Onze "nieuwe normaal" voelt niet erg "normaal".  Terwijl teams over de hele wereld overgaan naar het #WFH-leven, is het nu meer dan ooit belangrijk dat we uitgerust zijn met de tools die we nodig hebben om ons werk te doen - waar we ook werken.

In onze nieuwe realiteit van thuiswerken; is "waterkoelerpraat" niet aanwezig, zien Zoom-meetings eruit als de Brady Bunch-intro, en dienen onze keukentafels als thuis kantoor. De manier waarop we werken is van de ene op de andere dag veranderd, waardoor er nieuwe normen van sociale verbondenheid zijn ontstaan zonder fysieke nabijheid. Bedrijven die nog geen beleid voor thuiswerken hebben, haasten zich om op te schalen en te compenseren. Nu is het moment om uw externe teams op snelheid te krijgen en voor te bereiden op een functionele toekomst als een gedistribueerd team.

Bij Guru hebben we sinds 2015 externe teams mogelijk gemaakt en hebben we het geluk gehad om uit eerste hand te zien hoe ze het beste samenwerken. Als u of uw organisatie haast heeft om op dezelfde pagina te komen, hebben we een snelle gids samengesteld over welke tools u nodig heeft om over te schakelen naar thuiswerken met minimale onderbreking.

Communicatie is essentieel om efficiency over externe teams te versterken. Wanneer face-to-face communicatie niet mogelijk is, moeten uw tools dezelfde voordelen faciliteren, zoals; snelle reactietijden, informele taal, non-verbale aanwijzingen, en spontaniteit, op een manier die natuurlijk aanvoelt voor onze workflows.

"Samenwerking en communicatie" stonden als #1 struikelblok dat gepaard ging met werken op afstand in Buffer's Stand van Werken op Afstand 2020. Omhoog van #3 in 2019.

Wat zou er in uw technologie stapel voor werken op afstand moeten zitten?

Wij zijn van mening dat een eenvoudige en effectieve technologie stapel bestaat uit drie essentiële elementen: kwaliteitsvolle videoconferentie, realtime berichtencommunicatie, en verenigd kennisbeheer.

1. Videoconferentie (bijv. Zoom)  

Wanneer persoonlijke vergaderingen geen optie zijn, is realtime videochat de beste alternatieve. Het aannemen van een webcam-aan beleid zal ervoor zorgen dat externe vergaderingen meer betrokken en persoonlijk aanvoelen. Met de camera's aan, is het veel moeilijker om weg te dromen of afgeleid te raken, en veel gemakkelijker om een gevoel van samenzijn en normaliteit te ervaren.

Een paar tips om videoconferenties soepel te laten verlopen:

• Zet jezelf op stil als je niet aan het praten bent. Dit zal achtergrondgeluid verminderen en je vergaderingen soepel laten verlopen.
• Maak het sociaal! Organiseer virtuele lunches of happy hours met uw team en kantoorvrienden zodat u die interpersoonlijke gesprekken niet mist die vroeger tijdens snackpauzes plaatsvonden.
• Stel bedrijfsbrede normen in voor video-communicatie. Dit kan onder andere "je hand opsteken" wanneer je klaar bent om te spreken, gebruik maken van de chat functie van je tool, enz.

Tip: Maak een Kaart met standaarden voor virtuele vergaderingsetiquette van de hele organisatie om iedereen op dezelfde pagina te houden.

2. Team communicatie en berichten (bv. Slack)

Wanneer informele ontmoetingen op de gang niet mogelijk zijn, zullen uw teams een nieuwe modus van snelle en efficiënte communicatie nodig hebben. Zonder een centrale chat-hub; zullen uw teams rogue gaan. Verschillende afdelingen die communiceren in silo's (of het nu via e-mail, sms'en, G Chat, enz. is) laten belangrijke stakeholders onwetend achter. Intern kunnen medewerkers andere kanalen gaan gebruiken om te communiceren. Dit draagt bij aan verstoring van hun werkdag en hun al overbelaste technologiestapel.

Het opzetten van een, bedrijfsbreed chattool elimineert verwarring en herhaling en voorziet uw leidinggevend team van een ruimte om efficiënt te communiceren naar uw hele organisatie in een tijd van constante verandering.

Hoe maak je optimaal gebruik van je berichtentool:

• Stel een formaat in voor de titels van kanaal- en groepschat. Bijvoorbeeld, bij Guru hebben op projecten gebaseerde Slack-kanalen het voorvoegsel "#project-". Dit helpt bij het zelforganiseren van uw zijbalk en is vooral handig als u de komende weken verschillende nieuwe kanalen aanmaakt.
• Gebruik alle functies! Slack biedt de mogelijkheid om een status in te stellen, meldingen te pauzeren, te integreren met productiviteits-apps zoals Clockwise, en meer. Deze functies kunnen ervoor zorgen dat uw chattool meer deel uitmaakt van uw workflow en minder afleiding vormt.
• Reageer in threads. Kanalen worden lawaaierig en gesprekken gaan verloren in de drukte. Zorg ervoor dat u in de thread reageert om dingen georganiseerd te houden en uw gezond verstand te behouden.

