Apa artinya sebenarnya ketika karyawan baru bergabung dengan perusahaan Anda? Biasanya, itu menunjukkan bahwa Anda ingin perspektif baru, membutuhkan darah segar, berada pada posisi untuk mengisi kekosongan pada jumlah karyawan yang berpindah, atau siap untuk menambahkan beberapa spesialis sejati ke dalam organisasi Anda. Kami tahu apa arti onboarding bagi karyawan baru: antusiasme, barang-barang promosi, dan sejumlah kebingungan. Kami mengetahui apa artinya bagi manajer mereka dan anggota tim lainnya: gangguan alur kerja, peningkatan interupsi. Tetapi di luar dampak kerja yang langsung, berapa biaya yang dikeluarkan oleh bisnis Anda untuk membawa seseorang yang baru, dan apakah mungkin untuk mengurangi biaya tersebut?

Biaya nyata untuk melatih karyawan baru

Biaya nyata untuk onboarding dan pelatihan karyawan baru adalah sekitar $2.000 untuk usaha kecil hingga lebih dari $3.000 untuk yang lebih besar. Itu adalah hanya setelah mereka bergabung dengan perusahaan, dan di luar biaya perekrutan internal/eksternal, yang dapat mencakup item-item terlihat seperti gaji perekrut atau biaya agensi, serta item tersembunyi seperti biaya papan kerja atau pemeriksaan latar belakang. Biaya $2000 tersebut juga di luar gaji tahunan karyawan dan tunjangan.

Di antara peralatan, lisensi perangkat lunak, gangguan bisnis untuk tim langsung dan waktu untuk setiap karyawan baru bagi HR untuk memproses dokumentasi, biaya tersebut bisa berdampak pada sisa bisnis. Ditambah, bahkan perusahaan yang paling sukses pun dapat menghabiskan bulan-bulan untuk sepenuhnya mengonboarding karyawan baru, yang berarti bahwa sebagian besar karyawan baru tidak mencapai produktivitas penuh selama berminggu-minggu.

Jika dilihat semuanya, biaya ini memiliki dampak yang terukur pada laba: karyawan baru (dan transfer!) dapat mengurangi total pendapatan antara 1 dan 2,5%. Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, itu adalah persentase pendapatan yang signifikan hilang dalam proses perbaikan bisnis Anda.

Menggunakan manajemen pengetahuan untuk mengurangi biaya onboarding secara keseluruhan

Meski tidak mungkin untuk sepenuhnya menghilangkan pengeluaran dan gangguan bisnis ini, ada beberapa cara untuk secara signifikan mengurangi dampaknya sembari meningkatkan tingkat retensi karyawan baru, keterlibatan karyawan, dan waktu menuju produktivitas. Kebenarannya adalah cara terbaik untuk mengurangi biaya adalah dengan mengatur pengalaman onboarding dengan memberikan akses kepada semua orang terhadap informasi yang mereka butuhkan. Berikut adalah caranya:

Temukan Kesempatan Budaya yang Didorong oleh Pengetahuan

Dapatkan laporannya

Mengurangi biaya dengan meningkatkan tingkat retensi karyawan baru dan keterlibatan karyawan

Jika Anda melakukannya dengan benar, onboarding karyawan baru memakan waktu antara 8 minggu untuk peran administratif hingga lebih dari 20 minggu untuk peran profesional. Dan bahkan setelah itu, karyawan baru tersebut tidak mulai bekerja pada kapasitas maksimum hingga sekitar 8 bulan. Jadi ketika sepertiga dari karyawan baru mencari pekerjaan dalam 5 bulan pertama mereka, dan seperempat meninggalkan sebelum akhir tahun, Anda melihat potensi siklus kehilangan produktivitas selama 2 tahun ketika Anda harus mengganti seorang karyawan baru dengan karyawan baru lainnya. (Sumber)

Karyawan baru meninggalkan pekerjaan untuk banyak alasan yang sama seperti karyawan lain: ketidakpuasan secara keseluruhan dengan posisi mereka saat ini dan potensi untuk kenaikan gaji atau tunjangan di tempat lain, dengan lokasi juga berpotensi menjadi faktor. Jadi dengan melihat keseluruhan tingkat turnover karyawan, kita dapat mengatasi beberapa masalah utama dengan retensi karyawan baru.

