आप दिखावा नहीं करना चाहते, लेकिन आपका काम का स्थान वास्तव में एक प्रमाणित ज्ञान-संचालित संस्कृति बनाने की राह पर है। आपके पास उपकरण हैं, आपके पास उत्साह है, और आपके पास कुछ कर्मचारी भी हैं जो आपके ज्ञान आधार में जोड़ने के लिए प्यार करते हैं। आपके पास केवल एक चीज़ की कमी है: एक प्रमाणित ज्ञान प्रबंधक।

हम जानते हैं कि आप क्या सोच रहे हैं। “हर कोई गुरु/ आपके ज्ञान प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का चयन पसंद करता है (जो शायद गुरु ही है)! ऐसा लगता है कि कई टीमों ने पहले से ही इसे उपयोग करना शुरू कर दिया है, क्या हमें वास्तव में एक ज्ञान प्रबंधक को लाने की आवश्यकता है?”

हम उस प्रश्न का उत्तर उत्साही हां के साथ देंगे! ज्ञान प्रबंधक आपके कार्ड और ज्ञान आधार को व्यवस्थित रखने से कहीं अधिक कर सकते हैं। वास्तव में, एक को नियुक्त करने के कई आश्चर्यजनक लाभ हो सकते हैं।

जानकारी और ज्ञान तक पहुंच में सुधार करें

हम जानते हैं कि कई कर्मचारी पहले से ही आपके ज्ञान-साझा करने वाले सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, लेकिन एक ज्ञान प्रबंधक वास्तव में आपके ज्ञान-साझा करने की रणनीति को अगले स्तर पर ले जाने में मदद कर सकता है। आपकी टीमों ने अपनी स्थापित प्रणाली के भीतर ज्ञान साझा करने का एक अच्छा काम किया है, लेकिन एक ज्ञान प्रबंधक चीजों को और भी अधिक सुलभ और साझा योग्य बनाने में मदद कर सकता है। वे महत्वपूर्ण जानकारी को व्यवस्थित करने और वितरित करने के विशेषज्ञ हैं, और उन्हें पता है कि “काफी अच्छा” सिस्टम को “सचमुच शानदार” में कैसे बदलना है।

यह भी जानना महत्वपूर्ण है कि ज्ञान प्रबंधन केवल साझा करने के लिए सामग्री उत्पादन तक सीमित नहीं है। एक सच्चा ज्ञान प्रबंधक अन्य प्रकार के ज्ञान साझा करने में मदद कर सकता है और दूसरों को जानकारी फैलाने के सही तरीके पर मार्गदर्शन कर सकता है।

नहीं जानते कि हमारा क्या मतलब है? हम एप्रिल एलेन को ज्ञान पक्षी को समझाने देंगे:

मैं ज्ञान प्रबंधन को एक व्यापक क्षमता के रूप में देखता हूं जिसमें ज्ञान प्रबंधक को कोच और सुविधा देने वाले की तरह कार्य करना होता है, जो टीमों और व्यक्तियों को उनके ज्ञान-साझा करने के अभ्यास को सुधारने की दिशा में प्रेरित करता है।

वे इसे उपकरणों के बीच अधिक सुव्यवस्थित जानकारी प्रवाह को सक्षम करके करते हैं, बल्कि लोगों के बीच ज्ञान प्रवाह के लिए परिस्थितियां भी बनाते हैं। वे परिस्थितियाँ अनौपचारिक अवसरों से लेकर औपचारिक संरचनाओं जैसे कंपनियों के बीच की यात्रा के रूप में हो सकती हैं।

निर्णय लेने की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करें

कार्डों को प्रारूपित करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है जो बिक्री प्रक्रिया को रेखांकित करता है? हम कैसे शीर्षक और टैगिंग प्रणाली को बदल सकते हैं ताकि लोगों के लिए जानकारी खोजने में आसान हो?

