ज्ञान प्रबंधन यह सुनिश्चित करने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है कि हर कोई अपना सर्वश्रेष्ठ काम कर सके, लेकिन एक प्रभावी रणनीति बनाने के लिए बहुत सी चीज़ों को एक साथ आना होगा।

आपके पास विभागों से सहमति है, आप स्थिरता के साथ ज्ञान संचय का मुकाबला कर रहे हैं, और आपने यहां तक कि ज्ञान प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर भी ध्यान दिया होगा। आपको केवल विषय विशेषज्ञों की कमी है।

विषय विशेषज्ञ क्या होते हैं?

आपका विषय विशेषज्ञ (जिसे SME भी कहा जाता है) आपके संगठन में किसी महत्वपूर्ण चीज़ पर एक प्राधिकृत व्यक्ति होता है। वे आपके निवासी तकनीकी विशेषज्ञ हो सकते हैं, प्रक्रियाओं को लागू करने और सुधारने की जानकारी रखते हैं, या किसी निश्चित क्षेत्र या विषय के बारे में बहुत ज्ञान रखते हैं।

विषय विशेषज्ञ आमतौर पर वे लोग होते हैं जो अपनी भूमिकाओं में इतने लंबे समय से होते हैं कि उनका ज्ञान लगभग स्वाभाविक हो जाता है। कई प्रबंधक विषय विशेषज्ञ होने के लिए बिल में फिट हो सकते हैं, लेकिन यह भी संभव (और और भी अधिक संभावना) है कि प्रबंधन के बाहर के कर्मचारी विषय विशेषज्ञ हो सकते हैं। आपके SMEs तकनीकी लीड, व्यक्तिगत योगदानकर्ता, विश्लेषक और अधिक हो सकते हैं!

क्यों विषय विशेषज्ञ महत्वपूर्ण होते हैं

आपका संगठन प्रतिभाशाली और सक्षम लोगों से भरा हुआ है, तो फिर एक ही व्यक्ति को अपने निवास “जाने वाले” के रूप में विशेष रूप से क्यों अलग करना?

आपके संगठन में कुछ उच्च प्रदर्शन करने वाले लोग हैं, लेकिन वे अपने विभाग में हर एक कार्य को नहीं संभाल सकते। लोगों को पतला करने और सूरज के नीचे हर विषय पर विशेषज्ञता मांगने के बजाय, कुछ चीजों के लिए विषय विशेषज्ञों पर निर्भर करें।

जब आपके पास SMEs होते हैं, तो आपके पास उन चीज़ों पर जानकारी का एक विश्वसनीय स्रोत होता है जो आपके व्यवसाय के लिए सबसे महत्वपूर्ण होती हैं। उनकी विशेषज्ञता नई प्रक्रियाओं को सूचित करने, विभिन्न बाजारों में विस्तार करने, या अपने संगठन के विकास के सबसे अच्छे तरीकों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद कर सकती है।

विषय विशेषज्ञों के बारे में सबसे अच्छी चीजों में से एक यह है कि वे लगभग हर विभाग या विशेष क्षेत्र में लाभ पहुँचा सकते हैं। मार्केटिंग को Hubspot से संबंधित सभी चीज़ों में अपना SME मिल सकता है। HR के पास एक SME हो सकता है जो कर्मचारियों को ऑन और ऑफबोर्डिंग के सही तरीके के बारे में सब कुछ जानता है। यदि आपके कंपनी के लिए एक महत्वपूर्ण आवश्यकता है, तो आप एक SME प्राप्त कर सकते हैं जो आपको जानकारी और अंतर्दृष्टि दे सके।

एक बार जब आप SMEs का उपयोग करना शुरू कर देते हैं, तो आप अपने व्यवसाय में सकारात्मक प्रभाव देखना शुरू कर सकते हैं। जो कोई भी चीज़ों की गहरी समझ रखता है, वह आपको बता सकता है कि आप क्या छोड़ सकते हैं और बदलाव कैसे किया जाए इस पर विचार कर सकते हैं। अचानक नए और बेहतर प्रक्रियाएँ हैं, परियोजनाओं के लिए विचार हैं, और अधिक कुशल कर्मचारी। और यह सब इसीलिए हुआ कि आपने सही SMEs की पहचान की।

