אם כן מקום העבודה שלך אוהב לקנות תוכנה חדשה רק בשביל הקטע, אנו מניחים שאתה מתעניין בתוכנה חדשה כי יש בעיה שצריך לפתור.
חשוב על אילו בעיות הייתה התוכנה החדשה אמורה לפתור וקבע מדדים כדי שתוכל למדוד כמה טוב היא מצליחה בכך. לעבור על תהליך זה יכול לעזור לך לקבוע אם בחרת בתוכנה הנכונה ואם צריך לחזור לדף השרטוט.
צור את תהליך היישום שלך
עכשיו אנחנו נכנסים לעניין האמיתי של למה אתה כאן: תוכנית היישום עצמה.
תוכנית היישום שאתה תיצור צריכה להיות יכולה לנהל ציפיות הן עבור ההנהלה והן עבור העובדים, כמו גם להגדיר בבירור מתי כל שלב צריך להתבצע. החלק הזה חשוב כי הוא לא רק מתאר את כל התהליך שלך. תוכנית מתוכננת היטב יכולה לעזור למנוע חיוורים בהרכב ולהקל על כולם להישאר במסלול ול meeting deadlines.
תוכנית היישום שלך היא ייחודית ותשתנה בהתאם למה שאתה עושה; למרות זאת, יש כמה דברים שכל תוכנית שלמה חייבת לכלול:
מידע בסיסי
חשב על 5W's ו-1H של תוכניתך שתוכל להציג לכל מקבל החלטות כך שיואילו גם הודד לאמר "אוקי מגניב". פרט איזו תוכנה אתה משתמש, את הסיבות שמאחורי המהלך, וכל עלויות שקשורות.
צוות היישום
אולי זה רק אתה, אולי זה כל צוות ה-IT, אולי יש מישהו בצד של חברת התוכנה שעומד לעזור במעבר. לא משנה מי מעורב, ודא שאתה מפרט מי הם ואילו אחריות יש להם.
ציר זמן צפוי
כמה זמן ייקח הכל ומתי צפוי לעמוד באבני הדרך מסוימות? זכור, התוכניות הטובות ביותר תמיד כוללות גם זמן גמיש לצורך התאמות כלשהן לתוכניות שלך.
עבודת הכנה
מה צריך להתבצע כדי להכין את המערכות שלך לתוכנה החדשה? כמה אנשים עשויים להזדקק לעריכות שלכם, אחרים עשויים להזדקק לשדרוג מערכת מלאה. לא משנה מה אתה צריך, עכשיו הזמן לפרט הכל.
#### תוצאות צפויות
האם התוכנה החדשה הזו תגדיל את המכירות ב-15% על פני 3 רבעונים הבאים? האם התוכנית החדשה הזו תחליף שתי תוכניות אחרות שהסתמכת עליהן? החלק הזה יכול לשחק תפקיד מרכזי בשילוב בעלי עניין והגדרת ציפיות לעבודה.
בעיות פוטנציאליות
בעולם מושלם כל השקות תוכנה יתנהלו בקלות, אך אתה יודע שאנחנו לא חיים בעולם מושלם. חשוב על מה עשוי להזדקק לתיקון או להתאמה ברגע שהתוכנה החדשה שלך תושק.
עובדים מושפעים
האם התוכנית החדשה שלך הולכת להיות בשימוש על ידי כל החברה, או רק צוות או שניים? פרט מי יהיה המושפע ביותר משינוי זה בחלק זה.
תוכנית הדרכה
איך כולם יכירו את התוכנה החדשה? זכור את כל מודולות ההדרכה ומשאבים אחרים שיש לך, יחד עם איך אתה מתכוון למדוד את הצלחת ההדרכה.
ניקוי נתונים
מאוד קל לעסקים לצבור דברים שאינם נחוצים. תוכנה ישנה שלוקחת זיכרון יקר ונתונים שלא היו רלוונטיים במשך שנים הן רק כמה דברים שקופצים לראש. לשמחתך, תוכנית יישום התוכנה החדשה שלך היא ההזדמנות המושלמת להתמודד עם חלק מהבעיות האלה.
