क्या काम पर नया सॉफ्टवेयर लागू करने से ज्यादा मजेदार कुछ भी है? हम कुछ चीजें सोच सकते हैं: शुक्रवार की दोपहर 4:30 की बैठकें और जड़ की नाड़ियों की प्रक्रिया तुरंत दिमाग में आती हैं।
हम सच मानते हैं: लोगों को नए उपकरण पसंद हैं जो उनके काम को आसान बनाते हैं, लेकिन एक कार्यक्रम से दूसरे कार्यक्रम में संक्रमण तनावपूर्ण हो सकता है और बदतर परिणाम भी दे सकता है। इसीलिए यह बिल्कुल आवश्यक है कि आपके पास एक सॉलिड सॉफ्टवेयर लागू करने की योजना हो जो सभी को आपके नवीनतम सॉफ्टवेयर परिवर्तनों के साथ आने में मदद कर सके।
हम बहेन (अच्छा... शायद थोड़ा) नहीं कह रहे हैं, लेकिन हमें काम पर नए सॉफ्टवेयर कार्यक्रम पेश करने के सही और गलत तरीकों के बारे में थोड़ी बहुत जानकारी है। हम अपने ग्राहकों को अपने कंपनियों में गुरु को लागू करने के सबसे अच्छे तरीकों को सिखाने के अलावा, हमारे पास खुद के कई घरेलू सॉफ्टवेयर जरूरतों का प्रबंधन करने के लिए भी हैं।
हम यह सुनिश्चित नहीं कर सकते कि सभी को आपका नया सॉफ्टवेयर पसंद आएगा, लेकिन हम आपको एक उचित सॉफ्टवेयर लागू करने की योजना लिखने में मदद कर सकते हैं जो आपके जीवन को आसान बना सके। यहाँ वह सब कुछ है जो आपको अपनी सॉलिड लागू करने की योजना बनाने के लिए जानने की आवश्यकता है।
क्यों सॉफ्टवेयर लागू करना महत्वपूर्ण है
क्या किसी ने कभी नए सॉफ्टवेयर को कंपनी के कंप्यूटरों पर बस स्थापित किया और लोगों को बस यूज करने दिया? यदि ऐसा हुआ है, तो हमें संदेह है कि वे इस कहानी को बताने के लिए जीवित हैं। लहर के साथ बहना जैम बैंड और पहले डेट्स के लिए अच्छा है, लेकिन यह महान नहीं है जब एक पूरे विभाग या कंपनी को नए सॉफ्टवेयर पर लाना हो।
उदासीनता और सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन का मिश्रण नहीं होता
एक बिना तैयारी वाली कंपनी को नया सॉफ्टवेयर लागू करना केवल तनावग्रस्त नहीं होगा, यह आश्चर्यजनक रूप से अप्रभावी भी होगा। आप बहुत सारा समय समस्याएं हल करते हुए, प्रश्नों का उत्तर देते हुए और आग बुझाते हुए बिताएंगे जो थोड़ी योजना के साथ टाला जा सकता था। एक अच्छी तरह से सोची गई सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन योजना आपको एक उचित समय-सीमा बनाने देती है और आपकी सफलता की माप के लिए मील के पत्थर स्थापित करने में मदद करती है।
अनपेक्षित समस्याएं और सॉफ्टवेयर रोलआउट आमतौर पर साथ-साथ चलते हैं। सौभाग्य से, आपकी लागू करने की योजना समस्या निवारण के लिए एक महत्वपूर्ण मदद हो सकती है। हम आपको यह नहीं बता सकते कि आपकी कार्यान्वयन योजना आपको धीमे इंटरनेट, काम पर तनावपूर्ण सप्ताह, या किसी ऐसे व्यक्ति से बचाएगी जो नई तकनीक सीखने से नफरत करता है। इसके बावजूद, हम कह सकते हैं कि एक कार्यान्वयन योजना बनाना आपको इस बात पर सोचने की अनुमति देता है कि क्या समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं और ठीक होने से पहले मुद्दों का समाधान करें।