Faktor pertama, ketidakpuasan dengan posisi saat ini, dapat langsung dikaitkan dengan tingkat keterlibatan karyawan tersebut. Karyawan yang tidak terlibat — mereka yang tidak tertarik pada kinerja keseluruhan atau pribadi, perubahan pada struktur atau alur kerja yang ada, atau proses pengambilan keputusan yang lebih besar — tidak memiliki investasi khusus dalam memberikan keterampilan atau pengetahuan mereka kepada organisasi. Mereka mungkin tidak dihargai untuk melakukannya, kontribusi mereka mungkin diabaikan, dan mereka mungkin ditegur karena mengganggu rekan kerja saat mencari informasi atau klarifikasi.

Budaya yang didorong oleh pengetahuan, di sisi lain, secara aktif melawan jenis konsekuensi negatif ini, secara langsung meningkatkan tingkat keterlibatan. Faktanya, perusahaan yang memiliki budaya yang didorong oleh pengetahuan lebih dari dua kali lipat kemungkinan melaporkan kepuasan atau sangat puas dengan tingkat keterlibatan karyawan mereka dibandingkan yang lain.

Temukan Kesempatan Budaya yang Didorong oleh Pengetahuan

Dapatkan laporannya

Keadaan manajemen pengetahuan, kolaborasi, apa yang penting, dan apa yang harus dilakukan tentang itu

Mengurangi biaya pelatihan dengan mengurangi waktu menuju produktivitas

Bahkan jika onboarding penuh memakan waktu sebagian besar tahun, Anda masih bisa mengurangi waktu menuju produktivitas. Bagaimanapun, "onboard sepenuhnya" tidak hanya berarti 100% produktif — itu berarti sepenuhnya terlibat dengan budaya perusahaan secara keseluruhan. Tiga faktor dikumpulkan menjadi apa yang kita anggap sebagai "menjadi produktif":

• Mampu memecahkan masalah secara kreatif
• Menggunakan waktu secara efisien
• Mengetahui kapan meminta bantuan — dan kapan menawarkannya

Program pelatihan karyawan sering kali berfokus pada hal-hal yang berbeda sama sekali, seperti menjelaskan bagan organisasi besar yang tidak memiliki dampak pada pekerjaan sehari-hari seseorang atau tempat untuk menemukan IT atau help desk. Pada kenyataannya, 70% dari pelatihan kerja terjadi… ketika seseorang benar-benar melakukan pekerjaan!

Dengan mengubah pemahaman kita tentang "program pelatihan kerja" untuk memberikan seseorang semua komponen yang mereka butuhkan untuk belajar melalui basis pengetahuan yang kuat, Anda dapat memperluas program onboarding dan memungkinkan orang untuk segera terlibat dengan cara yang paling sesuai bagi mereka — alih-alih menempatkan mereka di ruangan selama seminggu sementara pelatih perusahaan menjelaskan cara masuk ke Salesforce jika satu orang dari sepuluh di ruangan itu belum pernah bekerja di dalamnya sebelumnya.

Menempatkan semua pengetahuan terkait pekerjaan di satu tempat memungkinkan Anda untuk mendapatkan karyawan ke dalam peran mereka dalam beberapa hari pertama dengan alat yang mereka butuhkan, baik untuk saat ini maupun jangka panjang, memungkinkan mereka untuk mempercayai para ahli di perusahaan tanpa mengganggu mereka. Ini memungkinkan bukan hanya karyawan baru, tetapi semua orang yang berinteraksi dengan karyawan baru tersebut menjadi lebih produktif.

Budaya yang didorong oleh pengetahuan adalah jalan ke depan

Karyawan yang terlibat dan terinformasi adalah apa yang benar-benar menciptakan budaya perusahaan yang positif, dan jenis budaya ini mengungguli bidang lainnya. Jika Anda memberikan karyawan baru — atau bahkan karyawan yang sudah ada di peran baru — alat yang mereka butuhkan untuk unggul dalam pekerjaan mereka, alih-alih apa yang ingin dijual oleh konsultan pelatihan, Anda tidak hanya menghemat anggaran, Anda juga memperpendek waktu mereka untuk terlibat dan produktif, dengan minat pada bagaimana tim, organisasi, dan perusahaan mereka berkinerja. Item-item seperti biaya perekrut, komputer baru, dan lisensi perangkat lunak baru tidak akan hilang, tetapi Anda akan dapat memastikan bahwa mereka digunakan dengan baik, lebih cepat, dan secara serius mengurangi dampak pada laba bersih Anda.