Building a Tech Stack to Equip Your Newly Remote Team

हमारी “नई सामान्यता” बहुत “सामान्य” महसूस नहीं होती।  जबकि दुनिया भर की टीमें #WFH जीवन की ओर स्थानान्तरित हो रही हैं, इसलिए हमें वह साधन जरूरी है जो हमें हमारे काम को करने के लिए जरूरत है — जहां भी हम काम कर रहे हों।

हमारी नई दूरस्थ काम वास्तविकता में; “पानी का ठंडा पानी” अस्तित्व में नहीं होती है, ज़ूम बैठकें ब्रेडी बंच इंट्रो जैसी दिखती हैं, और हमारी रसोई के मेज़ अपने घर कार्यालय के रूप में दोहराते हैं। हमारे काम करने का तरीका एक रात में बदल गया है, जो सामाजिक जुड़ाव के नए मानकों का मार्ग प्रशस्त कर रहा है बिना भौतिक सधता। उन कंपनियों के बिना दूरस्थ काम नीतियाँ जो पहले से ही स्थान पर नहीं थीं, वे जलदी उचित करने और मुकाबला करने के लिए बड़ी तेजी से संदेह। अब समय है कि आप अपनी दूरस्थ कार्यबलों को स्पीड अप से तैयार करें और उन्हें एक वित्तीय भविष्य के रूप में वितरित टीम के रूप में तैयार करें।

गुरु पर, हम 2015 से दूरस्थ टीमों को सक्षम कर रहे हैं, और हमें खुशबूदार है कि हमने सीधे देखा है कि वे सबसे अच्छा कैसे साथ में काम करते हैं। अगर आप या आपका संगठन उसी पृष्ठ पर पाने के लिए, हमने एक त्वरित मार्गदर्शिका तैयार की है कि जिसमें बताया गया है कि आपको दुरस्थ काम के लिए कौन से उपकरण चाहिए भ्रमित होने के साथ संकरामण।

संचार दूरस्थ टीमों के बीच दक्षता को मजबूत करने की कुंजी है। जब चेहरे से चेहरे की संवाद संभावित नहीं हो, तो आपके उपकरणों को ऐसा प्रदान करने की आवश्यकता है जैसे; त्वरित प्रतिक्रिया समय, अनौपचारिक भाषा, गैर-भावुक संकेत और स्वेच्छाचारिता, जिन्हें हमारे कार्यप्रवाह में प्राकृतिक ढंग से अनुभव हो।

“सहयोग और संचार” को उन्नत करने के लिए #1 संघर्ष में है जो काम करने वाले नीचे बफर 2020 ष्थिति दूरस्थ काम। 2019 में #3 से ऊपर।

आपके दूरस्थ कर्म तकनीक स्टैक में क्या होना चाहिए?

हम मानते हैं कि एक सरल और प्रभावी तकनीक स्टैक में तीन मुख्य तत्व शामिल हैं: गुणवत्ता वाली वीडियो बैठक, वास्तविक समय संवाद संचार और एकीकृत ज्ञान प्रबंधन।

1. वीडियो संवाद (उदाहरण: ज़ूम)  

जब वास्तव मेलावट संवाद संभावित नहीं होती है, तो वास्तविक समय वीडियो चैट अगले सबसे अच्छा विकल्प है। वेब कैमरा ऑन नीति को अपनाना दूरस्थ बैठकों को अधिक प्रेरित और व्यक्तिगत महसूस कराएगा। कैमरों के साथ, बात करना और ध्यान भटकना कठिन होता है, और एकता और सामान्यता का एहसास करना बहुत आसान होता है।

वीडियो संवाद को मद्दगार लाने के लिए कुछ सुझाव:

• जब आप बोल नहीं रहे हों तो खुद को म्यूट पर रखें। यह पिछले संन्देशों की ध्वनि को कम करेगा और आपकी पूरक चल रही बैठकों को सुचालित रखेगा।
• इसे सामाजिक बनाएँ! अपनी टीम और कार्यालय के दोस्तों के साथ वर्चुअल लंच या हैप्पी घंटे रखें ताकि आप सांप्रतिक बातचीतों पर मिस न करें जो स्नैक ब्रेक के आसपास हो जाती थीं।
• स्थापित करें कंपनी-व्यापी अदर्श वीडियो संचार के लिए मानक। इसमें शामिल हो सकता है "बोलने को तैयार होने पर हाथ उठाना", अपने उपकरण की चैट सुविधा का उपयोग करना, आदि।

युक्ति: सभी को एक में रखने के लिए संगठन-व्यापी आदर्श वर्चुअल मीटिंग शैली का कार्ड बनाएं।