सर्वोपरि, आपकी कार्यान्वयन योजना सभी को सफलता के लिए तैयार करती है। आपके द्वारा बनाए गए प्रशिक्षण मॉड्यूल, मील के पत्थर, और सामान्य प्रश्न उपयोगकर्ताओं को उनके नए सॉफ्टवेयर से अधिकतम लाभ उठाने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यह आपके लिए एक विशाल सिरदर्द बचाता है और आपकी थोडी सी और मानसिक संतुलन बनाए रखने में मदद करता है। सभी चीजों पर विचार करते हुए, हम इसे एक स्पष्ट जीत-जीत स्थिति कहेंगे।
सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन के लिए सुझाव
हमने सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन योजनाओं के महत्व को साबित कर दिया है। अब चलिए हम दिशा बदलते हैं और ध्यान केंद्रित करते हैं कि आप अपनी सॉलिड कार्यान्वयन योजना कैसे बना सकते हैं।
प्रारंभिक परिभाषा
क्या आपके पास बैठकर यह सोचने का अवसर है कि आप पहले स्थान पर एक व्यापक कार्यान्वयन योजना क्यों बना रहे हैं? सॉरी, लेकिन "मेरे प्रबंधक ने ऐसा कहा" यहाँ एक अच्छा उत्तर नहीं है।
मजबूत मनोवृत्ति/आहार योजना
यदि आप एक कार्यान्वयन योजना बनाना चाहते हैं जो काम करे, तो विचार करें कि आप कैसे सफलता को माप सकते हैं। जब तक आपका कार्यस्थल नई सॉफ्टवेयर खरीदने में आनंद नहीं लेता, हम शर्त लगाते हैं कि आप नई सॉफ्टवेयर को देख रहे हैं क्योंकि कोई समस्या है जिसे हल करने की आवश्यकता है।
सोचें कि नया सॉफ्टवेयर किन समस्याओं को हल करने वाला था और ऐसे मापदंड सेट करें ताकि आप माप सकें कि यह समस्याओं को हल कर पा रहा है। यह व्यायाम करने से आपको यह निर्धारित करने में मदद मिल सकती है कि आपने सही सॉफ्टवेयर चुना है या आपको फिर से शुरू करने की आवश्यकता है।
अपनी कार्यान्वयन प्रक्रिया बनाएँ
अब हम उस चीज़ में पहुँच रहे हैं जिसके लिए आप यहाँ हैं: वास्तविक कार्यान्वयन योजना।
जिस सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन योजना को आप बनाएंगे, उसे प्रबंधन और कर्मचारियों के लिए अपेक्षाएँ प्रबंधित करने में सक्षम होना चाहिए और साथ ही प्रत्येक चरण कब लेना चाहिए यह स्पष्ट रूप से रेखांकित करने में सक्षम होना चाहिए। यह अनुभाग महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपकी पूरी प्रक्रिया को केवल नहीं बिछाता। एक अच्छी तरह से विचार की गई योजना स्कोप क्रीप को समाप्त करने में मदद कर सकती है और हर किसी को ट्रैक पर बनाए रखना और समय सीमा को पूरा करना आसान बनाती है।
आपकी कार्यान्वयन योजना अनोखी है और यह इस पर निर्भर करती है कि आप क्या कर रहे हैं; फिर भी, कुछ चीजें हैं जो हर संपूर्ण योजना में होनी चाहिए:
बुनियादी जानकारी
इससे इस योजना के 5W और 1H पर विचार करें जिसे आप किसी भी निर्णय लेने वाले को दिखा सकते हैं ताकि वे सिर हिला सकें और कह सकें "ठीक है ठंडा"। रूपरेखा में आप जो सॉफ्टवेयर उपयोग कर रहे हैं, स्विच करने के पीछे का तर्क, और किसी भी संबंधित लागत।
कार्यक्रम टीम