आपके कार्यस्थल में अच्छे विचारों की कोई कमी नहीं है। समस्या इस बात का निर्णय लेना है कि कौन सा अच्छा विचार आगे बढ़ाना है। कभी-कभी चीजों को करने का सबसे आसान तरीका बस किसी को “हां” या “नहीं” कहना है।

एक ज्ञान प्रबंधक होने की सुंदरता इस क्षेत्र में दो गुना है। आपको ऐसा व्यक्ति मिलता है जो आधिकारिक “निर्णयकर्ता” हो सकता है, और आपके पास वह विशेषज्ञता होती है जो उन निर्णयों को लेने के लिए आवश्यक होती है। अंतहीन योजना बैठकों की अनुसूची बनाने और असंख्य राय प्राप्त करने के बजाय, अब आपके पास एक ऐसा व्यक्ति है जिस पर आप सूचित निर्णय लेने के लिए भरोसा कर सकते हैं।

संस्थान में नवाचार और परिवर्तन को बढ़ावा दें

क्या कोई कंपनी है जो अधिक नवाचारी होना नहीं चाहती? हर कोई यह कहना चाहता है कि उनकी कंपनी ने उनके उद्योग में अगली “बड़ी” चीज बनाई। ज्ञान प्रबंधन नवाचार का एक महत्वपूर्ण कदम है, और सही व्यक्ति आपकी लक्ष्यों को हासिल करने में मदद कर सकता है।

कल्पना करें कि आप अपनी इंडस्ट्री का "पैनकेक मंगलवार" आविष्कार करते हैं।

याद रखें, ज्ञान प्रबंधन सिर्फ महत्वपूर्ण जानकारी को इकट्ठा और व्यवस्थित करने की तुलना में अधिक है। यह विचारों और कर्मचारियों और टीमों के बीच सहयोग को प्रोत्साहित करने में भी मदद करता है। जब आप एक ज्ञान प्रबंधक को नियुक्त करते हैं, तो आप किसी को नियुक्त कर रहे होते हैं जो नवाचार को बढ़ावा देने में मदद कर सकता है। आपका ज्ञान प्रबंधक चर्चाओं को सरल बनाने, महत्वपूर्ण ज्ञान को व्यवस्थित करने, और टीमों के बीच सहयोग को बढ़ावा देने में मदद कर सकता है।

विभागों में दक्षता बढ़ाएं

आपको यह जानकर आश्चर्य होगा कि जब सभी के पास काम करने के लिए आवश्यक जानकारी होती है तो चीजें कितनी प्रभावी हो जाती हैं। फिर, अचानक, आवश्यक कार्य करने के लिए बहुत कम समय लगता है क्योंकि आपके पास वह सब कुछ उपलब्ध होता है जिसकी आपको आवश्यकता होती है।

वैसा ही

सोचिए कि आपकी टीमें वास्तव में क्या कर सकती हैं यदि उनके पास विभिन्न कामों पर काम करने का पर्याप्त समय और बैंडविड्थ होता। नए परियोजनाएँ शुरू हो सकती हैं, मंथन बैठकें सामान्य हो जाती हैं, और हर कोई तालमेल में काम कर रहा होता है क्योंकि कार्यालय बहुत अधिक संगठित और कुशल हो जाता है!

अपने ज्ञान प्रबंधक को सफल बनाने के लिए कैसे सेट करें

हम मानने जा रहे हैं कि आप सचमुच एक ज्ञान प्रबंधक को लाने के लिए तैयार हैं, तो चलिए बात करते हैं कि आप उन्हें सच्चे सफल के लिए कैसे सेट कर सकते हैं। जो कार्यस्थल अपने ज्ञान प्रबंधक को सफल बनाना चाहते हैं, उन्हें सबसे अच्छा वातावरण प्रदान करने के लिए थोड़ा काम करना होगा। यदि आप एक ज्ञान प्रबंधक लाने के लिए गंभीर हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप क्या करना चाहते हैं।

