Non vuoi vantarti, ma il tuo posto di lavoro è davvero sulla buona strada per avere una cultura basata sulla conoscenza. Hai gli strumenti, hai l'entusiasmo e hai anche alcuni dipendenti che amano contribuire alla tua base di conoscenza. C'è solo una cosa che ti manca: un knowledge manager verificato.

Sappiamo a cosa stai pensando. "Tutti amano Guru/ il software di gestione della conoscenza di tua scelta (che probabilmente è Guru)! Sembra che molte squadre lo stiano già usando, abbiamo davvero bisogno di un knowledge manager?"

Risponderemo a quella domanda con un entusiasta sì! I knowledge manager possono fare molto di più che mantenere in ordine le tue schede e la tua base di conoscenza. Infatti, assumerne uno può avere molti benefici sorprendenti.

Migliora l'accesso alle informazioni e alla conoscenza

Sappiamo che molti dipendenti stanno già utilizzando il tuo software di condivisione della conoscenza, ma un knowledge manager può davvero aiutare a portare il tuo gioco di condivisione della conoscenza al livello successivo. Le tue squadre hanno già fatto un buon lavoro nel trovare il proprio modo di condividere la conoscenza all'interno del tuo sistema stabilito, ma un knowledge manager può aiutare a rendere le cose ancora più accessibili e condivisibili. Sono esperti nell'organizzare e distribuire informazioni importanti e sanno come trasformare un sistema "abbastanza buono" in uno "davvero fantastico".

È anche importante sapere che la gestione della conoscenza non è limitata solo alla produzione di contenuti da condividere. Un vero knowledge manager può aiutare a facilitare altri tipi di condivisione della conoscenza e mentorare gli altri sulla giusta modalità di diffusione delle informazioni.

Non sei sicuro di cosa intentiamo dire? Lasciamo che Aprill Allen di Knowledge Bird spieghi:

Considero la gestione della conoscenza come una capacità fondamentale con il knowledge manager come allenatore e facilitatore, che guida team e individui nel migliorare le proprie pratiche di condivisione della conoscenza.

Lo fanno abilitando un flusso di informazioni più snello tra gli strumenti, ma anche creando le condizioni per far fluire la conoscenza tra le persone. Quelle condizioni potrebbero essere opportunità informali di riunirsi così come strutture formali come l'apprendimento tra pari e il mentoring.

Snellire il processo decisionale

Qual è il modo migliore per formattare le schede che delineano il processo di vendita? Come possiamo cambiare il titolo e il sistema di tagging per facilitare la ricerca delle informazioni?

Il tuo posto di lavoro non manca di buone idee. Il problema è decidere quale buona idea perseguire. A volte il modo più semplice per portare a termine le cose è avere solo qualcuno che dica "sì" o "no".

La bellezza di avere un knowledge manager è duplice in questo spazio. Hai qualcuno che può essere il "decisore" ufficiale e hai qualcuno con l'esperienza necessaria per prendere queste decisioni. Invece di pianificare interminabili riunioni e raccogliere decine di opinioni, ora hai una persona su cui puoi contare per prendere decisioni informate.

Promuovere l'innovazione e il cambiamento organizzativi

C'è un'azienda che non vuole essere più innovativa? Tutti vogliono dire che la loro azienda ha creato la prossima "grande" novità nel loro settore. La gestione della conoscenza è un passo fondamentale verso l'innovazione e la persona giusta può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

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Ricorda, la gestione della conoscenza è più che semplicemente raccogliere e organizzare informazioni importanti. Aiuta anche a incoraggiare la condivisione di idee e la collaborazione tra dipendenti e team. Quando assumi un knowledge manager, stai assumendo qualcuno che può aiutarti a promuovere l'innovazione. Il tuo knowledge manager può aiutarti a facilitare discussioni, organizzare informazioni importanti e promuovere la collaborazione tra team.

Migliora l'efficienza attraverso i reparti

Sarai sorpreso di quanto possano essere più efficienti le cose quando tutti hanno le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare. All'improvviso, ci vuole molto meno tempo per fare compiti fondamentali perché tutto ciò di cui hai bisogno è facilmente accessibile.

Identico

Pensa a cosa potrebbero realmente fare le tue squadre se avessero abbastanza tempo e risorse per lavorare su cose diverse. Nuovi progetti possono partire, le sessioni di brainstorming diventano la norma e tutti lavorano in sincronia perché l'ufficio è molto più organizzato ed efficiente!

Come preparare il tuo knowledge manager per il successo

Presumiamo che tu sia ufficialmente convinto di portare un knowledge manager, quindi parliamo di come puoi prepararlo per il vero successo. I luoghi di lavoro che vogliono che il loro knowledge manager abbia successo dovranno fare un po' di lavoro per metterlo nel miglior ambiente possibile. Se sei serio riguardo all'assunzione di un knowledge manager, ecco cosa devi fare.

