Setiap organisasi berurusan dengan kurangnya berbagi pengetahuan. Berikut adalah 8 cara teratas di mana pengetahuan dapat disembunyikan dan bagaimana mendorong berbagi pengetahuan sebagai gantinya.
Pengetahuan adalah air kehidupan setiap organisasi. Ini adalah sumber daya, proses, dan keajaiban rahasia yang membuat sebuah perusahaan berjalan. Ini adalah dokumentasi dan informasi yang kita semua andalkan untuk melakukan pekerjaan kita. Meskipun pentingnya, pengetahuan internal seringkali tidak dioptimalkan dengan baik, karena banyak organisasi gagal melihat konsekuensi dari pendekatan manajemen pengetahuan yang kurang terencana. Mereka berasumsi bahwa apa pun "solusi" - atau ketiadaan - yang mereka miliki sudah cukup baik. Kami di sini untuk memberi tahu Anda bahwa ini bukanlah kasusnya. Setiap organisasi rentan terhadap penyimpangan pengetahuan, dan efeknya lebih jauh daripada yang terlihat.
Pernahkah Anda berpikir bahwa organisasi Anda tidak memiliki masalah pengetahuan? Pikirkan lagi.
Berikut adalah 8 indikator utama bahwa organisasi Anda akan mendapat manfaat dari budaya berbagi pengetahuan:
Anda tidak yakin bahwa yang Anda temukan telah diperbarui baru-baru ini
Anda harus mencari tempat yang berbeda satu per satu untuk menemukan apa yang Anda cari
Hanya ada di kepala ahli subjek
Itu ada di sistem yang tidak semua orang memiliki akses padanya
Pengetahuan Anda pasif, bukan aktif
Pengetahuan informal tidak tertangkap
Itu ada dalam dokumen statis yang sulit untuk dikerjakan dan diperbarui
Anda tidak tahu pengetahuan mana yang digunakan secara efektif
1. Anda tidak yakin bahwa yang Anda temukan telah diperbarui baru-baru ini
Penting untuk mengetahui bahwa sumber daya yang Anda gunakan akurat dan terbaru. Jika Anda menghabiskan waktu memindai dokumen untuk memastikan bahwa mereka adalah versi yang paling baru - atau yang lebih buruk, berbagi sumber daya usang ke luar - Anda memiliki masalah pengetahuan. Mengandalkan konvensi penamaan folder atau file hanya menciptakan ketidakpastian seputar kontrol versi, dan tidak menjamin bahwa pengetahuan di dalam sumber telah diperbarui baru-baru ini. Ketika pengguna tidak dapat mempercayai informasi dalam sistem Anda, mereka tidak akan menggunakannya. Itu membuat mereka lebih mudah untuk mengganggu orang lain untuk meminta versi terbaru daripada menentukan apakah apa yang mereka temukan, pada kenyataannya, akurat.
Tanpa solusi manajemen pengetahuan, Anda mungkin dapat melihat kapan suatu file terakhir diperbarui, namun itu bukan berarti melihat bahwa seorang rekan telah \"memverifikasi\" bahwa informasi tersebut 'terpercaya'. Misalnya, Guru membuat penulis bertanggung jawab atas informasi yang mereka buat. Jika seseorang menambahkan pengetahuan ke Guru, nama mereka dilampirkan padanya dan mereka bertanggung jawab untuk memverifikasi bahwa informasi tersebut akurat dalam jangka waktu tertentu. Dengan solusi pengetahuan, pengguna tidak perlu bertanya-tanya apakah apa yang mereka temukan baru; mereka tahu dengan pasti kapan sumber yang diberikan terakhir diverifikasi dan oleh siapa. Membangkitkan kepercayaan dalam pengetahuan Anda akan memberdayakan rekan tim Anda untuk bekerja dengan percaya diri.
2. Anda harus mencari tempat yang berbeda satu per satu untuk menemukan apa yang Anda cari
Tanpa rumah universal dengan fitur pencarian universal untuk sumber daya perusahaan Anda, mencari pengetahuan akan selalu menjadi latihan dalam ketidak-efisienan. Anda tahu bahwa informasi spesifik ada di suatu tempat, tetapi Anda tidak yakin di mana. Anda memiliki kata kunci atau potongan teks dalam pikiran yang dapat Anda cari, tetapi tanpa petunjuk di mana informasi berada, Anda harus bersiap untuk mencari desktop, kotak masuk Anda, Slack, layanan hosting file Anda, dan repositori online lain di mana pengetahuan ada.
