הידע הוא דם הנפש של כל ארגון. זו המשאבים, התהליכים, והרוטב הסודי שהופך חברה לפועל. זו התיעוד והמידע שבו בטחת כולנו לעשות את העבודות שלנו. למרות חשיבותו, הידע הפנימי לעתים קרובות אינו מיועד, שכל ארגונים רבים נכשלים לראות בהשלכות של גישת ניהול ידע לא יזהירה מדי. הם מניחים שכל אנחנו כאן כדי לומר לכם כי זה לא המקרה. כל ארגון חשיב למנהלת ידע, וההשפעות מרחיקות יותר ממה שנראות.

חושבים שאין לארגון שלך בעיה בידע? חושבים שוב.

כאן שמונה הסימנים העליונים שיהווו לארגון שלך יתרון מתפעמ בתרבות חילוק ידע:

1. אתה לא בטוח שמה שמצאת עודכן לאחרונה
2. יש לחפש יעדים נפרדים אחד אחד כדי למצוא את מה שאתה מחפש
3. זה קיים רק בראש של מומחה בתחום
4. זה קיים במערכת שאינה ניתנת לכולם לגישה
5. הידע שלך הוא פסיבי, ולא פעיל
6. הידע הלא רשמי אינו מוחזק
7. הוא קיים במסמכים סטטיים שקשה לעבוד איתם ולעדכן אותם
8. אין לך מושג אילו ידעים משמשים ביעילות

1. אתה לא בטוח שמה שמצאת עודכן לאחרונה

חשוב לדעת כי המשאבים שאתה משתמש בהם הם מדוייקים ועדכניים. אם אתה מבלה זמן בסריקת מסמכים על מנת לוודא שהם הגרסאות האחרונות ביותר - או יותר רע, משתף משאבים מעובדכם - יש לך בעיה ידע. הסתמכות על סדר פריטים או שמות קבצים רק יוצרת אי-וודאות לגבי שליטה על גרסאות, ואינה עושה דבר להבטיח כי הידע בתוך משאב עודכן לאחרונה. כאשר המשתמשים לא יכולים לסמוך על המידע במערכת שלך, הם לא ישתמשו בה. כל זה עשוי להפשיל להם להפריע לאחרים לבקש את הגרסה האחרונה יותר מכך שהוא על הוספתה בעיה אם הם מוצאים,

ללא פתרון לניהול הידע, תוכל לראות מתי קובץ עודכן לאחרונה, אך דבר זה אינו זהה לראות שעמיתים עברו ו אישרו כי המידע הוא 'מהימן'. לדוגמה, גורו מחזיקה את הכותבים אחראים על המידע שהם יוצרים. אם מישהו מוסיף ידע לגורו, שמו מצורף אליו והוא מתחייב לאמת כי המידע מדוייק בקדנציה קבועה. עם פתרון לידע, המשתמשים אינם צריכים להתרהר שמה שמצאו נלקח לאחרונה; הם יודעים בוודאות מתי המשאב נבדק לאחרונה ועל ידי מי. להעלות אמון בידע שלך תממן כוח בהותמים שלך לעבוד בביטחון.

2. יש לחפש יעדים נפרדים אחד אחד כדי למצוא את מה שאתה מחפש

ללא בית כללי עם תכונת חיפוש כללית עבור משאבי החברה שלך, החיפוש אחר ידע תמיד יהיה תרגול באי-יעילות. אתה יודע שקיימת מידע מסוים במקום, אך אינך בטוח לאן. יש לך מילת מפתח או קטע טקסט בראש שלך שאתה יכול לחפש, אך בלעדי רמז לאיפה מתגורר המידע, עליך להיות מוכן לחפש בשולחן העבודה שלך, בתיק הדואר שלך, ב-Slack, בשירות אחסון הקבצים שלך ובכל מאגר מידע מקוון אחר בו הידע קיימת.

כאשר כל המידע שלך קיים במקום אחד, נדרש רק חיפוש אחד כדי למצוא את מה שאתה מחפש. ולא רק חיפוש כלשהו, אלא אחד בדיוק באפליקציה שאתה כבר עובד בה. לא משנה באיזו אתר אתה נמצא, תוסף לדפדפן כמו של Guru מחכה בדיוק שם איתך, מחכה לספק לך את המידע שאתה מחפש. הדבר זהה לגבי Slack. פעולת Slack פשוטה מעירה את רובוט ה-Guru כדי לעלות על המידע שאתה מחפש ישירות באפליקציית ה-Slack שלך. שכח לבזבז זמן בחיפוש פעמים רבות דרך יעדים מרובים — מספיק לחיץ אחד.

