Ogni organizzazione affronta la mancanza di condivisione della conoscenza. Ecco i primi 8 modi in cui la conoscenza può essere nascosta e come incoraggiare invece la condivisione della conoscenza.
La conoscenza è il sangue vitale di qualsiasi organizzazione. Sono le risorse, i processi e il segreto che fa funzionare un'azienda. È la documentazione e le informazioni su cui tutti noi contiamo per svolgere i nostri lavori. Nonostante la sua importanza, la conoscenza interna è spesso sotto-ottimizzata, poiché molte organizzazioni non vedono le conseguenze di un approccio alla gestione della conoscenza mal pensato. Si presume che qualunque 'soluzione' - o l'assenza di essa - che è stata messa in atto sia sufficientemente buona. Siamo qui per dirti che non è così. Ogni organizzazione è suscettibile alla cattiva gestione della conoscenza, e gli effetti sono più estesi di quanto possa apparire.
Pensi che la tua organizzazione non abbia un problema di conoscenza? Pensaci di nuovo.
Ecco i primi 8 indicatori che la tua organizzazione trarrebbe beneficio da una cultura di condivisione della conoscenza:
Non sei sicuro che ciò che hai trovato sia stato aggiornato di recente
Devi cercare destinazioni separate una per una per trovare ciò che stai cercando
Esiste solo nella testa di un esperto della materia
È presente in un sistema a cui non tutti hanno accesso
La tua conoscenza è passiva, non attiva
La conoscenza informale non viene catturata
È presente in documenti statici che sono difficili da utilizzare e aggiornare
Non sai che conoscenza viene utilizzata in modo efficace
1. Non sei sicuro che ciò che hai trovato sia stato aggiornato di recente
È importante sapere che le risorse che stai utilizzando sono accurate e aggiornate. Se trascorri del tempo a esaminare i documenti per assicurarti che siano le versioni più recenti - o peggio, condividere risorse obsolete esternamente - hai un problema di conoscenza. Affidarsi solo a una convenzione di denominazione cartelle o file crea solo incertezza sul controllo delle versioni, e non garantisce che la conoscenza all'interno di una risorsa sia stata aggiornata di recente. Quando gli utenti non possono fidarsi delle informazioni nel tuo sistema, non le utilizzeranno. Ciò rende più facile per loro disturbare qualcun altro per chiedere l'ultima versione anziché determinare se ciò che hanno trovato sia, di fatto, accurato.
Senza una soluzione di gestione della conoscenza, potresti essere in grado di vedere quando un file è stato aggiornato l'ultima volta, ma non è la stessa cosa che vedere che un collega ha verificato che le informazioni sono 'affidabili'. Ad esempio, Guru rende gli autori responsabili delle informazioni che creano. Se qualcuno aggiunge conoscenza a Guru, il suo nome è associato ad essa e diventa responsabile di verificare che le informazioni siano accurate con una cadenza prefissata. Con una soluzione di conoscenza, gli utenti non devono chiedersi se ciò che hanno trovato è recente; lo sanno con certezza quando una risorsa data è stata verificata per l'ultima volta e da chi. Ispirare fiducia nella tua conoscenza permetterà ai tuoi colleghi di lavorare con fiducia.
2. Devi cercare destinazioni separate una per una per trovare ciò che stai cercando
Senza una casa universale con una funzione di ricerca universale per le risorse della tua azienda, la ricerca della conoscenza sarà sempre un'operazione inefficiente. Sai che esiste una specifica informazione da qualche parte, ma non sei sicuro di dove. Hai una parola chiave o un frammento di testo in mente che puoi cercare, ma senza avere un'idea di dove risieda l'informazione, devi essere pronto a cercare nel tuo desktop, nella tua casella di posta, su Slack, sul tuo servizio di hosting file e su qualsiasi altro repository online dove esista conoscenza.
