Identify and Utilize Subject Matter Experts at Work

Manajemen pengetahuan memainkan peran penting dalam memastikan bahwa semua orang dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka, tetapi banyak hal yang perlu digabungkan untuk memiliki strategi yang efektif.

Anda telah mendapatkan dukungan dari departemen, Anda telah secara konsisten memerangi penumpukan pengetahuan, dan Anda mungkin bahkan telah memperhatikan perangkat lunak manajemen pengetahuan. Satu-satunya hal yang Anda kurang adalah para ahli materi pelajaran.

Apa itu para ahli materi pelajaran?

Ahli materi pelajaran Anda (juga dikenal sebagai SME) adalah otoritas tentang sesuatu yang penting di organisasi Anda. Mereka bisa menjadi jagoan teknologi Anda, tahu bagaimana mengimplementasikan dan meningkatkan proses, atau hanya memiliki banyak pengetahuan tentang bidang atau subjek tertentu.

Para ahli materi pelajaran biasanya adalah orang-orang yang telah berada dalam peran mereka begitu lama sehingga pengetahuan mereka lebih atau kurang menjadi naluri kedua. Banyak manajer dapat memenuhi kriteria sebagai ahli materi pelajaran, tetapi juga mungkin (dan bahkan lebih mungkin) bagi karyawan di luar manajemen untuk menjadi ahli materi pelajaran. SME Anda bisa menjadi pemimpin teknis, kontributor individu, analis, dan banyak lagi!

Mengapa para ahli materi pelajaran itu penting

Organisasi Anda dipenuhi dengan orang-orang berbakat dan mampu, jadi apa gunanya menonjolkan hanya satu sebagai “sumber daya” Anda dalam suatu subjek?

Ada beberapa kinerja tinggi di organisasi Anda, tetapi mereka tidak dapat menangani setiap tugas tunggal di departemen mereka. Alih-alih mencoba menyebar orang terlalu tipis dan menuntut keahlian untuk setiap subjek, andalkan para ahli materi pelajaran untuk hal-hal tertentu.

Ketika Anda memiliki SME, Anda memiliki sumber informasi yang dapat diandalkan tentang hal-hal yang paling penting bagi bisnis Anda. Keahlian mereka dapat membantu menginformasikan proses baru, memperluas ke pasar yang berbeda, atau fokus pada cara terbaik untuk mengembangkan organisasi Anda.

Salah satu hal terbaik tentang para ahli materi pelajaran adalah bagaimana mereka bisa memberikan manfaat bagi hampir setiap departemen atau niche yang bisa Anda pikirkan. Pemasaran dapat memiliki SME mereka untuk semua hal terkait Hubspot. HR dapat memiliki seorang SME yang tahu segalanya tentang cara yang tepat untuk merekrut dan memecat karyawan. Jika ada kebutuhan penting untuk perusahaan Anda, Anda bisa menemukan seorang SME untuk memberikan informasi dan wawasan yang Anda butuhkan.

Setelah Anda mulai menggunakan SME, Anda dapat mulai menyaksikan efek positif di seluruh bisnis Anda. Seseorang yang memiliki pemahaman mendalam tentang hal-hal dapat memberi tahu Anda apa yang mungkin Anda lewatkan dan memiliki ide tentang cara melakukan perubahan. Tiba-tiba ada proses baru dan diperbarui, ide untuk proyek, dan karyawan yang lebih efisien. Dan semua ini terjadi karena Anda mengidentifikasi SME yang tepat.

3 kualitas dari seorang ahli materi pelajaran

Bagaimana cara Anda mengidentifikasi para ahli materi pelajaran ketika Anda bekerja dengan begitu banyak calon potensial? Jangan hanya memeriksa ulasan kinerja terbaru untuk melihat siapa yang mendapatkan skor terbaik.

Percaya atau tidak, ada perbedaan antara kinerja tinggi dan para ahli materi pelajaran yang sebenarnya di tempat kerja. Kualitas dan sifat yang berbeda perlu bersatu untuk menjadi SME yang efektif. Jika Anda memulai pencarian Anda, pertimbangkan untuk melihat tiga karakteristik penting ini.

1. Pengalaman

Beberapa organisasi menginginkan SME mereka yang paling tepercaya memiliki pengalaman bertahun-tahun di perusahaan.  Organisasi Anda mungkin memutuskan bahwa pengalaman bertahun-tahun di bidang yang dipilih lebih penting daripada berapa lama seorang karyawan telah bersama perusahaan.  Organisasi lain memberi banyak nilai pada kredensial. SME Anda bisa memiliki gelar Ph.D., gelar, berbagai sertifikasi, atau kombinasi ketiganya.

Selalu merupakan ide yang baik untuk menggunakan campuran keduanya. Ingat, sekadar memegang pekerjaan atau memiliki dinding sertifikat dan gelar yang dibingkai tidak secara otomatis menjadikan seseorang sebagai SME. Gunakan penilaian terbaik Anda, dan pastikan untuk mempertimbangkan positif lainnya saat Anda membuat pilihan Anda.

2. Keterlibatan

Kami menyukai SME yang sepenuhnya terlibat di tempat kerja. Ini adalah orang-orang yang tidak hanya berpengetahuan tentang subjek tertentu, mereka juga peserta aktif saat mereka di tempat kerja.

Keterlibatan penting di tempat kerja bagi semua orang, tetapi ini terutama benar bagi para ahli materi pelajaran. SME harus menyukai terlibat dalam subjek keahlian mereka, berkolaborasi dengan tim mereka, dan memberikan sedikit panduan saat dibutuhkan.

