自慢するつもりはありませんが、あなたの職場は本物の知識主導型文化を持つための道筋がかなり整っているようです。 あなたはツールを持ち、熱意もあり、知識ベースに貢献することを愛する従業員もいます。 あなたが欠けているのは一つだけ、信頼できる知識管理者です。

私たちはあなたが何を考えているか分かっています。 「みんながGuru/ あなたの好きな知識管理ソフトウェア（おそらくGuruです）を愛しています！ すでに多くのチームが使用しているようですが、本当に知識管理者を雇う必要がありますか？」

その質問には、熱心な「はい」で答えます！ 知識管理者は、あなたのカードや知識ベースを整理する以上のことができます。 実際、彼らを雇うことで驚くべき利益が得られることがあります。

情報と知識へのアクセスを改善する

多くの従業員がすでにあなたの知識共有ソフトウェアを使用していることは知っていますが、知識管理者は本当にあなたの知識共有のゲームを次のレベルに引き上げる手助けができます。あなたのチームは、確立されたシステム内で知識を共有する独自の方法を見つけるのがかなり上手ですが、知識管理者がいれば、さらにアクセスしやすく、共有しやすくなります。 彼らは重要な情報の整理と配布の専門家であり、「かなり良い」システムを「本当に素晴らしい」システムに変える方法を知っています。

知識管理が共有するコンテンツを作成することに限定されるわけではないことを知ることも重要です。 真の知識管理者は、他の種類の知識共有を促進し、情報を広める方法について他の人を指導する手助けができます。

私たちが何を意味しているのか分かりませんか？ 知識の鳥であるAprill Allenに説明してもらいましょう：

私は知識管理を、コーチでありファシリテーターである知識管理者がチームや個人を知識共有の実践を改善するように促す包括的な能力と考えています。

彼らは、ツール間でより効率的な情報フローを可能にするだけでなく、人々の間で知識が流れるための条件を作ることによってそれを実現します。 その条件は、非公式な集まりの機会や、ピアラーニングやメンターシップのような公式な構造である可能性があります。

意思決定プロセスを効率化する

営業プロセスを概要したカードをどのようにフォーマットすればよいでしょうか？ 情報を見つけやすくするために、タイトルやタグ付けのシステムをどのように変更すればよいでしょうか？

あなたの職場には素晴らしいアイデアがいくらでもあります。 問題は、どの良いアイデアが追求されるかを決定することです。 時には、物事を進める最も簡単な方法は、誰かが「はい」か「いいえ」と言うことです。

知識管理者を持つことの美しさは、この領域で二重です。 あなたは公式な「決定者」がいることができ、その決定を下すために必要な専門知識を持った人を持つことができます。 無限の計画会議をスケジュールし、多くの意見を集める代わりに、今では情報に基づいた決定を下すために頼れる一人の人がいます。

組織の革新と変化を促進する

もっと革新を望まない会社はありますか？ 誰もが自分の会社が業界の次の「大きな」ものを生み出したと言いたいと思っています。 知識管理は革新への重要なステップであり、適切な人がいることで目標に到達できるのです。

あなたの業界の「パンケーキ・チューズデー」を発明することを想像してみてください。

知識管理は、重要な情報を整理・管理するだけでなく、アイデアを共有し、従業員やチーム間のコラボレーションを促進する手助けをします。 従業員やチーム間でのアイデア共有とコラボレーションを促進するのにも役立ちます。 知識管理者を雇うときは、革新を促進する手助けをする人を雇うことになります。 あなたの知識管理者は議論を促進し、重要な知識を整理し、チーム間のコラボレーションを促進する手助けをします。

部門間の効率を改善する

全員が必要な情報を持っていると、物事がどれだけ効率的になるか驚くことでしょう。 そうすれば、急に重要なタスクを行うのにかかる時間が大幅に短縮されます。必要なすべての情報が即座に利用可能だからです。

同じ

チームが本当に何を達成できるのか考えてみてください、十分な時間とリソースがあれば、さまざまなことに取り組めます。 新しいプロジェクトが開始でき、ブレインストーミングセッションが通常になり、オフィスがより整理され、効率的に作業が進むため、皆が一体となって働くことができます！

あなたの知識管理者を成功させるための準備

私たちは、あなたが知識管理者を雇うことに確実に賛同していると仮定しましょう。彼らを真の成功のためにどのようにセットアップできるかについて話しましょう。 知識管理者の成功を望む職場では、彼らを最適な環境に置くために少し努力が必要です。 知識管理者を雇うことを真剣に考えているなら、あなたが何をする必要があるかここにあります。