Quando tutte le tue informazioni risiedono in un unico luogo, basta una ricerca per trovare ciò che stai cercando. E non una semplice ricerca, ma una proprio all'interno dell'applicazione in cui stai già lavorando. Non importa su quale sito ti trovi, un'estensione del browser come quella di Guru è lì con te, pronta a fornirti le informazioni che cerchi. Lo stesso vale per Slack. Un'azione semplice su Slack fa sì che il bot di Guru mostri le informazioni che stai cercando direttamente all'interno della tua app di Slack. Dimentica di perdere tempo a cercare più di una volta attraverso destinazioni multiple: un clic è tutto ciò di cui hai bisogno.
3. Esiste solo nella testa di un esperto della materia
Gli esperti della materia (SME) sono come enciclopedie umane. Conoscono così bene le proprie aree di competenza che possono rispondere a qualsiasi domanda all'improvviso. Purtroppo, la maggior parte degli SME
non è pagata per sedersi e servire come enciclopedie per i loro colleghi. Solitamente hanno un lavoro importante da svolgere e mettere in pausa i loro flussi di lavoro per rispondere alle domande dei colleghi li distrae dal fornire un vero valore. Abbiamo aiutato i clienti a fare i conti in precedenza e l'ammontare di denaro che costa loro avere SME preziosi che spendono il tempo a rispondere a domande ripetute piuttosto che concentrarsi sul proprio lavoro è spaventoso. Migliaia di dollari sprecati ogni settimana spaventoso.
Le soluzioni di gestione della conoscenza permettono agli SME di "scaricare il cervello" la loro esperienza in una risorsa online che può essere aggiornata e modificata a loro piacimento. In questo modo, quando i membri del team hanno domande, possono rivolgersi direttamente alla fonte per le risposte senza dover disturbare la fonte effettiva. Inoltre, una funzionalità di verifica come quella di Guru informa gli utenti che le informazioni disponibili sono affidabili e aggiornate, eliminando la necessità di verificare nuovamente con l'SME.
4. Esiste in un sistema a cui non tutti hanno accesso
Man mano che le organizzazioni crescono e i team individuali sviluppano i propri processi, spesso si verificano disconnessioni poiché vengono adottati diversi strumenti. Forse il tuo team di marketing ospita i propri file su Dropbox, ma il team di prodotto opera esclusivamente su Trello. I rappresentanti che si occupano dei clienti hanno bisogno di accedere alle informazioni di entrambi questi team, ma potrebbero non avere un accesso a nessuno dei due strumenti. Ciò li rende dipendenti dagli altri team, incapaci di aiutarsi da soli con le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.
Ospitare tutte le risorse dei tuoi team in un unico luogo costruisce una forte rete di conoscenze interne e permette agli individui di trovare le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro senza disturbare gli altri. Da Guru, tutti i nostri team conservano le proprie risorse in Guru e tutti beneficiano della conoscenza condivisa. I nostri team che si occupano dei clienti hanno accesso a informazioni vitali possedute da marketing, ingegneria e persino sicurezza e conformità. Dare potere ai rappresentanti di trovare rapidamente le conoscenze di cui hanno bisogno è cruciale, specialmente quando i clienti e i potenziali clienti sono in attesa al telefono. La mancanza di conoscenza è frustrante sia per i rappresentanti che per i clienti.
Più informazioni hanno accesso i tuoi team, meglio saranno attrezzati per soddisfare tutte le richieste in modo rapido ed efficiente.
5. La tua conoscenza è passiva, non attiva
Forse la tua conoscenza è ben organizzata. Sei soddisfatto della struttura delle tue cartelle e pensi che le tue risorse siano facili da trovare per le persone. Ma, è tutto ciò che fa: rimanere passivamente in attesa che le persone lo trovino. Cercare una base di conoscenza passiva funziona bene quando si ha un risultato particolare in mente, ma che succede quando non si è sicuri di ciò di cui si ha bisogno? Con una ricerca tradizionale, sei limitato ai confini dei tuoi termini di ricerca. Se un rappresentante commerciale sa che uno specifico caso studio nella tua base di conoscenza aiuterà a dimostrare un punto a un potenziale cliente, cercherà quel caso studio e lo invierà. Ma se non sa che c'è anche un vecchio post sul blog sullo stesso argomento che potrebbe ulteriormente sfumare il punto che sta cercando di dimostrare? Anche se correlato, quel post sul blog non apparirà in una semplice ricerca di un caso studio, e il tuo rappresentante commerciale ha appena perso un'importante opportunità.