Saat semua informasi Anda berada di satu tempat, cukup dengan satu pencarian untuk menemukan apa yang Anda cari. Dan bukan hanya pencarian apa pun, namun yang tepat di dalam aplikasi tempat Anda sudah bekerja. Tidak peduli situs web apa yang Anda gunakan, perpanjangan browser seperti milik Guru selalu ada bersama Anda, siap memberikan informasi yang Anda cari. Hal yang sama berlaku untuk Slack. Aksi Slack sederhana meminta bot Guru untuk menampilkan informasi yang Anda cari langsung dalam aplikasi Slack Anda. Lupakan pemborosan waktu mencari lebih dari sekali melalui beberapa tujuan - satu klik saja yang Anda butuhkan.
Pakar subjek (SME) seperti ensiklopedi manusia. Mereka mengetahui area keahlian mereka dengan sangat baik sehingga mereka dapat menjawab setiap pertanyaan tanpa berpikir panjang. Sayangnya, sebagian besar SME
tidak dibayar untuk duduk dan menjadi ensiklopedia bagi rekan-rekan mereka. Biasanya mereka memiliki pekerjaan penting mereka sendiri untuk diselesaikan, dan menghentikan alur kerja mereka untuk menjawab pertanyaan dari rekan kerja mengalihkan perhatian mereka dari memberikan nilai nyata. Kami telah membantu pelanggan menyelesaikan masalah itu sebelum, dan jumlah uang yang mereka habiskan untuk memiliki SME bernilai menjawab pertanyaan berulang daripada fokus pada pekerjaan mereka sendiri adalah menakutkan. Ribuan dolar terbuang setiap minggu menakutkan.
Solusi manajemen pengetahuan memungkinkan SME "membuang pikiran" mereka menjadi sumber daya online yang dapat diperbarui dan diedit sesuai keinginan mereka. Dengan cara itu, ketika anggota tim memiliki pertanyaan, mereka dapat langsung menuju ke sumbernya untuk jawaban tanpa harus merepotkan sumber asli. Selain itu, fitur verifikasi seperti milik Guru memberitahu pengguna bahwa informasi yang tersedia dapat dipercaya dan mutakhir, menghilangkan kebutuhan untuk memeriksa ulang dengan SME.
4. Ini berada dalam sistem yang tidak semua orang memiliki akses
Seiring organisasi berkembang dan tim individu mengembangkan proses mereka sendiri, seringkali ketidakselarasan terjadi karena alat yang berbeda diadopsi. Mungkin tim pemasaran Anda menyimpan file mereka di Dropbox, tetapi tim produk Anda beroperasi secara eksklusif di Trello. Perwakilan yang berhadapan dengan pelanggan membutuhkan akses ke informasi dari kedua tim ini, tetapi mungkin tidak memiliki login ke salah satu alat tersebut. Hal ini membuat mereka bergantung pada tim lain, tidak dapat membantu diri mereka sendiri dengan informasi yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya.
Menyimpan semua sumber daya tim Anda di satu tempat membangun jaringan pengetahuan internal yang kuat dan memberdayakan individu untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka tanpa mengganggu orang lain. Di Guru, semua tim kami menyimpan sumber daya mereka di Guru, dan kita semua mendapatkan manfaat dari pengetahuan bersama. Tim kami yang berhadapan dengan pelanggan memiliki akses ke informasi vital yang dimiliki oleh pemasaran, teknik, dan bahkan keamanan dan kepatuhan keamanan dan kepatuhan. Memberdayakan wakil untuk menemukan pengetahuan yang mereka butuhkan dengan cepat sangat penting, terutama saat pelanggan dan calon pelanggan menunggu di telepon. Ketidakberanian pengetahuan membuat wakil dan pelanggan merasa frustrasi.
Semakin banyak informasi yang diakses tim Anda, semakin siap mereka akan melayani semua permintaan dengan cepat dan efisien.
5. Pengetahuan Anda pasif, bukan aktif
Mungkin pengetahuan Anda terorganisir dengan baik. Anda puas dengan struktur folder Anda dan berpikir bahwa sumber daya Anda mudah ditemukan oleh orang. Namun, itulah yang dilakukannya: duduk pasif menunggu orang untuk menemukannya. Mencari basis pengetahuan pasif berfungsi dengan baik ketika Anda memiliki hasil tertentu dalam pikiran, tapi bagaimana jika Anda tidak yakin persis apa yang Anda butuhkan? Dengan pencarian tradisional, Anda terbatas pada batasan istilah pencarian Anda. Jika seorang wakil penjualan tahu bahwa studi kasus khusus dalam basis pengetahuan Anda akan membantu membuktikan poin kepada calon pelanggan, mereka akan mencarinya dan mengirimkannya. Tapi bagaimana jika mereka tidak tahu bahwa juga ada posting blog lama tentang topik yang sama yang akan lebih memperhalus poin yang mereka coba buktikan? Meskipun terkait, posting blog itu tidak akan muncul dalam pencarian sederhana untuk studi kasus, dan wakil penjualan Anda baru saja kehilangan peluang kunci.
