हर संगठन ज्ञान साझा करने की कमी से सामना करता है। यहाँ शीर्ष 8 तरीकों का उल्लेख है जिनसे ज्ञान छुपाया जा सकता है और इसके बजाय ज्ञान साझा किया जा सकता है।
कोई संगठन की जान है। यह संसाधन, प्रक्रियाएँ, और गुप्त मसाला है जो किसी कंपनी को चलाता है। यह वह प्रलेखन और जानकारी है जिस पर हम सभी अपने काम करने के लिए निर्भर हैं। इसके महत्व के बावजूद, आंतरिक ज्ञान अक्सर अधिक उत्कृष्ट नहीं होता है, क्योंकि कई संगठन एक ठोस आलोचनाहीन ज्ञान प्रबंधन दृष्टिकोण के परिणामों को नहीं देख पाते। वे मानतें हैं कि जो कुछ भी “समाधान” — या उसकी अभाव — उनके पास है, वह पर्याप्त है। हम यहां आपको बताने आए हैं कि ऐसा मामला नहीं है। हर संगठन ज्ञान दोष प्रबंधन के प्रति अत्यधिक संक्रांत है, और प्रभाव जो वे प्रकट होने से अधिक हैं।
क्या आपके संगठन को एक ज्ञान समस्या नहीं है? फिर सोचें।
यहां टॉप 8 संकेतक हैं जिनसे आपके संगठन को ज्ञान साझा संस्कृति से लाभ होगा:
आपको यह नहीं पता कि जो कुछ भी आपको उपलब्ध हो रहा है, क्या हाल ही में अपडेट किया गया है
आपको एक के बाद एक अलग-अलग स्थानों पर खोजना पड़ता है ताकि आप जो देख रहे हैं, वह ढूंढ सकें
यह केवल किसी विषय विशेषज्ञ के सिर में है
यह एक प्रणाली में कायम है जिसका पहुंच सभी को है
आपका ज्ञान निष्क्रिय, नकारात्मक नहीं है
गैर-आधिकृत ज्ञान को नहीं पकड़ा जाता
यह एक स्थिर दस्तावेज़ों में है जो काम करने और अपडेट करने के लिए कठिन होता है
आप नहीं जानते कि कौन सा ज्ञान प्रभावी रूप से प्रयोग हो रहा है
1. आपको यह नहीं पता कि जो कुछ भी आपको उपलब्ध हो रहा है, क्या हाल ही में अपडेट किया गया है
यह महत्वपूर्ण है कि आप उपयोग कर रहे संसाधन सही और अप-टू-डेट हैं। अगर आप डॉक्यूमेंट की जांच करने में समय बिताते हैं ताकि पता चले कि वे सबसे हाल ही की संस्करण हैं — या बुरा तो बाहरी संसाधन शेयर कर रहे हैं — तो आपको एक ज्ञान समस्या है। एक फोल्डर या फ़ाइल नामित अनुक्रमणिका पर भरोसा करना केवल संस्करण नियंत्रण के बारे में अनिश्चितता बढ़ाता है, और सुनिश्चित नहीं करता कि संसाधन के भीतर ज्ञान हाल ही में अपडेट किया गया है। जब उपयोगकर्ता आपके सिस्टम में जानकारी पर विश्वास कर नहीं सकते, तो वे इसका उपयोग नहीं करेंगे। इससे उन्हें किसी अन्य से पूछने में सहायता लेने में आसानी हो जाती है कि क्या उन्होंने पाया है, वास्तव में, सटीक है।
एक ज्ञान प्रबंधन समाधान के बिना, आप आखिरकार देख सकते हैं कि एक फ़ाइल कितनी अख़िरी बार अपडेट की गई थी, लेकिन यह उसे देखने जैसा नहीं है कि कोई सहकर्मी सत्यापित कर चुका है कि जानकारी ‘विश्वसनीय’ है। उदाहरण के लिए, गुरु लेखकों को उनके द्वारा निर्मित जानकारी के लिए ज़िम्मेदार रखता है। अगर कोई गुरु में ज्ञान जोड़ता है, तो उसका नाम उसके साथ जुड़ जाता है और वह सुनिश्चित करने के लिए उत्तरदाता बन जाता है कि माहिती सही है एक सेट कैडेंस पर। एक ज्ञान समाधान के साथ, उपयोगकर्ताओं को नहीं पता कि जो कुछ उन्होंने पाया है, क्या हाल ही में हुआ है; उन्हें सुनिश्चित है कि किस संसाधन परिपूर्ण हो गया था और किस द्वारा आख़िरी बार सत्यापित किया गया था। अपने ज्ञान में विश्वास जगाना आपके सहयोगियों को आत्मविश्�िस�ा से काम करने की हिम्मत देगा।
2. आपको अलग-अलग गंतव्यों की खोज करनी होगी ताकि आप जो ढूंढ रहे हैं उसे पा सकें
आपकी कम्पनी के संसाधनों के लिए एक सार्वजनिक खोज सुविधा के साथ एक सार्वजनिक घर के बिना, ज्ञान की खोज हमेशा अक्षमता में एक क्रिया रहेगी। आप जानते हैं कि एक विशिष्ट जानकारी का अस्तित्व कहीं होता है, लेकिन आपको यहँ पर नहीं पता होता कि कहाँ। आपके पास मन में किसी खोज के लिए एक कीवर्ड या टुकडा होता है, लेकिन बिना यह पता लगाए कि जानकारी कहाँ है, आपको अपने डेस्कटॉप, इनबॉक्स, स्लैक, अपनी फ़ाइल होस्टिंग सेवा और किसी अन्य ऑनलाइन भंडार के लिए खोज की तैयारी करनी पड़ती है जहाँ ज्ञान मौजूद होता है।
