Kami tahu bahwa dengan pandemi COVID-19, telah terjadi pergeseran besar dan tiba-tiba ke pekerjaan jarak jauh. Seperti halnya perubahan mendadak lainnya, ada banyak bagian yang bergerak — dan banyak pertanyaan. Sangat penting untuk kesejahteraan karyawan Anda dan kelangsungan bisnis Anda untuk mengurangi kebingungan. Inilah cara Guru dapat membantu.

1. Untuk segera beralih ke pekerjaan jarak jauh, gunakan Guru untuk menyampaikan informasi terpercaya tentang perubahan tersebut, termasuk:

• Kapan peralihan akan dimulai
• Berapa lama perubahan ini diharapkan berlangsung
• Apa yang perlu diketahui karyawan tentang acara yang lebih besar
• Bagaimana mereka harus mengatur hari mereka
• Kapan mengharapkan pembaruan

Jika disampaikan dalam dokumen panjang, email, atau sebutan saluran @, informasi ini bisa terpendam dan mungkin sulit ditemukan dan diverifikasi sebagai yang terbaru, dan peralihan dalam krisis bukan saat untuk rumor, kebingungan, suara, atau scrolling tanpa akhir. Kartu Guru menunjukkan status kepercayaannya di bagian atas, sehingga tidak ada ruang untuk salah tafsir.

Arahkan semua orang ke Kartu Guru sebagai satu-satunya sumber kebenaran, buka mereka di Slack ketika pertanyaan diajukan, dan gunakan ekstensi browser untuk membuatnya dapat diakses dari mana saja.

Ingat, ini adalah waktu yang menakutkan bagi semua orang, dan rumor menyebar dengan cepat — terutama ketika orang-orang tidak berada di tempat yang sama untuk dengan mudah mengoreksi fakta. Kepercayaan itu penting dalam peralihan kerja yang bergerak cepat yang dipicu oleh krisis.

Coba Guru.

Mulai gratis

2. Cara mengatur pengetahuan Anda

Sediakan informasi sesingkat mungkin. Setiap Kartu harus membahas topik atau tema tertentu. Pikirkan dalam ukuran kecil. Anda ingin mengurangi waktu yang dibutuhkan pembaca untuk menemukan jawaban yang mereka cari, dan meningkatkan kecepatan mereka memahaminya.

• Alih-alih satu FAQ panjang yang mencakup setiap subjek, buat satu Kartu untuk informasi perjalanan, satu untuk waktu, satu untuk pembersihan kantor

• Jika Anda mengirim komunikasi email, tangkap juga di Guru sehingga Anda dapat merujuknya dan mempertahankan log yang mudah ditemukan tentang apa yang telah dibagikan dan kapan. Dengan cara ini, jika sesuatu terpendam atau dihapus dari kotak masuk, Anda memiliki tempat alternatif untuk menuju, serta membuatnya mudah dibagikan di Slack. Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Guru terintegrasi dengan Slack untuk memperlancar proses berbagi.
• Ubah frekuensi verifikasi Anda. Defaultnya adalah 3 bulan, tetapi Anda mungkin ingin memperbarui kartu tertentu lebih sering.
• Pilih ahli materi pelajaran (SME) yang benar yang bertanggung jawab atas verifikasi. Dalam peralihan kerja yang bergerak cepat, kami merekomendasikan memiliki satu verifier untuk mengelola pengetahuan terkait. Dengan cara ini, jika individu memiliki pertanyaan segera, mereka dapat mengomentari Kartu untuk mengarahkan pertanyaan tersebut langsung kepada SME.
• Tautkan Kartu Anda bersama-sama.

Selain itu, dalam pekerjaan jarak jauh, cara terbaik Anda adalah berkomunikasi secara berlebihan. Pengetahuan yang biasanya disampaikan dengan lisan tidak akan terjadi. Bahkan jika itu adalah sesuatu yang informal ("Cara terbaik untuk menjawab pertanyaan pelanggan hari ini") Guru dapat menangani ini — sebenarnya, inilah cara kami membagikan pengetahuan informal secara internal.

3. Cara memberitahu orang tentang perubahan dalam informasi penting

Jika instruksi berubah, gunakan fitur pengumuman Guru untuk mengirimkan pembaruan kepada pengguna, serta melacak siapa yang telah dan belum membacanya. Tindak lanjuti dengan mereka yang belum untuk memastikan informasi baru tersebut sampai kepada mereka.

Salah satu tantangan yang jelas dari memiliki tim besar yang bekerja secara remote adalah menjaga konten agar tetap terkini dan memastikan setiap perubahan dibagikan kepada audiens yang tepat. Pengumuman adalah salah satu fitur di Guru yang saya andalkan untuk membantu melakukan hal itu. Apakah itu untuk memberitahu staf kami tentang proses atau prosedur internal yang baru, atau untuk mengkomunikasikan sesuatu yang eksternal dan lebih global, menulis kartu informatif yang cepat dan mengirimkannya melalui pengumuman meyakinkan saya bahwa audiens yang tepat akan diinformasikan dengan cepat dan tanpa mengganggu.— Bonnie Lynne Smith, Analis Kurikulum dan Pembelajaran, Trilogy Education Services

💡Petunjuk: Apakah Anda memiliki instruksi yang berbeda untuk tim atau geografi yang berbeda? Anda dapat mendorong instruksi kepada kelompok tertentu berdasarkan kebutuhan.

Masa depan kerja adalah jarak jauh.

Temukan mengapa manajemen pengetahuan itu krusial.

4. Jaga informasi tetap terpecaya

Dalam lingkungan jarak jauh, kepercayaan dan komunikasi sangat penting. Bahkan jika tim dan individu dapat menemukan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk mengatasi perubahan besar (atau kecil!), jika mereka tidak dapat mempercayainya, mereka akan tetap bertanya kepada rekan kerja. Di sinilah salah paham bisa muncul, menyulitkan upaya untuk menjaga ketenangan dan efisiensi. Sangat mudah untuk memverifikasi sebuah kartu. Inilah cara Anda melakukannya:

5. Gunakan templat Pekerjaan Jarak Jauh Guru

Guru telah membuat templat Kartu untuk pekerjaan jarak jauh yang siap pakai dalam kerangka yang dapat diimpor. Pelajari apa yang termasuk di sini, kemudian temukan cara mengimpor kerangka koleksi.

6. Pasangkan peluncuran Guru dengan rapat kota jarak jauh untuk membahas:

1. Mengapa ketergantungan pada satu sumber kebenaran sangat penting selama krisis
2. Bagaimana Anda menggunakan kepercayaan untuk menavigasi kebingungan dan ketakutan sebagai perusahaan
3. Bagaimana Guru bekerja

Ingin mengetahui bagaimana Guru dapat membantu tim Anda melakukan peralihan ke pekerjaan jarak jauh? Hubungi kami di sini.