Solusi manajemen pengetahuan yang didukung oleh AI mengambil pengetahuan dari pasif menjadi aktif. Di Guru, kami suka mengatakan bahwa kami tidak berurusan dengan pengetahuan yang berguna, tetapi dalam membuat pengetahuan menjadi berguna. Kami percaya bahwa informasi tidak hanya tinggal di basis pengetahuan Anda; itu harus menemukan Anda ketika Anda membutuhkannya dan membantu Anda bekerja lebih cerdas. Teknologi AI Suggest dari Guru menyajikan pengetahuan relevan langsung dalam alur kerja Anda yang ada, berdasarkan konteks yang diperoleh dari halaman web Anda. Jika Anda sedang mengetik email tentang fitur tertentu, AI Suggest akan menawarkan pengetahuan relevan yang berbicara tentang fitur tersebut. AI Guru menjadi lebih pintar dari waktu ke waktu saat ia mempelajari pola individu dan organisasi, menjadikan setiap potongan pengetahuan yang disajikan relevan dan berguna. Dengan AI melakukan semua pekerjaan pemunculan pengetahuan, manusia bisa fokus pada melakukan hal terbaik yang mereka lakukan: memperdayakan pelanggan.
Psst! Gunakan diagnostik pengetahuan dari Guru untuk mengetahui apakah basis pengetahuan Anda aktif atau pasif.
6. Pengetahuan informal tidak tertangkap
Saat memikirkan tentang manajemen pengetahuan, pengetahuan formal biasanya yang terlintas dalam pikiran. Pengetahuan formal mencakup sumber daya seperti posting blog, studi kasus, dan lembaran yang dibuat oleh tim seperti pemasaran khusus untuk distribusi yang lebih luas. Tapi pengetahuan formal hanya satu bagian dari informasi yang membentuk basis pengetahuan yang efektif. Pengetahuan informal sama pentingnya, tetapi sering diabaikan. Pengetahuan informal mencakup hal-hal seperti pembelajaran di tempat kerja dan wawasan yang diperoleh oleh individu, sering kali dari percakapan dan interaksi.
Misalnya, seorang pegawai baru mengirim Slack ke manajernya bertanya tentang proses tertentu, dan manajernya mengetikkan jawaban yang dipertimbangkan. Kemudian terbersit di benak manajer bahwa jika pegawai barunya memiliki pertanyaan ini, kemungkinan pegawai baru lainnya juga memiliki pertanyaan yang sama. Dia menggunakan bot Slack Guru untuk menyimpan respons yang diketiknya di Guru, yang memberikan akses kepada semua karyawan untuk jawaban yang baru saja dia ketik. Daripada percakapan tersebut membantu satu karyawan dan kemudian hilang dalam benang Slack yang panjang, bot Guru memberdayakan pengguna untuk menyimpan pengetahuan informal, menjadikannya dapat digunakan oleh semua karyawan.
Memberikan tim Anda sarana menangkap pengetahuan informal sangat penting untuk membangun jaringan pengetahuan internal. Apakah pengetahuan tersebut berasal dari interaksi eksternal atau percakapan internal, kemampuan untuk dengan cepat menambahkan informasi tersebut ke jaringan pengetahuan membantu perwakilan saling membantu. Hanya memberikan individu saluran untuk membagikan informasi niche akan meningkatkan pengetahuan yang dimiliki tim Anda untuk bekerja dengan lompatan besar.
7. Pengetahuan tersebut berada dalam dokumen statis yang sulit digunakan dan diperbarui
Anda melakukannya: Anda menemukan potongan informasi yang tepat yang telah Anda cari. Satu-satunya masalah adalah, itu berada dalam PDF 20 halaman. Atau susunan slide. Untuk sekadar mengeluarkan fakta yang Anda butuhkan, Anda dipaksa untuk mengunduh file, membuka aplikasi baru, menyaring semua halaman atau slide, dan kemudian menyalin informasi yang Anda butuhkan. Menyimpan informasi secara eksklusif dalam dokumen-dokumen canggung seperti PDF atau PPT membuatnya sulit untuk mengakses potongan-potongan informasinya. Jenis file itu juga statis dan tidak mudah diubah. Bagaimana jika, setelah berusaha keras mencari stat tersebut, Anda menyadari bahwa itu mengutip sumber dari 2015? Untuk memperbarui PDF tersebut, Anda harus mencari tahu siapa yang memiliki sumber daya tersebut, kemudian memberi tahu orang tersebut dan meminta mereka mengedit file untuk Anda.