जब आपकी सभी जानकारी एक जगह में होती है, तो आप जिसे ढूंढ रहे हैं उसे ढूंढने के लिए एक खोज काफी है। और केवल किसी भी खोज, बल्कि उसके अंदरीस्थान में वह एप्लिकेशन जिसमें आप पहले से ही काम कर रहे हैं। यहाँ तक कि आप किसी भी साइट पर हों, Guru की तरह का एक ब्राउज़र एक्सटेंशन आपके साथ है, जो आपसे उस जानकारी प्रदान करने के लिए आपकी खोज कर रहा है जो आप चाहते हैं। यही सच है स्लैक के लिए। एक साधारण स्लैक क्रिया गुरु बॉट को यह जानकारी प्रदान करने के लिए उत्तेजित करती है जो आप ढूंढ रहे हैं अपने स्लैक एप्लिकेशन के अंदर। एक से अधिक गंतव्यों में एक बार से अधिक खोजने का समय व्यर्थ नहीं करना भर है।
विषय विशेषज्ञ (SMEs) मानव ज्ञानकोशों की तरह होते हैं। वे अपने विशेषज्ञता के क्षेत्रों को इतनी संदर्भानुसार जानते हैं कि वही सोर में किसी भी प्रश्न का उत्तर दे सकते हैं। दुर्भाग्य से, अधिकांश SMEs होते हैं
अपने साथी को उनके काम में संजाने के लिए वे पैसे नहीं मिलते हैंमुख्यतः अपने कार्य से जुड़ी महत्वपूर्ण काम होती है और समस्त परियोजनाओं को उनकी सहायता का सवाल करने के लिए ठिकाना देने के लिए उनकी हरकतें वास्तविक मूल्य प्रदान करने से मना करती हैं। सामान्यत: उनके पास अपने कार्य का महत्वपूर्ण काम होता है और सहकर्मियों से प्रश्नों के उत्तर देने के लिए रुका देना उन्हें वास्तविक मूल्य का प्रदर्शन करने से विचलित करता है। हमने पहले ग्राहकों की मदद की है, और मूल्यवान SMEs को ऐसे केवल समय खर्च करने की कीमत लगाती है जब उन्हें पुनरावृत्ति प्रश्नों के उत्तर देने में समय खर्च करने के लिए अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए डरा दिलाने वाला है। हजारों डॉलर हर सप्ताह व्यर्थ है संकेत।
ज्ञान प्रबंधन समाधान SMEs को उनकी विशेषज्ञता को एक ऑनलाइन स्रोत में जो सभी प्रकार का अपडेट और संपादन किया जा सकता है डालने की संविधानित है। इस तरह, जब टीम के सदस्यों के पास प्रश्न हो, उन्हें जवाब के लिए सीधे स्रोत पर जा सकते हैं बिना वास्तविक स्रोत को परेशान करने की आवश्यकता के। और इसके अतिरिक्त, गुरु की तरह की एक सत्यापन सुविधा उपयोगकर्ताओं को बताती है कि उपलब्ध जानकारी पर विश्वास है और नवीनीकरण की आवश्यकता को हटा देती है किसी भी समय में डबल चेक करने की।
4. यह एक सिस्टम में भरी होती है जिसका पहुंच सभी के पास नहीं है
संगठन विकसित होते हैं और व्यक्तिगत टीमें अपनी अपनी प्रक्रियाएं विकसित करती हैं, अक्सर विभाजन होता है जब भिन्न उपकरण स्वीकृत होते हैं। शायद आपकी मार्केटिंग टीम फाइलें Dropbox में रखती है, लेकिन आपकी उत्पाद टीम केवल Trello में काम करती है। ग्राहक-फेसिंग प्रतिनिधियों को इन दोनों टीमों से जानकारी तक पहुंच की आवश्यकता होती है, लेकिन शायद उनकी लॉगिन नहीं होती है। इसके परिणामस्वरूप वे अन्य टीमों पर निर्भर रहते हैं, जब जरूरत होती है तो वे अपनी आवश्यकता की जानकारी को प्राप्त करने में असमर्थ रहते हैं।
अपनी सभी टीम की संसाधनों को एक ही स्थान पर होस्ट करना एक मजबूत आंतरिक ज्ञान नेटवर्क बनाता है और व्यक्तियों को उनके काम के लिए जो जानकारी चाहिए वह खुद ही प्राप्त करने की शक्ति प्रदान करता है बिना दूसरों को तकलीफ देने के। गुरु पर, हमारी सभी टीमें अपने संसाधनों को गुरु में रखती हैं, और हम सभी साझा ज्ञान से लाभान्वित होते हैं। हमारे ग्राहक-सामने की टीमों को ऐसी महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुंच है जो मार्केटिंग, इंजीनियरिंग, और नीति व अनुपालन से भी सम्पत्ति मिलती है। प्रतिनिधियों को जल्दी से जो जानकारी चाहिए उसे प्राप्त करने में सहायक बनाना महत्वपूर्ण है, विशेष रूप से जब ग्राहक और संभावनाएँ लाइन पर इंतजार कर रहे हैं। प्रतिनिधि और ग्राहकों के लिए ज्ञान की कमी प्रतिकूल है।
जितनी अधिक जानकारी आपकी टीम को पहुंचाने का अधिकार है, उससे मजबूत होकर वे सभी अनुरोधों को तेजी से और कुशलतापूर्वक सेवा देने के लिए होंगे।
5. आपका ज्ञान निष्क्रिय है, न कार्यात्मकैक।
शायद आपका ज्ञान अच्छी तरह से संगठित है। आप अपने फोल्डर संरचना के साथ संतुष्ट हैं और सोचते हैं कि आपके संसाधनों को लोगों के लिए आसान पा लेना है। लेकिन यही काम है: लोगों को इसे खोजने के लिए इंतजार में रखना। निष्क्रिय ज्ञान बेस को खोजना ठीक है जब आपके पास एक विशिष्ट परिणाम की छवि है, लेकिन क्या है जब आप सही रूप से यह नहीं जानते कि आपको क्या आवश्यक है? पारंपरिक खोज के साथ, आप अपने खोज शब्दों की मर्यादाओं से परिमित होते हैं। यदि एक बिक्री प्रतिनिधि को पता है कि आपके ज्ञान भंडार में एक विशेष मामला उनके संरक्षण के लिए मदद करेगा, तो वह उस मामला का खोज करेगा और उसे आगे भेजेगा। लेकिन यदि उन्हें पता नहीं है कि उसी विषय पर उनके साथ समझौता करने के लिए एक पुराने ब्लॉग पोस्ट भी है, तो क्या? जैसे ही, वह ब्लॉग पोस्ट निकट संबंधित है, लेकिन एक मामूली मामले के लिये एक खोज के लिए दिखाई नहीं देगा, और आपके बिक्री प्रतिनिधि ने एक महत्वपूर्ण अवसर चूक दिया।