अपने अंतिम लक्ष्यों का निर्धारण करें

हर किसी को क्रियात्मक लक्ष्यों को देना कार्यस्थल की सफलता के लिए आवश्यक है, और आपका जल्द ही ज्ञान प्रबंधक भी इस से अलग नहीं है। इस भूमिका में कदम रखना ऐसे संगठनों में, जो ज्ञान प्रबंधन के मूल्य को समझने के लिए नए हैं, ऐसा लगता है जैसे समुद्र को उबालना। इससे पहले कि आप उन्हें लाएँ, सोचें कि आप अपने ज्ञान प्रबंधक से क्या हासिल करना चाहते हैं।

कल्पना करें कि उन बॉक्सों को चेक करना कितना संतोषजनक होगा।

आपके ज्ञान प्रबंधक से जो शानदार परिणाम आपको मिलते हैं, वे हार्ड बिजनेस परिणामों के संदर्भ में मापना चुनौतीपूर्ण हो सकते हैं। इसलिए, राजस्व और बिक्री लक्ष्यों के संदर्भ में चीजों के बारे में सोचने के बजाय, सोचें कि वे ज्ञान को संरचित और साझा करने में सुधार कैसे कर सकते हैं।

यह एक लक्ष्य बनाएं कि विषय वस्तु के विशेषज्ञों की पहचान की जाए और आपके ज्ञान प्रबंधन प्रणाली के भीतर पूरी तरह से समाहित किया जाए, ज्ञान प्रबंधक को लाने के छह महीने के भीतर। अपने ज्ञान प्रबंधक को उनके 90-दिन की समीक्षा तक कार्डों के लिए नई सामग्री संरचना का प्रस्ताव करने का काम दें। जो भी आप मिलते हैं, सुनिश्चित करें कि आप उन्हें पूरा करने के लिए कार्यसाध्य और कार्यशील लक्ष्यों दे रहे हैं।

समझें कि वे क्या कर सकते हैं और क्या नहीं कर सकते हैं

आपका ज्ञान कार्यकर्ता जानकारी को इकट्ठा करने, व्यवस्थित करने और वितरित करने में मदद करने के लिए बहुत कुछ कर सकता है। उन्हें विशेषज्ञ संचारकों, जानकारी आर्किटेक्टों और संगठन और वितरण के औपचारिक मास्टर के रूप में देखा जा सकता है।

ज्ञान प्रबंधक बहुत सारी चीजें हो सकते हैं, लेकिन दुर्भाग्यवश, वे चमत्कारिक कार्यकर्ता नहीं होते।

हम पोस्ट-इट खाने की सिफारिश नहीं करते (चाहे वे कितने भी स्वादिष्ट क्यों न हों)

याद रखें, ज्ञान प्रबंधन काम में सभी का जिम्मेदारी है, लेकिन यह ज्ञान प्रबंधक की भूमिका है कि सुनिश्चित करें कि सभी उस जिम्मेदारी को निभा सकें। वे ज्ञान को व्यवस्थित और वितरित रखने के मूल सिद्धांतों में मदद कर सकते हैं। हालांकि, इसके लिए काम करना आवश्यक है, प्रबंधकों और अन्य कर्मचारियों को उस जानकारी के निर्माण के ब्लॉकों को योगदान करने के लिए इच्छुक होना चाहिए।

यह पूरी तरह से संभव है कि इसके लिए, आपको अपने संगठन में कुछ परिवर्तन करने की आवश्यकता हो। लेकिन चिंता न करें, हम इसमें थोड़ी देर में चर्चा करेंगे।

टीम के सदस्यों से उनकी ज्ञान प्रबंधन आवश्यकताओं के बारे में बात करें

आपकी टीमें ज्ञान प्रबंधक से क्या देखना चाहती हैं? उदाहरण के लिए, एचआर आपकी सामग्री की सामग्री को फिर से विकसित करना चाह सकता है, और बिक्री अपने संभावनाओं को व्यवस्थित करने का एक बेहतर तरीका चाह सकती है। उनकी जो भी आवश्यकताएँ हों, जानने का एकमात्र तरीका पूछना है।