Le soluzioni di gestione della conoscenza alimentate dall'IA trasformano la conoscenza da passiva ad attiva. Da Guru, ci piace dire che non siamo nel business della conoscenza utile, ma nel rendere utile la conoscenza. Crediamo che le informazioni non dovrebbero solo vivere nella tua base di conoscenza; dovrebbero trovarti quando ne hai bisogno e aiutarti a lavorare in modo più intelligente. La tecnologia AI Suggest di Guru ti offre conoscenze rilevanti direttamente nel tuo flusso di lavoro esistente, basandosi sul contesto che ricava dalla tua pagina web. Se stai scrivendo una email su una particolare funzionalità, AI Suggest ti offrirà conoscenze rilevanti che parlano di quella funzionalità. L'IA di Guru diventa più intelligente nel tempo mentre apprende i modelli individuali e organizzativi, rendendo ogni pezzo di conoscenza servito rilevante e utile. Con l'IA che fa tutto il lavoro di risalita della conoscenza, gli esseri umani sono liberi di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: deliziare i clienti.
Quando si pensa alla gestione della conoscenza, solitamente viene in mente la conoscenza formale. La conoscenza formale include risorse come post di blog, casi studio e schede create da team come il marketing specificamente per una distribuzione più ampia. Ma la conoscenza formale è solo una parte delle informazioni che costituiscono una base di conoscenza efficace. Informale la conoscenza è altrettanto importante, ma spesso trascurata. La conoscenza informale include cose come l'apprendimento sul campo e gli insight acquisiti dalle persone, spesso da conversazioni e interazioni.
Ad esempio, un nuovo assunto invia un messaggio su Slack al suo manager chiedendo una domanda su un processo specifico, e il suo manager scrive una risposta ponderata. Poi il manager si rende conto che se il nuovo assunto ha posto questa domanda, è probabile che anche altri nuovi assunti abbiano la stessa domanda. Utilizza il bot di Slack di Guru per salvare la sua risposta digitata in Guru, che dà a tutti i dipendenti accesso alla risposta che ha appena preso il tempo di scrivere. Invece di avere quella conversazione per aiutare un dipendente e poi perdersi in una lunga discussione su Slack, il bot di Guru permette agli utenti di salvare conoscenze informali, rendendole utilizzabili per tutti i dipendenti.
Dare al tuo team un modo per catturare conoscenze informali è fondamentale per costruire una rete di conoscenze interne. Che quella conoscenza provenga da un'interazione esterna o da una chat interna, la capacità di aggiungere rapidamente queste informazioni a una rete di conoscenze aiuta gli operatori a aiutarsi reciprocamente. Dare semplicemente a singoli individui un modo per condividere informazioni di nicchia aumenterà le conoscenze con cui il tuo team ha a che fare in misura esponenziale.
7. Vive in documenti statici che sono complicati da utilizzare e aggiornare
L'hai fatto: hai trovato l'esatto snippet di informazione che cercavi. L'unico problema è che vive all'interno di un PDF di 20 pagine. O una presentazione. Per estrarre semplicemente il dato di cui hai bisogno, sei costretto a scaricare il file, aprire una nuova applicazione, vagliare tutte le pagine o diapositive e poi copiare le informazioni di cui hai bisogno. Memorizzare le informazioni esclusivamente in documenti complicati come PDF o PPT rende difficile accedere ai singoli pezzi di esse. Quei tipi di file sono anche statici e non facilmente modificabili. E se, dopo tutti quegli sforzi per cercare un dato, ti accorgi che sta citando una fonte del 2015? Per aggiornare quel PDF, dovrai capire chi possiede la risorsa, quindi contattare quella persona e chiederle di modificare il file per te.