3. Kennisbeheer (bv. Guru)

Misschien wel een van de grootste schokken bij een plotselinge overstap naar thuiswerken is te realiseren hoeveel we vertrouwen op het schouderklopje van onze collega's om de informatie te krijgen die we nodig hebben voor ons werk. Hoewel letterlijke schouderklopjes niet mogelijk zijn, betekent dat niet dat de onderwerpsdeskundigen van uw team geen eenmalige, herhaalde vragen van een afstand zullen krijgen. Waarschijnlijk meer dan voorheen. Daarom is het opzetten van een enkele bron van waarheid over bedrijfs-FAQ's, beleidsregels, productvragen, enz. een topprioriteit voor externe teams. Het centraliseren van de interne informatie van uw bedrijf zal de productiviteit van onderwerpsdeskundigen (en gezond verstand), het vertrouwen van het team en de organisatiebrede afstemming ondersteunen.

Manieren om optimaal gebruik te maken van uw kennisbeheertool:

• Breng kennisbeheer  in al uw bestaande workflows van teams. Onze Slack-integratie, Chrome-extensie, en G Suite Add-On zijn allemaal ontworpen om uw team de kennis te bieden die ze nodig hebben, waar ze ook werken. Dit helpt productiviteit en bespaart kostbare tabbladruimte.
• Documenteer alles, zelfs tijdelijke beleidsregels en procedures. Het is belangrijk dat iedereen uw KM-tool ziet als de bron van waarheid voor alle bedrijfskennis. Vooral tijdens tijden van snelle beleids- of procedurewijziging. Een geverifieerde kennisbank is een geweldige plek om uw team te voorzien van informatie op een manier waarop ze vertrouwen om actueel, betrouwbaar en dynamisch te zijn.
• Maak kennis een gezamenlijke inspanning! Het kan overweldigend lijken om vanaf de basis een kennisbank op te bouwen. Wijs leads aan om teamspecifieke inhoud bij te dragen en richt een kennisbestuur team op om structuur op te bouwen en kennis up-to-date en georganiseerd te houden. Het maken van kennismanagement een gedeelde verantwoordelijkheid zal niet alleen de last veel lichter maken, maar zal u ook klaarmaken voor blijvend succes.

De volgende stap is ervoor te zorgen dat de drie pijlers van uw externe tech-stack samenhangend werken. Hier zijn een paar tips om de mogelijkheden van deze tools te combineren:

• Zoom + Slack: Als u merkt dat u in een cirkelvormig, langdurig gesprek op Slack zit, spring dan op een snelle Zoom-oproep om in realtime te bespreken. Maak gebruik van de Zoom-integratie in Slack om onmiddellijk een oproep te starten, zonder naar uw kalendertool te navigeren en formeel een vergadering in te plannen.
• Slack + Guru: Ontwikkel gewoonten rond het delen van kennis door te demonstreren wat beschikbaar is in Slack. Als een teamgenoot een vraag stelt in een kanaal, gebruik dan de Guru-integratie om direct te antwoorden met een Kaart - zonder de app te verlaten. Dit geeft niet alleen uw collega het antwoord op hun vraag, maar moedigt mensen ook aan om voortaan eerst naar Guru te kijken als ze iets willen weten.
• Guru + Zoom: Op zowel interne als externe telefoontjes komen vragen naar boven die u ter plekke niet kunt beantwoorden. In plaats van waardevolle tijd te verspillen of eraan toe te zeggen later op te volgen, vindt u snel antwoorden in real-time met behulp van Guru. Verteerbare hapklare informatie bij de hand zal u helpen om die incidentele vragen met vertrouwen te beantwoorden.

En dat is nog maar het begin. Naarmate mensen vertrouwd raken met de tools die uw externe werktechs stapel vormen, zullen deze praktijken tweede natuur worden en zult u zelfs meer manieren vinden om efficiënt te werken met een gevarieerde tech stacks. Maar, het beheren van de verandering en uitrol van nieuwe tools gaat niet zonder horten en stoten.

Het uitrollen van nieuwe tools kan tijdrovend zijn, vooral wanneer uw team al een ongekende onderbreking van hun dagelijks leven ervaart. De nadruk moet liggen op het verbeteren - niet verder compliceren - van hun workflow. Het introduceren van een nieuwe tool voor externe teams moet intuïtief, eenvoudig zijn en dienen als een onbetwistbare verbetering van de huidige processen. Zorg ervoor dat u meteen de toegevoegde waarde demonstreert. Het gebruik van een opnametool zoals Loom zal het instapproces versnellen en adoptie bevorderen. Groeiende pijnen zijn onvermijdelijk, maar door het beoefenen van krachtig verandermanagement zul je snel nieuwe gewoonten kunnen opbouwen.

Door nieuwe tools aan te nemen om onze "nieuwe normaal" te ondersteunen, kom je aan de andere kant als een sterker team van goed afgestemde communicators - zelfs nadat je mobiele periode is afgelopen.