Cosa significa veramente quando un nuovo assunto entra nella tua azienda? Di solito, indica che desideri una nuova prospettiva, hai bisogno di nuove forze, sei in posizione di sostituire il personale andato via, oppure sei pronto ad aggiungere veri specialisti alla tua organizzazione. Sappiamo cosa significa il processo di onboarding per il nuovo assunto: entusiasmo, gadget e una buona dose di confusione. Sappiamo cosa significa per il loro manager e il resto del team: flussi di lavoro interrotti, interruzioni aumentate. Ma oltre agli impatti immediati sul lavoro, quanto costa realmente alla tua azienda assumere qualcuno di nuovo e è possibile ridurre quel costo?

Il costo reale della formazione dei nuovi dipendenti

Il costo reale di onboarding e formazione di un nuovo impiegato è di circa $2.000 per le piccole aziende a oltre $3.000 per le più grandi. Questi costi si riferiscono solo a quando hanno già un lavoro, e si aggiungono ai costi interni/esterni di reclutamento, che possono includere voci visibili come gli stipendi dei reclutatori o le commissioni delle agenzie, oltre a elementi nascosti come i costi delle bacheche di lavoro o delle verifiche di background. Quei $2.000 sono anche aggiuntivi rispetto allo stipendio annuale e ai benefici dell'impiegato.

Tra attrezzature, licenze software, interruzioni aziendali per il team immediato e il tempo per ogni nuovo assunto affinché le risorse umane elaborino la documentazione, questi costi possono riverberarsi nel resto dell'azienda. Inoltre, anche le aziende più di successo possono impiegare mesi per completare l'onboarding dei nuovi dipendenti, il che significa che la maggior parte dei nuovi assunti non raggiunge la piena produttività per molte, molte settimane.

Considerando tutto insieme, questi costi hanno un impatto misurabile sul bilancio: nuovi assunti (e trasferimenti!) possono ridurre i ricavi totali tra l'1 e il 2,5%. Indipendentemente dalla dimensione della tua azienda, questa è una percentuale significativa di entrate perse nel processo di migliorare la tua attività.

Utilizzare la gestione della conoscenza per ridurre i costi complessivi di onboarding

Sebbene non sia possibile eliminare totalmente queste spese e interruzioni aziendali, ci sono alcuni modi per ridurre significativamente il suo impatto, migliorando al contempo i tassi di fidelizzazione dei nuovi assunti, il coinvolgimento dei dipendenti e il tempo fino alla produttività. La verità è che il modo migliore per ridurre i costi è sistematizzare l'esperienza di onboarding fornendo a tutti l'accesso alle informazioni di cui hanno bisogno. Ecco come:

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Ridurre i costi aumentando i tassi di fidelizzazione dei nuovi assunti e il coinvolgimento dei dipendenti

Se lo stai facendo bene, l'onboarding dei nuovi assunti richiede da 8 settimane per ruoli amministrativi a più di 20 settimane per ruoli professionali. E anche in quel caso, quei nuovi dipendenti non iniziano a lavorare a massima capacità fino a circa 8 mesi dopo. Quindi, quando un terzo dei nuovi assunti cerca lavoro nei primi 5 mesi e un quarto se ne va prima della fine dell'anno, si guarda a un potenziale ciclo di 2 anni di produttività persa quando devi sostituire un nuovo assunto con un altro nuovo assunto. (Fonte)

I nuovi assunti se ne vanno per molte delle stesse ragioni per cui se ne va un qualsiasi dipendente: insoddisfazione generale con la propria posizione attuale e la possibilità di aumenti di stipendio o di benefici altrove, con la posizione che può anche giocare un ruolo. Quindi, guardando il turnover complessivo dei dipendenti, possiamo affrontare alcuni dei principali problemi legati alla fidelizzazione dei nuovi assunti.

Il primo fattore, l'insoddisfazione con la posizione attuale, può essere direttamente legato al livello di coinvolgimento di quel dipendente. Dipendenti disimpegnati — coloro che non sono interessati alla performance generale o personale, ai cambiamenti nelle strutture o nei flussi di lavoro esistenti, o al processo decisionale più ampio — non hanno un interesse particolare a contribuire con le loro abilità o conoscenze all'organizzazione. Potrebbero non essere ricompensati per farlo, i loro contributi potrebbero essere ignorati e potrebbero essere rimproverati per interrompere i colleghi quando cercano informazioni o chiarimenti.

Le culture orientate alla conoscenza, d'altra parte, affrontano attivamente queste conseguenze negative, aumentando direttamente i tassi di coinvolgimento. Infatti, le aziende con culture orientate alla conoscenza hanno più del doppio delle probabilità di riportare di essere soddisfatte o molto soddisfatte dei loro livelli di coinvolgimento dei dipendenti rispetto al resto.

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Ridurre i costi di formazione diminuendo il tempo per la produttività

Anche se l'onboarding completo richiede la maggior parte di un anno, puoi comunque ridurre il tempo per la produttività. Dopotutto, "completamente onboardato" non significa solo 100% produttivo — significa essere completamente integrato nella cultura aziendale complessiva. Tre fattori si uniscono a ciò che pensiamo di "essere produttivi":

• Essere in grado di risolvere creativamente i problemi
• Utilizzare il tempo in modo efficiente
• Sapere quando chiedere aiuto — e quando offrirlo

I programmi di formazione dei dipendenti spesso si concentrano su argomenti completamente diversi, come delineare organigrammi ampi che hanno poco impatto sul lavoro quotidiano di una persona o dove trovare il supporto IT. In realtà, il 70% della formazione avviene… quando qualcuno sta effettivamente svolgendo il lavoro!

Cambiando il modo in cui comprendiamo i "programmi di formazione" per dare a qualcuno tutti gli elementi necessari per imparare attraverso una solida base di conoscenza, puoi scalare i programmi di onboarding e consentire alle persone di acquietarsi nel modo migliore per loro, invece di isolarli in una stanza per una settimana mentre un formatore aziendale spiega come accedere a Salesforce, nel caso una persona su dieci in quella stanza non l'abbia mai usato.

Consolidare tutte le conoscenze inerenti al lavoro in un unico luogo consente di far entrare i dipendenti nei loro ruoli nei primi giorni con gli strumenti di cui avranno bisogno, sia nel momento immediato che a lungo termine, permettendo loro di fidarsi degli esperti dell'azienda senza interromperli. Questo consente non solo al nuovo dipendente, ma a tutti con cui interagisce il nuovo dipendente, di essere più produttivi.

Le culture orientate alla conoscenza sono il futuro

Dipendenti coinvolti e informati sono ciò che realmente crea una cultura aziendale positiva, e questi tipi di culture superano il resto. Se dai a un nuovo dipendente — o anche a un dipendente esistente in un nuovo ruolo — gli strumenti di cui ha davvero bisogno per eccellere nel proprio lavoro, invece di ciò che vogliono vendere i consulenti alla formazione, non solo puoi risparmiare denaro, ma riduci anche il tempo necessario per diventare coinvolti e produttivi, con un interesse su come si comportano il loro team, organizzazione e azienda. Voci di costo come le spese per reclutatori, nuovi computer e nuove licenze software non scompariranno, ma potrai assicurarti che vengano utilizzate bene, più velocemente, riducendo seriamente l'impatto sul tuo bilancio.