Kami tidak mengatakan bahwa kupu-kupu sosial adalah satu-satunya orang yang dapat menjadi ahli dalam topik tertentu di tempat kerja. Karyawan yang terlibat tidak hanya mengetahui apa yang terjadi di tempat kerja, tetapi mereka juga mampu mengisi kekurangan pengetahuan mereka sendiri dan membantu orang lain di sekitar mereka. Itu adalah kualitas yang sangat baik untuk karyawan dan SME!

3. Komunikasi

SME Anda tidak akan bekerja sendirian. Jika Anda ingin memaksimalkan potensi SME Anda, Anda ingin mereka terlibat dengan karyawan lain dan dalam proyek lain. Inilah mengapa penting untuk memilih seseorang yang merupakan komunikator yang efektif.

Pengetahuan dimaksudkan untuk dibagikan! Seorang ahli materi pelajaran yang dapat menyebarkan pengetahuan yang berharga kepada orang lain akan menjadi pilihan yang baik untuk peran tersebut.

Setiap pengalaman yang ditunjukkan dalam menulis, presentasi, atau memberikan ceramah selalu merupakan nilai tambah. Bicaralah kepada manajer dan rekan tim untuk mendapatkan pandangan mereka tentang cara kerja dan gaya komunikasi calon SME Anda untuk mendapatkan ide tentang bagaimana mereka akan bekerja dengan orang lain.

Bagaimana cara memanfaatkan SME Anda

Setelah pencarian panjang Anda untuk SME, Anda akhirnya telah menemukan yang satu ini! Sekarang saatnya memberi tahu mereka berita baik.

“Kami berpikir Anda sangat baik dalam pekerjaan Anda sehingga kami telah menunjuk Anda sebagai SME! Semua orang akan mengandalkan Anda untuk segala hal sekarang karena Anda adalah 'sumber daya' kami. Bersiaplah untuk terlibat dalam lebih banyak rapat dan telepon!”

…Tidak terdengar menarik, kan? Ada cara yang benar dan salah untuk mendapatkan tingkat dukungan dan keterlibatan yang Anda inginkan dari SME yang telah Anda identifikasi. Inilah yang perlu Anda ketahui.

Libatkan, jangan hanya mengandalkan

Apakah Anda sedang membuat program orientasi baru untuk departemen SME Anda? Apakah ada proyek baru yang akan datang? Libatkan SME Anda secepatnya! Mengikutsertakan mereka dari awal memungkinkan mereka untuk menambahkan keahlian mereka sejak hari pertama dan mengetahui hasil yang diharapkan.

SME Anda akan terlibat, tetapi ingat, Anda masih memiliki manajer dan pembuat keputusan lainnya. Anda hanyalah satu prioritas bagi SME Anda, mereka masih memiliki tugas dan proyek lain yang harus dilakukan. Jangan membebani mereka dengan tugas yang lebih baik dilakukan oleh orang lain.

Jika Anda ingin memastikan bahwa Anda tidak mengambil terlalu banyak waktu mereka, jadwalkan pemeriksaan rutin jadi Anda dapat memastikan Anda menyadari prioritas mereka saat ini dan melihat bagaimana kebutuhan Anda sesuai dengan mereka (dan jangan ragu untuk menggunakan salah satu template rapat kami yang berguna untuk memastikan pertemuan Anda berjalan lancar).

Akui usaha mereka

Kenaikan gaji adalah cara yang bagus untuk menunjukkan kepada SME bahwa Anda menghargai kerja keras mereka, tetapi itu hanya satu cara untuk menunjukkan penghargaan. Pastikan untuk menunjukkan kepada para ahli materi pelajaran dan orang lain di organisasi seberapa besar arti pekerjaan mereka.

Selalu berikan kredit di mana diperlukan. Biarkan para ahli materi pelajaran tahu dampak pekerjaan mereka dan bagaimana itu akan membantu inisiatif di masa depan. Beritahu manajer ketika SME telah melakukan sesuatu yang patut dicatat dan sebarkan kabar itu kepada tim mereka.

Terima umpan balik mereka

Salah satu alasan mengapa Anda memiliki SME adalah agar Anda dapat mendapatkan pandangan mereka tentang apa yang Anda lakukan. Kadang-kadang mereka akan berpikir bahwa Anda berada di jalur yang benar, tetapi di lain waktu Anda mungkin tidak seberuntung itu.

Mereka mungkin berpikir bahwa proyek baru ini seharusnya bukan prioritas saat ini. Atau mungkin mereka berpikir bahwa sudah saatnya untuk beralih ke hal yang sama sekali berbeda.

Perbedaan pendapat bisa menjadi hal yang baik saat Anda mengerjakan inisiatif baru. Mereka bisa membantu Anda melihat masalah dari sudut pandang yang berbeda dan datang dengan solusi inovatif. Apa pun umpan balik mereka, dengarkan apa yang mereka katakan.

Dokumentasikan pengetahuan mereka

SME sudah cukup sibuk di tempat kerja. Hal terakhir yang mereka butuhkan adalah lebih banyak gangguan dan interupsi yang menghalangi jadwal yang padat.

Ingat, Anda tidak ingin para ahli materi pelajaran Anda menyimpan pengetahuan mereka hanya untuk diri mereka sendiri. Mereka harus menemukan cara untuk menyebarkan keahlian mereka kepada karyawan lain.

Dokumentasi adalah bagian penting dari manajemen pengetahuan. Temukan sistem yang dapat diandalkan yang bisa Anda gunakan yang memudahkan untuk mendokumentasikan dan menemukan informasi penting.