Una struttura di conoscenza modulare ti offre la possibilità di memorizzare tutte le informazioni di cui hai bisogno in pezzi accessibili e di dimensioni ridotte. I temi chiave, le statistiche e i dati del PDF di cui hai bisogno possono essere elencati in forma puntata per un copia-incolla più semplice. Organizzare le informazioni in formati dinamici facilita agli utenti trovare ciò di cui hanno bisogno e rende più semplice per gli esperti del settore aggiornare i contenuti. Ricordi quella statistica del 2015? Se si utilizza una struttura modulare come Guru, è possibile richiedere semplicemente la verifica delle conoscenze in Guru e l'esperto che l'ha aggiunta sarà informato che qualcosa che ha scritto è ormai obsoleto. Possono inserire una nuova statistica e il problema è risolto, senza necessità di modifiche al PDF. E per quei casi in cui documenti come PDF o PPT sono i mezzi corretti per condividere informazioni, Guru consente anche di incorporare documenti.
8. Non sai quale conoscenza viene utilizzata in modo efficace
Con la proliferazione di risorse che circolano nella tua organizzazione, come puoi essere certo che il documento che hai scelto sia il migliore per il lavoro? Hai un modo per misurare quali risorse e beni influenzano le opportunità? Hai informazioni su quali contenuti i tuoi colleghi hanno trovato di successo? Il tuo team di marketing può calcolare il ROI sulla conoscenza che stanno creando?
Le analisi su come viene utilizzata la tua conoscenza fanno sì che quella conoscenza lavori più duramente per te. Con le analisi di Guru, ad esempio, puoi vedere quali conoscenze vengono visualizzate, copiate e inviate a potenziali clienti e clienti più frequentemente. Puoi collegare il materiale alle opportunità e capire quali pezzi di contenuto stanno influenzando gli obiettivi aziendali. Esiste anche un registro delle attività che dettaglia quali risorse i tuoi colleghi stanno inviando. Vedere quali pezzi di materiale vengono utilizzati dai rappresentanti di vendita per determinati potenziali clienti può aiutare a informare le strategie di vendita. Se il prospect di qualcun altro nell'industria X ha aperto un documento particolare, forse il prospect di un altro compagno di squadra nell'industria X troverebbe valore in quel documento.
Le squadre di marketing possono ottenere informazioni analitiche da Guru. Comprendere quali risorse vengono utilizzate di più fornisce un'importante visione su ciò di cui i rappresentanti hanno bisogno per chiudere i ticket e le trattative. Guru fornisce anche analitiche sulle ricerche che non producono risultati. Il fatto che diversi rappresentanti abbiano cercato 'sicurezza' dice al marketing che c'è bisogno di conoscere le politiche di sicurezza della tua azienda. Il tuo rapporto con la conoscenza può essere a doppio senso; lascia che ti dica dove sta avendo successo e dove ha delle lacune.
Perché è necessario ripensare alla tua strategia di gestione della conoscenza
Pensi ancora che la tua organizzazione non abbia un problema di conoscenza? Nessuna azienda è immune ai dolori della crescita che richiedono l'implementazione di una soluzione di gestione della conoscenza. Se la tua azienda sta crescendo e innovando, se il tempo dei tuoi esperti è estremamente prezioso, se hai clienti da stupire, hai bisogno di una soluzione di gestione della conoscenza. C'è un valore quantificabile nell'ottimizzare le risorse della tua azienda per renderle accessibili e fruibili. Non accontentarti del 'abbastanza buono' quando si tratta del sangue vitale della tua organizzazione. Scopri come una soluzione di gestione della conoscenza come Guru può aiutare la tua organizzazione a gestire la conoscenza e generare entrate.