एआई द्वारा संचालित ज्ञान प्रबंधन समाधान निष्क्रिय से सक्रिय लेता है। गुरु में, हम कहना चाहेंगे कि हम सामयिक ज्ञान के व्यापक व्यवसाय में नहीं हैं, बल्कि ज्ञान को उपयोगी बनाने में। हम मानते हैं कि जानकारी को सिर्फ आपके ज्ञान भंडार में नहीं जीना चाहिए; यह आपको जब आवश्यकता हो और आपको बुद्धिमानी से काम करने में सहायता करना चाहिए। गुरु की एआई सुझाव प्रौद्योगिकी आपके मौजूदा कार्यप्रणाली में सीधे लागू गतिज्ञान प्रदान करती है, जो कि आपकी वेब पृष्ठ से प्राप्त संदर्भ की दृष्टि से है। यदि आप किसी विशेष सुविधा के बारे में ईमेल लिख रहे हैं, तो एआई सुझाव उस सुविधा के प्रति बोलेगा। गुरु की एआई समय समय पर बुद्धिमान और संगठनात्मक पैटर्न सीखने से होती है, जिससे हर ज्ञान प्रदान किया गया होता है, उपयुक्त और सहायक होता है। ज्ञान सरफेसिंग लेगवर्क करने से, मानव उनके सर्वोत्तम क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करने में छूट कर गए हैं: ग्राहकों को आनंदित करने की जो कुछ वे सबसे अच्छा करते हैं।
प्स्त! गुरु का ज्ञान डायग्नोस्टिक उसे पता लगाने के लिए कि आपका ज्ञान बेस सक्रिय है या निष्क्रिय।
6. अनौपचारिक ज्ञान पकड़ा नहीं जाता है
ज्ञान प्रबंधन के बारे में सोचते समय, साधारणत: सोच में आने वाला ज्ञान वह है जो आम तौर से मानव संगठनों जैसे मार्केटिंग द्वारा व्यापक प्रसार के लिए ब्लॉग पोस्ट, मामला अध्ययन और एक शीट जैस...्णातियों से प्रेरित होकर बनाई गई है। साधारण ज्ञान एक किस्म का ज्ञान है, जिसे अक्सर अनदेखा किया जाता है। लेकिन साक्षात्कारी ज्ञान केवल उस जानकारी का एक हिस्सा है जो एक प्रभावी ज्ञान-आधार तैयार करता है। अनौपचारिक ज्ञान भी बहुत महत्वपूर्ण है, लेकिन यह अक्सर अनदेखा कर दिया जाता है। अनौपचारिक ज्ञान में चीजें शामिल हैं जैसे काम-परामर्श और व्यक्तियों द्वारा प्राप्त अनुभव जो अक्सर बातचीतों और बातचीतों से होते हैं।
उदाहरण के लिए, एक नया बर्दाश्त एक विशेष प्रक्रिया के बारे में एक सवाल पूछने के लिए अपने प्रबंधक को एक स्लैक भेजता है, और उसका प्रबंधक एक समझदार उत्तर लिखता है। तब प्रबंधक को यह लगता है कि अगर उसके नए बर्दाश्त को यह सवाल था, तो आसान है कि दूसरे नए बर्दाश्त भी उसी सवाल को पूछें। उसने गुरु का स्लैक बॉट उपयोग करके अपने टाइप किए गए जवाब को गुरु में सहेजने का उपयोग किया, जो सभी कर्मचारियों को उन उत्तरों तक पहुंचाता है जिन्होंने उस समय लगाया था। उस बातचीत को एक कर्मचारी की मदद करने के बजाय और फिर एक लंबे समय तक चलने वाले स्लैक धागे में खो जाने के बजाय, गुरु बॉट उपयोगकर्ताओं को अनौपचारिक ज्ञान को सहेजने की शक्ति देता है, जिसे सभी कर्मचारियों के लिए उपयोगी बनाता है।
अपनी टीम को अनौपचारिक ज्ञान को आक्रांत करने के एक साधन देना नेटवर्क निर्माण के लिए महत्वपूर्ण है। चाहे वह ज्ञान किसी बाहरी बातचीत से आए या किसी आंतरिक चैट से, उस जानकारी को एक ज्ञान नेटवर्क में जल्दी से जोड़ने की क्षमता सहायक होगी। व्यक्तियों को एक रोचक जानकारी साझा करने का एक माध्यम देना आपकी टीम की जिस्मत को कई गुना बढ़ा देगा।
7. यह स्थिर दस्तावेजों में रहता है जो काम करने और अपडेट करने के लिए बेढ़ड़ होते हैं
आपने यह कर लिया है: आपने उस सट्ट का सट्ट किया है जिसे आप खोज रहे थे। एकमात्र समस्या यह है, वह 20 पन्ने की पीडीएफ में रहता है। या एक स्लाइड डेक। आपको जिस तथ्य की आवश्यकता है, सिर्फ वह निकालने के लिए आपको फ़ाइल डाउनलोड करने, एक नई एप्लिकेशन खोलने, सभी पेज या स्लाइड के माध्यम से चलना, और फिर आपको आवश्यक जानकारी कॉपी करनी है। पी.डी.एफ या पी.पी.टी.टी.सहित क्लंकी दस्तावेजों में जानकारी स्टोर करना बिट्स और टुकड़ों तक पहुंचना कठिन बना देता है। वह फाइल टाइप भी स्थिर हैं और बहुत आसान संपादन योग्य नहीं हैं। यदि उस पूरी कोशिश के बाद एक स्टेट ढूंढ़ने गए पता चलता है कि वह एक स्रोत से उद्धरण दे रहे हैं 2015? उस पी.डी.एफ को अपडेट करने के लिए, आपको यह तय करना होगा कि संसाधन किसका है, फिर उस व्यक्ति को खोजना और उससे आपको फाइल संपादित करने के लिए कहना होगा।