Struktur pengetahuan modular memberi Anda kesempatan untuk menyimpan semua informasi yang Anda butuhkan dalam bentuk potongan yang mudah diakses. Tema utama, stat, dan angka dari PDF yang Anda butuhkan semuanya bisa dibuletkan untuk lebih mudah disalin. Mengorganisir informasi dalam format dinamis membuat pengguna mudah menemukan apa yang mereka butuhkan dan memudahkan SME untuk memperbarui konten. Ingatlah stat dari tahun 2015? Jika menggunakan struktur modular seperti Guru, Anda dapat dengan mudah meminta verifikasi tentang pengetahuan di Guru dan SME yang menambahkannya akan diberitahu bahwa sesuatu yang mereka tulis sekarang sudah tidak up to date. Mereka dapat menyisipkan stat baru dan masalahnya terselesaikan, tanpa perlu mengedit PDF. Dan untuk kasus penggunaan di mana dokumen seperti PDF dan PPT adalah media yang tepat untuk berbagi informasi, Guru memungkinkan Anda menyematkan dokumen juga.
8. Anda tidak tahu pengetahuan mana yang digunakan secara efektif
Dengan merebaknya sumber daya yang beredar di organisasi Anda, bagaimana Anda bisa yakin bahwa dokumen yang Anda pilih adalah yang terbaik untuk pekerjaan tersebut? Apakah Anda memiliki cara untuk mengukur sumber daya dan aset yang memengaruhi peluang? Apakah Anda memiliki wawasan tentang konten yang berhasil ditemukan oleh rekan kerja Anda? Dapatkah tim pemasaran menghitung ROI dari pengetahuan yang mereka ciptakan?
Analitik tentang bagaimana pengetahuan Anda digunakan membuat pengetahuan itu bekerja lebih keras untuk Anda. Dengan analitik Guru, sebagai contoh, Anda dapat melihat pengetahuan mana yang sedang dilihat, disalin, dan dikirimkan kepada prospek dan pelanggan paling banyak. Anda dapat mengaitkan materi kembali ke peluang dan memahami materi mana yang memengaruhi tujuan bisnis. Ada juga log aktivitas yang mendetil tentang sumber daya yang dikirimkan rekan kerja Anda. Melihat bahan collateral mana yang digunakan oleh perwakilan penjualan untuk prospek tertentu dapat membantu membentuk strategi penjualan. Jika prospek orang lain di industri X membuka dokumen tertentu, mungkin prospek rekan kerja lain di industri X juga akan menemukan nilai di dokumen tersebut.
Tim pemasaran dapat menggali wawasan dari analitik Guru juga. Memahami sumber daya mana yang paling banyak digunakan memberikan wawasan berharga tentang apa yang diperlukan perwakilan untuk menyelesaikan tiket dan deal. Guru juga memberikan analitik mengenai pencarian yang tidak menghasilkan hasil. Melihat bahwa beberapa perwakilan telah mencari Hubungan Anda dengan pengetahuan dapat menjadi dua arah; biarkan memberitahu Anda di mana itu berhasil dan di mana ada kekosongan.
Mengapa Anda perlu memikirkan ulang strategi manajemen pengetahuan Anda
Masih berpikir organisasi Anda tidak memiliki masalah pengetahuan? Tidak ada perusahaan yang kebal terhadap rasa sakit bertumbuh yang memerlukan penerapan sebuah solusi manajemen pengetahuan. Jika perusahaan Anda berkembang dan berinovasi, jika waktu SME Anda sangat berharga, jika Anda memiliki pelanggan untuk menyenangkan, Anda membutuhkan solusi manajemen pengetahuan. Ada nilai yang dapat diukur dalam mengoptimalkan sumber daya perusahaan Anda untuk membuatnya dapat diakses dan dapat dijadikan tindakan. Jangan puas dengan "cukup baik" ketika menyangkut sumber kehidupan organisasi Anda. Temukan bagaimana solusi manajemen pengetahuan seperti Guru dapat membantu organisasi Anda mengelola pengetahuan dan menggerakkan pendapatan.
