職場で新しいソフトウェアを導入することほど楽しいことはありますか？ いくつかの楽しみを思いつくことができます: 金曜日の午後4時30分の会議と根管治療がすぐに思い浮かびます。

現実を見つめましょう: 人々は自分の仕事を楽にする新しいツールを手に入れるのが大好きですが、あるプログラムから別のプログラムに移行することは、良くてもストレスがたまるし、悪くすれば災難です。 だからこそ、最新のソフトウェアの変更に全員が参加できるように、しっかりしたソフトウェア導入計画を持つことが絶対に必要です。

自慢するつもりはありませんが（まあ…少しは）、職場で新しいソフトウェアプログラムを導入する正しい方法と誤った方法についていくつか知っています。 クライアントにGuruを導入する最良の方法を教えること以外にも、私たちには社内のソフトウェアニーズを管理する必要があります。

誰もがあなたの新しいソフトウェアを気に入るとは限りませんが、あなたの生活を楽にする適切なソフトウェア導入計画を書く手助けができます。 自分自身のしっかりした導入計画を作成するために必要なことは次のとおりです。

なぜソフトウェア導入が重要なのか

会社のコンピュータに新しいソフトウェアをインストールして、そのまま使わせるだけの人はいますか？ もしそうなら、彼らがその話を伝えるために生き延びたとは思えません。 流れに身を任せるのはジャムバンドや初デートには良いことですが、部門全体や会社全体を新しいソフトウェアに適応させるためには適切な考え方ではありません。

無関心とソフトウェア導入は相容れない

準備ができていない会社に新しいソフトウェアを導入しても、ストレスを感じるだけでなく、効果も期待できません。 問題を解決したり質問に答えたり、避けることができたはずの火を消すことに無駄な時間を使うことになります。 よく考えられたソフトウェア導入計画は、従うべき妥当なタイムラインを作成し、成功を測定するために使用できるマイルストーンを設定するのに役立ちます。

予期しない問題とソフトウェアの導入は、手を携えて進んでいく傾向があります。 幸いなことに、あなたの導入計画はトラブルシューティングにおいて大きな助けとなります。 あなたの導入計画が遅いインターネットや職場でのストレスの多い1週間、新しい技術を学ぶのが嫌いな人からあなたを守れるとは約束できません。 それにもかかわらず、導入計画を作成することで、どのような問題が発生する可能性があるかを批判的に考え、問題が発生する前にトラブルシューティングすることができます。

何よりも、あなたの導入計画は、全員を成功へと導く助けになります。 あなたが作成するトレーニングモジュール、マイルストーン、FAQは、ユーザーが新しいソフトウェアを最大限に活用するために設計されています。 それにより、あなたの大きな頭痛を回避し、少しでも平常心を保つことができます。 すべてを考慮すると、それを明確なウィンウィンシナリオと呼びます。

ソフトウェア導入のヒント

なぜソフトウェア導入計画がすべてのロールアウトの重要な部分であるのかという理由を説明しました。 さあ、切り替えて、どのようにして自分自身のしっかりとした導入計画を作成できるかに焦点を当てましょう。

成功を早期に定義する

徹底した導入計画を作成する理由について考える時間はありましたか？ 申し訳ありませんが、「マネージャーがそう言った」はここで良い答えではありません。

しっかりした態度/食事計画

機能する導入計画を立てるには、成功を測定する方法を考慮してください。 あなたの職場が単に新しいソフトウェアを購入するために存在するわけではなく、解決すべき問題があると思います。

新しいソフトウェアが解決することになっていた問題について考え、それをどれだけうまく解決できているかを測定するための指標を設定してください。 この演習を進めることで、あなたが正しいソフトウェアを選んだのか、再度設計し直す必要があるのかを確認できます。

自分の導入プロセスを作成する

さあ、あなたがここにいる理由の本質に入っていきましょう: 実際の導入計画。

あなたが考えるソフトウェア導入計画は、管理者と従業員の期待を管理でき、各ステップが行われるタイミングを明確に示す必要があります。 このセクションは重要です。なぜなら、単に全体のプロセスを整理するからです。 よく考えられた計画は、スコープが広がることを防ぎ、全員を順調に進ませ、締切に間に合わせるのを容易にします。

あなたの導入計画はユニークであり、あなたがやっていることによって異なります。それにもかかわらず、すべての完全な計画に含まれるべきことは次のとおりです:

基本情報

これは、あなたがどんな意思決定者に示せるか、彼らが「了解」と言ってうなずくための5Wと1Hです。 使用しているソフトウェア、切り替えの理由、関連するコストを説明してください。

実装チーム

あなた一人か、ITチーム全員か、移行を手伝うソフトウェア会社の担当者がいるかもしれません。 誰が関与していても、ここで彼らが誰で、どのような責任を負っているかを明確にすることが重要です。

