組織の命脈は知識です。 それはリソース、プロセス、そして企業を進化させる秘密のソースです。 私たち全員が仕事をする際に依存している文書と情報です。 内部の知識は重要ですが、多くの組織は計画不十分な知識管理アプローチの影響を見逃しています。 彼らは、導入されている「解決策」が十分であると仮定しています。 これは事実ではないことをお伝えします。 すべての組織は、知識の誤管理を受けやすく、その影響は見かけよりも広範囲です。

組織に知識上の問題がないと考えていますか？ もう一度考えてください。

あなたの組織が知識共有文化から利益を得るであろう8つの指標は次の通りです。

1. あなたが見つけた情報が最近更新されたものかどうか確信が持てない
2. 探している情報を見つけるために1つずつ別々の場所を検索する必要がある
3. それは専門家の頭の中にしか存在しない
4. アクセス権を持っていないシステムに存在する
5. 知識は受動的であり、能動的ではありません
6. 非公式な知識が収集されていない
7. 作業および更新が難しい静的ドキュメントに存在している
8. 効果的に使用されている知識がわからない

1. あなたが見つけたものが最近更新されているかどうか確信が持てない

使用しているリソースが正確で最新であることを知ることが重要です。 ドキュメントをスキャンして最新バージョンであることを確認する時間を費やすか、さらに悪いことに、過去の情報を外部に共有する場合、知識上の問題があります。 フォルダやファイルの命名規則に頼るだけではバージョン管理に不確実性が生じ、リソース内の知識が最近更新されたことを保証するものではありません。 ユーザーがシステム内の情報を信頼できない場合、それは使用されません。 彼らにとって最新情報を問い合わせる方が、探した情報が実際に正確であるかどうか確認するよりも簡単です。

知識管理ソリューションがない場合、ファイルの最終更新日を確認できるかもしれませんが、同僚が情報を「信頼できる」と確認したかどうかがわかるわけではありません。 たとえば、Guruは作成した情報に責任を持つ著者を保持しています。 誰かがGuruに知識を追加すると、その人の名前が添付されており、一定の週数で情報が正確であることを検証する責任を負います。 知識ソリューションを持っていれば、ユーザーは見つけた情報が最新かどうかを疑う必要はありません。与えられたリソースが最後に誰によって検証されたかは確実に知っています。 知識を信頼することで、チームメンバーは自信を持って作業できるようになります。

2. 探している情報を見つけるために1つずつ別々の場所を検索する必要がある

会社のリソースを検索するための普遍的なホームと普遍的な検索機能がない場合、知識を検索することは常に非効率な作業になります。 特定の情報がどこかに存在していることはわかっていますが、場所がわかりません。 検索できるキーワードやテキストの断片が頭にある場合には、情報が存在する場所を完全にはわからないまま、デスクトップ、受信トレイ、Slack、ファイルホスティングサービス、および他の知識が存在するオンラインリポジトリを検索する準備をしなければなりません。

すべての情報が一箇所にある場合、探しているものを見つけるのに必要なのは一度の検索だけです。 ただし、どんなサイトでも、すでに作業中のアプリケーション内で直接検索を行う必要があります。 使っているサイトに関係なく、Guruのようなブラウザ拡張機能は、求めている情報を提供するためにあなたとともにいます。 Slackにも同じことが当てはまります。 シンプルなSlackアクションは、Guruボットにあなたが探している情報をSlackアプリ内で直接表示するよう促します。 複数の宛先を何度も検索して時間を無駄にするのは忘れてください — 必要なのは1回のクリックだけです。

組織がどのように知識管理ツールを利用して知識共有を向上させるかについて詳しく学びましょう。

3. 専門家の頭の中だけに存在しています。

専門家は人間の百科事典のようです。 専門分野について完全に知り尽くしており、すぐに任意の質問に答えることができます。 残念ながら、ほとんどの専門家は

仲間に百科事典として座ってサービスするために報酬は支払われません。 通常、彼らは自分の重要な仕事があり、同僚からの質問に答えるためにワークフローを中断することは、彼らを本当に価値を提供することから気を散らせます。 以前にお客様が数値を計算するのを手伝い、価値のある専門家が再現質問に時間を費やすのではなく、自分の仕事に集中することの費用がかかることは怖いものです。 毎週無駄にされる何千ドルが怖いです。