जैसा हमने पहले कहा था, हम चाहते हैं कि आपका नया ज्ञान प्रबंधक ऐसा न लगे कि वे समुद्र उबाल रहे हैं, इसलिए प्राथमिकता महत्वपूर्ण है। सोचिए कि एक ज्ञान प्रबंधक वास्तव में सबसे प्रभावी परिवर्तन करने के लिए टीम से सही प्रश्न पूछकर ऐसा कर सकता है।

आपके समर्थन एजेंटों के लिए दिन को और आसान बनाने के लिए क्या होगा? क्या आप ग्राहक अनुभव में सुधार करने के लिए आंतरिक रूप से कुछ कर सकते हैं? इंजीनियरिंग टीम को कोड तेजी से शिप करने में क्या मदद करेगा? जब आप उन चीजों पर ध्यान केंद्रित करते हैं जिनसे सबसे अधिक प्रभाव हो सकता है, तो अपने ज्ञान प्रबंधक को सही तरह से शुरू करना आसान हो जाता है।

एक स्वागत योग्य वातावरण बनाएं

आपकी कंपनी के ज्ञान आधार में योगदान देने के लिए कठिनाई होगी जब आप सप्ताह के लिए ओवरबुक होंगे और जब आपका प्रबंधक आपको परियोजना कार्य पर नहीं देखता है, तो वे आपको फिर से देखेंगे। काफी समय, ज्ञान-संचालित कार्यस्थल में स्विच करना अक्सर अधिक सांस्कृतिक परिवर्तनों से संबंधित होता है। यदि आप वास्तव में अपने ज्ञान प्रबंधक को सफलता के लिए स्थापित करना चाहते हैं, तो सभी के लिए एक साथ काम करना आसान बनाएं।

प्रबंधकों और टीम के सदस्यों के साथ यह अपेक्षा तय करें कि ज्ञान प्रबंधन वैकल्पिक गतिविधि नहीं है। एक प्रभावी ज्ञान प्रबंधन के लिए हर किसी को योगदान देने के लिए समय और प्रयास लेना होगा।

भयावह फिल्मों के नियम कार्य स्थितियों पर लागू होते हैं, जितना आप सोचते हैं उससे अधिक।

हर किसी को ज्ञान बनाने और व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक समय दें। आपको लोगों को अपने ज्ञान आधार में जोड़ने और सुधारने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए हर दिन घंटे अलग नहीं करने की आवश्यकता है। सिर्फ सभी को बदलाव करने और नई जानकारी जोड़ने के लिए 15-30 मिनट देना पर्याप्त हो सकता है।

क्या आप वास्तव में अपने ज्ञान प्रबंधक के दिन को आसान बनाना चाहते हैं? उन्हें विभिन्न विषयों और टीमों पर अपने ज्ञान चैंपियन की पहचान करने में मदद करें। वे आपके ज्ञान प्रबंधक और आपके ज्ञान आधार का निर्माण करने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाएंगे।

उन्हें सही प्रौद्योगिकी के साथ स्थापित करें

आपका ज्ञान प्रबंधक बहुत सारी विरासत जानकारी को साफ करने के लिए होगा। उनके लिए चीजों को आसान बनाने के लिए उन्हें बताएं कि आपके कंपनी में वर्तमान में जानकारी के विभिन्न क्षेत्र कैसे हैं। विभिन्न टीमों के प्रबंधकों को शामिल करें ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आप कोई भी पत्थर अनछुआ नहीं छोड़ते हैं।

यह जानना कि आपकी जानकारी कहाँ है, सही उपकरण और एकीकरण खोजने में अधिक आसान बना सकता है। एक बार जब आप यह जान लें, तो आप वास्तव में एक महान ज्ञान आधार का उपयोग करना शुरू कर सकते हैं।