Determina i tuoi obiettivi finali

Dare a tutti obiettivi praticabili è essenziale per il successo sul posto di lavoro e il tuo futuro knowledge manager non fa eccezione. Accettare questo ruolo in organizzazioni che sono nuove nella comprensione del valore della gestione della conoscenza può sembrare un po' come far bollire l'oceano. Quindi, prima di assumerli, pensate a cosa volete che il vostro knowledge manager realizzi.

Immagina quanto sarà soddisfacente spuntare quelle voci.

Molti dei risultati straordinari che vedrai dal tuo knowledge manager possono essere difficili da quantificare in termini di risultati aziendali concreti. Quindi, invece di pensare ai risultati in termini di ricavi e obiettivi di vendita, pensa a come possono migliorare la struttura e la condivisione della conoscenza.

Fai in modo che sia un obiettivo identificare esperti in materia e integrarli completamente nel tuo sistema di gestione della conoscenza entro sei mesi dall'assunzione del tuo knowledge manager. Affida al tuo knowledge manager il compito di proporre una nuova struttura dei contenuti per le schede entro la loro revisione di 90 giorni. Indipendentemente da ciò che concepirai, assicurati di fornire loro obiettivi praticabili e azionabili.

Comprendi cosa possono e non possono fare

Il tuo knowledge worker può fare molto per aiutare a raccogliere, organizzare e distribuire informazioni vitali tra il tuo personale. Possono essere visti come esperti comunicatori, architetti dell'informazione e maestri dell'organizzazione e distribuzione.

I knowledge manager possono essere molte cose, ma purtroppo non sono miracoli.

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Ricorda, la gestione della conoscenza è responsabilità di tutti al lavoro, ma è compito del knowledge manager garantire che tutti possano assolvere a tale responsabilità. Possono aiutarti con i principi fondamentali per mantenere la conoscenza organizzata e distribuita. Tuttavia, affinché ciò funzioni, i manager e gli altri dipendenti devono essere disposti a contribuire ai mattoni di quelle informazioni.

È del tutto possibile che, affinché ciò accada, tu debba apportare alcune modifiche alla tua organizzazione. Ma non preoccuparti, ne parleremo tra poco.

Parla con i membri del team delle loro esigenze in termini di gestione della conoscenza

Cosa vogliono le tue squadre vedere dal knowledge manager? Ad esempio, le Risorse Umane potrebbero voler ristrutturare la gerarchia dei contenuti delle collezioni e le vendite potrebbero volere un modo migliore per organizzare i loro prospetti. Indipendentemente da ciò che vogliono, l'unico modo per sapere è chiedere.

Come abbiamo già detto, vogliamo evitare che il tuo nuovo knowledge manager si senta come se stesse bollendo l'oceano, quindi la priorità è fondamentale. Pensa ai cambiamenti più efficaci che un knowledge manager può apportare ponendo le domande giuste al team.

Cosa potrebbe rendere più facile la giornata per i tuoi agenti di supporto? C'è qualcosa che tu possa fare internamente per migliorare l'esperienza del cliente? Cosa aiuterebbe il team di ingegneri a spedire il codice più velocemente? Quando ti concentri su cose che possono avere il maggior impatto, è più facile avviare il tuo knowledge manager nella giusta direzione.

Crea un ambiente accogliente

Sarà difficile contribuire alla base di conoscenze della tua azienda quando sei sopraffatto durante la settimana e ricevi occhiate di disapprovazione dal tuo manager quando vedono che non sei impegnato in un progetto. Spesso, passare a un luogo di lavoro più orientato alla conoscenza comporta cambiamenti culturali più che altro. Se vuoi davvero preparare il tuo knowledge manager per il successo, rendi più facile a tutti lavorare insieme.

Stabilisci l'aspettativa con i manager e i membri del team che la gestione della conoscenza non è un'attività facoltativa.  Affinché funzioni efficacemente, tutti devono dedicare tempo e impegno per contribuire.

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Dai a tutti il tempo di cui hanno bisogno per creare e organizzare la conoscenza. Non hai bisogno di riservare ore ogni giorno per incoraggiare le persone ad aggiungere e migliorare la tua base di conoscenza. Basta dare a tutti 15-30 minuti per apportare modifiche e aggiungere nuove informazioni, può essere più che sufficiente.

Vuoi davvero rendere più facile la giornata al tuo knowledge manager? Aiutali a identificare i tuoi campioni di conoscenza su diversi argomenti e team. Saranno una parte fondamentale nell'aiutare il tuo knowledge manager e nel costruire la tua base di conoscenza.

Prepara il tuo knowledge manager con la tecnologia giusta

Il tuo knowledge manager avrà un sacco di conoscenze ereditate da dover filtrare. Rendi le cose più facili per loro facendogli sapere tutte le diverse aree in cui la conoscenza esiste attualmente nella tua azienda. Coinvolgi i manager di diversi team per assicurarti di non trascurare nulla.

Sapere dove si trova la tua conoscenza può rendere più facile trovare gli strumenti e le integrazioni giuste. Una volta che lo sai, potresti iniziare a usare una base di conoscenza veramente eccezionale.