एक मॉड्यूलर ज्ञान संरचना आपको सभी जानकारी जो आपको आवश्यक है को पहुंचने में साहायक है। पी.डी.एफ से आवश्यक डेटा निकालने के लिए आपकी टीम को सरलता से कॉपी-पेस्ट के लिए सभी महत्वपूर्ण विषय, तथ्य और आँकड़े बुलेट आउट किये जा सकते हैं। जानकारी को गतिशील स्वरूप में संगठित करने से उपयोगकर्ताओं को आसानी से वह मिलेगा जो उन्हें चाहिए और एसएमई को सामग्री अपडेट करने में आसानी होगी। 2015 से वह स्टैट समझते हो? एक गुरु जैसे मॉड्यूलर संरचना का उपयोग करते हुए, आप गुरु में ज्ञान पर सत्यापन का अनुरोध कर सकते हैं और उस एसएमई को सूचित किया जाएगा जिसने लिखा है कि वे नया है कि कुछ उनके लिखा हुआ अब पुराना है। वे एक नया स्थिति जोड़ सकते हैं और समस्या हल हो जाती है, किसी पीडीएफ संपादन की आवश्यकता नहीं है। और उन मामलों के लिए जहां मानक माध्यमों की जरूरत होती है जैसे पीडीएफ और पीपीटीसी, गुरु आपको दस्तावेज़ को भी एंबेड करने की अनुमति देता है।
8. आप नहीं जानते कि कौन सी जानकारी प्रभावी तरीके से उपयोग की जा रही है
आपके संगठन में उपलब्ध संसाधनों के बढ़ते आसपास, आप कैसे निश्चित हो सकते हैं कि वह दस्तावेज़ जिसे आपने चुना है, वह काम के लिए सबसे अच्छा है? क्या आपके पास उन संसाधनों और धनराशियों का पता है जो अवसरों पर प्रभाव डालते हैं? क्या आपके पास भी है कि आपके सहयोगियों ने कौन सी सामग्री के साथ सफलता प्राप्त की है? क्या आपकी मार्केटिंग टीम संसाधन पर ROI की गणना कर सकती है जो वह बना रही है?
आपके ज्ञान का कैसे उपयोग किया जा रहा है उसमें एनालिटिक्स कर रहे हैं जो उस ज्ञान को आपके लिए अधिक परिपूर्ण प्रयोगी बनाता है। Guru के एनालिटिक्स, उदाहरण के लिए, आप देख सकते हैं कि कौन सी ज्ञान अधिक बार देखा जा रहा है, कॉपी किया जा रहा है, और संभावित और ग्राहकों को भेजा गया है। आप संबंधित संकेतकों पर संसाधन वापस सकर सकते हैं और समझ सकते हैं कि कौन सी सामग्री व्यापार उद्देश्यों पर प्रभाव डाल रही है। एक गतिविधि लॉग भी है जिसमें दर्शाया गया है कि आपके सहयोगियों ने कौन से संसाधन भेजे हैं। विशिष्ट ग्राहकों के लिए बिक्री प्रतिनिधियों द्वारा उपयोग किए जा रहे सामग्रियों को देखने से बिक्री की रणनीतियों को सूचित कर सकता है। यदि किसी और की संभावना इंडस्ट्री X में एक विशेष दस्तावेज़ खोला, तो शायद एक और सहयोगी की संभावना इंडस्ट्री X में उस दस्तावेज़ में मूल्य देखेगी।
मार्केटिंग टीम गुरु विश्लेषिकी से समझ पा सकती है। ज्ञात होना कि कौन से संसाधन सबसे अधिक प्रयोग हो रहे हैं, इससे साक्षात्कारी को प्राप्त होने वाला मूल्यपूर्ण अंदाज देता है कि प्रतिनिधियों को टिकट और सौदों को बंद करने के लिए क्या चाहिए। गुरु उन खोजोँ की विश्लेषिकी भी प्रदान करता है जो कोई परिणाम नहीं दे रहीं हों। देखकर कि कई प्रतिनिधियों ने “सुरक्षा” के लिए खोजी है, मार्केटिंग को यह बताता है कि आपकी कंपनी की सुरक्षा नीतियों के बारे में जानकारी की आवश्यकता है। आपके ज्ञान के साथ संबंध दोनों ओर से हो सकता है; इसे यह बताने दें कि यह कहाँ सफल हो रहा है और कहाँ अभाव है।
जानें क्यों आपको अपनी ज्ञान प्रबंधन रणनीति पुनर्विचार करने की आवश्यकता है
क्या आपको लगता है कि आपकी संगठन ज्ञान समस्या नहीं है? कोई कंपनी वृद्धि में तब्दील हुई मुश्किलात से मुक्त नहीं है जो एक ज्ञान प्रबंधन समाधान को लागू करने की आवश्यकता को उत्पन्न करती है। अगर आपकी कंपनी वृद्धि कर रही है और नवाचार कर रही है, यदि आपके एसएमई का समय बेहद मूल्यवान है, यदि आपके पास खुश करने वाले ग्राहक हैं, तो आपको एक ज्ञान प्रबंधन समाधान की आवश्यकता है। आपकी कंपनी के संसाधनों को अत्यधिक उपयोगी और क्रियात्मक बनाने के लिए तालिकिय सम्मान में मापनीय मूल्य होता है। जब आपके संगठन के जीवन के लिए खीर वधु मिलने आए, तो बस 'ठीक अब हो रहा है' के लिए संतुष्ट न हों। जानें एक गुरु जैसे ज्ञान प्रबंधन समाधान कैसे आपके संगठन के ज्ञान का प्रबंधन करने में मदद कर सकता है और राजस्व द्वारा प्रेरित करता है।