विषय विशेषज्ञों की 3 विशेषताएँ

जब आप संभावित उम्मीदवारों के इतने सारे कार्य कर रहे हैं तो आप विषय विशेषज्ञों की पहचान कैसे कर सकते हैं? बस यह देखने के लिए नवीनतम प्रदर्शन समीक्षा की जाँच न करें कि किसको सर्वोत्तम स्कोर मिला।

यकीन करें या नहीं, कार्य स्थल पर उच्च प्रदर्शन करने वालों और सच्चे विषय विशेषज्ञों के बीच एक अंतर है। प्रभावी SME बनने के लिए विभिन्न गुणों और विशेषताओं का एक साथ आना चाहिए। यदि आप अपनी खोज शुरू कर रहे हैं, तो इन तीन महत्वपूर्ण विशेषताओं पर विचार करें।

1. अनुभव

कुछ संगठन चाहते हैं कि उनके सबसे विश्वसनीय SMEs के पास कंपनी में वर्षों का अनुभव हो।  आपके पास यह तय हो सकता है कि चुने हुए क्षेत्र में वर्षों का अनुभव कंपनी के साथ काम करने के समय से अधिक महत्वपूर्ण है।  अन्य संगठनों में प्रमाणपत्रों पर बहुत अधिक मूल्य दिया जाता है। आपका SME एक डॉक्टरेट, डिग्री, विभिन्न प्रमाणपत्रों, या इन तीनों का संयोजन रख सकता है।

दोनों का एक मिश्रण रखना हमेशा एक अच्छा विचार होता है। याद रखें, नौकरी पर रहना या फ्रेम किए गए प्रमाणपत्रों और डिग्री की दीवार होना किसी को SME नहीं बनाता। अपने सर्वोत्तम विवेक का उपयोग करें, और सुनिश्चित करें कि आप अपने चुनाव करते समय अन्य सकारात्मक पक्षों पर विचार करें।

2. सक्रियता

हमें एक SME पसंद है जो काम में पूरी तरह से शामिल है। ये ऐसे लोग हैं जो केवल कुछ विषयों के बारे में जानकार नहीं होते, वे अपनी घड़ी पर सक्रिय प्रतिभागी भी होते हैं।

कार्य में सबके लिए शामिल होना महत्वपूर्ण है, लेकिन यह विषय विशेषज्ञों के लिए विशेष रूप से सच है। SMEs को उनके विशेषज्ञता के विषय के बारे में गहराई से जानने, अपनी टीम के साथ सहयोग करने और जब आवश्यकता हो तब थोड़ी मार्गदर्शना देने में आनंद आना चाहिए।

हम यह नहीं कह रहे हैं कि सामाजिक तितलियाँ ही उन निश्चित विषयों के विशेषज्ञ होने वाले एकमात्र लोग हैं। सक्रिय कर्मचारी सिर्फ काम पर क्या हो रहा है, इसके बारे में जानकार नहीं होते, वे अपने ज्ञान के अंतराल को भरने और अपने चारों ओर दूसरों की मदद करने में भी सक्षम होते हैं। ये कर्मचारी और SMEs के लिए उत्कृष्ट विशेषताएँ हैं!

3. संवाद

आपके SMEs अपने आप काम नहीं कर रहे होंगे। यदि आप अपने SME से अधिकतम लाभ लेना चाहते हैं तो आप चाहेंगे कि वे अन्य कर्मचारियों और अन्य परियोजनाओं के साथ शामिल हों। यह इसीलिए महत्वपूर्ण है कि किसी ऐसे व्यक्ति को चुनें जो प्रभावी संवाददाता हो।

ज्ञान को साझा किया जाना चाहिए! एक विषय विशेषज्ञ जो दूसरों को मूल्यवान जानकारी फैलाने में सक्षम होगा, उस भूमिका के लिए एक महान फिट होगा।

लिखना, प्रस्तुत करना या बोलने में किसी भी तरह का विशेषज्ञता हमेशा एक बड़ा प्लस होता है। सामने प्रबंधकों और टीम के सदस्यों से बातचीत करें ताकि आप अपने संभावित SME के काम और संवाद शैली पर उनकी राय प्राप्त कर सकें।

आपका SME का उपयोग कैसे करें

आपके SME की लंबे समय की खोज के बाद, आप अंततः उसे प्राप्त कर चुके हैं! अब समय आ गया है कि उन्हें अच्छी खबर बताएं।

“हम सोचते हैं कि आप अपने काम में इतने अच्छे हैं कि हमने आपको SME नियुक्त किया है! अब सभी लोग आप पर हर चीज के लिए निर्भर करेंगे क्योंकि आप हमारे जाने वाले व्यक्ति हैं। अधिक बैठकें और कॉल में शामिल होने के लिए तैयार रहें!”