זהו אירוע ניקיון ברמת טנר
יתכן כי מימוש תוכנתך החדשה משמעו שכמה דברים ישנים יישארו מאחור. קח קצת זמן לעשות ניקוי אביב ולהיפטר מכמה מהנתונים והבלגן הישנים האלה לפני שאתה עובר למערכת החדשה שלך. זה בא עם ההטבה של יצירת הזדמנויות חדשות לארגון מידע חשוב.
צור תוכניות השקה פרטניות
צוות ההנדסה וצוות ה-UX משתמשים באותו תוכנה חדשה, אך משתמשים באותו ביעדים שונים לחלוטין. ה- HR יכולים לחכות כמה שבועות או אפילו חודשיים עד שהם יקבלו הכשרה בתוכנית החדשה, אך מכירות היה צריך להכשר אתמול.
אנו יודעים שאתה לא רוצה ליצור יותר עבודה בשבילך, אך יצירת תוכניות השקה שונות עבור צוותים שונים ותסריטים יכולה לגרום ליישום הכולל לפשוט יותר. חשוב על כולם שצריכים להשתמש בתוכנית החדשה הזאת ואיך אתה יכול להתאים את התוכנית שלך לצרכיהם. אל תהסס לפנות להנהלה לבחון כיצד הצרכים משתנים בין הצוותים.
מצא את נושאי התוכנה שלך
אחד הדברים החשובים ביותר שיש לזכור במהלך הליך זה הוא שתוכנה היא פשוט כלי. פשוט להימצא ולהיות נגיש למשתמשים לא אומר שזה הולך להיעשות. זה ידוע בהחלט שאנשים נוטים להיות באופן טבעי עיקשים לשינוי, כך שהתחלה עם כמה תומכים בצד שלך יכולה להיות עזרה רבה במהלך תהליך היישום.
כל אחד יכול להיות תומך בתוכנה חדשה. זהה אנשים התומכים בשינוי ומבינים את התוכנה כדי לעזור להביא את תרבות המשרד שלך לאוניברסל.
איננו אומרים שאתה צריך למצוא מישהו להסתובב במשרד ולהגיד לאנשים כמה הם אוהבים את תוכנת ה-HR החדשה שלך (למרות שזה יהיה די מצחיק). פשוט קיום אנשים שמבצעים טיפים לתוכנה ומדברים על התוכנית החדשה יכול לעשות הרבה לעזור לתהליך.
הכן את עצמך לעתיד
למרות כמה מהמורות עם הדרך, נראה כי כולם הוכשרו בקלות ומשתמשים בתוספת האחרונה לערכת הטכנולוגיה שלך. הרגשות שלך של סיפוק ועשייה אינן מוגבלות, ואתה יכול לנוח בשקט בידיעה שהבאת משהו חדש ומועיל לצוות שלך.
אז... מה הלאה?
אנו מרגישים את הכאב שלך
תמיד חשוב לחשוב על העתיד כשאתה עובד על תוכנית היישום שלך. מאחר שזה כל כך קל לרוב העבודה וההחלטות ליפול על אדם אחד, זה קל לא פחות גם להצלחת השימוש המתקדם של תוכנה שתלויה על עובד אחד.
אין דבר גרוע יותר מתוכנה שנשארת בצד משום שמישהו עוזב את תפקידו או לוקח על עצמו אחריות חדשה. הקל על כל אחד ב-IT ללמוד על התוכנית ולקבל החלטות ושינויים לפי הצורך.
אגר משוב
אתה חושב שיצרת תוכנית יישום די טובה, אך האם שאר הצוות יסכים?
אנו מבינים שלכולם יש את הדרך שלהם למדוד הצלחה, אך תהליך יישום שמגיע למטרת הסוף שלו אך גם ניהל את השאר לנפול לא נכון לא תואם את ההגדרה שלנו להצלחה. כאן הכוח של דעה יכול להיכנס לתמונה.
כל אחד שלקח חלק בתהליך היישום יכול לעזור לתת לך משוב פעיל. שאל על דעתם לגבי התהליך, מה הם אוהבים ולא אוהבים, ואם יש להם הצעות שיכולות להקל על הדברים.
זה יכול להיות קל להסתכל על דברים דרך מוח ה-IT שלך. לשמוע על דברים מנקודות המבט של אנשים אחרים יכול להקל על תכנון יישומים בעתיד.