शायद यह केवल आप हैं, शायद यह पूरी आईटी टीम है, शायद ऐसा कोई व्यक्ति है जो सॉफ़्टवेयर कंपनी की ओर से संक्रमण में मदद करने जा रहा है। इसकी परवाह किए बिना कि कौन शामिल है, सुनिश्चित करें कि आप यहाँ उनका विवरण और उनकी जिम्मेदारियों को रेखांकित करें।
अपेक्षित समयसीमा
सब कुछ होने में कितना समय लगेगा और कब आपको निश्चित मील के पत्थर पर पहुंचने की उम्मीद होगी? याद रखें, सबसे अच्छी योजनाएँ हमेशा कुछ हद तक समयसीमा के लिए ढीलकर लचीली होती हैं ताकि आपके योजनाओं में किसी भी समायोजन को समायोजित किया जा सके।
तैयारी का काम
आपकी वर्तमान प्रणालियों को नए सॉफ्टवेयर के लिए तैयार करने के लिए क्या किया जाना चाहिए? कुछ लोगों को कुछ ऑपरेटिंग सिस्टम अपडेट करने की आवश्यकता हो सकती है, दूसरों को पूर्ण प्रणाली अपडेट पर विचार करने की आवश्यकता हो सकती है। आपको जो कुछ भी आवश्यकता है, अब समय सब कुछ बिछाने का है।
#### अपेक्षित परिणाम
क्या यह नया सॉफ्टवेयर अगली 3 तिमाहियों में बिक्री को 15% बढ़ाएगा? क्या यह नया कार्यक्रम उन दो अन्य कार्यक्रमों की जगह ले लेगा जिन पर आप निर्भर हैं? यह अनुभाग स्टेकहोल्डर्स के सामंजस्य पर खेलने और काम के लिए अपेक्षाएँ स्थापित करने में एक प्रमुख भूमिका निभा सकता है।
संभावित समस्याएँ
एक परिपूर्ण दुनिया में हर सॉफ्टवेयर रोलआउट आसानी से होगा, लेकिन आप जानते हैं कि हम परिपूर्ण दुनिया में नहीं रहते। सोचें कि क्या आपको नए सॉफ्टवेयर को चालू करने के बाद कुछ ठीक करना या समायोजित करना होगा।
प्रभावित कर्मचारी
क्या आपका नया कार्यक्रम पूरी कंपनी द्वारा उपयोग किया जाएगा या केवल एक या दो टीमों द्वारा? इस अनुभाग में व्याख्या करें कि आपकी परिवर्तन से सबसे अधिक प्रभावित कौन होगा।
प्रशिक्षण योजना
हर कोई नए सॉफ्टवेयर पर कैसे जल्दी आएगा? किसी भी प्रशिक्षण मॉड्यूल और अन्य संसाधनों का उल्लेख करें जो आप उपयोग करेंगे, साथ ही आप प्रशिक्षण की सफलता को मापने की योजना कैसे बना रहे हैं।
डेटा साफ करें
यह व्यवसायों के लिए उन चीज़ों को इकट्ठा करना बहुत आसान है जिनकी उन्हें आवश्यकता नहीं है। पुराना सॉफ्टवेयर जो कीमती मेमोरी को ले रहा है और डेटा जो वर्षों से प्रासंगिक नहीं रहा है, यह कुछ चीजें हैं जो मेरे दिमाग में आती हैं। आपके लिए भाग्यशाली, एक नया सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन योजना कुछ ऐसे मुद्दों को संबोधित करने का सही अवसर है।
यह एक टैनर-स्तरीय सफाई का आयोजन है
यह संभव है कि आपका नया सॉफ्टवेयर लागू करना कुछ पुराने चीजों को छोड़ने का मतलब हो। अपने नए सिस्टम में स्थानांतरित करने से पहले कुछ पुराने निर्थक डेटा और कार्यक्रमों को दूर करने के लिए थोड़ी देर समय निकालें। इसका यह बोनस है कि यह महत्वपूर्ण जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए नए अवसरों को संभावित रूप से उत्पन्न कर सकता है।
व्यक्तिगत रोलआउट योजनाएं बनाएं