למד עוד על איך הארגון שלך יכול לשמש כלים לניהול ידע לשיתוף ידע טוב יותר.

3. זה קיים רק במוחם של מומחה לנושא.

מומחים לנושא (SMEs) הם כמו אנציקלופדיות אנושיות. הם מכירים את תחומי ההתמחות שלהם לעומק כך שהם יכולים לענות על כל שאלה ברגע שיש להשליך כובע. למרבה הצער, רוב המומחים לנושא

אינם משולמים כדי לשבת סביב ולשרת כאנציקלופדיות לעמיתיהם. לרוב יש להם עבודה חשובה משלהם להמשיך איתה, ולעצור את קצב העבודה שלהם כדי לענות על שאלות מקולגות מעכב אותם ממסירת ערך אמיתי. עזרנו ללקוחות לעשות את החישובים מראש, וכמות הכסף שהם מניחים על המומחים החשובים שמבלים זמן בעניין לשאת שאלות חוזרות במקום להתמקד בעבודתם האישית, מדאיגה. אלפי דולרים מבוזבזים כל שבוע מדאיג.

פתרונות ניהול ידע מאפשרים למומחים לנושא "לרוקח" את ההתמחות שלהם לתוך משאב מקוון שניתן לעדכן ולערוך כפי שיראו אותו כראוי. בכך, כאשר יש לחברי הצוות שאלות, הם יכולים ללכת ישירות למקור לקבלת תשובות בלעדי הצורך להפריע למקור הממשי. בנוסף, תכונת אימות כמו של Guru מודיעה למשתמשים שהמידע הזמין מוזן ומעודכן, משמידת כל צורך לבדוק פעמיים עם המומחה.

4. זה קיים במערכת שאינה זמינה לכולם

כאשר ארגונים גדלים וצוותים אישיים פותחים את הליכי עבודה שלהם, ניפול קשורות בדרך כלל נכוחות כאשר כלים שונים מתקבלים. אולי צוות השיווק שלך מארח את הקבצים שלו ב-Dropbox, אך צוות המוצר שלך פועל באופן בלעדי ב-Trello. נציבי הלקוח צריכים גישה למידע משני הצוותים הללו, אך לאו לוות כניסה אל אף כלי. הדבר פורסם על כוח צוותים אחרים, ואינם יכולים לעזור לעצמם לגשת למידע שהם צריכים כאשר הם צריכים אותו.

ארכון כל משאבי הצוות שלך במקום אחד מבנה רשת ידע פנימית חזק ומעצים אישים למציאת המידע שהם צריכים לביצוע משימותיהם בלעדי להפרעה לאחרים. ב-Guru, כל צוותינו שומרים את המשאבים שלהם ב-Guru, ואנו כולנו נהנים מהידע המשותף. צוותינו הפנימיים ללקוחות מגיע למידע חיוני שבבעלות של שיווק, הנדסה, ואף אבטחה והתאמת עמיתות. לשפר את היכולת של הנציגים למצוא את הידע שהם זקוקים אליהם במהירות היא קריטית, במיוחד כאשר לקוחות וימידונים מחכים בקו. חוסר הידע מביא לתסכול גם לנציגים וגם ללקוחות.

ככל שיש יותר מידע שהקבוצות שלך יכולות לגשת אליו, כך הם יהיו מצוידים יותר לשרת את כל הבקשות במהירות וביעילות.

5. הידע שלך הוא פסיבי, לא פעיל

אולי הידע שלך מאורגן היטב. אתה מרוצה ממבנה התיקיות שלך וחושב שהמשאבים שלך קלים לאנשים למצוא. אבל, זהו הכל: להשהות בצורה פסיבית מחכה לאנשים למצוא את זה. חיפוש בבסיס ידע פסיבי עובד טוב כאשר יש לך תוצאה מסוימת בראש, אך מה באמת קורה כאשר אינך בטוח בדיוק מה שאתה צריך? עם חיפוש מסורתי, אתה מוגבל לגבולות המונחים של החיפוש שלך. אם נציג מכירות יודע שמקרי הלקוח האישי בבסיס הידע שלך יסייעו להוכיח נקודה ללקוח, הם יחפשו את המקרה הלימודי וישלחו אותו. אבל מה אם הם לא יודעים שיש פוסט בלוג ישן על אותו נושא שיכול לשפר עוד יותר את הנקודה שהם מנסים להוכיח? למרות הקשר, פוסט הבלוג ההוא לא יופיע בחיפוש פשוט למקרה לימודי, והנציג מכירות שלך פשוט לו עבר הזדמנות מרכזית.

