Apakah ada yang lebih menyenangkan daripada meluncurkan perangkat lunak baru di tempat kerja? Kami bisa memikirkan beberapa hal: rapat jam 4:30 di sore hari Jumat dan pencabutan gigi segera terlintas dalam pikiran. 

Mari kita hadapi kenyataan: orang-orang suka mendapatkan alat baru yang memudahkan pekerjaan mereka, tetapi beralih dari satu program ke program lain bisa menjadi stres pada yang terbaik dan bencana pada yang terburuk. Inilah mengapa sangat penting untuk memiliki rencana implementasi perangkat lunak yang solid yang dapat membantu semua orang memahami perubahan perangkat lunak terbaru Anda. 

Kami tidak bermaksud untuk membanggakan diri (yaitu… mungkin sedikit), tetapi kami tahu sedikit banyak tentang cara yang benar dan salah untuk memperkenalkan program perangkat lunak baru di tempat kerja. Selain mengajarkan klien kami cara terbaik untuk meluncurkan Guru di perusahaan mereka, kami juga memiliki banyak kebutuhan perangkat lunak internal sendiri yang harus dikelola. 

Kami tidak dapat menjamin bahwa semua orang akan menyukai perangkat lunak baru Anda, namun kami dapat membantu Anda menulis rencana implementasi perangkat lunak yang layak yang dapat membuat hidup Anda lebih mudah. Berikut adalah yang perlu Anda ketahui untuk membuat rencana implementasi yang solid sendiri. 

Mengapa implementasi perangkat lunak itu penting

Apakah ada yang pernah hanya menginstal perangkat lunak baru di komputer perusahaan dan membiarkan orang hanya menggunakannya? Jika mereka melakukannya, kami meragukan mereka masih hidup untuk menceritakan kisahnya. Mengikuti arus baik untuk band jam dan kencan pertama, tetapi itu bukanlah pola pikir yang tepat untuk membuat seluruh departemen atau perusahaan memahami perangkat lunak baru. 

Apatheia dan implementasi perangkat lunak tidak cocok

Melepaskan perangkat lunak baru kepada perusahaan yang tidak siap tidak hanya akan membuat stres, tetapi juga sangat tidak efektif. Anda akan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk memperbaiki masalah, menjawab pertanyaan, dan memadamkan kebakaran yang semuanya bisa dihindari dengan sedikit perencanaan. Rencana implementasi perangkat lunak yang dipikirkan dengan baik memungkinkan Anda untuk membuat jadwal yang wajar untuk diikuti dan membantu Anda menetapkan tonggak yang dapat Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan. 

Masalah yang tidak terduga dan peluncuran perangkat lunak cenderung berjalan seiring. Untungnya, rencana implementasi Anda dapat menjadi bantuan signifikan dalam menyelesaikan masalah. Kami tidak dapat berjanji bahwa rencana implementasi Anda akan melindungi Anda dari internet yang lambat, minggu yang stres di tempat kerja, atau seseorang yang benci mempelajari teknologi baru. Meskipun begitu, kami dapat mengatakan bahwa membuat rencana implementasi memungkinkan Anda berpikir kritis tentang masalah yang mungkin muncul dan menyelesaikan masalah sebelum mereka terjadi. 

Di atas segalanya, rencana implementasi Anda membantu menyiapkan semua orang untuk sukses. Modul pelatihan, tonggak, dan FAQ yang Anda buat dirancang untuk membantu pengguna memaksimalkan perangkat lunak baru mereka. Ini juga menghemat sakit kepala besar dan membantu Anda mempertahankan sedikit lebih banyak kewarasan Anda. Dengan semua yang dipertimbangkan, kami akan menyebutnya sebagai skenario menang-menang yang jelas. 

Tips untuk implementasi perangkat lunak 

Kami telah menyampaikan alasan mengapa rencana implementasi perangkat lunak adalah bagian penting dari setiap peluncuran. Sekarang mari kita beralih dan fokus pada bagaimana Anda dapat membuat rencana implementasi yang solid sendiri. 

Tentukan kesuksesan lebih awal 

Apakah Anda sudah memiliki kesempatan untuk duduk dan memikirkan mengapa Anda membuat rencana implementasi yang menyeluruh sejak awal? Maaf, tapi "Manajer saya bilang begitu" bukan jawaban yang baik di sini. 

Rencana sikap/diet yang solid

Jika Anda ingin membuat rencana implementasi yang berhasil, pertimbangkan bagaimana Anda dapat mengukur kesuksesan. Kecuali tempat kerja Anda suka membeli perangkat lunak baru hanya untuk kesenangan semata, kami berani bertaruh bahwa Anda mencari perangkat lunak baru karena ada masalah yang perlu dipecahkan. 