…क्या यह सही नहीं लगता? आपके पहचाने गए SMEs से जो खरीदारी और सक्रियता स्तर आप चाहते हैं, उसके प्राप्त करने के सही और गलत तरीके हैं। यहाँ वह जानकारी है जो आपको जानने की आवश्यकता है।

शामिल करें, पर भरोसा न करें

क्या आप अपने SME के विभाग के लिए एक नई ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम बना रहे हैं? क्या कोई नया प्रोजेक्ट आने वाला है? अपने SME को ASAP शामिल करें! उनको शुरू से शामिल करने से उन्हें दिन पहले अपनी विशेषज्ञता जोड़ने की अनुमति मिलती है और किसी भी अपेक्षित परिणामों के बारे में जानकारी रहती है।

आपका SME शामिल रहेगा, लेकिन याद रखें, आपके पास प्रबंधक और अन्य निर्णय लेने वाले हैं। आपका SME सिर्फ एक प्राथमिकता हैं, उनके पास अभी भी अन्य कर्तव्य और परियोजनाएँ हैं। उन्हें उन कार्यों से अधिक भारित न करें जो अन्य लोगों के लिए बेहतर हैं।

यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप उनकी समय की बहुत अधिक समय न लें, तो नियमित रूप से चेक-इन की योजना बनाएं ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि आप उनकी वर्तमान प्राथमिकताओं के बारे में अवगत हैं और देखें कि आपके आवश्यकताओं का उनकी आवश्यकताओं में कैसे समेकित होता है (और आपके बैठक को सुचारू रूप से चलाने के लिए किसी भी हमारी सहायक बैठक के टेम्पलेट्स का उपयोग करना न भूलें)।

उनके प्रयासों को मान्यता दें

तनख्वाह बढ़ाना SMEs को यह दिखाने का एक शानदार तरीका है कि आप उनके कठिन काम की सराहना करते हैं, लेकिन यह सराहना दिखाने का केवल एक तरीका है। निश्चित करें कि आप विषय विशेषज्ञों और संगठन के अन्य लोगों को यह दिखाएं कि उनका काम कितना महत्वपूर्ण है।

हर संभव मदद कीजिये! अपने विषय विशेषज्ञों को उनके काम के प्रभाव और यह कैसे भविष्य की पहलों में मदद करेगा, इस बारे में बताएं। जब SMEs ने कुछ उल्लेखनीय किया हो, तो प्रबंधकों को जानकार करें और उनकी टीम के लिए सूचना फैलाएं।

उनकी फीडबैक स्वीकारें

आपके SME के होने के एक कारण यह है कि आपको यह जानने की आवश्यकता होती है कि आप क्या कर रहे हैं। कभी-कभी वे सोचेंगे कि आप सहीं दिशा में जा रहे हैं, लेकिन अन्य समय में आपको इतनी भाग्यशाली नहीं मिल सकती।

वे सोच सकते हैं कि यह नया प्रोजेक्ट इस समय प्राथमिकता नहीं होनी चाहिए। या शायद वे सोचते हैं कि अब कुछ बिल्कुल अलग करने का समय है।

स्वामित्व के मतभेद नए पहलों पर काम करते समय एक अच्छी चीज हो सकती है। वे आपको समस्याओं को विभिन्न तरीकों से देखने और नवोन्मेषी समाधान करने में मदद कर सकते हैं। उनकी फीडबैक चाहे जो भी हो, उन्हें क्या कहना है उसे सुनें।

उनके ज्ञान को दस्तावेज करें

SMEs पहले से ही काम में काफी व्यस्त होते हैं। जो आखिरी चीज़ उन्हें चाहिए वो है अधिक कंधों के टैप और व्यवधान उनके भरे हुए शेड्यूल में आ जाएं।

याद रखें, आप अपने विषय विशेषज्ञों को उनके ज्ञान को अपने तक सीमित नहीं रखना चाहते। उन्हें अन्य कर्मचारियों के हाथों में अपने विशेषज्ञता पहुँचाने के उपाय खोजने चाहिए।

दस्तावेज़ीकरण ज्ञान प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। एक विश्वसनीय प्रणाली खोजें जिसका उपयोग करना आसान हो जो महत्वपूर्ण जानकारी को दस्तावेज़ीकरण और खोजने में मदद करती हो।