私たちの"新しい普通"はあまり"普通"とは感じられません。  チームが世界中で#WFHライフに移行している間、我々が必要とするツールを備えることが今まで以上に重要です。

新しいリモートワークの現実では、"ウォータークーラーでのおしゃべり"は存在しないし、Zoomミーティングはブレイディ・バンチのイントロのようで、キッチンテーブルは自宅オフィスとして活用されています。 私たちの働き方は一夜にして変わり、身体的な近さなしに社会的つながりの新基準が築かれました。 既存のリモートワークポリシーのない企業は急いで対応し、補償をしています。 今こそ、リモートワークチームを迅速にスピードアップして、分散チームとしての機能的な未来に備える時です。

Guruでは、2015年からリモートチームをサポートしており、彼らが最もうまく連携する方法を直接見てきました。 もし組織が行き詰まって、同一の方向に進もうとしている場合、リモートワークへの移行に最小限の中断で必要なツールについてクイックガイドを作成してきました。

コミュニケーションはリモートチーム全体の効率を高めるための鍵です。 対面コミュニケーションが不可能な場合、あなたのツールは迅速な対応時間、非公式な言語、非言語的な手がかり、自然なワークフローに適した瞬発力など、同じ利点を提供する必要があります。

リモートで働くことに伴う最大の難しさとして「協業とコミュニケーション」が挙げられました。Bufferの2020年リモートワーク状況。 2019年の第3位から順位が上昇しています。

リモートワークのテクノロジースタックには何を含めるべきですか？

シンプルで効果的なテクノロジースタックは、品質の高いビデオ会議、リアルタイムのメッセージング通信、知識管理の統一を3つの要素として含めると考えています。

1. ビデオ会議 (例: Zoom)  

対面ミーティングが選択肢ではないとき、リアルタイムのビデオチャットが次善の修正策です。 webcam-onポリシーを採用することで、リモートミーティングがより参加型で個人的に感じられるようになります。 カメラをオンにすると、ボケ出したり気を取られたりするのが難しくなり、一体感や通常感を感じやすくなります。

ビデオ会議をスムーズに進行させるためのいくつかのヒント:

• 話していないときはミュートにしてください。 これにより、バックグラウンドノイズが減少し、ミーティングがスムーズに進行します。
• 社交的にしましょう! チームやオフィス仲間とバーチャルランチやハッピーアワーを開催しましょう。こうすることで、おやつの休憩中に行われていた人間関係の会話を逃さなくて済みます。
• ビデオコミュニケーションのための企業全体での規範を設定しましょう。 これには、話す準備ができたら手を挙げることやツールのチャット機能を利用するなどが含まれる可能性があります。

Tip: Create a Card with org-wide virtual meeting etiquette standards to keep everyone on the same page.

2. チームコミュニケーションとメッセージング (例：Slack)

廊下での会話ができないとき、チームは迅速かつ効率的なコミュニケーション手段を必要とします。 中央のチャットハブがないと、あなたのチームは無秩序になります。 異なる部門間のコミュニケーション（電子メール、テキスト、Gチャットなど）により、主要な関係者が不明瞭になります。 社内で、従業員は他のチャンネルを利用し始めるかもしれません。 仕事の中断とすでに過重なテックスタックが増えることになります。

会社全体にわたるチャットツールの導入は混乱や繰り返しを排除し、リーダーシップチームが絶え間ない変化の中で組織全体に効率的にコミュニケーションするためのスペースを提供します。

メッセージングツールを最大限に活用する方法：

• フォーマットを設定します。チャネルとグループチャットのタイトル。 例えば、Guruでは、プロジェクトベースのSlackチャネルには接頭辞“＃project-”が付いています。 すべての機能を使用します。
• Slackにはステータス設定、通知の一時停止、Clockwiseなどの生産性アプリと連携することができます。 これらの機能は、チャットツールをワークフローのより統合された一部に感じさせ、単なる邪魔ではなくなるのに役立ちます。 これらの機能は、チャットツールがワークフローの一部としてより統合され、邪魔でなくなるのに役立ちます。
• 返信をスレッド化します。 チャンネルは騒々しくなり、会話は雑踏の中で失われます。 チャンネルが雑然として会話が混乱するのを防ぐためにスレッド内で返信して、組織化された状態を維持してください。