2. टीम संचार और संदेश (उदा. स्लैक)

जब हॉलवे उप-संवाद संभव नहीं होते हैं, तो आपके दलों को त्वरित और कुशल संचार का एक नया तरीका चाहिए होगा। एक केंद्रीय चैट हब के बिना; आपके दल भटक जाएंगे। विभिन्न विभाग अalवरता से संचरण करना (चाहे यह ईमेल, लघुलेखन, जी चैट आदि हो) मुख्य हितधारक अंजान छोड़ देता है। आंतरिक रूप से, कर्मचारियों का अन्य स्रोतों का उपयोग आरम्भ हो सकता है। अपने कार्यदिवस व्यवधान और उनके पहले से ही भरे हुए टेक स्टैक में उनको सहायता मिलती है।

यह स्पष्टता और अनुक्रिया को बहादुरी देने के लिए एक, कंपनी-वापसी चैट उपकरण स्थापित करना और आपकी पूरे संगठन में स्थिरता के अवसर में आपके नेतृत्व दल को संचार करने के लिए एक स्थान प्रदान करता है।

अपने मैसेजिंग और्टूल का अधिकतम लाभ कैसे उठाएं  है:

• एक स्वरुप स्थापित के लिए चैनल और समूह चैट शीर्षक। उदाहरण के लिए, गुरु पर परियोजना-आधारित स्लैक चैनलों में प्रिफिक्स “#परियोजना-” है। यह आपके साइडबार के लिए स्व-संगठित करने में मदद करता है और विशेष रूप से उपयोगी है अगर आप आने वाले हफ्तों में कई नए चैनल स्पिन कर रहे हैं।
• सभी विशेषताओं का उपयोग करें! स्लैक आपको एक स्थिति सेट करने की अनुमति देता है, सूचनाएं स्नूज़ करने के साथ, उत्पादकता एप्स के साथ सम्मिलित करने के लिए क्लॉकवाइस, और अधिक। ये विशेषताएं आपके चैट उपकरण को अपने काम प्रवाह का अधिक समेगेतिक हिस्सा और कम िबाधातमक हिस्सा महसूस होने में मदद कर सकती है।
• अपने जवाबों को धागे में बाँधो। चैनल शोरगेट में और बातचीतों को हलप्पा देखते हैं। विनम्री से जवाब देने के लिए सुनिश्चित हों की बातें व्यवधानित और संयंत्र सम्भव।

3. ज्ञान प्रबंधन (उदा. गुरु)

शायद रिमोट काम के एक अचानक परिवर्तन द्वारा सबसे बड़ा झटका, हमें यह समझ आया की हमें कितनी अधिक हमारे सहयोगी की कंपनी में जानकारी प्राप्त करने के लिए किंशुक स्पर्श करने पर निर्भर थे। जबकि किंशुक स्पर्श की नकल टेबल पर है, तो यह आपके दल कम सामग्री अक्षरजरीय प्रश्न से लाखों के साथ हिट उप करने का कारन है। शायद और ज्यादा। इसलिए कंपनी के एफएक्यू, नीतियाँ, उत्पाद के प्रश्न, आदि पर एक सिंगल सोर्स ऑफ ट्रूथ स्थापित करना, दूरफी टीम के लिए एक शीक्षता आवश्यकता है। अपने कंपनी की आंतरिक जानकारी का केंद्रियकरण एसएमई उत्पादकता (और स्यामता), दल आत्मविश्वास, और संगठन-वापसी समरुपता की समर्थन करेगा।

अपने ज्ञान प्रबंधन उपकरण का सबसे अधिक उपयोग कैसे करें:

• अपनी टीम की मौजूदा कार्यप्रणालियों में ज्ञान प्रबंधन  लाना। हमारी स्लैक एकीकरण, क्रोम एक्सटेंशन, और जी सूट एड-ऑन सभी ऐसे डिज़ाइन किए गए हैं कि आपकी टीम को उस जानकारी की आवश्यकता पूरी करने में सहायता मिले, जहाँ भी वे काम कर रहे हों। यह उत्पादकता में मदद करता है और कीमती टैब स्थान बचाता है।
• हर चीज़ को दस्तावेज, अस्थायी नीतियों और प्रक्रियाओं को भी। महत्वपूर्ण है कि सभी कंपनी ज्ञान पर यह उपकरण देखें सभी कंपनी ज्ञान की सत्यता हो। विशेषकर जब तेज़ नीति या प्रक्रिया के समय हो। एक सत्यापित ज्ञान आधार आपकी टीम को सूचना प्रदान करने के लिए एक महान स्थान होता है, जिस पर उन्हें समय पर, भरोसेमंद और गतिशील मानने के तरीके में जानकारी प्राप्त हो।
• ज्ञान को एक सहयोगी प्रयास बनाएं! यह शायद घबराहट लग सकती है कि एक ज्ञान बेस को खंड से बुनना। सीख टोल कंट्रिब्यूट टीम-विशिष्ट सामग्री और संरचना तैयार करने के लिए एक ज्ञान शासन दस्तावेजीं एक समग्रता संचालित करने के लिए एक ज्ञान संचालन समिति को सेट करें। ज्ञान प्रबंधन को एक साझा जिम्मेदारी बनाना न केवल भार को हल्का सा बनाएगा, बल्कि आपको निरंतर सफलता के लिए तैयार भी करेगा।