इंजीनियरिंग टीम और यूएक्स टीम उसी नए सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, लेकिन वे अलग-अलग कारणों के लिए इसका उपयोग कर रहे हैं। एचआर कुछ हफ्तों या कुछ महीनों के लिए नए कार्यक्रम में प्रशिक्षण करने से हिचक सकते हैं, लेकिन बिक्री को कल ही प्रशिक्षण की आवश्यकता थी।
हम जानते हैं कि आप खुद के लिए और काम नहीं पैदा करना चाहते, लेकिन विभिन्न टीमों और परिदृश्यों के लिए अलग-अलग रोलआउट योजनाएँ बनाना समग्र कार्यान्वयन को आसान बना सकता है। सोचें कि इसमें सभी को नए कार्यक्रम का उपयोग करना है और आप अपनी योजना को उनकी जरूरतों के अनुकूल कैसे बना सकते हैं। प्रबंधन से संपर्क करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें कि किस टीम की आवश्यकताएँ कैसे भिन्न होती हैं।
अपने सॉफ़्टवेयर चैंपियंस को ढूंढें
इस प्रक्रिया के दौरान ध्यान में रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण बातें यह हैं कि सॉफ़्टवेयर केवल एक उपकरण है। सिर्फ अस्तित्व में रहना और उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध होना यह सुनिश्चित करने का मतलब नहीं है कि इसका उपयोग किया जाएगा। यह काफी अच्छी तरह से जाना जाता है कि लोग आमतौर पर परिवर्तन के लिए प्रतिरोधी होते हैं, इसलिए आपके कोने में कुछ समर्थकों के साथ शुरू करना कार्यान्वयन प्रक्रिया के दौरान बड़ी मदद हो सकती है।
कोई भी नए सॉफ्टवेयर का समर्थन करने वाला हो सकता है। उन लोगों की पहचान करें जो बदलाव का समर्थन करते हैं और सॉफ़्टवेयर को समझते हैं ताकि वे आपके कार्यालय की संस्कृति को साकार करने में मदद कर सकें।
हम यह नहीं कह रहे हैं कि आपको किसी को कार्यालय में खोजने की जरूरत है और अजीब तरीके से यह बताने की जरूरत है कि वे आपके नए एचआर सॉफ़्टवेयर को कितना पसंद करते हैं (हालांकि यह बहुत मजेदार होगा)। सिर्फ इतना ही होना कि लोग प्राकृतिक रूप से सॉफ्टवेयर टिप्स को उठाते हैं और नए कार्यक्रम के गुण गाते हैं, प्रक्रिया की मदद करने के लिए बहुत कुछ कर सकता है।
भविष्य की तैयारी करें
कुछ बाधाओं के बावजूद, यह लगता है कि सभी नए तकनीक के नए जोड़ का उपयोग करने के लिए और आसानी से सुसज्जित हैं। आपकी गहरी संतोष और उपलब्धि की भावनाएँ कोई सीमा नहीं जानतीं, और आप जान सकते हैं कि आपने अपनी टीम के लिए कुछ नया और सहायक लाया।
तो... अगला क्या है?
हम आपके दर्द को समझते हैं
अपने कार्यान्वयन योजना पर काम करते समय भविष्य के बारे में सोचना हमेशा महत्वपूर्ण है। चूंकि ज्यादातर काम और निर्णय लेने के लिए एक व्यक्ति पर गिरना बेहद आसान है, यह उतना ही आसान है कि कार्यक्रम के सफल निरंतर उपयोग का निर्भर एक कर्मचारी पर हो।
इससे बुरा कुछ नहीं है कि सॉफ़्टवेयर काम करने का स्थान छोड़ देता है क्योंकि कोई अपनी भूमिका छोड़ देता है या नई जिम्मेदारियों को अपनाता है। किसी भी व्यक्ति को कार्यक्रम के बारे में जानने और जब आवश्यकता हो परिवर्तन और निर्णय करने में आसान बनाना।
प्रतिक्रिया एकत्र करें
आप सोचते हैं कि आपने एक ठोस कार्यान्वयन योजना तैयार की है, लेकिन क्या बाकी टीम सहमत होगी?