האם יש משהו יותר מהנה מלשחרר תוכנה חדשה בעבודה? אפשר לחשוב על כמה דברים: פגישות ב-4:30 אחר הצהריים של יום שישי וטיפולי שיניים מיד קופצים לראש.
בואו נודה בזה: אנשים אוהבים לקבל כלים חדשים שמקלים על עבודתם, אך המעבר מתוכנית אחת לאחרת יכול להיות מלחיץ במיטבו ואסוני במידה גרועה. זו הסיבה שלחלוטין יש צורך בתוכנית יישום תוכנה מוצקה שיכולה לעזור לכולם להסתגל לשינויים האחרונים בתוכנה שלך.
אין לנו כוונה להתגאות (ובכן... אולי קצת), אבל אנו יודעים דבר או שניים על הדרכים הנכונות והלא נכונות להציג תוכנית תוכנה חדשה בעבודה. מלבד ללמד את הלקוחות שלנו את הדרכים הטובות ביותר לשחרר תוכנה בעסקיהם, יש לנו לא מעט צרכים תוכנה פנימיים לניהול.
איננו יכולים להבטיח שכולם יאהבו את התוכנה החדשה שלך, אך אנו יכולים לעזור לך לכתוב תוכנית יישום תוכנה סבירה שעשויה להקל על החיים שלך. הנה מה שאתה צריך לדעת כדי ליצור תוכנית יישום מוצקה משלך.
למה יישום תוכנה חשוב
האם מישהו אי פעם התקין תוכנה חדשה על מחשבי החברה ופשוט נתן לאנשים להשתמש בה? אם כן, אנחנו בספק אם הם חיו לספר על כך. להתגלגל עם הזרם זה נהדר עבור להקות ג'אם ודייטים ראשונים, אך זו לא המנטליות הנכונה להביא מחלקה שלמה או חברה למודעות לתוכנה חדשה.
אטימות ויישום תוכנה לא מתערבבים
שחרור תוכנה חדשה על חברה לא מוכנה לא יהיה רק מלחיץ, זה גם לא אפקטיבי בצורה מדהימה. אתה תבלה יותר מדי זמן בתיקון בעיות, מענה על שאלות, וכיבוי שריפות שאותן אפשר היה להימנע עם מעט תכנון. תוכנית יישום תוכנה שנחשבת היטב מאפשרת לך לקבוע לוח זמנים סביר ולעזור לך לקבוע אבני דרך שתוכל להשתמש בהם למדוד הצלחה.
בעיות בלתי צפויות והשקת תוכנה נושאות יד ביד. לשמחתי, תוכנית היישום שלך יכולה לעזור רבות כשזה מגיע לתקלות. איננו יכולים להבטיח לך שהתוכנית שלך תגן עליך מפני אינטרנט איטי, שבוע מלחיץ בעבודה, או מישהו ששונא ללמוד טכנולוגיות חדשות. למרות זאת, אנו יכולים לומר כי בניית תוכנית יישום מאפשרת לך לחשוב ביקורתית על אילו בעיות עשויות להתעורר ולפתור בעיות לפני שהן קורות.
מעל לכל, תוכנית היישום שלך עוזרת להכין את כולם להצלחה. המבנים של ההדרכה, המילestones וה-FAQs שאתה יוצר נועדו לעזור למשתמשים להפיק את המרב מהתוכנה החדשה שלהם. זה גם חוסך לך כאב ראש ענק ועוזר לך לשמור על קצת יותר מהשפיות שלך. בהתחשב בכל הדברים, היינו קוראים לזה תרחיש מנצח-מנצח.
טיפים ליישום תוכנה
הצגנו את המקרה שלנו למה תוכניות יישום תוכנה הן חלק חשוב מכל השקה. עכשיו בואו נשנה כיוון ונתמקד כיצד אתה יכול ליצור תוכנית יישום מוצקה משלך.
הגדר הצלחה מוקדם
האם היה לך זמן לשבת ולחשוב על למה אתה עושה תוכנית יישום מעמיקה מלכתחילה? סליחה, אבל "המנהל שלי אמר את זה" לא תשובה טובה כאן.
תוכנית גישה/דיאטה מוצקה
אם אתה רוצה ליצור תוכנית יישום שעובדת, שקול כיצד תוכל למדוד הצלחה. אלא אם כן מקום העבודה שלך אוהב לקנות תוכנה חדשה רק בשביל הקטע, אנו מניחים שאתה מתעניין בתוכנה חדשה כי יש בעיה שצריך לפתור.
