Il nostro "nuovo normale" non sembra molto "normale".  Mentre i team in tutto il mondo stanno passando alla vita da #WFH, è più critico che mai che siamo equipaggiati con gli strumenti di cui abbiamo bisogno per svolgere i nostri lavori - ovunque stiamo lavorando.

Nella nostra nuova realtà lavorativa remota; il "giro in ufficio" non esiste, le riunioni su Zoom sembrano l'introduzione dei Brady Bunch, e i nostri tavoli da cucina fanno da uffici domestici. Il modo di lavorare è cambiato da un giorno all'altro, aprendo la strada a nuovi standard di connettività sociale senza vicinanza fisica. Le aziende che non hanno ancora politiche di lavoro da remoto in atto si stanno affrettando a potenziarsi e compensare. È ora di mettere al passo le vostre forze lavoro remote e prepararle per un futuro funzionale come team distribuito.

Da Guru, supportiamo team remoti dal 2015 e abbiamo avuto la fortuna di vedere di persona come lavorano meglio insieme. Se tu o la tua organizzazione state cercando di mettervi d'accordo, abbiamo preparato una breve guida su quali strumenti sono necessari per passare al lavoro remoto con minime interruzioni.

La comunicazione è fondamentale per aumentare l'efficienza tra team remoti. Quando la comunicazione faccia a faccia non è possibile, i vostri strumenti devono facilitare gli stessi benefici, come; tempi di risposta rapidi, linguaggio informale, segnali non verbali e spontaneità, in un modo che si senta naturale nei nostri flussi di lavoro.

"Collaborazione e comunicazione" è stata elencata come la principale sfida legata al lavoro remoto nel State of Remote Work 2020 di Buffer. In salita dal terzo posto nel 2019.

Cosa dovrebbe contenere il vostro stack tecnologico per il lavoro remoto?

Crediamo che un stack tecnologico semplice ed efficace sia composto da tre elementi chiave: videoconferenza di qualità, comunicazione messaggistica in tempo reale e gestione unificata della conoscenza.

1. Videoconferenza (es. Zoom)  

Quando le riunioni di persona non sono un'opzione, la video chat in tempo reale è la prossima migliore alternativa. Adottare una politica della webcam accesa renderà le riunioni remote più coinvolgenti e personali. Con le telecamere accese, è molto più difficile distraersi o spegnersi, ed è molto più facile sentirsi uniti e normali.

Alcuni consigli per far sì che le videoconferenze si svolgano senza intoppi:

• Tieniti in silenzio quando non stai parlando. Questo ridurrà i rumori di fondo e manterrà le tue riunioni fluide.
• Fallo sociale! Fai pranzi virtuali o happy hour con il tuo team e gli amici dell'ufficio in modo da non perdere quei dialoghi interpersonali che si svolgevano durante le pause snack.
• Stabilisci norme aziendali per la comunicazione video. Questo potrebbe includere "alzare la mano" quando sei pronto a parlare, utilizzare la chat del tuo strumento, ecc.

Suggerimento: Crea una scheda con gli standard di etichetta per le riunioni virtuali di tutta l'organizzazione per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda.

2. Comunicazione di squadra e messaggistica (ad es. Slack)

Quando gli incontri nei corridoi non sono possibili, le tue squadre avranno bisogno di un nuovo modo di comunicazione rapido ed efficiente. Senza un hub di chat centrale; le tue squadre andranno a fare i propri interessi. I diversi dipartimenti che comunicano in silos (sia tramite email, messaggi, chat di G, ecc.) lasciano gli stakeholder chiave all'oscuro. Internamente, i dipendenti potrebbero iniziare ad utilizzare altri canali per comunicare. Contribuendo alla loro interruzione della giornata lavorativa e al loro stack tecnologico già sovraccarico.

Stabilendo uno strumento di chat aziendale unico, elimina confusione e ripetizione e fornisce al tuo team di leadership uno spazio per comunicare efficacemente con l'intera organizzazione in un momento di cambiamento costante.

Come sfruttare al meglio il tuo strumento di messaggistica  

• Stabilisci un formato per i titoli dei canali e delle chat di gruppo. Ad esempio, presso Guru, i canali Slack basati su progetti hanno il prefisso “#progetto-”. Questo aiuta a auto-organizzare la tua barra laterale ed è particolarmente utile se stai attivando diversi nuovi canali nelle prossime settimane.
• Usa tutte le funzionalità! Slack ti consente di impostare uno stato, sospendere le notifiche, integrarsi con app di produttività come Clockwise, e altro ancora. Queste funzionalità possono aiutare il tuo strumento di chat a sentirsi come un'entità più integrata nel tuo flusso di lavoro e meno distrazione.
• Organizza le tue risposte. I canali diventano rumorosi e le conversazioni si perdono nel frastuono. Assicurati di rispondere nel thread per mantenere le cose organizzate e preservare la sanità mentale.