期待されるタイムライン

すべてにどのくらいの時間がかかり、特定のマイルストーンにいつ到達することが期待されているのか。 最良の計画は、タイムラインを調整するための余地を残すものです。

準備作業

新しいソフトウェアを準備するために現在のシステムに何をする必要があるのか。 一部の人はOSのいくつかのアップデートを行う必要があるかもしれませんし、他の人は完全なシステムアップグレードを検討する必要があるかもしれません。 何が必要であっても、今すぐすべてを整理する時です。

#### 期待される成果

この新しいソフトウェアは次の3四半期で売上を15%増加させるはずですか？ この新しいプログラムは、あなたが頼りにしている他の2つのプログラムに取って代わるものでしょうか？ このセクションは、利害関係者をまとめたり、作業の期待を設定したりする上で重要な役割を果たすことができます。

潜在的な問題

理想的な世界では、すべてのソフトウェアの導入はスムーズに進むはずですが、私たちは理想的な世界に住んでいるわけではありません。 新しいソフトウェアが導入された後、何が修正または調整される可能性があるかを考えてみてください。

影響を受ける従業員

あなたの新しいプログラムは、会社全体で使われる予定ですか、それともいくつかのチームだけですか？ このセクションでは、あなたの変更の影響を受ける人々を明確にしてください。

トレーニング計画

みんなが新しいソフトウェアにどのように慣れるのか。 使用するトレーニングモジュールやその他のリソース、およびトレーニングの成功を測る方法を指定してください。

データのクリーンアップ

ビジネスが不要なものを蓄積するのは非常に簡単です。 古いソフトウェアが貴重なメモリを占有し、何年も関連性を持たないデータが思い浮かびます。 幸いなことに、新しいソフトウェア導入計画は、これらの問題に対処する絶好の機会です。

これはTannerレベルのクリーンアップイベントです

新しいソフトウェアを実装することは、いくつかの古いものが取り残されることを意味するかもしれません。 新しいシステムに移行する前に、古い不要なデータやプログラムを処分するために少しの時間を取ってください。 これは、重要な情報を整理する新しい機会を生む可能性があります。

個別導入計画を作成する

エンジニアリングチームとUXチームは同じ新しいソフトウェアプログラムを使用しますが、全く異なる理由で使用しています。 人事部門は新しいプログラムのトレーニングを受けるのに数週間または1か月かかるかもしれませんが、営業部門は昨日トレーニングが必要です。

あなたが自分自身にもっと仕事を増やしたくないのは理解していますが、異なるチームやシナリオに合わせた異なる導入計画を作成することは、全体の導入を容易にする可能性があります。 この新しいプログラムを使うとき、すべての人のニーズに合わせて計画を調整する方法について考えてください。 各チームのニーズがどのように異なるかを見るために、管理者に問い合わせてみてください。

ソフトウェアチャンピオンを探す

このプロセス中に心に留めておくべき最も重要なことは、ソフトウェアは単なるツールであるということです。 ソフトウェアが存在し、ユーザーに利用できるからと言って、それが使用されるとは限りません。 人々は本質的に変化に抵抗する傾向があることはよく知られていますので、あなたの側に数人の推進者がいることで、導入プロセスが大いに助けられることがあります。 

誰でも新しいソフトウェアの推進者になれます。 変化を支持し、ソフトウェアを理解している人々を特定して、オフィス文化を新しいソフトウェアに親しみやすくします。

あなたがオフィスの周りで新しいHRソフトウェアをどれだけ好きかを人々に偶然でも言わせる人を探す必要があるとは言いません（それはちょっと面白いことですが）。 自然にソフトウェアのヒントを持ち出し、新しいプログラムの賛美を口にする人々がいるだけで、プロセスに大きな助けとなります。

未来に備える

いくつかの障害があったにもかかわらず、すべての人が最新の技術スタックを簡単に使用できるようです。 あなたの満足感と達成感は無限のものであり、あなたがチームに新しく有用なものをもたらしたことを知って、安心して休むことができます。

さて…次は何ですか？

あなたの痛みを私たちも感じています

導入計画に取り組むときは常に未来を考えることが重要です。 ほとんどの作業と意思決定が1人に集中するのは非常に簡単であり、そのプログラムの成功した継続的な使用は1人の従業員に依存することが簡単であることも同様です。 

誰かが役割を離れたり、新しい責任を引き受けたりした結果、ソフトウェアが廃れてしまうことほど悪いことはありません。 IT部門の誰もがプログラムについて学び、必要に応じて決定を下し、変更できるようにしてください。

フィードバックを集める

かなりしっかりとした導入計画を立てたと思いますが、他のチームはそれに賛成するでしょうか？

私たちは、すべての人が成功を測る方法が異なることを理解していますが、最終目標に達し、他のすべての人を混乱させた導入プロセスは私たちの成功の定義ではありません。 これが意見の力が役立つところです。

導入プロセスに参加したすべての人が、実用的なフィードバックを提供できます。 彼らのプロセス、好きな点や嫌いな点、物事をスムーズにするための提案があるかどうかを尋ねてください。

物事をIT的な視点から見るのは簡単です。 他の人の視点から物事を聞くことで、将来の導入を計画するのが簡単になることがあります。

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