חשוב על אילו בעיות הייתה התוכנה החדשה אמורה לפתור וקבע מדדים כדי שתוכל למדוד כמה טוב היא מצליחה בכך. לעבור על תהליך זה יכול לעזור לך לקבוע אם בחרת בתוכנה הנכונה ואם צריך לחזור לדף השרטוט.
צור את תהליך היישום שלך
עכשיו אנחנו נכנסים לעניין האמיתי של למה אתה כאן: תוכנית היישום עצמה.
תוכנית היישום שאתה תיצור צריכה להיות יכולה לנהל ציפיות הן עבור ההנהלה והן עבור העובדים, כמו גם להגדיר בבירור מתי כל שלב צריך להתבצע. החלק הזה חשוב כי הוא לא רק מתאר את כל התהליך שלך. תוכנית מתוכננת היטב יכולה לעזור למנוע חיוורים בהרכב ולהקל על כולם להישאר במסלול ול meeting deadlines.
תוכנית היישום שלך היא ייחודית ותשתנה בהתאם למה שאתה עושה; למרות זאת, יש כמה דברים שכל תוכנית שלמה חייבת לכלול:
מידע בסיסי
חשב על 5W's ו-1H של תוכניתך שתוכל להציג לכל מקבל החלטות כך שיואילו גם הודד לאמר "אוקי מגניב". פרט איזו תוכנה אתה משתמש, את הסיבות שמאחורי המהלך, וכל עלויות שקשורות.
צוות היישום
אולי זה רק אתה, אולי זה כל צוות ה-IT, אולי יש מישהו בצד של חברת התוכנה שעומד לעזור במעבר. לא משנה מי מעורב, ודא שאתה מפרט מי הם ואילו אחריות יש להם.
ציר זמן צפוי
כמה זמן ייקח הכל ומתי צפוי לעמוד באבני הדרך מסוימות? זכור, התוכניות הטובות ביותר תמיד כוללות גם זמן גמיש לצורך התאמות כלשהן לתוכניות שלך.
עבודת הכנה
מה צריך להתבצע כדי להכין את המערכות שלך לתוכנה החדשה? כמה אנשים עשויים להזדקק לעריכות שלכם, אחרים עשויים להזדקק לשדרוג מערכת מלאה. לא משנה מה אתה צריך, עכשיו הזמן לפרט הכל.
#### תוצאות צפויות
האם התוכנה החדשה הזו תגדיל את המכירות ב-15% על פני 3 רבעונים הבאים? האם התוכנית החדשה הזו תחליף שתי תוכניות אחרות שהסתמכת עליהן? החלק הזה יכול לשחק תפקיד מרכזי בשילוב בעלי עניין והגדרת ציפיות לעבודה.
בעיות פוטנציאליות
בעולם מושלם כל השקות תוכנה יתנהלו בקלות, אך אתה יודע שאנחנו לא חיים בעולם מושלם. חשוב על מה עשוי להזדקק לתיקון או להתאמה ברגע שהתוכנה החדשה שלך תושק.
עובדים מושפעים
האם התוכנית החדשה שלך הולכת להיות בשימוש על ידי כל החברה, או רק צוות או שניים? פרט מי יהיה המושפע ביותר משינוי זה בחלק זה.
תוכנית הדרכה
איך כולם יכירו את התוכנה החדשה? זכור את כל מודולות ההדרכה ומשאבים אחרים שיש לך, יחד עם איך אתה מתכוון למדוד את הצלחת ההדרכה.
ניקוי נתונים
מאוד קל לעסקים לצבור דברים שאינם נחוצים. תוכנה ישנה שלוקחת זיכרון יקר ונתונים שלא היו רלוונטיים במשך שנים הן רק כמה דברים שקופצים לראש. לשמחתך, תוכנית יישום התוכנה החדשה שלך היא ההזדמנות המושלמת להתמודד עם חלק מהבעיות האלה.