अगला कदम यह है कि आपके दूरसंचार तकनीक स्टैक के तीन स्तंभों का संगठन सुसंगत ढंग से काम करता है। यहाँ कुछ सुझाव हैं कि इन उपकरणों की क्षमताओं को कैसे जोड़ा जा सकेगा:

• जूम + स्लैक: अगर आपको लगता है कि अवृत्त एक्सटेंडेड चर्चा है, स्लैक पर त्वरित जूम कॉल पर बैठें चर्चा करने के लिए। अपने कैलेंडर टूल पर पहुँचने के बिना कॉल स्थानीयतम कॉल तुरंत शुरू करने के लिए स्लैक में जूम एकीकरण का उपयोग करें।
• स्लैक + गुरु: नॉलेज शेयरिंग के आसपास आदतें बुद्धिमान बनाएं जो स्लैक में उपलब्ध हैं। यदि एक सहकर्मी चैनल में सवाल पूछता है, तो गुरु एकीकरण का उपयोग करें उत्तर हेतु सीधे एक कार्ड के साथ अपनी अपेक्षा निर्पेक्ष रहकर। यह न केवल आपके सहकर्मी को उनके सवाल का उत्तर देता है, बल्कि लोगों को सहयोग करता है कि वे अगली बार जब उन्हें कोई पूछना हो, सबसे पहले गुरु को देखें।
• गुरु + जूम: अंदरूनी और बाहरी प्रदर्शन कॉल्स पर, सवाल उठते हैं जिनका आप बिना झिझक कर सकते हैं। मूल्यवान समय खोदने या बाद में फॉलो करने की बजाय, गुरु का उपयोग करके तत्काल में उत्तर ढूंढें। हाथ में सूचना पाखंड आकार में होने से एक-एक सवालों का सुनिश्चित उत्तर देने में मदद मिलेगी।

और यह केवल शुरुआत है। जैसे ही लोग आपके दूरसंचार कार्य प्रौद्योगिकी स्टैक के जो तत्व हैं, उपयोगी सामग्री के साथ निवास करते हैं, तो ये अभ्यास दूसरा प्राकृतिक हो जाएंगे और आप एक विविध तकनीकी स्टैक के साथ दक्षिणता से काम करने के और तरीके ढूंढने में और से समय निकलने की परिभाषा खोजेंगे। लेकिन, नए उपकरणों का प्रकटीकरण और रोलआउट उनकी गति बाधाएं के साथ आता है।

पहले प्रकट है कि सुधार किया जाए, न कि उनके कार्यप्रणाली को और जटिल किया जाए। महत्व उनकी कार्यप्रणालि को सुधारने पर रखा जाना चाहिए — न कि ज्यादा संकटपूर्ण बनाने पर। एक नए उपकरण का परिचय दूरस्थ कार्यशालाओं को इंट्यूइटिव, सरल और मौजूदा प्रक्रियाओं के लिए एक विवाद-रहित सुधार के रूप में किया जाना चाहिए। उन्हें निश्चित रूप से मूल्य जोड़े सेठ करने के लिए सुनिश्चित होएए। लूम जैसे एक रेकॉर्डिंग उपकरण का उपयोग करने से रैंप प्रक्रिया को तेजी से बढ़ावा मिलेगा और अपनाने को प्रोत्साहित करेगा। Growing pains are inevitable but by practicing strong परिवर्तन प्रबंधन अपने आप को नए आदतों को जल्दी से विकसित करने में सक्षम होंगे।

नए साधनों को अपनाकर हमारे “नई सामान्य” का समर्थन करने के लिए आप एक मजबूत टीम के रूप में बाहर निकलेंगे जो अच्छे ढंग से संवादक हैं — यहां तक कि आपकी दूरस्थ-काल खत्म होने के बाद भी।