La conoscenza è il sangue vitale di qualsiasi organizzazione. Sono le risorse, i processi e il segreto che fa funzionare un'azienda. È la documentazione e le informazioni su cui tutti noi contiamo per svolgere i nostri lavori. Nonostante la sua importanza, la conoscenza interna è spesso sotto-ottimizzata, poiché molte organizzazioni non vedono le conseguenze di un approccio alla gestione della conoscenza mal pensato. Si presume che qualunque 'soluzione' - o l'assenza di essa - che è stata messa in atto sia sufficientemente buona. Siamo qui per dirti che non è così. Ogni organizzazione è suscettibile alla cattiva gestione della conoscenza, e gli effetti sono più estesi di quanto possa apparire.
Pensi che la tua organizzazione non abbia un problema di conoscenza? Pensaci di nuovo.
Ecco i primi 8 indicatori che la tua organizzazione trarrebbe beneficio da una cultura di condivisione della conoscenza:
Non sei sicuro che ciò che hai trovato sia stato aggiornato di recente
Devi cercare destinazioni separate una per una per trovare ciò che stai cercando
Esiste solo nella testa di un esperto della materia
È presente in un sistema a cui non tutti hanno accesso
La tua conoscenza è passiva, non attiva
La conoscenza informale non viene catturata
È presente in documenti statici che sono difficili da utilizzare e aggiornare
Non sai che conoscenza viene utilizzata in modo efficace
1. Non sei sicuro che ciò che hai trovato sia stato aggiornato di recente
È importante sapere che le risorse che stai utilizzando sono accurate e aggiornate. Se trascorri del tempo a esaminare i documenti per assicurarti che siano le versioni più recenti - o peggio, condividere risorse obsolete esternamente - hai un problema di conoscenza. Affidarsi solo a una convenzione di denominazione cartelle o file crea solo incertezza sul controllo delle versioni, e non garantisce che la conoscenza all'interno di una risorsa sia stata aggiornata di recente. Quando gli utenti non possono fidarsi delle informazioni nel tuo sistema, non le utilizzeranno. Ciò rende più facile per loro disturbare qualcun altro per chiedere l'ultima versione anziché determinare se ciò che hanno trovato sia, di fatto, accurato.
Senza una soluzione di gestione della conoscenza, potresti essere in grado di vedere quando un file è stato aggiornato l'ultima volta, ma non è la stessa cosa che vedere che un collega ha verificato che le informazioni sono 'affidabili'. Ad esempio, Guru rende gli autori responsabili delle informazioni che creano. Se qualcuno aggiunge conoscenza a Guru, il suo nome è associato ad essa e diventa responsabile di verificare che le informazioni siano accurate con una cadenza prefissata. Con una soluzione di conoscenza, gli utenti non devono chiedersi se ciò che hanno trovato è recente; lo sanno con certezza quando una risorsa data è stata verificata per l'ultima volta e da chi. Ispirare fiducia nella tua conoscenza permetterà ai tuoi colleghi di lavorare con fiducia.
2. Devi cercare destinazioni separate una per una per trovare ciò che stai cercando
Senza una casa universale con una funzione di ricerca universale per le risorse della tua azienda, la ricerca della conoscenza sarà sempre un'operazione inefficiente. Sai che esiste una specifica informazione da qualche parte, ma non sei sicuro di dove. Hai una parola chiave o un frammento di testo in mente che puoi cercare, ma senza avere un'idea di dove risieda l'informazione, devi essere pronto a cercare nel tuo desktop, nella tua casella di posta, su Slack, sul tuo servizio di hosting file e su qualsiasi altro repository online dove esista conoscenza.
