Anda tidak bermaksud untuk membanggakan, tetapi tempat kerja Anda cukup berada di jalur untuk memiliki budaya yang benar-benar berbasis pengetahuan. Anda memiliki alat, Anda memiliki antusiasme, dan Anda bahkan memiliki beberapa karyawan yang suka menambah basis pengetahuan Anda. Hanya ada satu hal yang Anda lewatkan: manajer pengetahuan yang terverifikasi.

Kami tahu apa yang Anda pikirkan. “Semua orang menyukai Guru/ perangkat lunak manajemen pengetahuan pilihan Anda (yang mungkin adalah Guru)! Sepertinya banyak tim sudah menggunakannya, apakah kita benar-benar perlu membawa seorang manajer pengetahuan?”

Kami akan menjawab pertanyaan itu dengan antusias ya! Manajer pengetahuan dapat melakukan jauh lebih banyak daripada hanya menjaga kartu dan basis pengetahuan Anda tetap teratur. Faktanya, merekrut satu dapat memiliki banyak manfaat yang mengejutkan.

Meningkatkan akses informasi dan pengetahuan

Kami tahu bahwa banyak karyawan sudah menggunakan perangkat lunak berbagi pengetahuan Anda, tetapi seorang manajer pengetahuan benar-benar dapat membantu membawa permainan berbagi pengetahuan Anda ke tingkat berikutnya. Tim Anda sudah melakukan pekerjaan yang cukup baik dalam menemukan cara mereka sendiri untuk berbagi pengetahuan dalam sistem yang sudah Anda buat, tetapi seorang manajer pengetahuan dapat membantu membuatnya bahkan lebih mudah diakses dan dibagikan. Mereka adalah ahli dalam mengatur dan mendistribusikan informasi penting, dan mereka tahu bagaimana mengubah sistem yang "cukup baik" menjadi "benar-benar luar biasa".

Penting juga untuk diketahui bahwa manajemen pengetahuan tidak hanya terbatas pada memproduksi konten untuk dibagikan. Seorang manajer pengetahuan sejati dapat membantu memfasilitasi jenis berbagi pengetahuan lainnya dan membimbing orang lain tentang cara yang benar untuk menyebarkan informasi.

Tidak yakin apa yang kami maksud? Kami akan membiarkan Aprill Allen dari Knowledge Bird menjelaskan:

Saya menganggap manajemen pengetahuan sebagai kemampuan menyeluruh dengan manajer pengetahuan sebagai pelatih dan fasilitator, mendorong tim dan individu untuk meningkatkan praktik berbagi pengetahuan mereka.

Mereka melakukan itu dengan memungkinkan aliran informasi yang lebih lancar antara alat, tetapi juga dengan menciptakan kondisi agar pengetahuan mengalir di antara orang-orang. Kondisi-kondisi tersebut bisa berupa kesempatan informal untuk berkumpul serta struktur formal seperti pembelajaran sebaya dan mentoring.

Mempermudah proses pengambilan keputusan

Apa cara terbaik untuk memformat kartu yang menggambarkan proses penjualan? Bagaimana cara kita mengubah judul dan sistem penandaan untuk memudahkan orang menemukan informasi?

Tempat kerja Anda tidak kekurangan ide-ide bagus. Masalahnya muncul ketika keputusan tentang ide bagus mana yang akan dikejar. Terkadang cara termudah untuk menyelesaikan sesuatu adalah hanya dengan membiarkan seseorang berkata “ya” atau “tidak.”

Keindahan memiliki seorang manajer pengetahuan adalah dua kali lipat dalam hal ini. Anda mendapatkan seseorang yang dapat menjadi “penentu” resmi, dan Anda memiliki seseorang dengan keahlian yang diperlukan untuk membuat keputusan tersebut. Alih-alih menjadwalkan pertemuan perencanaan yang tak ada habisnya dan mendapatkan puluhan pendapat, sekarang Anda memiliki satu orang yang bisa Anda andalkan untuk membuat keputusan yang tepat.