Pikirkan tentang masalah apa yang seharusnya dipecahkan oleh perangkat lunak baru dan tetapkan metrik sehingga Anda dapat mengukur seberapa baik perangkat lunak tersebut menyelesaikan masalah tersebut. Melalui latihan ini dapat membantu Anda menentukan apakah Anda memilih perangkat lunak yang tepat dan apakah Anda perlu kembali ke papan gambar. 

Buat proses implementasi Anda 

Sekarang kita masuk ke inti mengapa Anda berada di sini: rencana implementasi yang sebenarnya. 

Rencana implementasi perangkat lunak yang Anda buat harus dapat mengelola harapan bagi baik manajemen maupun karyawan serta dengan jelas menguraikan kapan setiap langkah harus dilakukan. Bagian ini penting karena tidak hanya menguraikan seluruh proses Anda. Rencana yang dipikirkan dengan baik dapat membantu menghilangkan creep lingkup dan membuatnya lebih mudah untuk menjaga semua orang tetap pada jalur dan memenuhi tenggat waktu. 

Rencana implementasi Anda unik dan akan berbeda tergantung pada apa yang Anda lakukan; meskipun demikian, ada beberapa hal yang harus dimiliki oleh setiap rencana lengkap:

Informasi dasar

Anggap saja ini sebagai 5W dan 1H dari rencana Anda yang dapat Anda tunjukkan kepada pengambil keputusan mana pun agar mereka mengangguk dan berkata "oke keren". Gambarkan perangkat lunak yang Anda gunakan, alasan di balik mengapa Anda melakukan perpindahan, dan biaya terkait lainnya.

Tim implementasi

Mungkin hanya Anda, mungkin seluruh tim TI, mungkin ada seseorang dari sisi perusahaan perangkat lunak yang akan membantu transisi. Apa pun yang terlibat, pastikan Anda menguraikan siapa mereka dan tanggung jawab mereka di sini. 

Jadwal yang diharapkan

Berapa lama semua ini akan berlangsung dan kapan Anda diharapkan untuk mencapai tonggak tertentu? Ingat, rencana terbaik selalu memiliki ruang gerak dalam jadwal untuk mengantisipasi penyesuaian pada rencana Anda.  

Pekerjaan persiapan

Apa yang perlu dilakukan untuk menyiapkan sistem Anda saat ini untuk perangkat lunak baru? Beberapa orang mungkin perlu melakukan beberapa pembaruan OS, yang lain mungkin perlu mempertimbangkan peningkatan sistem secara menyeluruh. Apa pun yang Anda butuhkan, sekarang adalah waktu untuk menguraikan semuanya. 

#### Hasil yang diharapkan

Apakah perangkat lunak baru ini akan meningkatkan penjualan sebesar 15% selama 3 kuartal berikutnya? Apakah program baru ini akan menggantikan dua program lainnya yang telah Anda andalkan? Bagian ini dapat berperan penting dalam menyelaraskan para pemangku kepentingan dan menetapkan ekspektasi untuk pekerjaan. 

Masalah potensial

Di dunia yang sempurna setiap peluncuran perangkat lunak akan berjalan dengan mudah, tetapi Anda tahu kami tidak hidup di dunia yang sempurna. Pikirkan tentang apa yang mungkin perlu diperbaiki atau disesuaikan setelah perangkat lunak baru Anda diterapkan. 

Karyawan yang terdampak

Apakah program baru Anda akan digunakan oleh seluruh perusahaan, atau hanya oleh satu tim atau dua? Uraikan siapa yang paling akan terpengaruh oleh perubahan Anda di bagian ini.

Rencana pelatihan

Bagaimana semua orang akan memahami perangkat lunak baru ini? Sebutkan modul pelatihan dan sumber daya lain yang akan Anda gunakan, bersama dengan cara Anda berencana untuk mengukur kesuksesan pelatihan. 

Bersihkan data

Sangat mudah bagi bisnis untuk mengumpulkan barang-barang yang tidak mereka butuhkan. Perangkat lunak lama yang memakan memori berharga dan data yang tidak relevan selama bertahun-tahun hanyalah beberapa hal yang terlintas dalam pikiran. Untungnya bagi Anda, rencana implementasi perangkat lunak baru adalah kesempatan sempurna untuk menangani beberapa masalah ini. 