Quando tutte le tue informazioni risiedono in un unico luogo, basta una ricerca per trovare ciò che stai cercando. E non una semplice ricerca, ma una proprio all'interno dell'applicazione in cui stai già lavorando. Non importa su quale sito ti trovi, un'estensione del browser come quella di Guru è lì con te, pronta a fornirti le informazioni che cerchi. Lo stesso vale per Slack. Un'azione semplice su Slack fa sì che il bot di Guru mostri le informazioni che stai cercando direttamente all'interno della tua app di Slack. Dimentica di perdere tempo a cercare più di una volta attraverso destinazioni multiple: un clic è tutto ciò di cui hai bisogno.
3. Esiste solo nella testa di un esperto della materia
Gli esperti della materia (SME) sono come enciclopedie umane. Conoscono così bene le proprie aree di competenza che possono rispondere a qualsiasi domanda all'improvviso. Purtroppo, la maggior parte degli SME
non è pagata per sedersi e servire come enciclopedie per i loro colleghi. Solitamente hanno un lavoro importante da svolgere e mettere in pausa i loro flussi di lavoro per rispondere alle domande dei colleghi li distrae dal fornire un vero valore. Abbiamo aiutato i clienti a fare i conti in precedenza e l'ammontare di denaro che costa loro avere SME preziosi che spendono il tempo a rispondere a domande ripetute piuttosto che concentrarsi sul proprio lavoro è spaventoso. Migliaia di dollari sprecati ogni settimana spaventoso.
Le soluzioni di gestione della conoscenza permettono agli SME di "scaricare il cervello" la loro esperienza in una risorsa online che può essere aggiornata e modificata a loro piacimento. In questo modo, quando i membri del team hanno domande, possono rivolgersi direttamente alla fonte per le risposte senza dover disturbare la fonte effettiva. Inoltre, una funzionalità di verifica come quella di Guru informa gli utenti che le informazioni disponibili sono affidabili e aggiornate, eliminando la necessità di verificare nuovamente con l'SME.
4. Esiste in un sistema a cui non tutti hanno accesso
Man mano che le organizzazioni crescono e i team individuali sviluppano i propri processi, spesso si verificano disconnessioni poiché vengono adottati diversi strumenti. Forse il tuo team di marketing ospita i propri file su Dropbox, ma il team di prodotto opera esclusivamente su Trello. I rappresentanti che si occupano dei clienti hanno bisogno di accedere alle informazioni di entrambi questi team, ma potrebbero non avere un accesso a nessuno dei due strumenti. Ciò li rende dipendenti dagli altri team, incapaci di aiutarsi da soli con le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.
Ospitare tutte le risorse dei tuoi team in un unico luogo costruisce una forte rete di conoscenze interne e permette agli individui di trovare le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro senza disturbare gli altri. Da Guru, tutti i nostri team conservano le proprie risorse in Guru e tutti beneficiano della conoscenza condivisa. I nostri team che si occupano dei clienti hanno accesso a informazioni vitali possedute da marketing, ingegneria e persino sicurezza e conformità. Dare potere ai rappresentanti di trovare rapidamente le conoscenze di cui hanno bisogno è cruciale, specialmente quando i clienti e i potenziali clienti sono in attesa al telefono. La mancanza di conoscenza è frustrante sia per i rappresentanti che per i clienti.
Più informazioni hanno accesso i tuoi team, meglio saranno attrezzati per soddisfare tutte le richieste in modo rapido ed efficiente.
5. La tua conoscenza è passiva, non attiva
Forse la tua conoscenza è ben organizzata. Sei soddisfatto della struttura delle tue cartelle e pensi che le tue risorse siano facili da trovare per le persone. Ma, è tutto ciò che fa: rimanere passivamente in attesa che le persone lo trovino. Cercare una base di conoscenza passiva funziona bene quando si ha un risultato particolare in mente, ma che succede quando non si è sicuri di ciò di cui si ha bisogno? Con una ricerca tradizionale, sei limitato ai confini dei tuoi termini di ricerca. Se un rappresentante commerciale sa che uno specifico caso studio nella tua base di conoscenza aiuterà a dimostrare un punto a un potenziale cliente, cercherà quel caso studio e lo invierà. Ma se non sa che c'è anche un vecchio post sul blog sullo stesso argomento che potrebbe ulteriormente sfumare il punto che sta cercando di dimostrare? Anche se correlato, quel post sul blog non apparirà in una semplice ricerca di un caso studio, e il tuo rappresentante commerciale ha appena perso un'importante opportunità.