פתרונות ניהול הידע המופעלים על ידי AI מביאים את הידע מהשקט לפעיל. ב-Guru, אנו אומרים כי אנו לא בעסק בידע שימושי, אלא בשימוש בידע. אנו מאמינים שמידע לא צריך רק להישאר בבסיס הידע שלך; זה צריך למצוא אותך כאשר אתה זקוק אליו ולעזור לך לעבוד ברמה חכמה יותר. טכנולוגיית המלצת AI של Guru מציעה מידע רלוונטי ישירות בתהליך העבודה הקיים שלך, בהתבסס על הקשר שהיא קולטת מעמוד האינטרנט שלך. אם אתה מקליד מייל על תכונה ספציפית, ה-Ml המוצע לך מודיע לך על מידע רלוונטי שמדבר על אותה תכונה. AI של Guru מתאים כלפי עיל ככל שהוא לאורך הזמן כשהוא לומד תבניות אישיות ותקניות, מה שמביא לכך שכל חתיכת מידע שמסיפקות היא רלוונטית ושימושית. עם AI עושה את כל השותפות בשטח הידע, אנשים נשארים להיכנס לכך שהם עושים הכי טוב: מאושרים את הלקוחות.

סס! השתמש בגירו מס בקידוד הידע הטיפולי הדיאגנוסטיקה הידע כדי לגלות אם הבסיס הידע שלך הוא פעיל או פסיבי.

6. הידע לא רשמי לא מתפס

כאשר יש לך מחשבה על ניהול ידע, הידע הרשמי הוא מה שרגיל לבוא אל הדעת. הידע הרשמי כולל משאבים כגון פוסטי בלוג, מקרי לימוד ומצגות שנוצרו על ידי צוותות כמו שיווק במיוחד להפצה רחבה יותר. אך הידע הרשמי הוא רק חלק מהמידע שיוצר בסיס ידע אפקטיבי. הידע הלא רשמי חשוב בדיוק כמו, אך הרבה פעמים מתעלם ממנו. הידע הלא רשמי כולל דברים כמו למידה במהלך העבודה ופרטיות שנצברו על ידי אנשים, לעיתים תוך שיחות ואינטראקציות.

לדוגמא, עובד חדש שולח הודעת סלאק למנהל שלו ושואל שאלה אודות תהליך מסוים, והמנהל שלו מקליד תשובה מעמיקה. אז המנהל מבין כי אם לכידור החדש שלו היתה שאלה זו, יש סיכוי של שאלה זו יש לחדשים אחרים. הוא משתמש בבוט ה-Slack של Guru כדי לשמור את התגובה שלו ב-Guru, שנותן לכל העובדים גישה לתשובה שהוא רק צריך להקליד. במקום להתקיים שיחת סלאק ארוכה שתועד ותאבד, הבוט של Guru מאפשר למשתמשים לשמור מידע לא רשמי, עושה את זה נגיש לכל העובדים.

לתת לצוות שלך אפשרות לתפוס מידע לא רשמי חיוני לבניית רשת ידע פנים־ארגונית. בין אם הידע הזה מגיע מאינטראקציה חיצונית או צ'אט פנימי, היכולת להוסיף את המידע ההוא בקלות לרשת ידע עוזרת לנציגים להיעזר זה בזה. פשוט לתת לאנשים אפשרות לשתף מידע צרוף יגדיל את הידע של הצוות שלך בצעדי ניחוח.

7. הוא קיים במסמכים סטטיים שמוקפים בעבודה עם עדכונים.

עשית את זה: מצאת את הקטע המדויק של מידע שחיפשת. הבעיה היחידה היא שהוא קיים בתוך PDF בעל 20 עמודים. או קרוסלה. כדי למשוך את העובדה שאתה צריך, אתה נאלץ להוריד את הקובץ, לפתוח אפליקציה חדשה, לסנן את כל העמודים או הקרוסלות, ואז להעתיק את המידע שאתה צריך. לאחסן מידע במסמכים סטטיים כמו PDF או PPTs עושה את זה קשה לגשת לחתיכות ממנו. סוגי הקבצים האלה גם סטטיים ולא ניתנים לעריכה בקלות. מה אם, לאחר כל המאמץ שעשית כדי למצוא נתון, אתה מבין שזה מצטט מקור מ-2015? כדי לעדכן את ה-PDF הזה, תצטרך לגלות מי בעל המשאב, ואז לשלוח הודעה אליו ולבקש ממנו לערוך את הקובץ בשבילך.

