Onboarding per i dipendenti è troppo importante per essere lasciato a un pugno di incontri e a una presentazione. Non ci limitiamo a incoraggiare i nostri utenti a sfruttare al massimo l'esperienza di onboarding con Guru, pratichiamo ciò che predichiamo internamente. Un sacco di pianificazione, empatia e intenzione vanno nell'esperienza di onboarding di ogni dipendente in Guru. Abbiamo parlato con il nostro Specialista Senior delle Operazioni Personale Bobby Lundquist per capire cosa fa per assicurarsi che i nuovi membri del team Guru abbiano un'esperienza di onboarding stellare.

Sulla parte esperienziale del processo di onboarding

Per me, mi piace pensare al processo di onboarding come alla creazione di un'esperienza. Lavoravo nel settore dell'ospitalità prima di arrivare in Guru. Ero davvero concentrato sulla creazione di esperienze per le persone, che fosse in un ristorante o durante una vacanza emozionante. Mi piace pensare alla creazione di un'esperienza durante il processo di onboarding perché è un viaggio per le persone che stanno iniziando in azienda.

Ci sono molte emozioni legate all'abbandono del tuo precedente lavoro e all'inizio di uno nuovo, è un intero nuovo capitolo nella vita di qualcuno. Ecco perché mi piace pensare all'onboarding come a costruire il palco per creare un'esperienza memorabile e duratura che farà sentire qualcuno come se avesse preso la decisione giusta venendo in Guru.

Sull'utilizzo di Guru per calmare il diluvio di informazioni

Quando inizi il processo di onboarding, ci sono due principali tipi di informazioni: quelle che ti vengono date e che devi elaborare, e quelle che non sai e che devi cercare. Guru e gli strumenti che utilizziamo con esso giocano un ruolo enorme nel rendere facile condividere e comprendere la conoscenza.

Guru è lo strumento ideale per mantenere le cose organizzate, aggiornate e facili da elaborare. I nuovi dipendenti sono assolutamente inondati di informazioni quando iniziano a lavorare. Stai imparando come funzionano gli strumenti, immergendoti nel lavoro di progetto e cercando di capire le piccole sfumature della cultura aziendale. I dipendenti devono rapidamente mettersi al passo con tutto ciò che devono sapere per eccellere nel proprio lavoro, e il processo di onboarding deve rispettare questo.

È ugualmente importante avere ciò che devi fare organizzato in un modo che abbia senso e possa evolvere nel tempo man mano che cresci con l'azienda. I nostri nuovi assunti possono vedere un piano dettagliato per i loro primi 90 giorni di lavoro, ma lo organizziamo in modo tale che non si sentano come se avessero 50 compiti in attesa di essere completati in Asana.

Sui vantaggi di avere una fonte unica di verità

Uno dei problemi più grandi che le persone affrontano quando iniziano un lavoro è capire ciò che devono sapere. Devi apprendere tutto questo riguardo all'azienda, come funziona, sul tuo ruolo, su come il tuo team fa le cose. La maggior parte delle aziende custodisce queste informazioni importanti in diversi documenti, ma non sono il modo migliore per mettere in carreggiata le persone. Documenti Google lunghi e articoli wiki aziendali non sono solo difficili da sfogliare, ma è anche difficile capire se sono aggiornati senza dar loro una lettura approfondita. Scopri come onboardare nuovi dipendenti in modo più efficiente.

Avere Guru come fonte unica di verità elimina parte della confusione che deriva dall'inizio di un nuovo lavoro. Quando usi Guru, stai ottenendo informazioni facilmente ricercabili e suddivise in piccole parti.

La nostra funzione di verifica rende facile vedere se ciò che stai leggendo è aggiornato. Se per caso trovi una vecchia scheda puoi facilmente contattare la persona giusta per verificarla o rispondere alle domande.

Sulla necessità di una connessione umana

Non voglio che l'intero processo di onboarding sia, "Ok, hai tutte le informazioni di cui hai bisogno per fare il tuo lavoro in Guru; non disturbare i tuoi colleghi." È più come, "Puoi consultare le informazioni in Guru, ma potresti avere delle domande su ciò che hai letto. Ecco come puoi scoprire cosa ti serve.” Penso che sia davvero diverso dal chiedere semplicemente a qualcuno "Cos'è questo?" e poi ricevere la risposta. Ecco come hai conversazioni più significative con i tuoi colleghi.