Le soluzioni di gestione della conoscenza alimentate dall'IA trasformano la conoscenza da passiva ad attiva. Da Guru, ci piace dire che non siamo nel business della conoscenza utile, ma nel rendere utile la conoscenza. Crediamo che le informazioni non dovrebbero solo vivere nella tua base di conoscenza; dovrebbero trovarti quando ne hai bisogno e aiutarti a lavorare in modo più intelligente. La tecnologia AI Suggest di Guru ti offre conoscenze rilevanti direttamente nel tuo flusso di lavoro esistente, basandosi sul contesto che ricava dalla tua pagina web. Se stai scrivendo una email su una particolare funzionalità, AI Suggest ti offrirà conoscenze rilevanti che parlano di quella funzionalità. L'IA di Guru diventa più intelligente nel tempo mentre apprende i modelli individuali e organizzativi, rendendo ogni pezzo di conoscenza servito rilevante e utile. Con l'IA che fa tutto il lavoro di risalita della conoscenza, gli esseri umani sono liberi di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: deliziare i clienti.
Quando si pensa alla gestione della conoscenza, solitamente viene in mente la conoscenza formale. La conoscenza formale include risorse come post di blog, casi studio e schede create da team come il marketing specificamente per una distribuzione più ampia. Ma la conoscenza formale è solo una parte delle informazioni che costituiscono una base di conoscenza efficace. Informale la conoscenza è altrettanto importante, ma spesso trascurata. La conoscenza informale include cose come l'apprendimento sul campo e gli insight acquisiti dalle persone, spesso da conversazioni e interazioni.
Ad esempio, un nuovo assunto invia un messaggio su Slack al suo manager chiedendo una domanda su un processo specifico, e il suo manager scrive una risposta ponderata. Poi il manager si rende conto che se il nuovo assunto ha posto questa domanda, è probabile che anche altri nuovi assunti abbiano la stessa domanda. Utilizza il bot di Slack di Guru per salvare la sua risposta digitata in Guru, che dà a tutti i dipendenti accesso alla risposta che ha appena preso il tempo di scrivere. Invece di avere quella conversazione per aiutare un dipendente e poi perdersi in una lunga discussione su Slack, il bot di Guru permette agli utenti di salvare conoscenze informali, rendendole utilizzabili per tutti i dipendenti.
Dare al tuo team un modo per catturare conoscenze informali è fondamentale per costruire una rete di conoscenze interne. Che quella conoscenza provenga da un'interazione esterna o da una chat interna, la capacità di aggiungere rapidamente queste informazioni a una rete di conoscenze aiuta gli operatori a aiutarsi reciprocamente. Dare semplicemente a singoli individui un modo per condividere informazioni di nicchia aumenterà le conoscenze con cui il tuo team ha a che fare in misura esponenziale.
7. Vive in documenti statici che sono complicati da utilizzare e aggiornare
L'hai fatto: hai trovato l'esatto snippet di informazione che cercavi. L'unico problema è che vive all'interno di un PDF di 20 pagine. O una presentazione. Per estrarre semplicemente il dato di cui hai bisogno, sei costretto a scaricare il file, aprire una nuova applicazione, vagliare tutte le pagine o diapositive e poi copiare le informazioni di cui hai bisogno. Memorizzare le informazioni esclusivamente in documenti complicati come PDF o PPT rende difficile accedere ai singoli pezzi di esse. Quei tipi di file sono anche statici e non facilmente modificabili. E se, dopo tutti quegli sforzi per cercare un dato, ti accorgi che sta citando una fonte del 2015? Per aggiornare quel PDF, dovrai capire chi possiede la risorsa, quindi contattare quella persona e chiederle di modificare il file per te.