कोई संगठन की जान है। यह संसाधन, प्रक्रियाएँ, और गुप्त मसाला है जो किसी कंपनी को चलाता है। यह वह प्रलेखन और जानकारी है जिस पर हम सभी अपने काम करने के लिए निर्भर हैं। इसके महत्व के बावजूद, आंतरिक ज्ञान अक्सर अधिक उत्कृष्ट नहीं होता है, क्योंकि कई संगठन एक ठोस आलोचनाहीन ज्ञान प्रबंधन दृष्टिकोण के परिणामों को नहीं देख पाते। वे मानतें हैं कि जो कुछ भी “समाधान” — या उसकी अभाव — उनके पास है, वह पर्याप्त है। हम यहां आपको बताने आए हैं कि ऐसा मामला नहीं है। हर संगठन ज्ञान दोष प्रबंधन के प्रति अत्यधिक संक्रांत है, और प्रभाव जो वे प्रकट होने से अधिक हैं।
क्या आपके संगठन को एक ज्ञान समस्या नहीं है? फिर सोचें।
यहां टॉप 8 संकेतक हैं जिनसे आपके संगठन को ज्ञान साझा संस्कृति से लाभ होगा:
आपको यह नहीं पता कि जो कुछ भी आपको उपलब्ध हो रहा है, क्या हाल ही में अपडेट किया गया है
आपको एक के बाद एक अलग-अलग स्थानों पर खोजना पड़ता है ताकि आप जो देख रहे हैं, वह ढूंढ सकें
यह केवल किसी विषय विशेषज्ञ के सिर में है
यह एक प्रणाली में कायम है जिसका पहुंच सभी को है
आपका ज्ञान निष्क्रिय, नकारात्मक नहीं है
गैर-आधिकृत ज्ञान को नहीं पकड़ा जाता
यह एक स्थिर दस्तावेज़ों में है जो काम करने और अपडेट करने के लिए कठिन होता है
आप नहीं जानते कि कौन सा ज्ञान प्रभावी रूप से प्रयोग हो रहा है
1. आपको यह नहीं पता कि जो कुछ भी आपको उपलब्ध हो रहा है, क्या हाल ही में अपडेट किया गया है
यह महत्वपूर्ण है कि आप उपयोग कर रहे संसाधन सही और अप-टू-डेट हैं। अगर आप डॉक्यूमेंट की जांच करने में समय बिताते हैं ताकि पता चले कि वे सबसे हाल ही की संस्करण हैं — या बुरा तो बाहरी संसाधन शेयर कर रहे हैं — तो आपको एक ज्ञान समस्या है। एक फोल्डर या फ़ाइल नामित अनुक्रमणिका पर भरोसा करना केवल संस्करण नियंत्रण के बारे में अनिश्चितता बढ़ाता है, और सुनिश्चित नहीं करता कि संसाधन के भीतर ज्ञान हाल ही में अपडेट किया गया है। जब उपयोगकर्ता आपके सिस्टम में जानकारी पर विश्वास कर नहीं सकते, तो वे इसका उपयोग नहीं करेंगे। इससे उन्हें किसी अन्य से पूछने में सहायता लेने में आसानी हो जाती है कि क्या उन्होंने पाया है, वास्तव में, सटीक है।
एक ज्ञान प्रबंधन समाधान के बिना, आप आखिरकार देख सकते हैं कि एक फ़ाइल कितनी अख़िरी बार अपडेट की गई थी, लेकिन यह उसे देखने जैसा नहीं है कि कोई सहकर्मी सत्यापित कर चुका है कि जानकारी ‘विश्वसनीय’ है। उदाहरण के लिए, गुरु लेखकों को उनके द्वारा निर्मित जानकारी के लिए ज़िम्मेदार रखता है। अगर कोई गुरु में ज्ञान जोड़ता है, तो उसका नाम उसके साथ जुड़ जाता है और वह सुनिश्चित करने के लिए उत्तरदाता बन जाता है कि माहिती सही है एक सेट कैडेंस पर। एक ज्ञान समाधान के साथ, उपयोगकर्ताओं को नहीं पता कि जो कुछ उन्होंने पाया है, क्या हाल ही में हुआ है; उन्हें सुनिश्चित है कि किस संसाधन परिपूर्ण हो गया था और किस द्वारा आख़िरी बार सत्यापित किया गया था। अपने ज्ञान में विश्वास जगाना आपके सहयोगियों को आत्मविश्�िस�ा से काम करने की हिम्मत देगा।
2. आपको अलग-अलग गंतव्यों की खोज करनी होगी ताकि आप जो ढूंढ रहे हैं उसे पा सकें
आपकी कम्पनी के संसाधनों के लिए एक सार्वजनिक खोज सुविधा के साथ एक सार्वजनिक घर के बिना, ज्ञान की खोज हमेशा अक्षमता में एक क्रिया रहेगी। आप जानते हैं कि एक विशिष्ट जानकारी का अस्तित्व कहीं होता है, लेकिन आपको यहँ पर नहीं पता होता कि कहाँ। आपके पास मन में किसी खोज के लिए एक कीवर्ड या टुकडा होता है, लेकिन बिना यह पता लगाए कि जानकारी कहाँ है, आपको अपने डेस्कटॉप, इनबॉक्स, स्लैक, अपनी फ़ाइल होस्टिंग सेवा और किसी अन्य ऑनलाइन भंडार के लिए खोज की तैयारी करनी पड़ती है जहाँ ज्ञान मौजूद होता है।
जब आपकी सभी जानकारी एक जगह में होती है, तो आप जिसे ढूंढ रहे हैं उसे ढूंढने के लिए एक खोज काफी है। और केवल किसी भी खोज, बल्कि उसके अंदरीस्थान में वह एप्लिकेशन जिसमें आप पहले से ही काम कर रहे हैं। यहाँ तक कि आप किसी भी साइट पर हों, Guru की तरह का एक ब्राउज़र एक्सटेंशन आपके साथ है, जो आपसे उस जानकारी प्रदान करने के लिए आपकी खोज कर रहा है जो आप चाहते हैं। यही सच है स्लैक के लिए। एक साधारण स्लैक क्रिया गुरु बॉट को यह जानकारी प्रदान करने के लिए उत्तेजित करती है जो आप ढूंढ रहे हैं अपने स्लैक एप्लिकेशन के अंदर। एक से अधिक गंतव्यों में एक बार से अधिक खोजने का समय व्यर्थ नहीं करना भर है।