3. 知識管理 (例：Guru)

リモートワークへの急激な移行で最も驚くべきことの1つは、同僚に肩をたたいて職務を遂行するために依存していることを実感することです。 リアルな肩たたきが不可能であるとしても、あなたのチームの専門家（SME）は遠くからの一度きりの繰り返しの質問を受けることはありません。 おそらく以前よりもそうでしょう。 会社のFAQ、ポリシー、製品に関する質問などに関する真実の単一ソースを確立することは、リモートチームにとって最優先事項です。 会社の内部情報を一元化することは、SMEの生産性（および正気）、チームの自信、組織全体の調整をサポートします。

知識管理ツールを最大限に活用する方法：

• 知識管理をすべてのチームの既存のワークフローに導入します。 私たちのSlackの統合、Chrome拡張機能、およびG Suiteアドオンは、チームが必要とする知識をどこでも提供するために設計されています。 これにより生産性が向上し、貴重なタブスペースも節約されます。
• すべての文書を、一時的な方針や手順を含めて記録してください。 すべての企業知識について真実の情報源としてチーム全員が見ることが重要です。 急速な方針や手続きの変更 の時には特に重要です。 検証済みの知識ベースは、チームに情報を提供する素晴らしい場所であり、時間通り、信頼性があり、動的であることを信頼しています。
• 知識を共同で作成しましょう! ゼロから知識ベースを構築することは圧倒されるかもしれません。 リードを割り当ててチーム固有のコンテンツに貢献させ、ナレッジガバナンスチームを設立して構造を構築し、知識を最新かつ整理された状態に保ちます。 知識管理を共有責任にすることは、負担が軽くなるだけでなく、持続的な成功につながります。

次のステップは、リモートテックスタックの3つの柱が一貫して働くようにすることです。 これらのツールの機能を組み合わせるためのいくつかのヒントです:

• Zoom + Slack: Slackで長時間の会話をしている場合は、リアルタイムでディスカッションするためにQuick Zoom通話に参加してください。 SlackでZoom統合を利用して、カレンダーツールに移動せずに直ちに通話を開始します。
• Slack + Guru: Slackで利用可能なものを示すことでナレッジ共有に関する習慣を築いてください。 チャンネルでチームメイトが質問をした場合は、アプリを離れずにGuru統合を使用して直接カードで回答してください。 これにより、同僚には質問への回答が得られるだけでなく、次回質問があるときには最初にGuruを参照するように促します。
• Guru + Zoom: 内部および外部向けの通話で、即座に回答できない質問が生じます。 貴重な時間を浪費せず後でフォローアップすることもなく、Guruを使用してリアルタイムで迅速に回答を見つけてください。 手の込んだサイズの情報を手元に置くことで、いちどきの質問に自信を持って回答できるようになります。

これはたったのはじまりです。 人々がリモートワークテックスタックを構成するツールに慣れるにつれ、これらの実践は自然なものになります。さらに、さまざまなテックスタックで効率よく作業する方法が見つかるでしょう。 ただし、新しいツールの変更と展開はスピードバンプを伴います。

特に、チームが日常生活に前例のない中断を経験している場合、新しいツールを展開することは煩わしいことがあります。 重点は、彼らのワークフローを改善することに置かれるべきであり、その複雑さを増すべきではありません。 リモートワークフォースに新しいツールを導入する際には、直感的でシンプルで、現行プロセスの必然的な強化となるようなものである必要があります。 まっさきに価値を追加することを確認してください。 Loomなどの記録ツールを使用すると、スピードランププロセスが加速され、採用が促進されます。 成長の痛みは避けられませんが、強力な変革管理を実践することで、迅速に新しい習慣を築くことができます。

新しいツールを採用して「新しい常識」をサポートすることで、あなたはより強力な、よく調整されたコミュニケーターのチームとして出てくるでしょう――リモート期間が終了した後も。