Ini adalah acara pembersihan tingkat Tanner 

Mungkin saja mengimplementasikan perangkat lunak baru Anda berarti bahwa beberapa hal lama akan ditinggalkan. Luangkan waktu untuk melakukan sedikit pembersihan musim semi dan menyingkirkan beberapa data dan program lama sebelum Anda berpindah ke sistem baru Anda. Ini memiliki bonus dari potensi untuk menciptakan peluang baru untuk mengatur informasi penting. 

Buat rencana peluncuran individu 

Tim teknik dan tim UX menggunakan program perangkat lunak baru yang sama, tetapi mereka menggunakannya untuk alasan yang sangat berbeda. HR bisa menunggu beberapa minggu atau bahkan sebulan atau dua sebelum mereka dilatih dalam program baru, tetapi penjualan perlu dilatih kemarin. 

Kami tahu Anda tidak ingin membuat lebih banyak pekerjaan untuk diri Anda sendiri, tetapi membuat rencana peluncuran yang berbeda untuk tim dan skenario yang berbeda dapat membuat implementasi secara keseluruhan lebih mudah. Pikirkan tentang semua orang yang harus menggunakan program baru ini dan bagaimana Anda dapat menyesuaikan rencana Anda untuk kebutuhan mereka. Jangan ragu untuk menghubungi manajemen untuk melihat bagaimana kebutuhan berbeda di setiap tim.

Temukan juara perangkat lunak Anda 

Salah satu hal terpenting yang perlu diingat selama proses ini adalah bahwa perangkat lunak hanyalah alat. Hanya ada dan tersedia untuk pengguna tidak berarti bahwa perangkat lunak itu akan digunakan. Sudah diketahui umum bahwa orang cenderung secara alami resisten terhadap perubahan, jadi memulai dengan beberapa pendukung di pihak Anda bisa sangat membantu selama proses implementasi. 

Siapa saja bisa menjadi pendukung perangkat lunak baru. Identifikasi orang-orang yang mendukung perubahan dan memahami perangkat lunak untuk membantu mendapatkan budaya kantor Anda untuk menerima. 

Kami tidak mengatakan bahwa Anda perlu menemukan seseorang untuk pergi ke seluruh kantor dan mulai memberi tahu orang lain seberapa banyak mereka mencintai perangkat lunak HR baru Anda (meskipun itu akan cukup lucu). Memiliki orang-orang yang secara alami membahas tip perangkat lunak dan memuji program baru dapat membantu prosesnya banyak. 

Bersiap untuk masa depan 

Meskipun ada beberapa rintangan, tampaknya semua orang sudah onboard dan mudah menggunakan tambahan terbaru dalam tumpukan teknologi Anda. Perasaan kepuasan dan pencapaian yang luar biasa Anda tidak mengenal batas, dan Anda bisa tenang mengetahui bahwa Anda telah membawa sesuatu yang baru dan berguna untuk tim Anda. 

Jadi…apa selanjutnya?

Kami merasakan rasa sakit Anda

Selalu penting untuk memikirkan masa depan ketika Anda bekerja pada rencana implementasi Anda. Karena sangat mudah agar sebagian besar pekerjaan dan pengambilan keputusan jatuh pada satu orang, sama mudahnya untuk penggunaan program yang sukses untuk bergantung pada satu karyawan. 

Tidak ada yang lebih buruk daripada perangkat lunak yang terabaikan karena seseorang meninggalkan perannya atau mengambil tanggung jawab baru. Buatlah mudah bagi siapa saja di TI untuk belajar tentang program dan membuat keputusan serta perubahan sesuai kebutuhan. 

Kumpulkan umpan balik

Anda berpikir bahwa Anda telah menyusun rencana implementasi yang cukup solid, tetapi apakah tim yang lain setuju?

Kami memahami bahwa setiap orang memiliki cara pengukuran kesuksesan masing-masing, tetapi proses implementasi yang mencapai tujuan akhirnya tetapi juga berhasil membuat semua orang gila bukanlah definisi kesuksesan kami. Di sinilah kekuatan opini bisa berperan. 

Setiap orang yang berpartisipasi dalam proses implementasi dapat memberikan umpan balik yang dapat ditindaklanjuti. Tanyakan tentang pendapat mereka tentang proses ini, apa yang mereka sukai dan tidak sukai, dan apakah mereka memiliki saran yang dapat membuat segalanya lebih lancar.

Mudah untuk melihat segala sesuatu dari sudut pandang TI Anda. Mendengar tentang segala sesuatu dari perspektif orang lain dapat membuat perencanaan implementasi di masa depan lebih mudah.

‍