זהו אירוע ניקיון ברמת טנר
יתכן כי מימוש תוכנתך החדשה משמעו שכמה דברים ישנים יישארו מאחור. קח קצת זמן לעשות ניקוי אביב ולהיפטר מכמה מהנתונים והבלגן הישנים האלה לפני שאתה עובר למערכת החדשה שלך. זה בא עם ההטבה של יצירת הזדמנויות חדשות לארגון מידע חשוב.
צור תוכניות השקה פרטניות
צוות ההנדסה וצוות ה-UX משתמשים באותו תוכנה חדשה, אך משתמשים באותו ביעדים שונים לחלוטין. ה- HR יכולים לחכות כמה שבועות או אפילו חודשיים עד שהם יקבלו הכשרה בתוכנית החדשה, אך מכירות היה צריך להכשר אתמול.
אנו יודעים שאתה לא רוצה ליצור יותר עבודה בשבילך, אך יצירת תוכניות השקה שונות עבור צוותים שונים ותסריטים יכולה לגרום ליישום הכולל לפשוט יותר. חשוב על כולם שצריכים להשתמש בתוכנית החדשה הזאת ואיך אתה יכול להתאים את התוכנית שלך לצרכיהם. אל תהסס לפנות להנהלה לבחון כיצד הצרכים משתנים בין הצוותים.
מצא את נושאי התוכנה שלך
אחד הדברים החשובים ביותר שיש לזכור במהלך הליך זה הוא שתוכנה היא פשוט כלי. פשוט להימצא ולהיות נגיש למשתמשים לא אומר שזה הולך להיעשות. זה ידוע בהחלט שאנשים נוטים להיות באופן טבעי עיקשים לשינוי, כך שהתחלה עם כמה תומכים בצד שלך יכולה להיות עזרה רבה במהלך תהליך היישום.
כל אחד יכול להיות תומך בתוכנה חדשה. זהה אנשים התומכים בשינוי ומבינים את התוכנה כדי לעזור להביא את תרבות המשרד שלך לאוניברסל.
איננו אומרים שאתה צריך למצוא מישהו להסתובב במשרד ולהגיד לאנשים כמה הם אוהבים את תוכנת ה-HR החדשה שלך (למרות שזה יהיה די מצחיק). פשוט קיום אנשים שמבצעים טיפים לתוכנה ומדברים על התוכנית החדשה יכול לעשות הרבה לעזור לתהליך.
הכן את עצמך לעתיד
למרות כמה מהמורות עם הדרך, נראה כי כולם הוכשרו בקלות ומשתמשים בתוספת האחרונה לערכת הטכנולוגיה שלך. הרגשות שלך של סיפוק ועשייה אינן מוגבלות, ואתה יכול לנוח בשקט בידיעה שהבאת משהו חדש ומועיל לצוות שלך.
אז... מה הלאה?
אנו מרגישים את הכאב שלך
תמיד חשוב לחשוב על העתיד כשאתה עובד על תוכנית היישום שלך. מאחר שזה כל כך קל לרוב העבודה וההחלטות ליפול על אדם אחד, זה קל לא פחות גם להצלחת השימוש המתקדם של תוכנה שתלויה על עובד אחד.
אין דבר גרוע יותר מתוכנה שנשארת בצד משום שמישהו עוזב את תפקידו או לוקח על עצמו אחריות חדשה. הקל על כל אחד ב-IT ללמוד על התוכנית ולקבל החלטות ושינויים לפי הצורך.
אגר משוב
אתה חושב שיצרת תוכנית יישום די טובה, אך האם שאר הצוות יסכים?
אנו מבינים שלכולם יש את הדרך שלהם למדוד הצלחה, אך תהליך יישום שמגיע למטרת הסוף שלו אך גם ניהל את השאר לנפול לא נכון לא תואם את ההגדרה שלנו להצלחה. כאן הכוח של דעה יכול להיכנס לתמונה.
כל אחד שלקח חלק בתהליך היישום יכול לעזור לתת לך משוב פעיל. שאל על דעתם לגבי התהליך, מה הם אוהבים ולא אוהבים, ואם יש להם הצעות שיכולות להקל על הדברים.
זה יכול להיות קל להסתכל על דברים דרך מוח ה-IT שלך. לשמוע על דברים מנקודות המבט של אנשים אחרים יכול להקל על תכנון יישומים בעתיד.
חוויית הפלטפורמה של Guru מהלך ראשון – קח את סיור המוצר האינטראקטיבי שלנו