知識管理ソリューションでは、専門家が自分の知識を“脳ダンプ”して、自分の見通しに合わせて更新および編集できるオンラインリソースに置くことができます。 そのため、チームメンバーが質問を持っているときに、実際の情報源にわずらわすことなく答えに直接アクセスすることができます。 さらに、Guruのような検証機能により、利用可能な情報が信頼できるものであることがユーザーに伝えられ、二重チェックする必要がなくなり、情報が最新であることが保証されます。

4. 誰もがアクセス権を持っていないシステムに存在しています。

組織が成長し、個々のチームが独自のプロセスを開発する際、異なるツールが導入されることで乖離が生じることがよくあります。 たとえば、マーケティングチームがファイルをDropboxにホストしている場合でも、製品チームはTrelloに専念しているかもしれません。 顧客対応担当者は、これらのチームのデータにアクセスする必要がありますが、どちらのツールにもログインしていないかもしれません。 これにより、他のチームに依存して、必要な情報を自分で得ることができなくなります。

チームのすべてのリソースを1つの場所にホスティングすることで、強力な内部知識ネットワークを構築し、個人が他者に無用なことをせずに仕事をするために必要な情報を見つける力を与えます。 Guruでは、すべてのチームがGuru内にリソースを保持し、共有された知識から利益を得ています。 お客様対応チームは、マーケティング、エンジニアリング、さらにはセキュリティとコンプライアンスなどが所有する重要な情報にアクセスできます。 サービス担当者が必要な知識を迅速に見つけることは非常に重要です、特に顧客や見込み客が電話の相手を待っている時に。 知識不足はサービス担当者や顧客の双方にとってストレスです。

チームがアクセスできる情報が多ければ、サービス担当者はすべてのリクエストを迅速かつ効率的に処理できるようになります。

5. あなたの知識は受動的であり、能動的ではありません

おそらく、あなたの知識は整理されています。 自分のフォルダ構造に満足していて、リソースが誰かに見つけやすいと考えているかもしれません。 ただし、それだけです：他の人が見つけるのを待って受動的に座っているだけです。 受動的な知識 ベースの検索は、特定の結果を考えている時には問題ありませんが、正確に必要なものが何かわからない時はどうでしょうか？ 従来の検索を使用すると、検索条件の枠組みに制限されます。 営業担当が知識ベース内の特定の事例研究が見込み客にポイントを証明するのに役立つことを知っている場合、その事例研究を検索して送信します。 しかし、同じトピックの古いブログポストもあることを知らない場合、どうしたらいいでしょうか？ 関連しているものの、そのブログポストは事例研究の単純な検索には表示されず、営業担当は重要な機会を逃してしまいます。

AIによって動力を与えられた知識管理ソリューションは、知識を受動的から能動的に変えます。 Guruでは、便利な知識ではなく、知識を便利にすることに取り組んでいると言っています。 情報は単に知識ベースに存在するだけでなく、必要な時に見つけて効率よく作業できるように手助けするべきです。 GuruのAI Suggest テクノロジーは、既存のワークフロー内でWebページから得られたコンテキストに基づいて適切な知識を提供します。 特定の機能についてメールを入力している場合、AI Suggestはその機能に関連する適切な知識を提供します。 GuruのAIは、個人と組織のパターンを学習して時間とともに賢くなり、提供されるすべての知識を関連性のあるものにします。 知識を表にし、人間は顧客を喜ばせるために取り組むことができます。

Psst! Guruの知識診断を使用して、知識ベースが能動的か受動的かを確認してください。

6. 非公式の知識は記録されません

知識管理を考える際、通常はフォーマルな知識が思い浮かびます。 フォーマルな知識には、マーケティングチームなどがより広範囲に配布するために作成したブログ投稿、事例研究、ワンシートなどのリソースが含まれます。 しかし、フォーマルな知識は、効果的な知識ベースを構成する情報の一部に過ぎません。 非公式 知識は同様に重要ですが、しばしば見落とされます。 非公式な知識には、業務中の学習や会話やインタラクションから得た洞察などが含まれます。

例えば、新入社員が特定のプロセスについて質問するスラックをマネージャーに送り、マネージャーが慎重に回答します。 その後、マネージャーが新入社員がこの質問をした場合、他の新入社員も同じ質問をしている可能性があると気づきます。 GuruのSlackボットを使用して、入力した応答をGuruに保存して、すべての従業員がそれにアクセスできるようにします。 一人の従業員に助ける会話をさせて、その後長いSlackスレッドに失われるのではなく、Guruボットはユーザーにインフォーマルな知識を保存し、それをすべての従業員が使えるようにします。