Penso che alcune informazioni siano meglio comunicate attraverso interazioni personali. Rick [Nucci], il nostro CEO, fa una panoramica dei valori fondamentali con tutti i nuovi assunti. Parlerà di cosa ha ispirato i valori, cosa significano per noi, e trascorrerà anche del tempo a raccogliere feedback sull'esperienza di onboarding delle persone e a rispondere alle domande.

Il nostro processo di onboarding contiene un compito che chiede alle persone di leggere i valori aziendali in una scheda Guru, ma è un'esperienza totalmente diversa quando hai una tavola rotonda di discussione con il CEO. C'è un equilibrio che puoi trovare tra avere informazioni condivise in una fonte e creare connessione umana attraverso la comunicazione dal vivo.

Sull'effetto a catena che un cattivo onboarding può avere

È importante guardare oltre come l'esperienza di onboarding influisce sui nuovi assunti e considerare come impatta l'intero team. Immagina che un nuovo assunto inizia e non riesce a trovare le informazioni di cui ha bisogno per iniziare a lavorare. Finisce con l'affidarsi pesantemente al proprio manager o ai propri colleghi e trascorre la maggior parte della giornata a porre loro domande. Guarda come ridurre il costo medio di onboarding pur continuando a creare un'ottima esperienza.

Ora il manager e i membri del team non sentono di avere tempo per concentrarsi e portare a termine il lavoro. Questo li fa preoccupare per la capacità del nuovo assunto di lavorare in autonomia e domandarsi se hanno fatto la scelta giusta. Dall'altra parte, il nuovo dipendente si sente molto perso e stressato nel suo primo giorno, e ora si sta chiedendo se rimarrà in azienda. Vedi come così tanti potenziali risultati negativi possano derivare da un semplice errore durante l'onboarding?

Il processo di onboarding è la prima esperienza approfondita di un dipendente con un'azienda. Se hai un processo troppo confuso, privo delle giuste informazioni o semplicemente che fa sentire i dipendenti indesiderati, hai un grande problema. Questo può creare danni a lungo termine.

Sulla potenza dell'autonomia del dipendente durante l'onboarding

Dopo l'assunzione, la missione principale è supportare i nuovi dipendenti e guidarli su cosa succederà dopo invece di semplicemente fornire informazioni e rispondere a domande. È importante dare ai nuovi assunti autonomia e libertà durante l'onboarding in modo che possano stabilire collegamenti con il proprio team e affermarsi come parte dell'azienda.

Utilizzare Guru, soprattutto con altri strumenti di gestione delle attività, restituisce ai manager e ai loro report diretti più tempo. Riduce lo stress durante il processo di onboarding e fornisce alle persone il tempo e l'energia di cui hanno bisogno per concentrarsi su ciò che sanno fare meglio.

Dare maggiore autonomia ai nuovi dipendenti permette loro di portare a termine le cose a modo loro. Tutti hanno bisogno di un po' di direzione quando sono nuovi, ma non vuoi cadere nella micromanagement. Non entriamo nel processo di onboarding pensando: “Fallo esattamente in questo modo entro questo tempo o sei in ritardo.” Invece, è più come, "Hai l'autonomia di gestire questo e di gestire questo processo da solo perché ci fidiamo di te per farlo nel modo che sarà migliore per te."

Su come le aziende possono migliorare il loro processo di onboarding

Prima di entrare nelle tattiche, chiediti davvero quale esperienza vuoi creare. Pensalo in termini di progettazione di un viaggio per il dipendente e avere metriche molto chiare in modo da poter determinare il successo. Una volta che hai capito, puoi affrontare i problemi che puoi risolvere. Stai vedendo punti critici direttamente correlati al numero di strumenti che utilizzi? È difficile per le persone trovare le informazioni di cui hanno bisogno? Ci sono lacune nella tua comunicazione che portano a confusione? Inizia in grande, poi scomponi le cose in passaggi azionabili.