C'è qualcosa di più divertente del lancio di nuovo software al lavoro? Possiamo pensare a un paio di cose: riunioni alle 16:30 il venerdì pomeriggio e devitalizzazioni ci vengono subito in mente. 

Diamo atto: le persone amano ricevere nuovi strumenti che rendono il loro lavoro più facile, ma passare da un programma all'altro può essere stressante nel migliore dei casi e disastroso nel peggiore. Ecco perché è assolutamente necessario avere un solido piano di implementazione del software che possa aiutare tutti a mettersi in carreggiata con le ultime modifiche software. 

Non vogliamo vantare (bene...magari un po'), ma sappiamo un po' di più sui modi giusti e sbagliati di introdurre un nuovo programma software al lavoro. A parte insegnare ai nostri clienti i migliori modi per lanciare Guru nelle loro aziende, abbiamo molte necessità di software interno da gestire. 

Non possiamo garantire che a tutti piacerà il tuo nuovo software, ma possiamo aiutarti a scrivere un piano di implementazione del software decente che possa semplificarti la vita. Ecco cosa devi sapere per creare un piano di implementazione solido. 

Perché l'implementazione del software è importante

Qualcuno ha mai installato nuovo software sui computer aziendali e ha lasciato le persone libere di usarlo? Se l'hanno fatto, dubitiamo che siano sopravvissuti per raccontarlo. Andare a braccio va bene per i gruppi musicali e i primi appuntamenti, ma non è davvero la mentalità giusta per mettere un intero dipartimento o un'azienda in linea con il nuovo software. 

L'apatia e l'implementazione del software non si mescolano

Rilasciare nuovo software a un'azienda non preparata non sarà solo stressante, sarà anche scioccamente inefficace. Trascorrerai troppo tempo a risolvere problemi, a rispondere a domande e a spegnere incendi che avrebbero potuto essere evitati con un po' di pianificazione. Un piano di implementazione del software ben pensato ti consente di elaborare una tempistica ragionevole da seguire e ti aiuta a fissare obiettivi che puoi usare per misurare il successo. 

Problemi imprevisti e rilasci del software tendono a andare di pari passo. Fortunatamente, il tuo piano di implementazione può essere di grande aiuto quando si tratta di risolvere i problemi. Non possiamo prometterti che il tuo piano di implementazione ti proteggerà da internet lento, da una settimana di lavoro stressante o da qualcuno che odia imparare nuove tecnologie. Detto ciò, possiamo dire che creare un piano di implementazione ti consente di pensare criticamente a quali problemi potrebbero sorgere e di risolverli prima che accadano. 

Sopra ogni altra cosa, il tuo piano di implementazione aiuta a preparare tutti per il successo. I moduli di formazione, le scadenze e le FAQ che crei sono progettati per aiutare gli utenti a ottenere il massimo dal loro nuovo software. Ti risparmia anche un enorme mal di testa e ti aiuta a mantenere un po' più di sanità mentale. Tutto considerato, lo chiameremmo un chiaro scenario vantaggioso per tutti. 

Suggerimenti per l'implementazione del software 

Abbiamo fatto il nostro caso sul perché i piani di implementazione del software siano una parte importante di ogni lancio. Ora cambiamo marcia e concentriamoci su come puoi creare un piano di implementazione solido a modo tuo. 

Definire il successo in anticipo 

Hai avuto la possibilità di sederti e pensare a perché stai realizzando un piano di implementazione accurato in primo luogo? Mi dispiace, ma "Il mio manager lo ha detto" non è una buona risposta qui. 

Piano di atteggiamento/dieta solida

Se vuoi fare un piano di implementazione che funzioni, considera come puoi misurare il successo. A meno che il tuo ambiente di lavoro non ami acquistare nuovo software solo per il puro entusiasmo di farlo, scommettiamo che stai cercando nuovo software perché c'è un problema da risolvere. 

Pensa a quali problemi il nuovo software doveva risolvere e stabilisci metriche per misurare quanto bene esso stia operando per risolverli. Passare attraverso questo esercizio può aiutarti a determinare se hai scelto il software giusto e se hai bisogno di tornare al tavolo da disegno. 

Crea il tuo processo di implementazione 

Ora stiamo entrando nel vivo del perché sei qui: il reale piano di implementazione. 

Il piano di implementazione del software che proponi dovrebbe essere in grado di gestire le aspettative sia per la direzione che per i dipendenti e delineare chiaramente quando ciascun passaggio dovrebbe avvenire. Questa sezione è importante perché non delinea solo il tuo intero processo. Un piano ben pensato può aiutare a eliminare l'espansione dell'ambito e rendere più facile mantenere tutti sulla buona strada e rispettare le scadenze. 

Il tuo piano di implementazione è unico e differirà a seconda di cosa stai facendo; nonostante ciò, ci sono alcune cose che ogni piano completo dovrebbe avere:

Informazioni di base

Considera questo come i 5W e 1H del tuo piano che puoi mostrare a qualsiasi decision maker per farli annuire e dire "ok, va bene". Delinea quale software stai utilizzando, il ragionamento dietro il perché stai facendo il passaggio, e i costi associati.

Team di implementazione

Forse ci sei solo tu, forse l'intero team IT, forse c'è qualcuno dalla parte della azienda del software che aiuterà con la transizione. Indipendentemente da chi è coinvolto, assicurati di delineare chi sono e le loro responsabilità qui. 

Tempistica prevista

Quanto tempo occorrerà e quando dovresti raggiungere determinati traguardi? Ricorda, i piani migliori hanno sempre un po' di margine nel calendario per tenere conto di eventuali aggiustamenti ai tuoi piani.  