מבנה ידע מודולרי נותן לך את ההזדמנות לאחסן את כל המידע שאתה צריך בקטעי גודל נגישים. הנושאים המרכזיים, ה- stats, והנתונים מה-PDF שצריך ניתן להק כולם לפי דרישה עבור העתק-הדבק פשוטים יותר. ארגון מידע בפורמטים דינמיים עושה את זה קל למשתמשים למצוא את מה שהם צריכים, ועושה את זה קל למומחים בתחום לעדכן תוכן. תזכורת אודות הסטט מ־2015? בשימוש במבנה מודולרי כמו Guru, אתה יכול פשוט לבקש אימות על הידע ב-Guru והמומחה שהוסיף את זה יתרסק לדעת שמשהו שהוא כתב הוא כעת לא עדכני. הם יוכלו להוסיף נתון חדש והבעיה תפול, לא נדרש עריכת-PDF. ועבור מקרים בהם מסמכים כמו PDF ו-PPTs הם המדיומים הנכונים לשיתוף מידע, Guru מאפשר לך להטביע קבצים גם.

8. אין לך מושג איזה ידע מכוון במערכת.

עם השפעת המשאבים שמסביב בארגון שלך, איך תהיה בטוח שהמסמך שבחרת הוא הטוב ביותר לעבודה? האם יש לך דרך למדוד אילו משאבים ונכסים משפיעים על הזדמנויות? האם יש לך תובנות אליהן הצלחו עמיתיך? האם צוות השיווק שלך יכול לחשב את ערך ההחזרי-השקעה על הידע שמייצרים?

ניתוחים באופן שימוש הידע שלך הופכים את הידע ההוא לעובד קשה עבורך. עם ניתוחים של Guru, לדוגמה, אתה יכול לראות על איזה ידע מתביישים, מועתקים, ונשלחים למטרות וללקוחות הכי הרבה. ניתן לקשר את המוצרים בחזרה אל ההזדמנויות ולהבין אילו פרטי-תוכן משפיעים על מטרות עסקיות. יש גם לוג פעילות המפרט אילו משאבים העובדים שלך שולחים. לראות אילו חלקי עוה"מ משמשים על ידי נציגי מכירות עבור מסוימים פרוספקטים יכול לעזור ליידע את אסטרטגיות המכירות. אם מישהו אחר בענף X פתח מסמך ספציפי, אולי ההזדמנות של חבר שיתפיים של הקבוצה בענף X תמצא ערך במסמך ההוא גם.

צוותי שיווק יכולים להבין תובנות מנתוני אנליטיקת Guru גם. הבנת אילו משאבים בשימוש המרבי נותנת תובנות ערך לכך מהם צריך רפס לסגירת כרטיסים ועסקאות. Guru מספקת גם אנליטיקה בנושא חיפושים שאינם מציעים תוצאות. ראות שמספר רב של רפסים חיפשו ״אבטחה״ אומרת לשיווק שיש צורך בידע על מדיניות האבטחה של החברה שלך. היחס שלך עם הידע יכול להיות כביש דו-כיווני; תיאמו לו להצליח ולסמנו איפה יש חריגות.

למה עליך לשנות מחדש את אסטרטגיית ניהול הידע שלך

עדיין חושב שאין לארגון שלך בעיה בידע? אין חברה חסינה לכאבי הצמיחה שדורשים ליישם פתרון ניהול ידע. אם החברה שלך צומחת וממציאה, אם הזמן של המומחים הקטנים שלך שווה מאוד, אם יש לך לפנק לקוחות, אתה צריך פתרון ניהול ידע. קיים ערך קווונטבי בייעוץ משאבי החברה שלך על מנת להפוך אותם לנגישים ופועלים. אל תסתפק ב״די טוב״ כשזה מגיע לשיגורה של הארגון שלך. גלה איך פתרון ניהול הידע כמו Guru יכול לעזור לארגונך לנהל את הידע שלו ולגרום להכנסה.