हम समझते हैं कि हर किसी की सफलता को मापने का अपना तरीका होता है, लेकिन एक कार्यान्वयन प्रक्रिया जो अपने अंतिम लक्ष्य तक पहुँचती है लेकिन फिर भी सभी को पागल करने में सफल रहती है, हमारी सफलता की परिभाषा नहीं है। यहाँ राय की शक्ति खेल में आ सकती है।
कार्यक्रम में भाग लेने वाले सभी लोग आपको व्यावहारिक प्रतिक्रिया देने में मदद कर सकते हैं। उनकी प्रक्रिया पर उनके विचार, उनके पसंद और नापसंद के बारे में पूछें, और क्या उन्हें कुछ ऐसे सुझाव हैं जो चीजों को सुगम बना सकते हैं।
यह देखना आसान होता है कि चीजों को आपके आईटी दिमाग के माध्यम से कैसे देखा जाए। अन्य दृष्टिकोणों से चीजों के बारे में सुनने से भविष्य के कार्यान्वयों को योजना बनाना आसान हो सकता है।
क्या काम पर नया सॉफ्टवेयर लागू करने से ज्यादा मजेदार कुछ भी है? हम कुछ चीजें सोच सकते हैं: शुक्रवार की दोपहर 4:30 की बैठकें और जड़ की नाड़ियों की प्रक्रिया तुरंत दिमाग में आती हैं।
हम सच मानते हैं: लोगों को नए उपकरण पसंद हैं जो उनके काम को आसान बनाते हैं, लेकिन एक कार्यक्रम से दूसरे कार्यक्रम में संक्रमण तनावपूर्ण हो सकता है और बदतर परिणाम भी दे सकता है। इसीलिए यह बिल्कुल आवश्यक है कि आपके पास एक सॉलिड सॉफ्टवेयर लागू करने की योजना हो जो सभी को आपके नवीनतम सॉफ्टवेयर परिवर्तनों के साथ आने में मदद कर सके।
हम बहेन (अच्छा... शायद थोड़ा) नहीं कह रहे हैं, लेकिन हमें काम पर नए सॉफ्टवेयर कार्यक्रम पेश करने के सही और गलत तरीकों के बारे में थोड़ी बहुत जानकारी है। हम अपने ग्राहकों को अपने कंपनियों में गुरु को लागू करने के सबसे अच्छे तरीकों को सिखाने के अलावा, हमारे पास खुद के कई घरेलू सॉफ्टवेयर जरूरतों का प्रबंधन करने के लिए भी हैं।
हम यह सुनिश्चित नहीं कर सकते कि सभी को आपका नया सॉफ्टवेयर पसंद आएगा, लेकिन हम आपको एक उचित सॉफ्टवेयर लागू करने की योजना लिखने में मदद कर सकते हैं जो आपके जीवन को आसान बना सके। यहाँ वह सब कुछ है जो आपको अपनी सॉलिड लागू करने की योजना बनाने के लिए जानने की आवश्यकता है।
क्यों सॉफ्टवेयर लागू करना महत्वपूर्ण है
क्या किसी ने कभी नए सॉफ्टवेयर को कंपनी के कंप्यूटरों पर बस स्थापित किया और लोगों को बस यूज करने दिया? यदि ऐसा हुआ है, तो हमें संदेह है कि वे इस कहानी को बताने के लिए जीवित हैं। लहर के साथ बहना जैम बैंड और पहले डेट्स के लिए अच्छा है, लेकिन यह महान नहीं है जब एक पूरे विभाग या कंपनी को नए सॉफ्टवेयर पर लाना हो।
उदासीनता और सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन का मिश्रण नहीं होता
एक बिना तैयारी वाली कंपनी को नया सॉफ्टवेयर लागू करना केवल तनावग्रस्त नहीं होगा, यह आश्चर्यजनक रूप से अप्रभावी भी होगा। आप बहुत सारा समय समस्याएं हल करते हुए, प्रश्नों का उत्तर देते हुए और आग बुझाते हुए बिताएंगे जो थोड़ी योजना के साथ टाला जा सकता था। एक अच्छी तरह से सोची गई सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन योजना आपको एक उचित समय-सीमा बनाने देती है और आपकी सफलता की माप के लिए मील के पत्थर स्थापित करने में मदद करती है।