Pengetahuan adalah air kehidupan setiap organisasi. Ini adalah sumber daya, proses, dan keajaiban rahasia yang membuat sebuah perusahaan berjalan. Ini adalah dokumentasi dan informasi yang kita semua andalkan untuk melakukan pekerjaan kita. Meskipun pentingnya, pengetahuan internal seringkali tidak dioptimalkan dengan baik, karena banyak organisasi gagal melihat konsekuensi dari pendekatan manajemen pengetahuan yang kurang terencana. Mereka berasumsi bahwa apa pun "solusi" - atau ketiadaan - yang mereka miliki sudah cukup baik. Kami di sini untuk memberi tahu Anda bahwa ini bukanlah kasusnya. Setiap organisasi rentan terhadap penyimpangan pengetahuan, dan efeknya lebih jauh daripada yang terlihat.
Pernahkah Anda berpikir bahwa organisasi Anda tidak memiliki masalah pengetahuan? Pikirkan lagi.
Berikut adalah 8 indikator utama bahwa organisasi Anda akan mendapat manfaat dari budaya berbagi pengetahuan:
Anda tidak yakin bahwa yang Anda temukan telah diperbarui baru-baru ini
Anda harus mencari tempat yang berbeda satu per satu untuk menemukan apa yang Anda cari
Hanya ada di kepala ahli subjek
Itu ada di sistem yang tidak semua orang memiliki akses padanya
Pengetahuan Anda pasif, bukan aktif
Pengetahuan informal tidak tertangkap
Itu ada dalam dokumen statis yang sulit untuk dikerjakan dan diperbarui
Anda tidak tahu pengetahuan mana yang digunakan secara efektif
1. Anda tidak yakin bahwa yang Anda temukan telah diperbarui baru-baru ini
Penting untuk mengetahui bahwa sumber daya yang Anda gunakan akurat dan terbaru. Jika Anda menghabiskan waktu memindai dokumen untuk memastikan bahwa mereka adalah versi yang paling baru - atau yang lebih buruk, berbagi sumber daya usang ke luar - Anda memiliki masalah pengetahuan. Mengandalkan konvensi penamaan folder atau file hanya menciptakan ketidakpastian seputar kontrol versi, dan tidak menjamin bahwa pengetahuan di dalam sumber telah diperbarui baru-baru ini. Ketika pengguna tidak dapat mempercayai informasi dalam sistem Anda, mereka tidak akan menggunakannya. Itu membuat mereka lebih mudah untuk mengganggu orang lain untuk meminta versi terbaru daripada menentukan apakah apa yang mereka temukan, pada kenyataannya, akurat.
Tanpa solusi manajemen pengetahuan, Anda mungkin dapat melihat kapan suatu file terakhir diperbarui, namun itu bukan berarti melihat bahwa seorang rekan telah \"memverifikasi\" bahwa informasi tersebut 'terpercaya'. Misalnya, Guru membuat penulis bertanggung jawab atas informasi yang mereka buat. Jika seseorang menambahkan pengetahuan ke Guru, nama mereka dilampirkan padanya dan mereka bertanggung jawab untuk memverifikasi bahwa informasi tersebut akurat dalam jangka waktu tertentu. Dengan solusi pengetahuan, pengguna tidak perlu bertanya-tanya apakah apa yang mereka temukan baru; mereka tahu dengan pasti kapan sumber yang diberikan terakhir diverifikasi dan oleh siapa. Membangkitkan kepercayaan dalam pengetahuan Anda akan memberdayakan rekan tim Anda untuk bekerja dengan percaya diri.
2. Anda harus mencari tempat yang berbeda satu per satu untuk menemukan apa yang Anda cari
Tanpa rumah universal dengan fitur pencarian universal untuk sumber daya perusahaan Anda, mencari pengetahuan akan selalu menjadi latihan dalam ketidak-efisienan. Anda tahu bahwa informasi spesifik ada di suatu tempat, tetapi Anda tidak yakin di mana. Anda memiliki kata kunci atau potongan teks dalam pikiran yang dapat Anda cari, tetapi tanpa petunjuk di mana informasi berada, Anda harus bersiap untuk mencari desktop, kotak masuk Anda, Slack, layanan hosting file Anda, dan repositori online lain di mana pengetahuan ada.