チームにインフォーマルな知識をキャプチャする手段を与えることは、内部の知識ネットワークを構築する上で重要です。 その知識が外部のやり取りからも内部のチャットからも来たとしても、その情報を迅速に知識ネットワークに追加する能力は、担当者が互いに助け合うのを支援します。 個人がニッチな情報を共有する手段を提供するだけでも、チームの利用する知識を飛躍的に増やすでしょう。

7. それは作業や更新が不器用な静的ドキュメントにあります。

それだ、求めていた正確な情報の断片を見つけました。 唯一の問題は、それが20ページのPDFに含まれていることです。 またはスライドデッキ。 必要な事実を取り出すために、ファイルをダウンロードし、新しいアプリケーションを開き、すべてのページやスライドを見て、必要な情報をコピーする必要があります。 PDFやPPTのような不器用なドキュメントに情報を独占的に保存すると、その一部をアクセスするのが難しくなります。 これらのファイル形式は静的で編集が容易ではありません。 2015年の情報を引用していることに気づいたのに、その努力の結果、どうやら気づいた場合、どうしますか？ そのPDFを更新するためには、リソースを所有している人物を特定し、その人物にファイルを編集してもらうように尋ねる必要があります。

モジュラーアな知識構造を使用することで、必要なすべての情報をアクセスしやすい、咀ちやかなピースに保存する機会が得られます。 必要なPDFからの主題、統計、数字はすべて簡単にコピー&ペーストするために一覧表示できます。 情報を動的な形式で整理することで、ユーザーが必要なものを見つけやすくなり、SMEがコンテンツを更新しやすくなります。 2015年の統計を覚えていますか？ Guruのようなモジュラーな構造を使用する場合、Guruの知識で検証をリクエストするだけで、それを追加したSMEに古くなったものを通知できます。 新しい統計を挿入することで問題が解決され、PDFの編集が必要ありません。 PDFやPPTなどのドキュメントが情報を共有する正しい媒体の場合、Guruを使用して文書を埋め込むことができます。

8. どの知識が有効に使用されているのかが分かりません

組織内を漂うリソースの拡散により、選択したドキュメントが仕事に最適なものであるかどうかを確信する方法はありますか？ 資産やリソースが機会にどのように影響を与えるかを測定する方法はありますか？ 同僚が成功を収めたコンテンツを把握している方法はありますか？ マーケティングチームは、作成している知識に投資回収率を計算できますか？

知識がどのように使用されているかの分析で、その知識はあなたのために一層働くようになります。 Guruのアナリティクスの場合、閲覧されている知識、コピーされている知識、および見込み客に送信されている知識を表示できます。 資料を機会に結びつけて、ビジネス目標に影響を及ぼしているコンテンツを理解できます。 送信されているリソースを詳細に記載したアクティビティログもあります。 特定の見込み客のために営業担当者が使用している資料を見ることで、営業戦略に情報提供できます。 他の誰かの業界Xの見込み客が特定の文書を開いた場合、おそらく別のチームメンバーの業界Xの見込み客もその文書に価値を見出すでしょう。

マーケティングチームもGuruのアナリティクスから洞察を得ることができます。 最も利用されているリソースを把握することは、代理店がチケットと取引をクローズするために必要な情報を理解する上で貴重な洞察を提供します。 グルは、検索結果がない検索についての分析も提供します。 複数の代理店が「セキュリティ」を検索したことを見ることで、マーケティングには、会社のセキュリティポリシーに関する知識が必要であることがわかります。 知識との関係は双方向の道である可能性があります。成功している部分と穴のある場所を教えてくれます。

なぜ知識管理戦略を見直す必要があるのか

まだ組織には知識の問題がないと考えていますか？ 成長し革新し、SMEの時間が非常に貴重であり、喜ばれる顧客がいる場合、知識管理ソリューションが必要です。 会社が成長し革新している、SMEの時間が非常に貴重である、喜ばれる顧客がいる場合、知識管理ソリューションが必要です。 会社のリソースを最適化してアクセス可能で使えるものにすることにメリットがあります。 組織の生命線に関して「十分な」と納得しないでください。 知識管理ソリューションのようなGuruのような知識管理ソリューションが、お客様の組織の知識を管理し収益を生むのにどのように役立つかを調べてください。