अनपेक्षित समस्याएं और सॉफ्टवेयर रोलआउट आमतौर पर साथ-साथ चलते हैं। सौभाग्य से, आपकी लागू करने की योजना समस्या निवारण के लिए एक महत्वपूर्ण मदद हो सकती है। हम आपको यह नहीं बता सकते कि आपकी कार्यान्वयन योजना आपको धीमे इंटरनेट, काम पर तनावपूर्ण सप्ताह, या किसी ऐसे व्यक्ति से बचाएगी जो नई तकनीक सीखने से नफरत करता है। इसके बावजूद, हम कह सकते हैं कि एक कार्यान्वयन योजना बनाना आपको इस बात पर सोचने की अनुमति देता है कि क्या समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं और ठीक होने से पहले मुद्दों का समाधान करें।
सर्वोपरि, आपकी कार्यान्वयन योजना सभी को सफलता के लिए तैयार करती है। आपके द्वारा बनाए गए प्रशिक्षण मॉड्यूल, मील के पत्थर, और सामान्य प्रश्न उपयोगकर्ताओं को उनके नए सॉफ्टवेयर से अधिकतम लाभ उठाने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यह आपके लिए एक विशाल सिरदर्द बचाता है और आपकी थोडी सी और मानसिक संतुलन बनाए रखने में मदद करता है। सभी चीजों पर विचार करते हुए, हम इसे एक स्पष्ट जीत-जीत स्थिति कहेंगे।
सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन के लिए सुझाव
हमने सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन योजनाओं के महत्व को साबित कर दिया है। अब चलिए हम दिशा बदलते हैं और ध्यान केंद्रित करते हैं कि आप अपनी सॉलिड कार्यान्वयन योजना कैसे बना सकते हैं।
प्रारंभिक परिभाषा
क्या आपके पास बैठकर यह सोचने का अवसर है कि आप पहले स्थान पर एक व्यापक कार्यान्वयन योजना क्यों बना रहे हैं? सॉरी, लेकिन "मेरे प्रबंधक ने ऐसा कहा" यहाँ एक अच्छा उत्तर नहीं है।
मजबूत मनोवृत्ति/आहार योजना
यदि आप एक कार्यान्वयन योजना बनाना चाहते हैं जो काम करे, तो विचार करें कि आप कैसे सफलता को माप सकते हैं। जब तक आपका कार्यस्थल नई सॉफ्टवेयर खरीदने में आनंद नहीं लेता, हम शर्त लगाते हैं कि आप नई सॉफ्टवेयर को देख रहे हैं क्योंकि कोई समस्या है जिसे हल करने की आवश्यकता है।
सोचें कि नया सॉफ्टवेयर किन समस्याओं को हल करने वाला था और ऐसे मापदंड सेट करें ताकि आप माप सकें कि यह समस्याओं को हल कर पा रहा है। यह व्यायाम करने से आपको यह निर्धारित करने में मदद मिल सकती है कि आपने सही सॉफ्टवेयर चुना है या आपको फिर से शुरू करने की आवश्यकता है।
अपनी कार्यान्वयन प्रक्रिया बनाएँ
अब हम उस चीज़ में पहुँच रहे हैं जिसके लिए आप यहाँ हैं: वास्तविक कार्यान्वयन योजना।
जिस सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन योजना को आप बनाएंगे, उसे प्रबंधन और कर्मचारियों के लिए अपेक्षाएँ प्रबंधित करने में सक्षम होना चाहिए और साथ ही प्रत्येक चरण कब लेना चाहिए यह स्पष्ट रूप से रेखांकित करने में सक्षम होना चाहिए। यह अनुभाग महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपकी पूरी प्रक्रिया को केवल नहीं बिछाता। एक अच्छी तरह से विचार की गई योजना स्कोप क्रीप को समाप्त करने में मदद कर सकती है और हर किसी को ट्रैक पर बनाए रखना और समय सीमा को पूरा करना आसान बनाती है।
आपकी कार्यान्वयन योजना अनोखी है और यह इस पर निर्भर करती है कि आप क्या कर रहे हैं; फिर भी, कुछ चीजें हैं जो हर संपूर्ण योजना में होनी चाहिए:
बुनियादी जानकारी
इससे इस योजना के 5W और 1H पर विचार करें जिसे आप किसी भी निर्णय लेने वाले को दिखा सकते हैं ताकि वे सिर हिला सकें और कह सकें "ठीक है ठंडा"। रूपरेखा में आप जो सॉफ्टवेयर उपयोग कर रहे हैं, स्विच करने के पीछे का तर्क, और किसी भी संबंधित लागत।
कार्यक्रम टीम