Saat semua informasi Anda berada di satu tempat, cukup dengan satu pencarian untuk menemukan apa yang Anda cari. Dan bukan hanya pencarian apa pun, namun yang tepat di dalam aplikasi tempat Anda sudah bekerja. Tidak peduli situs web apa yang Anda gunakan, perpanjangan browser seperti milik Guru selalu ada bersama Anda, siap memberikan informasi yang Anda cari. Hal yang sama berlaku untuk Slack. Aksi Slack sederhana meminta bot Guru untuk menampilkan informasi yang Anda cari langsung dalam aplikasi Slack Anda. Lupakan pemborosan waktu mencari lebih dari sekali melalui beberapa tujuan - satu klik saja yang Anda butuhkan.
Pakar subjek (SME) seperti ensiklopedi manusia. Mereka mengetahui area keahlian mereka dengan sangat baik sehingga mereka dapat menjawab setiap pertanyaan tanpa berpikir panjang. Sayangnya, sebagian besar SME
tidak dibayar untuk duduk dan menjadi ensiklopedia bagi rekan-rekan mereka. Biasanya mereka memiliki pekerjaan penting mereka sendiri untuk diselesaikan, dan menghentikan alur kerja mereka untuk menjawab pertanyaan dari rekan kerja mengalihkan perhatian mereka dari memberikan nilai nyata. Kami telah membantu pelanggan menyelesaikan masalah itu sebelum, dan jumlah uang yang mereka habiskan untuk memiliki SME bernilai menjawab pertanyaan berulang daripada fokus pada pekerjaan mereka sendiri adalah menakutkan. Ribuan dolar terbuang setiap minggu menakutkan.
Solusi manajemen pengetahuan memungkinkan SME "membuang pikiran" mereka menjadi sumber daya online yang dapat diperbarui dan diedit sesuai keinginan mereka. Dengan cara itu, ketika anggota tim memiliki pertanyaan, mereka dapat langsung menuju ke sumbernya untuk jawaban tanpa harus merepotkan sumber asli. Selain itu, fitur verifikasi seperti milik Guru memberitahu pengguna bahwa informasi yang tersedia dapat dipercaya dan mutakhir, menghilangkan kebutuhan untuk memeriksa ulang dengan SME.
4. Ini berada dalam sistem yang tidak semua orang memiliki akses
Seiring organisasi berkembang dan tim individu mengembangkan proses mereka sendiri, seringkali ketidakselarasan terjadi karena alat yang berbeda diadopsi. Mungkin tim pemasaran Anda menyimpan file mereka di Dropbox, tetapi tim produk Anda beroperasi secara eksklusif di Trello. Perwakilan yang berhadapan dengan pelanggan membutuhkan akses ke informasi dari kedua tim ini, tetapi mungkin tidak memiliki login ke salah satu alat tersebut. Hal ini membuat mereka bergantung pada tim lain, tidak dapat membantu diri mereka sendiri dengan informasi yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya.
Menyimpan semua sumber daya tim Anda di satu tempat membangun jaringan pengetahuan internal yang kuat dan memberdayakan individu untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka tanpa mengganggu orang lain. Di Guru, semua tim kami menyimpan sumber daya mereka di Guru, dan kita semua mendapatkan manfaat dari pengetahuan bersama. Tim kami yang berhadapan dengan pelanggan memiliki akses ke informasi vital yang dimiliki oleh pemasaran, teknik, dan bahkan keamanan dan kepatuhan keamanan dan kepatuhan. Memberdayakan wakil untuk menemukan pengetahuan yang mereka butuhkan dengan cepat sangat penting, terutama saat pelanggan dan calon pelanggan menunggu di telepon. Ketidakberanian pengetahuan membuat wakil dan pelanggan merasa frustrasi.
Semakin banyak informasi yang diakses tim Anda, semakin siap mereka akan melayani semua permintaan dengan cepat dan efisien.
5. Pengetahuan Anda pasif, bukan aktif
Mungkin pengetahuan Anda terorganisir dengan baik. Anda puas dengan struktur folder Anda dan berpikir bahwa sumber daya Anda mudah ditemukan oleh orang. Namun, itulah yang dilakukannya: duduk pasif menunggu orang untuk menemukannya. Mencari basis pengetahuan pasif berfungsi dengan baik ketika Anda memiliki hasil tertentu dalam pikiran, tapi bagaimana jika Anda tidak yakin persis apa yang Anda butuhkan? Dengan pencarian tradisional, Anda terbatas pada batasan istilah pencarian Anda. Jika seorang wakil penjualan tahu bahwa studi kasus khusus dalam basis pengetahuan Anda akan membantu membuktikan poin kepada calon pelanggan, mereka akan mencarinya dan mengirimkannya. Tapi bagaimana jika mereka tidak tahu bahwa juga ada posting blog lama tentang topik yang sama yang akan lebih memperhalus poin yang mereka coba buktikan? Meskipun terkait, posting blog itu tidak akan muncul dalam pencarian sederhana untuk studi kasus, dan wakil penjualan Anda baru saja kehilangan peluang kunci.