विषय विशेषज्ञ (SMEs) मानव ज्ञानकोशों की तरह होते हैं। वे अपने विशेषज्ञता के क्षेत्रों को इतनी संदर्भानुसार जानते हैं कि वही सोर में किसी भी प्रश्न का उत्तर दे सकते हैं। दुर्भाग्य से, अधिकांश SMEs होते हैं
अपने साथी को उनके काम में संजाने के लिए वे पैसे नहीं मिलते हैंमुख्यतः अपने कार्य से जुड़ी महत्वपूर्ण काम होती है और समस्त परियोजनाओं को उनकी सहायता का सवाल करने के लिए ठिकाना देने के लिए उनकी हरकतें वास्तविक मूल्य प्रदान करने से मना करती हैं। सामान्यत: उनके पास अपने कार्य का महत्वपूर्ण काम होता है और सहकर्मियों से प्रश्नों के उत्तर देने के लिए रुका देना उन्हें वास्तविक मूल्य का प्रदर्शन करने से विचलित करता है। हमने पहले ग्राहकों की मदद की है, और मूल्यवान SMEs को ऐसे केवल समय खर्च करने की कीमत लगाती है जब उन्हें पुनरावृत्ति प्रश्नों के उत्तर देने में समय खर्च करने के लिए अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए डरा दिलाने वाला है। हजारों डॉलर हर सप्ताह व्यर्थ है संकेत।
ज्ञान प्रबंधन समाधान SMEs को उनकी विशेषज्ञता को एक ऑनलाइन स्रोत में जो सभी प्रकार का अपडेट और संपादन किया जा सकता है डालने की संविधानित है। इस तरह, जब टीम के सदस्यों के पास प्रश्न हो, उन्हें जवाब के लिए सीधे स्रोत पर जा सकते हैं बिना वास्तविक स्रोत को परेशान करने की आवश्यकता के। और इसके अतिरिक्त, गुरु की तरह की एक सत्यापन सुविधा उपयोगकर्ताओं को बताती है कि उपलब्ध जानकारी पर विश्वास है और नवीनीकरण की आवश्यकता को हटा देती है किसी भी समय में डबल चेक करने की।
4. यह एक सिस्टम में भरी होती है जिसका पहुंच सभी के पास नहीं है
संगठन विकसित होते हैं और व्यक्तिगत टीमें अपनी अपनी प्रक्रियाएं विकसित करती हैं, अक्सर विभाजन होता है जब भिन्न उपकरण स्वीकृत होते हैं। शायद आपकी मार्केटिंग टीम फाइलें Dropbox में रखती है, लेकिन आपकी उत्पाद टीम केवल Trello में काम करती है। ग्राहक-फेसिंग प्रतिनिधियों को इन दोनों टीमों से जानकारी तक पहुंच की आवश्यकता होती है, लेकिन शायद उनकी लॉगिन नहीं होती है। इसके परिणामस्वरूप वे अन्य टीमों पर निर्भर रहते हैं, जब जरूरत होती है तो वे अपनी आवश्यकता की जानकारी को प्राप्त करने में असमर्थ रहते हैं।
अपनी सभी टीम की संसाधनों को एक ही स्थान पर होस्ट करना एक मजबूत आंतरिक ज्ञान नेटवर्क बनाता है और व्यक्तियों को उनके काम के लिए जो जानकारी चाहिए वह खुद ही प्राप्त करने की शक्ति प्रदान करता है बिना दूसरों को तकलीफ देने के। गुरु पर, हमारी सभी टीमें अपने संसाधनों को गुरु में रखती हैं, और हम सभी साझा ज्ञान से लाभान्वित होते हैं। हमारे ग्राहक-सामने की टीमों को ऐसी महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुंच है जो मार्केटिंग, इंजीनियरिंग, और नीति व अनुपालन से भी सम्पत्ति मिलती है। प्रतिनिधियों को जल्दी से जो जानकारी चाहिए उसे प्राप्त करने में सहायक बनाना महत्वपूर्ण है, विशेष रूप से जब ग्राहक और संभावनाएँ लाइन पर इंतजार कर रहे हैं। प्रतिनिधि और ग्राहकों के लिए ज्ञान की कमी प्रतिकूल है।
जितनी अधिक जानकारी आपकी टीम को पहुंचाने का अधिकार है, उससे मजबूत होकर वे सभी अनुरोधों को तेजी से और कुशलतापूर्वक सेवा देने के लिए होंगे।
5. आपका ज्ञान निष्क्रिय है, न कार्यात्मकैक।
शायद आपका ज्ञान अच्छी तरह से संगठित है। आप अपने फोल्डर संरचना के साथ संतुष्ट हैं और सोचते हैं कि आपके संसाधनों को लोगों के लिए आसान पा लेना है। लेकिन यही काम है: लोगों को इसे खोजने के लिए इंतजार में रखना। निष्क्रिय ज्ञान बेस को खोजना ठीक है जब आपके पास एक विशिष्ट परिणाम की छवि है, लेकिन क्या है जब आप सही रूप से यह नहीं जानते कि आपको क्या आवश्यक है? पारंपरिक खोज के साथ, आप अपने खोज शब्दों की मर्यादाओं से परिमित होते हैं। यदि एक बिक्री प्रतिनिधि को पता है कि आपके ज्ञान भंडार में एक विशेष मामला उनके संरक्षण के लिए मदद करेगा, तो वह उस मामला का खोज करेगा और उसे आगे भेजेगा। लेकिन यदि उन्हें पता नहीं है कि उसी विषय पर उनके साथ समझौता करने के लिए एक पुराने ब्लॉग पोस्ट भी है, तो क्या? जैसे ही, वह ब्लॉग पोस्ट निकट संबंधित है, लेकिन एक मामूली मामले के लिये एक खोज के लिए दिखाई नहीं देगा, और आपके बिक्री प्रतिनिधि ने एक महत्वपूर्ण अवसर चूक दिया।