Una struttura di conoscenza modulare ti offre la possibilità di memorizzare tutte le informazioni di cui hai bisogno in pezzi accessibili e di dimensioni ridotte. I temi chiave, le statistiche e i dati del PDF di cui hai bisogno possono essere elencati in forma puntata per un copia-incolla più semplice. Organizzare le informazioni in formati dinamici facilita agli utenti trovare ciò di cui hanno bisogno e rende più semplice per gli esperti del settore aggiornare i contenuti. Ricordi quella statistica del 2015? Se si utilizza una struttura modulare come Guru, è possibile richiedere semplicemente la verifica delle conoscenze in Guru e l'esperto che l'ha aggiunta sarà informato che qualcosa che ha scritto è ormai obsoleto. Possono inserire una nuova statistica e il problema è risolto, senza necessità di modifiche al PDF. E per quei casi in cui documenti come PDF o PPT sono i mezzi corretti per condividere informazioni, Guru consente anche di incorporare documenti.
8. Non sai quale conoscenza viene utilizzata in modo efficace
Con la proliferazione di risorse che circolano nella tua organizzazione, come puoi essere certo che il documento che hai scelto sia il migliore per il lavoro? Hai un modo per misurare quali risorse e beni influenzano le opportunità? Hai informazioni su quali contenuti i tuoi colleghi hanno trovato di successo? Il tuo team di marketing può calcolare il ROI sulla conoscenza che stanno creando?
Le analisi su come viene utilizzata la tua conoscenza fanno sì che quella conoscenza lavori più duramente per te. Con le analisi di Guru, ad esempio, puoi vedere quali conoscenze vengono visualizzate, copiate e inviate a potenziali clienti e clienti più frequentemente. Puoi collegare il materiale alle opportunità e capire quali pezzi di contenuto stanno influenzando gli obiettivi aziendali. Esiste anche un registro delle attività che dettaglia quali risorse i tuoi colleghi stanno inviando. Vedere quali pezzi di materiale vengono utilizzati dai rappresentanti di vendita per determinati potenziali clienti può aiutare a informare le strategie di vendita. Se il prospect di qualcun altro nell'industria X ha aperto un documento particolare, forse il prospect di un altro compagno di squadra nell'industria X troverebbe valore in quel documento.
Le squadre di marketing possono ottenere informazioni analitiche da Guru. Comprendere quali risorse vengono utilizzate di più fornisce un'importante visione su ciò di cui i rappresentanti hanno bisogno per chiudere i ticket e le trattative. Guru fornisce anche analitiche sulle ricerche che non producono risultati. Il fatto che diversi rappresentanti abbiano cercato 'sicurezza' dice al marketing che c'è bisogno di conoscere le politiche di sicurezza della tua azienda. Il tuo rapporto con la conoscenza può essere a doppio senso; lascia che ti dica dove sta avendo successo e dove ha delle lacune.
Perché è necessario ripensare alla tua strategia di gestione della conoscenza
Pensi ancora che la tua organizzazione non abbia un problema di conoscenza? Nessuna azienda è immune ai dolori della crescita che richiedono l'implementazione di una soluzione di gestione della conoscenza. Se la tua azienda sta crescendo e innovando, se il tempo dei tuoi esperti è estremamente prezioso, se hai clienti da stupire, hai bisogno di una soluzione di gestione della conoscenza. C'è un valore quantificabile nell'ottimizzare le risorse della tua azienda per renderle accessibili e fruibili. Non accontentarti del 'abbastanza buono' quando si tratta del sangue vitale della tua organizzazione. Scopri come una soluzione di gestione della conoscenza come Guru può aiutare la tua organizzazione a gestire la conoscenza e generare entrate.
Scopri il potere della piattaforma Guru in prima persona - fai il nostro tour interattivo del prodotto