Lavoro di preparazione

Cosa deve essere fatto per preparare i tuoi attuali sistemi per il nuovo software? Alcuni potrebbero dover fare un paio di aggiornamenti del sistema operativo, altri potrebbero dover considerare un aggiornamento completo del sistema. Indipendentemente da ciò di cui hai bisogno, ora è il momento di mettere tutto nero su bianco. 

#### Risultati attesi

Questo nuovo software aumenterà le vendite del 15% nei prossimi 3 trimestri? Questo nuovo programma sostituirà due altri programmi di cui ti sei affidato? Questa sezione può svolgere un ruolo chiave nell'allineare gli stakeholder e nel fissare le aspettative per il lavoro. 

Potenziali problemi

In un mondo perfetto, ogni rilascio di software andrà facilmente, ma sai che non viviamo in un mondo perfetto. Pensa a cosa potrebbe dover essere sistemato o aggiustato una volta che il tuo nuovo software è stato distribuito. 

Dipendenti coinvolti

Il tuo nuovo programma sarà utilizzato da tutta l'azienda, o solo da un team o due? Fai un elenco di chi sarà colpito di più dal tuo cambiamento in questa sezione.

Piano di formazione

Come farà everyone a familiarizzarsi con il nuovo software? Meniona quali moduli di formazione e altre risorse utilizzerai, insieme a come intendi misurare il successo della formazione. 

Pulire i dati

È molto facile per le aziende accumulare cose di cui non hanno bisogno. Software obsoleto che occupa preziosa memoria e dati che non sono stati rilevanti per anni sono solo alcune delle cose che vengono in mente. Fortunatamente per te, un nuovo piano di implementazione del software è l'occasione perfetta per affrontare alcuni di questi problemi. 

Questo è un evento di pulizia di livello Tanner 

È possibile che implementare il tuo nuovo software significhi che alcune vecchie cose saranno lasciate indietro. Prendi un po' di tempo per fare una pulizia primaverile e liberarti di alcuni di quei vecchi dati spazzatura e programmi prima di passare al tuo nuovo sistema. Questo ha il vantaggio di creare nuove opportunità per organizzare informazioni importanti. 

Crea piani di rollout individuali 

Il team di ingegneria e il team UX stanno utilizzando lo stesso nuovo programma software, ma ne fanno uso per motivi molto diversi. Le risorse umane possono aspettare alcune settimane o anche un mese o due prima di essere formati nel nuovo programma, ma le vendite dovevano essere formate ieri. 

Sappiamo che non vuoi creare più lavoro per te stesso, ma creare diversi piani di rollout per diversi team e scenari può rendere più facile l'implementazione complessiva. Pensa a tutti coloro che devono utilizzare questo nuovo programma e come puoi adattare il tuo piano alle loro esigenze. Non esitare a contattare la direzione per vedere come le esigenze variano tra i vari team.

Trova i tuoi campioni del software 

Una delle cose più importanti da tenere a mente durante questo processo è che il software è solo uno strumento. Esistere e essere disponibile per gli utenti non significa che sarà utilizzato. È risaputo che le persone tendono ad essere naturalmente resistenti al cambiamento, quindi cominciare con alcuni sostenitori dalla tua parte può essere di grande aiuto durante il processo di implementazione. 

Chiunque può essere un sostenitore di un nuovo software. Identifica le persone che supportano il cambiamento e comprendono il software per aiutare a creare una cultura aziendale favorevole. 

Non stiamo dicendo che devi trovare qualcuno che vada per l'ufficio a dire casualmente alle persone quanto amano il tuo nuovo software HR (anche se sarebbe piuttosto divertente). Avere semplicemente persone che introducono naturalmente suggerimenti software e lodano il nuovo programma può fare molto per aiutare il processo. 

Preparati per il futuro 

Nonostante alcuni ostacoli, sembra che tutti siano stati onboardati e utilizzino facilmente la nuova aggiunta al tuo stack tecnologico. Le tue sensazioni di immensa soddisfazione e realizzazione non conoscono limiti, e puoi stare tranquillo sapendo che hai portato qualcosa di nuovo e utile al tuo team. 

E quindi...cosa c'è dopo?

Sentiamo il tuo dolore

È sempre importante pensare al futuro quando si sta lavorando al proprio piano di implementazione. Poiché è incredibilmente facile che gran parte del lavoro e delle decisioni ricadano su una sola persona, è altrettanto semplice che il successo continuato di un programma dipenda da un dipendente. 

Non c'è niente di peggio di un software che finisce nel dimenticatoio perché qualcuno lascia il proprio lavoro o assume nuove responsabilità. Rendi facile a chiunque nell'IT di apprendere il programma e prendere decisioni e fare cambiamenti se necessario. 

Raccogliere feedback

Pensi di aver messo insieme un piano di implementazione piuttosto solido, ma il resto del team è d'accordo?

Comprendiamo che ognuno ha il proprio modo di misurare il successo, ma un processo di implementazione che raggiunge il suo obiettivo finale ma è riuscito anche a rendere tutti gli altri pazzi non è la nostra definizione di successo. Qui è dove il potere dell’opinione può entrare in gioco. 

Tutti coloro che hanno partecipato al processo di implementazione possono darti feedback utili. Chiedi le loro opinioni sul processo, i loro punti di forza e di debolezza e se hanno suggerimenti per rendere le cose più fluide.

È facile guardare le cose attraverso il tuo cervello IT. Sentire le cose dalla prospettiva di altre persone può rendere più facile pianificare implementazioni future.

‍