शायद यह केवल आप हैं, शायद यह पूरी आईटी टीम है, शायद ऐसा कोई व्यक्ति है जो सॉफ़्टवेयर कंपनी की ओर से संक्रमण में मदद करने जा रहा है। इसकी परवाह किए बिना कि कौन शामिल है, सुनिश्चित करें कि आप यहाँ उनका विवरण और उनकी जिम्मेदारियों को रेखांकित करें।
अपेक्षित समयसीमा
सब कुछ होने में कितना समय लगेगा और कब आपको निश्चित मील के पत्थर पर पहुंचने की उम्मीद होगी? याद रखें, सबसे अच्छी योजनाएँ हमेशा कुछ हद तक समयसीमा के लिए ढीलकर लचीली होती हैं ताकि आपके योजनाओं में किसी भी समायोजन को समायोजित किया जा सके।
तैयारी का काम
आपकी वर्तमान प्रणालियों को नए सॉफ्टवेयर के लिए तैयार करने के लिए क्या किया जाना चाहिए? कुछ लोगों को कुछ ऑपरेटिंग सिस्टम अपडेट करने की आवश्यकता हो सकती है, दूसरों को पूर्ण प्रणाली अपडेट पर विचार करने की आवश्यकता हो सकती है। आपको जो कुछ भी आवश्यकता है, अब समय सब कुछ बिछाने का है।
#### अपेक्षित परिणाम
क्या यह नया सॉफ्टवेयर अगली 3 तिमाहियों में बिक्री को 15% बढ़ाएगा? क्या यह नया कार्यक्रम उन दो अन्य कार्यक्रमों की जगह ले लेगा जिन पर आप निर्भर हैं? यह अनुभाग स्टेकहोल्डर्स के सामंजस्य पर खेलने और काम के लिए अपेक्षाएँ स्थापित करने में एक प्रमुख भूमिका निभा सकता है।
संभावित समस्याएँ
एक परिपूर्ण दुनिया में हर सॉफ्टवेयर रोलआउट आसानी से होगा, लेकिन आप जानते हैं कि हम परिपूर्ण दुनिया में नहीं रहते। सोचें कि क्या आपको नए सॉफ्टवेयर को चालू करने के बाद कुछ ठीक करना या समायोजित करना होगा।
प्रभावित कर्मचारी
क्या आपका नया कार्यक्रम पूरी कंपनी द्वारा उपयोग किया जाएगा या केवल एक या दो टीमों द्वारा? इस अनुभाग में व्याख्या करें कि आपकी परिवर्तन से सबसे अधिक प्रभावित कौन होगा।
प्रशिक्षण योजना
हर कोई नए सॉफ्टवेयर पर कैसे जल्दी आएगा? किसी भी प्रशिक्षण मॉड्यूल और अन्य संसाधनों का उल्लेख करें जो आप उपयोग करेंगे, साथ ही आप प्रशिक्षण की सफलता को मापने की योजना कैसे बना रहे हैं।
डेटा साफ करें
यह व्यवसायों के लिए उन चीज़ों को इकट्ठा करना बहुत आसान है जिनकी उन्हें आवश्यकता नहीं है। पुराना सॉफ्टवेयर जो कीमती मेमोरी को ले रहा है और डेटा जो वर्षों से प्रासंगिक नहीं रहा है, यह कुछ चीजें हैं जो मेरे दिमाग में आती हैं। आपके लिए भाग्यशाली, एक नया सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन योजना कुछ ऐसे मुद्दों को संबोधित करने का सही अवसर है।
यह एक टैनर-स्तरीय सफाई का आयोजन है
यह संभव है कि आपका नया सॉफ्टवेयर लागू करना कुछ पुराने चीजों को छोड़ने का मतलब हो। अपने नए सिस्टम में स्थानांतरित करने से पहले कुछ पुराने निर्थक डेटा और कार्यक्रमों को दूर करने के लिए थोड़ी देर समय निकालें। इसका यह बोनस है कि यह महत्वपूर्ण जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए नए अवसरों को संभावित रूप से उत्पन्न कर सकता है।
व्यक्तिगत रोलआउट योजनाएं बनाएं
इंजीनियरिंग टीम और यूएक्स टीम उसी नए सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, लेकिन वे अलग-अलग कारणों के लिए इसका उपयोग कर रहे हैं। एचआर कुछ हफ्तों या कुछ महीनों के लिए नए कार्यक्रम में प्रशिक्षण करने से हिचक सकते हैं, लेकिन बिक्री को कल ही प्रशिक्षण की आवश्यकता थी।