Mendorong inovasi dan perubahan organisasi

Apakah ada perusahaan yang tidak ingin lebih inovatif? Semua orang ingin mengatakan bahwa perusahaan mereka menciptakan “barang besar” berikutnya di industri mereka. Manajemen pengetahuan adalah batu loncatan penting menuju inovasi, dan orang yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Bayangkan menemukan "Hari Pancake" dari industri Anda

Ingat, manajemen pengetahuan lebih dari sekadar mengumpulkan dan mengatur informasi penting. Ini juga membantu mendorong berbagi ide dan kolaborasi antara karyawan dan tim. Ketika Anda merekrut seorang manajer pengetahuan, Anda merekrut seseorang yang dapat membantu mendorong inovasi. Manajer pengetahuan Anda dapat membantu memfasilitasi diskusi, mengatur pengetahuan penting, dan membantu mendorong kolaborasi antara tim.

Meningkatkan efisiensi di seluruh departemen

Anda akan terkejut seberapa jauh lebih efisien semuanya bisa berjalan ketika setiap orang memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk bekerja. Kemudian, tiba-tiba, ini membutuhkan waktu jauh lebih sedikit untuk menyelesaikan tugas-tugas penting karena semua yang Anda butuhkan tersedia.

Sama

Pertimbangkan apa yang tim Anda benar-benar bisa lakukan jika mereka memiliki cukup waktu dan kapasitas untuk mengerjakan hal-hal berbeda. Proyek baru bisa dimulai, sesi brainstorming menjadi hal biasa, dan semua orang bekerja selaras karena kantor jauh lebih terorganisasi dan efisien!

Cara untuk menyiapkan manajer pengetahuan Anda untuk sukses

Kami akan menganggap bahwa Anda sudah resmi menyetujui untuk membawa seorang manajer pengetahuan, jadi mari kita bicarakan tentang bagaimana Anda dapat menyiapkan mereka untuk sukses yang sebenarnya. Tempat kerja yang ingin manajer pengetahuan mereka sukses perlu melakukan sedikit usaha untuk menempatkan mereka di lingkungan terbaik. Jika Anda serius tentang membawa manajer pengetahuan, berikut adalah yang perlu Anda lakukan.

Tentukan tujuan akhir Anda

Memberikan semua orang tujuan yang dapat ditindaklanjuti adalah penting untuk keberhasilan tempat kerja, dan manajer pengetahuan Anda yang akan datang tidak berbeda. Mengambil peran ini di organisasi yang baru memahami nilai manajemen pengetahuan bisa terasa seperti merebus laut. Jadi sebelum Anda memanggil mereka, pikirkan tentang apa yang Anda ingin manajer pengetahuan Anda capai.

Bayangkan seberapa memuaskannya mencentang kotak-kotak itu

Banyak dari hasil mengesankan yang Anda lihat dari manajer pengetahuan Anda bisa sulit untuk diukur dalam hal hasil bisnis yang nyata. Jadi alih-alih memikirkan hal-hal dalam hal pendapatan dan tujuan penjualan, pikirkan tentang bagaimana mereka dapat meningkatkan struktur dan berbagi pengetahuan.

Jadikan itu tujuan untuk mengidentifikasi ahli materi pelajaran dan sepenuhnya terintegrasi ke dalam sistem manajemen pengetahuan Anda dalam waktu enam bulan setelah membawa manajer pengetahuan Anda. Tugaskan manajer pengetahuan Anda untuk mengusulkan struktur konten baru untuk kartu sebelum tinjauan 90 hari mereka. Terlepas dari apa yang Anda hasilkan, pastikan Anda memberikan mereka tujuan yang dapat dicapai dan dapat ditindaklanjuti.

Pahami apa yang bisa dan tidak bisa mereka lakukan

Pekerja pengetahuan Anda dapat melakukan banyak hal untuk membantu mengumpulkan, mengatur, dan mendistribusikan informasi penting di antara staf Anda. Mereka dapat dilihat sebagai komunikator ahli, arsitek informasi, dan penguasa organisasi dan distribusi.

Manajer pengetahuan bisa menjadi banyak hal, tetapi sayangnya, mereka bukan pekerja keajaiban.