最終目標を決定する

全員に行動可能な目標を与えることは職場の成功に不可欠であり、あなたの今ならすぐに知識管理者にも同様です。 知識管理の価値を理解することが新しい組織で役割を果たすことは、まるで海を沸かすような気分がするかもしれません。 彼らを雇う前に、知識管理者に達成してほしいことについて考えてみましょう。

そのボックスをチェックオフする感覚がどれほど満足いくものになるか想像してみてください。

知識管理者から得られる素晴らしい結果の多くは、厳密なビジネス結果の観点から量るのが難しいかもしれません。 したがって、収益や売上目標の観点で考えるのではなく、彼らが知識の構造化と共有を改善する方法について考えます。

知識管理者を雇ったら、専門家を特定して知識管理システムに完全に統合することを6か月以内に目標にしましょう。 90日レビューまでにカードの新しいコンテンツ構造を提案するよう知識管理者に依頼します。 どんな提案でも、それを実行可能で行動可能な目標にすることを確実にしてください。

彼らが何をでき、何ができないかを理解する

あなたの知識作業者は、重要な情報を収集、整理、配布する手助けをすることができます。 彼らは、エキスパートコミュニケーター、情報アーキテクト、組織と配布の達人と見なすことができます。

知識管理者は多くのことができますが、残念ながら彼らは奇跡のような存在ではありません。

私たちは、ストレスでポストイットを食べることをお勧めしません（それらがどれほど美味しいとしても）

知識管理は、職場においては誰にでも責任があることを忘れないでください。しかし、知識管理者は全員がその責任を果たせるようにする役割を持っています。 彼らは、知識を整理・配布する基本的な要素を助けることができます。 しかし、それが機能するためには、管理者や他の従業員がその情報の基本となる要素に貢献する意欲が必要です。

そのためには、組織にいくつかの変更を加える必要があるかもしれません。 しかし心配しないでください、少し後でそのことについて詳しくお話します。

チームメンバーに知識管理のニーズについて話す

あなたのチームは知識管理者に何を求めているのでしょうか？ たとえば、HRはコレクションのコンテンツ階層を再設計したいかもしれませんし、営業は見込み客を整理するより良い方法を求めているかもしれません。 彼らが何を望んでいるかにかかわらず、それを知る唯一の方法は尋ねることです。

前述したように、新しい知識管理者を煮えたぎらせないようにするために、優先順位付けが重要です。 知識管理者ができる最も効果的な変更を考え、チームに適切な質問をしてみてください。

サポートエージェントの仕事を簡素化するためには、何が必要ですか？ 顧客体験を向上させるために、社内で何かできますか？ エンジニアリングチームがコードを迅速に出荷するためには何が必要ですか？ 影響を与えることのできる事項に焦点を合わせると、知識管理者を有意義に始めることができます。

歓迎する環境を作る

週の予定がびっしり詰まって、プロジェクト作業をしていないときにマネージャーがあなたを見ると、貢献するのは難しいです。 知識主導型職場への移行は、他の何よりも文化の変化を伴うことが多いです。 本当に知識管理者を成功させたいのであれば、みんなが一緒に働くことを容易にする必要があります。

管理者やチームメンバーに、知識管理はオプションの活動ではないという期待を持たせる。 それが効果的に機能するには、全員が貢献するために時間と労力を費やす必要があります。

ホラームービールールは、あなたが思っている以上に仕事のシナリオに適用されます。

皆に知識を作成して整理するのに必要な時間を与えます。 誰もが知識ベースに追加して改善するのを奨励するために、毎日数時間を割り当てる必要はありません。 全員に15-30分だけ変更を加え、新しい情報を追加するのに十分です。

本当に知識管理者の仕事を楽にしたいですか？ さまざまなトピックやチームの知識のチャンピオンを特定する手助けをしてください。 彼らはあなたの知識管理者を助け、知識ベースの構築に重要な役割を果たします。

適切な技術を用意する

あなたの知識管理者は、整理しなければならない大量のレガシー知識を持っています。 すでに存在する知識のさまざまな領域について知らせることで、彼らの仕事を容易にしましょう。 異なるチームの管理者を巻き込んで、すべての石をひっくり返さないようにしましょう。

知識がどこにあるかを把握することで、適切なツールや統合を見つけるのが容易になります。 それを知れば、実際に素晴らしい知識ベースを使い始めることができるでしょう。