3. Gestione delle conoscenze (ad es. Guru)

Forse uno dei più grandi shock con un improvviso passaggio al lavoro remoto è rendersi conto di quanto dipendiamo dall'approccio diretto ai nostri colleghi per ottenere le informazioni di cui abbiamo bisogno per svolgere il nostro lavoro. Mentre i colpetti fisici sono esclusi, questo non significa che gli esperti delle materie delle tue squadre non saranno assillati da domande ripetute e individuali da distanza. Probabilmente più di prima. Ecco perché stabilire una singola fonte di verità su FAQ aziendali, politiche, domande sui prodotti, ecc. è una priorità assoluta per le squadre remote. Centralizzare le informazioni interne della tua azienda supporterà la produttività degli SME (esperti delle materie), la fiducia della squadra e l'allineamento a livello aziendale.

Modi per sfruttare al meglio il tuo strumento di gestione delle conoscenze:

• Porta la gestione delle conoscenze  in tutti i flussi di lavoro esistenti della tua squadra. La nostra integrazione Slack, estensione Chrome e G Suite Add-On sono tutti progettati per portare al tuo team la conoscenza di cui hanno bisogno, ovunque stiano lavorando. Questo aiuta la produttivit\ufficio e risparmia spazio scheda prezioso.
• Documentate tutto, anche le politiche e le procedure temporanee. È importante che tutti vedano il tuo strumento di KM come la fonte di verità su tutta la conoscenza aziendale. Specialmente durante i periodi di cambiamenti rapidi nella politica o nella procedura. Una base di conoscenza verificata è un ottimo luogo per fornire al tuo team informazioni in un modo in cui si fidano che siano tempestive, affidabili e dinamiche.
• Rendi la conoscenza un'attività collaborativa! Potrebbe sembrare travolgente costruire una base di conoscenza da zero. Assegna responsabili per contribuire a contenuti specifici del team e configura un team di governanza della conoscenza per stabilire una struttura e mantenere aggiornata e organizzata la conoscenza. Rendere la gestione della conoscenza una responsabilità condivisa non solo renderà il compito molto più leggero, ma ti preparerà anche per un successo continuo.

Il passo successivo è garantire che le tre colonne portanti del tuo stack tecnologico remoto lavorino insieme in modo coeso. Ecco alcuni consigli per combinare le capacità di questi strumenti:

• Zoom + Slack: Se ti ritrovi in una conversazione circolare e prolungata su Slack, passa a una rapida chiamata Zoom per discutere in tempo reale. Utilizza l'integrazione di Zoom in Slack per avviare una chiamata immediatamente, senza dover passare al tuo strumento di calendario e pianificare formalmente una riunione.
• Slack + Guru: Crea abitudini intorno alla condivisione di conoscenze dimostrando cosa è disponibile in Slack. Se un collega fa una domanda in un canale, utilizza l'integrazione di Guru per rispondere direttamente con una Card, senza lasciare l'app. Questo non solo dà al tuo collega la risposta alla domanda, ma incoraggia le persone a guardare prima a Guru la prossima volta che chiedono qualcosa.
• Guru + Zoom: In chiamate interne ed esterne, vengono poste domande alle quali non puoi rispondere all'istante. Piuttosto che perdere tempo prezioso o impegnarti a fare seguito in seguito, trova rapidamente risposte in tempo reale utilizzando Guru. Informazioni digeribili e di dimensioni ridotte a portata di mano ti aiuteranno a rispondere a quelle domande occasionali con fiducia.

E questo è solo l'inizio. Man mano che le persone si familiarizzano con gli strumenti che compongono il tuo stack tecnologico di lavoro remoto, queste pratiche diventeranno un'abitudine e troverai ancora più modi per lavorare in modo efficiente con un stack tecnologico vario. Ma, gestire il cambiamento e il lancio di nuovi strumenti comporta le sue difficoltà.

Lanciare nuovi strumenti può essere noioso specialmente quando il tuo team sta già vivendo un'interruzione senza precedenti nella loro vita quotidiana. L'enfasi dovrebbe essere posta sull'innovazione - non sulla complicazione ulteriore - del loro flusso di lavoro. Introdurre un nuovo strumento per le forze di lavoro remote deve essere intuitivo, semplice e servire come un potenziamento indiscutibile dei processi attuali. Assicurati di mostrare il valore aggiunto fin dall'inizio. Utilizzare uno strumento di registrazione come Loom accelererà il processo di inserimento e incoraggerà l'adozione. I dolori della crescita sono inevitabili ma praticando un forte cambiamento gestionale sarai in grado di costruire nuove abitudini rapidamente.

Adottando nuovi strumenti per supportare la nostra "nuova normalità" uscirai dall'altra parte come un team più forte di comunicatori ben allineati, anche dopo che il periodo remoto sarà terminato.