Solusi manajemen pengetahuan yang didukung oleh AI mengambil pengetahuan dari pasif menjadi aktif. Di Guru, kami suka mengatakan bahwa kami tidak berurusan dengan pengetahuan yang berguna, tetapi dalam membuat pengetahuan menjadi berguna. Kami percaya bahwa informasi tidak hanya tinggal di basis pengetahuan Anda; itu harus menemukan Anda ketika Anda membutuhkannya dan membantu Anda bekerja lebih cerdas. Teknologi AI Suggest dari Guru menyajikan pengetahuan relevan langsung dalam alur kerja Anda yang ada, berdasarkan konteks yang diperoleh dari halaman web Anda. Jika Anda sedang mengetik email tentang fitur tertentu, AI Suggest akan menawarkan pengetahuan relevan yang berbicara tentang fitur tersebut. AI Guru menjadi lebih pintar dari waktu ke waktu saat ia mempelajari pola individu dan organisasi, menjadikan setiap potongan pengetahuan yang disajikan relevan dan berguna. Dengan AI melakukan semua pekerjaan pemunculan pengetahuan, manusia bisa fokus pada melakukan hal terbaik yang mereka lakukan: memperdayakan pelanggan.
Psst! Gunakan diagnostik pengetahuan dari Guru untuk mengetahui apakah basis pengetahuan Anda aktif atau pasif.
6. Pengetahuan informal tidak tertangkap
Saat memikirkan tentang manajemen pengetahuan, pengetahuan formal biasanya yang terlintas dalam pikiran. Pengetahuan formal mencakup sumber daya seperti posting blog, studi kasus, dan lembaran yang dibuat oleh tim seperti pemasaran khusus untuk distribusi yang lebih luas. Tapi pengetahuan formal hanya satu bagian dari informasi yang membentuk basis pengetahuan yang efektif. Pengetahuan informal sama pentingnya, tetapi sering diabaikan. Pengetahuan informal mencakup hal-hal seperti pembelajaran di tempat kerja dan wawasan yang diperoleh oleh individu, sering kali dari percakapan dan interaksi.
Misalnya, seorang pegawai baru mengirim Slack ke manajernya bertanya tentang proses tertentu, dan manajernya mengetikkan jawaban yang dipertimbangkan. Kemudian terbersit di benak manajer bahwa jika pegawai barunya memiliki pertanyaan ini, kemungkinan pegawai baru lainnya juga memiliki pertanyaan yang sama. Dia menggunakan bot Slack Guru untuk menyimpan respons yang diketiknya di Guru, yang memberikan akses kepada semua karyawan untuk jawaban yang baru saja dia ketik. Daripada percakapan tersebut membantu satu karyawan dan kemudian hilang dalam benang Slack yang panjang, bot Guru memberdayakan pengguna untuk menyimpan pengetahuan informal, menjadikannya dapat digunakan oleh semua karyawan.
Memberikan tim Anda sarana menangkap pengetahuan informal sangat penting untuk membangun jaringan pengetahuan internal. Apakah pengetahuan tersebut berasal dari interaksi eksternal atau percakapan internal, kemampuan untuk dengan cepat menambahkan informasi tersebut ke jaringan pengetahuan membantu perwakilan saling membantu. Hanya memberikan individu saluran untuk membagikan informasi niche akan meningkatkan pengetahuan yang dimiliki tim Anda untuk bekerja dengan lompatan besar.
7. Pengetahuan tersebut berada dalam dokumen statis yang sulit digunakan dan diperbarui
Anda melakukannya: Anda menemukan potongan informasi yang tepat yang telah Anda cari. Satu-satunya masalah adalah, itu berada dalam PDF 20 halaman. Atau susunan slide. Untuk sekadar mengeluarkan fakta yang Anda butuhkan, Anda dipaksa untuk mengunduh file, membuka aplikasi baru, menyaring semua halaman atau slide, dan kemudian menyalin informasi yang Anda butuhkan. Menyimpan informasi secara eksklusif dalam dokumen-dokumen canggung seperti PDF atau PPT membuatnya sulit untuk mengakses potongan-potongan informasinya. Jenis file itu juga statis dan tidak mudah diubah. Bagaimana jika, setelah berusaha keras mencari stat tersebut, Anda menyadari bahwa itu mengutip sumber dari 2015? Untuk memperbarui PDF tersebut, Anda harus mencari tahu siapa yang memiliki sumber daya tersebut, kemudian memberi tahu orang tersebut dan meminta mereka mengedit file untuk Anda.