एआई द्वारा संचालित ज्ञान प्रबंधन समाधान निष्क्रिय से सक्रिय लेता है। गुरु में, हम कहना चाहेंगे कि हम सामयिक ज्ञान के व्यापक व्यवसाय में नहीं हैं, बल्कि ज्ञान को उपयोगी बनाने में। हम मानते हैं कि जानकारी को सिर्फ आपके ज्ञान भंडार में नहीं जीना चाहिए; यह आपको जब आवश्यकता हो और आपको बुद्धिमानी से काम करने में सहायता करना चाहिए। गुरु की एआई सुझाव प्रौद्योगिकी आपके मौजूदा कार्यप्रणाली में सीधे लागू गतिज्ञान प्रदान करती है, जो कि आपकी वेब पृष्ठ से प्राप्त संदर्भ की दृष्टि से है। यदि आप किसी विशेष सुविधा के बारे में ईमेल लिख रहे हैं, तो एआई सुझाव उस सुविधा के प्रति बोलेगा। गुरु की एआई समय समय पर बुद्धिमान और संगठनात्मक पैटर्न सीखने से होती है, जिससे हर ज्ञान प्रदान किया गया होता है, उपयुक्त और सहायक होता है। ज्ञान सरफेसिंग लेगवर्क करने से, मानव उनके सर्वोत्तम क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करने में छूट कर गए हैं: ग्राहकों को आनंदित करने की जो कुछ वे सबसे अच्छा करते हैं।
प्स्त! गुरु का ज्ञान डायग्नोस्टिक उसे पता लगाने के लिए कि आपका ज्ञान बेस सक्रिय है या निष्क्रिय।
6. अनौपचारिक ज्ञान पकड़ा नहीं जाता है
ज्ञान प्रबंधन के बारे में सोचते समय, साधारणत: सोच में आने वाला ज्ञान वह है जो आम तौर से मानव संगठनों जैसे मार्केटिंग द्वारा व्यापक प्रसार के लिए ब्लॉग पोस्ट, मामला अध्ययन और एक शीट जैस...्णातियों से प्रेरित होकर बनाई गई है। साधारण ज्ञान एक किस्म का ज्ञान है, जिसे अक्सर अनदेखा किया जाता है। लेकिन साक्षात्कारी ज्ञान केवल उस जानकारी का एक हिस्सा है जो एक प्रभावी ज्ञान-आधार तैयार करता है। अनौपचारिक ज्ञान भी बहुत महत्वपूर्ण है, लेकिन यह अक्सर अनदेखा कर दिया जाता है। अनौपचारिक ज्ञान में चीजें शामिल हैं जैसे काम-परामर्श और व्यक्तियों द्वारा प्राप्त अनुभव जो अक्सर बातचीतों और बातचीतों से होते हैं।
उदाहरण के लिए, एक नया बर्दाश्त एक विशेष प्रक्रिया के बारे में एक सवाल पूछने के लिए अपने प्रबंधक को एक स्लैक भेजता है, और उसका प्रबंधक एक समझदार उत्तर लिखता है। तब प्रबंधक को यह लगता है कि अगर उसके नए बर्दाश्त को यह सवाल था, तो आसान है कि दूसरे नए बर्दाश्त भी उसी सवाल को पूछें। उसने गुरु का स्लैक बॉट उपयोग करके अपने टाइप किए गए जवाब को गुरु में सहेजने का उपयोग किया, जो सभी कर्मचारियों को उन उत्तरों तक पहुंचाता है जिन्होंने उस समय लगाया था। उस बातचीत को एक कर्मचारी की मदद करने के बजाय और फिर एक लंबे समय तक चलने वाले स्लैक धागे में खो जाने के बजाय, गुरु बॉट उपयोगकर्ताओं को अनौपचारिक ज्ञान को सहेजने की शक्ति देता है, जिसे सभी कर्मचारियों के लिए उपयोगी बनाता है।
अपनी टीम को अनौपचारिक ज्ञान को आक्रांत करने के एक साधन देना नेटवर्क निर्माण के लिए महत्वपूर्ण है। चाहे वह ज्ञान किसी बाहरी बातचीत से आए या किसी आंतरिक चैट से, उस जानकारी को एक ज्ञान नेटवर्क में जल्दी से जोड़ने की क्षमता सहायक होगी। व्यक्तियों को एक रोचक जानकारी साझा करने का एक माध्यम देना आपकी टीम की जिस्मत को कई गुना बढ़ा देगा।
7. यह स्थिर दस्तावेजों में रहता है जो काम करने और अपडेट करने के लिए बेढ़ड़ होते हैं
आपने यह कर लिया है: आपने उस सट्ट का सट्ट किया है जिसे आप खोज रहे थे। एकमात्र समस्या यह है, वह 20 पन्ने की पीडीएफ में रहता है। या एक स्लाइड डेक। आपको जिस तथ्य की आवश्यकता है, सिर्फ वह निकालने के लिए आपको फ़ाइल डाउनलोड करने, एक नई एप्लिकेशन खोलने, सभी पेज या स्लाइड के माध्यम से चलना, और फिर आपको आवश्यक जानकारी कॉपी करनी है। पी.डी.एफ या पी.पी.टी.टी.सहित क्लंकी दस्तावेजों में जानकारी स्टोर करना बिट्स और टुकड़ों तक पहुंचना कठिन बना देता है। वह फाइल टाइप भी स्थिर हैं और बहुत आसान संपादन योग्य नहीं हैं। यदि उस पूरी कोशिश के बाद एक स्टेट ढूंढ़ने गए पता चलता है कि वह एक स्रोत से उद्धरण दे रहे हैं 2015? उस पी.डी.एफ को अपडेट करने के लिए, आपको यह तय करना होगा कि संसाधन किसका है, फिर उस व्यक्ति को खोजना और उससे आपको फाइल संपादित करने के लिए कहना होगा।