हम जानते हैं कि आप खुद के लिए और काम नहीं पैदा करना चाहते, लेकिन विभिन्न टीमों और परिदृश्यों के लिए अलग-अलग रोलआउट योजनाएँ बनाना समग्र कार्यान्वयन को आसान बना सकता है। सोचें कि इसमें सभी को नए कार्यक्रम का उपयोग करना है और आप अपनी योजना को उनकी जरूरतों के अनुकूल कैसे बना सकते हैं। प्रबंधन से संपर्क करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें कि किस टीम की आवश्यकताएँ कैसे भिन्न होती हैं।
अपने सॉफ़्टवेयर चैंपियंस को ढूंढें
इस प्रक्रिया के दौरान ध्यान में रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण बातें यह हैं कि सॉफ़्टवेयर केवल एक उपकरण है। सिर्फ अस्तित्व में रहना और उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध होना यह सुनिश्चित करने का मतलब नहीं है कि इसका उपयोग किया जाएगा। यह काफी अच्छी तरह से जाना जाता है कि लोग आमतौर पर परिवर्तन के लिए प्रतिरोधी होते हैं, इसलिए आपके कोने में कुछ समर्थकों के साथ शुरू करना कार्यान्वयन प्रक्रिया के दौरान बड़ी मदद हो सकती है।
कोई भी नए सॉफ्टवेयर का समर्थन करने वाला हो सकता है। उन लोगों की पहचान करें जो बदलाव का समर्थन करते हैं और सॉफ़्टवेयर को समझते हैं ताकि वे आपके कार्यालय की संस्कृति को साकार करने में मदद कर सकें।
हम यह नहीं कह रहे हैं कि आपको किसी को कार्यालय में खोजने की जरूरत है और अजीब तरीके से यह बताने की जरूरत है कि वे आपके नए एचआर सॉफ़्टवेयर को कितना पसंद करते हैं (हालांकि यह बहुत मजेदार होगा)। सिर्फ इतना ही होना कि लोग प्राकृतिक रूप से सॉफ्टवेयर टिप्स को उठाते हैं और नए कार्यक्रम के गुण गाते हैं, प्रक्रिया की मदद करने के लिए बहुत कुछ कर सकता है।
भविष्य की तैयारी करें
कुछ बाधाओं के बावजूद, यह लगता है कि सभी नए तकनीक के नए जोड़ का उपयोग करने के लिए और आसानी से सुसज्जित हैं। आपकी गहरी संतोष और उपलब्धि की भावनाएँ कोई सीमा नहीं जानतीं, और आप जान सकते हैं कि आपने अपनी टीम के लिए कुछ नया और सहायक लाया।
तो... अगला क्या है?
हम आपके दर्द को समझते हैं
अपने कार्यान्वयन योजना पर काम करते समय भविष्य के बारे में सोचना हमेशा महत्वपूर्ण है। चूंकि ज्यादातर काम और निर्णय लेने के लिए एक व्यक्ति पर गिरना बेहद आसान है, यह उतना ही आसान है कि कार्यक्रम के सफल निरंतर उपयोग का निर्भर एक कर्मचारी पर हो।
इससे बुरा कुछ नहीं है कि सॉफ़्टवेयर काम करने का स्थान छोड़ देता है क्योंकि कोई अपनी भूमिका छोड़ देता है या नई जिम्मेदारियों को अपनाता है। किसी भी व्यक्ति को कार्यक्रम के बारे में जानने और जब आवश्यकता हो परिवर्तन और निर्णय करने में आसान बनाना।
प्रतिक्रिया एकत्र करें
आप सोचते हैं कि आपने एक ठोस कार्यान्वयन योजना तैयार की है, लेकिन क्या बाकी टीम सहमत होगी?
हम समझते हैं कि हर किसी की सफलता को मापने का अपना तरीका होता है, लेकिन एक कार्यान्वयन प्रक्रिया जो अपने अंतिम लक्ष्य तक पहुँचती है लेकिन फिर भी सभी को पागल करने में सफल रहती है, हमारी सफलता की परिभाषा नहीं है। यहाँ राय की शक्ति खेल में आ सकती है।
कार्यक्रम में भाग लेने वाले सभी लोग आपको व्यावहारिक प्रतिक्रिया देने में मदद कर सकते हैं। उनकी प्रक्रिया पर उनके विचार, उनके पसंद और नापसंद के बारे में पूछें, और क्या उन्हें कुछ ऐसे सुझाव हैं जो चीजों को सुगम बना सकते हैं।
यह देखना आसान होता है कि चीजों को आपके आईटी दिमाग के माध्यम से कैसे देखा जाए। अन्य दृष्टिकोणों से चीजों के बारे में सुनने से भविष्य के कार्यान्वयों को योजना बनाना आसान हो सकता है।
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