Struktur pengetahuan modular memberi Anda kesempatan untuk menyimpan semua informasi yang Anda butuhkan dalam bentuk potongan yang mudah diakses. Tema utama, stat, dan angka dari PDF yang Anda butuhkan semuanya bisa dibuletkan untuk lebih mudah disalin. Mengorganisir informasi dalam format dinamis membuat pengguna mudah menemukan apa yang mereka butuhkan dan memudahkan SME untuk memperbarui konten. Ingatlah stat dari tahun 2015? Jika menggunakan struktur modular seperti Guru, Anda dapat dengan mudah meminta verifikasi tentang pengetahuan di Guru dan SME yang menambahkannya akan diberitahu bahwa sesuatu yang mereka tulis sekarang sudah tidak up to date. Mereka dapat menyisipkan stat baru dan masalahnya terselesaikan, tanpa perlu mengedit PDF. Dan untuk kasus penggunaan di mana dokumen seperti PDF dan PPT adalah media yang tepat untuk berbagi informasi, Guru memungkinkan Anda menyematkan dokumen juga.
8. Anda tidak tahu pengetahuan mana yang digunakan secara efektif
Dengan merebaknya sumber daya yang beredar di organisasi Anda, bagaimana Anda bisa yakin bahwa dokumen yang Anda pilih adalah yang terbaik untuk pekerjaan tersebut? Apakah Anda memiliki cara untuk mengukur sumber daya dan aset yang memengaruhi peluang? Apakah Anda memiliki wawasan tentang konten yang berhasil ditemukan oleh rekan kerja Anda? Dapatkah tim pemasaran menghitung ROI dari pengetahuan yang mereka ciptakan?
Analitik tentang bagaimana pengetahuan Anda digunakan membuat pengetahuan itu bekerja lebih keras untuk Anda. Dengan analitik Guru, sebagai contoh, Anda dapat melihat pengetahuan mana yang sedang dilihat, disalin, dan dikirimkan kepada prospek dan pelanggan paling banyak. Anda dapat mengaitkan materi kembali ke peluang dan memahami materi mana yang memengaruhi tujuan bisnis. Ada juga log aktivitas yang mendetil tentang sumber daya yang dikirimkan rekan kerja Anda. Melihat bahan collateral mana yang digunakan oleh perwakilan penjualan untuk prospek tertentu dapat membantu membentuk strategi penjualan. Jika prospek orang lain di industri X membuka dokumen tertentu, mungkin prospek rekan kerja lain di industri X juga akan menemukan nilai di dokumen tersebut.
Tim pemasaran dapat menggali wawasan dari analitik Guru juga. Memahami sumber daya mana yang paling banyak digunakan memberikan wawasan berharga tentang apa yang diperlukan perwakilan untuk menyelesaikan tiket dan deal. Guru juga memberikan analitik mengenai pencarian yang tidak menghasilkan hasil. Melihat bahwa beberapa perwakilan telah mencari Hubungan Anda dengan pengetahuan dapat menjadi dua arah; biarkan memberitahu Anda di mana itu berhasil dan di mana ada kekosongan.
Mengapa Anda perlu memikirkan ulang strategi manajemen pengetahuan Anda
Masih berpikir organisasi Anda tidak memiliki masalah pengetahuan? Tidak ada perusahaan yang kebal terhadap rasa sakit bertumbuh yang memerlukan penerapan sebuah solusi manajemen pengetahuan. Jika perusahaan Anda berkembang dan berinovasi, jika waktu SME Anda sangat berharga, jika Anda memiliki pelanggan untuk menyenangkan, Anda membutuhkan solusi manajemen pengetahuan. Ada nilai yang dapat diukur dalam mengoptimalkan sumber daya perusahaan Anda untuk membuatnya dapat diakses dan dapat dijadikan tindakan. Jangan puas dengan "cukup baik" ketika menyangkut sumber kehidupan organisasi Anda. Temukan bagaimana solusi manajemen pengetahuan seperti Guru dapat membantu organisasi Anda mengelola pengetahuan dan menggerakkan pendapatan.
Alami kekuatan platform Guru secara langsung - ikuti tur produk interaktif kami