Kami tidak merekomendasikan makan stres dengan post-it (tidak peduli seberapa lezatnya itu)

Ingat, manajemen pengetahuan adalah tanggung jawab semua orang di tempat kerja, tetapi peran manajer pengetahuan adalah memastikan semua orang dapat memenuhi tanggung jawab itu. Mereka dapat membantu dengan prinsip dasar menjaga pengetahuan tetap teratur dan terdistribusi. Namun, agar itu bekerja, manajer dan karyawan lainnya perlu bersedia memberikan blok bangunan informasi itu.

Sangat mungkin bahwa, agar itu terjadi, Anda mungkin perlu membuat beberapa perubahan pada organisasi Anda. Tapi jangan khawatir, kita akan membahas itu sebentar lagi.

Bicaralah kepada anggota tim tentang kebutuhan manajemen pengetahuan mereka

Apa yang tim Anda inginkan dari manajer pengetahuan? Sebagai contoh, HR mungkin ingin memperbarui hierarki konten koleksi, dan penjualan mungkin ingin cara yang lebih baik untuk mengatur prospek mereka. Terlepas dari apa yang mereka inginkan, satu-satunya cara untuk mengetahuinya adalah bertanya.

Seperti yang kami katakan sebelumnya, kami ingin menghindari agar manajer pengetahuan baru Anda merasa seolah-olah mereka sedang merebus laut, sehingga prioritas sangat penting. Pikirkan tentang perubahan paling efektif yang dapat dilakukan manajer pengetahuan dengan mengajukan pertanyaan yang tepat kepada tim.

Apa yang akan memudahkan hari tim dukungan Anda? Apakah ada yang bisa Anda lakukan secara internal untuk meningkatkan pengalaman pelanggan? Apa yang akan membantu tim teknik mengirimkan kode lebih cepat? Ketika Anda fokus pada hal-hal yang dapat memberikan dampak terbesar, lebih mudah untuk memulai manajer pengetahuan Anda dengan langkah yang tepat.

Buat lingkungan yang ramah

Akan sulit untuk berkontribusi pada basis pengetahuan perusahaan Anda ketika Anda terlalu banyak kerja dalam seminggu dan mendapatkan tatapan sinis dari manajer Anda ketika mereka melihat Anda tidak mengerjakan proyek. Sering kali, beralih ke tempat kerja yang lebih berbasis pengetahuan melibatkan lebih banyak perubahan budaya daripada yang lain. Jika Anda benar-benar ingin menyiapkan manajer pengetahuan Anda untuk sukses, buatlah lebih mudah bagi semua orang untuk bekerja sama.

Tetapkan harapan kepada manajer dan anggota tim bahwa manajemen pengetahuan bukanlah kegiatan opsional.  Agar itu berfungsi dengan efektif, setiap orang harus meluangkan waktu dan usaha untuk berkontribusi.

Aturan film horor berlaku lebih dari yang Anda pikirkan dalam skenario pekerjaan

Beri semua orang waktu yang mereka butuhkan untuk menciptakan dan mengatur pengetahuan. Anda tidak perlu menyisihkan berjam-jam setiap hari untuk mendorong orang untuk menambah dan meningkatkan basis pengetahuan Anda. Memberikan semua orang 15-30 menit untuk melakukan perubahan dan menambah informasi baru bisa lebih dari cukup.

Ingin benar-benar memudahkan hari manajer pengetahuan Anda? Bantu mereka mengidentifikasi juara pengetahuan Anda dalam berbagai subjek dan tim. Mereka akan memainkan peran penting dalam membantu manajer pengetahuan Anda dan membangun basis pengetahuan Anda.

Siapkan mereka dengan teknologi yang tepat

Manajer pengetahuan Anda akan memiliki banyak pengetahuan warisan yang harus disortir. Buatlah lebih mudah bagi mereka dengan memberi tahu mereka tentang semua area berbeda di mana pengetahuan saat ini ada di perusahaan Anda. Libatkan manajer dari berbagai tim untuk memastikan Anda tidak meninggalkan lapisan apa pun.

Mengetahui di mana pengetahuan Anda ada dapat mempermudah menemukan alat dan integrasi yang tepat. Begitu Anda tahu itu, Anda bisa mulai menggunakan basis pengetahuan yang benar-benar hebat.