एक मॉड्यूलर ज्ञान संरचना आपको सभी जानकारी जो आपको आवश्यक है को पहुंचने में साहायक है। पी.डी.एफ से आवश्यक डेटा निकालने के लिए आपकी टीम को सरलता से कॉपी-पेस्ट के लिए सभी महत्वपूर्ण विषय, तथ्य और आँकड़े बुलेट आउट किये जा सकते हैं। जानकारी को गतिशील स्वरूप में संगठित करने से उपयोगकर्ताओं को आसानी से वह मिलेगा जो उन्हें चाहिए और एसएमई को सामग्री अपडेट करने में आसानी होगी। 2015 से वह स्टैट समझते हो? एक गुरु जैसे मॉड्यूलर संरचना का उपयोग करते हुए, आप गुरु में ज्ञान पर सत्यापन का अनुरोध कर सकते हैं और उस एसएमई को सूचित किया जाएगा जिसने लिखा है कि वे नया है कि कुछ उनके लिखा हुआ अब पुराना है। वे एक नया स्थिति जोड़ सकते हैं और समस्या हल हो जाती है, किसी पीडीएफ संपादन की आवश्यकता नहीं है। और उन मामलों के लिए जहां मानक माध्यमों की जरूरत होती है जैसे पीडीएफ और पीपीटीसी, गुरु आपको दस्तावेज़ को भी एंबेड करने की अनुमति देता है।
8. आप नहीं जानते कि कौन सी जानकारी प्रभावी तरीके से उपयोग की जा रही है
आपके संगठन में उपलब्ध संसाधनों के बढ़ते आसपास, आप कैसे निश्चित हो सकते हैं कि वह दस्तावेज़ जिसे आपने चुना है, वह काम के लिए सबसे अच्छा है? क्या आपके पास उन संसाधनों और धनराशियों का पता है जो अवसरों पर प्रभाव डालते हैं? क्या आपके पास भी है कि आपके सहयोगियों ने कौन सी सामग्री के साथ सफलता प्राप्त की है? क्या आपकी मार्केटिंग टीम संसाधन पर ROI की गणना कर सकती है जो वह बना रही है?
आपके ज्ञान का कैसे उपयोग किया जा रहा है उसमें एनालिटिक्स कर रहे हैं जो उस ज्ञान को आपके लिए अधिक परिपूर्ण प्रयोगी बनाता है। Guru के एनालिटिक्स, उदाहरण के लिए, आप देख सकते हैं कि कौन सी ज्ञान अधिक बार देखा जा रहा है, कॉपी किया जा रहा है, और संभावित और ग्राहकों को भेजा गया है। आप संबंधित संकेतकों पर संसाधन वापस सकर सकते हैं और समझ सकते हैं कि कौन सी सामग्री व्यापार उद्देश्यों पर प्रभाव डाल रही है। एक गतिविधि लॉग भी है जिसमें दर्शाया गया है कि आपके सहयोगियों ने कौन से संसाधन भेजे हैं। विशिष्ट ग्राहकों के लिए बिक्री प्रतिनिधियों द्वारा उपयोग किए जा रहे सामग्रियों को देखने से बिक्री की रणनीतियों को सूचित कर सकता है। यदि किसी और की संभावना इंडस्ट्री X में एक विशेष दस्तावेज़ खोला, तो शायद एक और सहयोगी की संभावना इंडस्ट्री X में उस दस्तावेज़ में मूल्य देखेगी।
मार्केटिंग टीम गुरु विश्लेषिकी से समझ पा सकती है। ज्ञात होना कि कौन से संसाधन सबसे अधिक प्रयोग हो रहे हैं, इससे साक्षात्कारी को प्राप्त होने वाला मूल्यपूर्ण अंदाज देता है कि प्रतिनिधियों को टिकट और सौदों को बंद करने के लिए क्या चाहिए। गुरु उन खोजोँ की विश्लेषिकी भी प्रदान करता है जो कोई परिणाम नहीं दे रहीं हों। देखकर कि कई प्रतिनिधियों ने “सुरक्षा” के लिए खोजी है, मार्केटिंग को यह बताता है कि आपकी कंपनी की सुरक्षा नीतियों के बारे में जानकारी की आवश्यकता है। आपके ज्ञान के साथ संबंध दोनों ओर से हो सकता है; इसे यह बताने दें कि यह कहाँ सफल हो रहा है और कहाँ अभाव है।
जानें क्यों आपको अपनी ज्ञान प्रबंधन रणनीति पुनर्विचार करने की आवश्यकता है
क्या आपको लगता है कि आपकी संगठन ज्ञान समस्या नहीं है? कोई कंपनी वृद्धि में तब्दील हुई मुश्किलात से मुक्त नहीं है जो एक ज्ञान प्रबंधन समाधान को लागू करने की आवश्यकता को उत्पन्न करती है। अगर आपकी कंपनी वृद्धि कर रही है और नवाचार कर रही है, यदि आपके एसएमई का समय बेहद मूल्यवान है, यदि आपके पास खुश करने वाले ग्राहक हैं, तो आपको एक ज्ञान प्रबंधन समाधान की आवश्यकता है। आपकी कंपनी के संसाधनों को अत्यधिक उपयोगी और क्रियात्मक बनाने के लिए तालिकिय सम्मान में मापनीय मूल्य होता है। जब आपके संगठन के जीवन के लिए खीर वधु मिलने आए, तो बस 'ठीक अब हो रहा है' के लिए संतुष्ट न हों। जानें एक गुरु जैसे ज्ञान प्रबंधन समाधान कैसे आपके संगठन के ज्ञान का प्रबंधन करने में मदद कर सकता है और राजस्व द्वारा प्रेरित करता है।
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