Medewerkers onboarding is te belangrijk om aan een handvol vergaderingen en een presentatie over te laten. We moedigen onze gebruikers niet alleen aan om het meeste uit de onboarding ervaring met Guru te halen, we doen wat we prediken intern. Er gaat veel planning, empathie en opzet in de onboarding ervaring van elke medewerker bij Guru. We spraken met onze Lead People Operations Specialist Bobby Lundquist over wat hij doet om ervoor te zorgen dat nieuwe leden van het Guru-team een uitstekende onboarding ervaring hebben.

Over het ervaringsaspect van het onboardingproces

Voor mij is het belangrijkste om het onboarding proces te zien als het creëren van een ervaring. Ik heb in de gastvrijheid gewerkt voordat ik bij Guru kwam. Ik richtte me echt op het creëren van ervaringen voor mensen, of het nu in een restaurant was of tijdens een spannende vakantie. Ik denk graag na over het cureren van een ervaring tijdens het onboardingproces, omdat het een reis is voor mensen die bij het bedrijf beginnen.

Er zijn veel emoties verbonden aan het verlaten van je vorige baan en het beginnen aan een nieuwe; het is een compleet nieuw hoofdstuk in iemands leven. Dat is waarom ik onboarding graag beschouw als het creëren van de voorwaarden voor een gedenkwaardige en blijvende ervaring die iemand het gevoel geeft dat ze de juiste beslissing hebben genomen om naar Guru te komen.

Over het gebruik van Guru om de informatiestroom te kalmeren

Wanneer je het onboardingproces start, zijn er twee hoofdtypen informatie: wat je wordt gegeven en moet verwerken, en wat je niet weet en moet zoeken. Guru en de tools die we ermee gebruiken spelen een grote rol in het gemakkelijk delen en begrijpen van kennis.

Guru is de ideale tool om alles georganiseerd, up-to-date en gemakkelijk te verwerken te houden. Nieuwe medewerkers worden absoluut overspoeld met informatie wanneer ze beginnen met werken. Je leert hoe hulpmiddelen werken, duikt in projectwerk, en ontdekt de kleine nuances van de bedrijfscultuur. Medewerkers moeten snel op de hoogte zijn van alles wat ze moeten weten om goed te presteren in hun werk, en het onboardingproces moet dat respecteren.

Het is even belangrijk om te hebben wat je moet doen georganiseerd op een manier die logisch is en kan evolueren naarmate je met het bedrijf groeit. Onze nieuwe medewerkers kunnen een grondig plan zien voor hun eerste 90 dagen werk, maar we organiseren het op een manier zodat ze niet het gevoel hebben dat ze 50 taken wachten om in Asana te voltooien.

Over de voordelen van een enkele bron van waarheid

Een van de grootste problemen die mensen ervaren wanneer ze een baan beginnen is uitvinden wat ze moeten weten. Je moet al deze dingen over het bedrijf, hoe het werkt, over je rol, over hoe jouw team dingen doet leren. De meeste bedrijven slaan deze belangrijke informatie op in verschillende documenten, maar dat is niet de beste manier om mensen snel op de hoogte te brengen. Lange Google-documenten en bedrijfswiki-artikelen zijn niet alleen moeilijk te doorbladeren, maar het is ook moeilijk te zeggen of ze up-to-date zijn zonder ze in detail te lezen. Ontdek hoe je nieuwe medewerkers efficiënter kunt onboarden.

Het hebben van Guru als een enkele bron van waarheid elimineert een deel van de verwarring die komt kijken bij het beginnen van een nieuwe baan. Wanneer je Guru gebruikt, krijg je gemakkelijk doorzoekbare hapklare stukjes informatie.

Onze Verificatiefunctie maakt het gemakkelijk om te zien of wat je leest up-to-date is. Als je toevallig een oud kaartje vindt, kun je gemakkelijk contact opnemen met de juiste persoon om het te verifiëren of vragen te beantwoorden.

Over de noodzaak van menselijke verbinding

Ik wil niet dat het hele onboardingproces is, "Oké, je hebt alle informatie die je nodig hebt om je werk in Guru te doen; lastig je teamgenoten niet." Het is eerder zo van, "Je kunt naar informatie in Guru kijken, maar misschien heb je vragen over wat je hebt gelezen. Hier is hoe je kunt achterhalen wat je nodig hebt.” Ik denk dat dat echt anders is dan gewoon aan iemand vragen "Wat is dit?" en hen vervolgens laten antwoorden. Dat is hoe je meer betekenisvolle gesprekken met je collega's hebt.

Ik denk dat er informatie is die beter via persoonlijke interacties kan worden gecommuniceerd. Rick [Nucci], onze CEO, doet een overzicht van de kernwaarden met alle nieuwe medewerkers. Hij zal spreken over wat de waarden inspireerde, wat ze voor ons betekenen, en ook tijd nemen om feedback te verzamelen over de onboardingervaring van mensen en vragen te beantwoorden.

Ons onboardingproces bevat een taak die mensen vraagt om de bedrijfswaarden in een Guru-kaart te lezen, maar het is een totaal andere ervaring wanneer je een ronde tafelgesprek met de CEO hebt. Er is een balans die je kunt vinden tussen het delen van informatie in één bron en het creëren van menselijke verbinding door live communicatie.

Over het ripple-effect dat slechte onboarding kan hebben

Het is belangrijk om verder te kijken dan hoe de onboardingervaring nieuwe medewerkers beïnvloedt en te overwegen hoe het het hele team beïnvloedt. Stel dat een nieuwe medewerker begint en ze kunnen de informatie niet vinden die ze nodig hebben om aan de slag te gaan. Ze vertrouwen zwaar op hun manager of collega's en besteden het grootste deel van hun dag aan het stellen van vragen. Zie hoe je de gemiddelde kosten voor onboarding kunt verlagen terwijl je nog steeds een geweldige ervaring creëert.

Nu hebben de manager en teamleden niet het gevoel dat ze tijd hebben om te focussen en hun werk af te maken. Dit geeft hen zorgen over het vermogen van de nieuwe medewerker om onafhankelijk te werken en of ze wel de juiste keuze hebben gemaakt. Aan de andere kant voelt de nieuwe medewerker zich op hun eerste dag erg verloren en gestrest, en nu vragen ze zich af of ze bij het bedrijf zullen blijven. Zie hoeveel negatieve uitkomsten er kunnen voortkomen uit één simpele fout tijdens onboarding?

Het onboardingproces is de eerste diepgaande ervaring van een medewerker met een bedrijf. Als je een proces hebt dat te verwarrend is, de juiste informatie mist, of medewerkers gewoon een onwelkom gevoel geeft, dan heb je een groot probleem. Dat kan langdurige schade veroorzaken.

Over de kracht van autonomie van medewerkers tijdens onboarding

Na de aanwerving is de belangrijkste missie het ondersteunen van nieuwe medewerkers en hen coachen over wat er daarna gebeurt in plaats van alleen maar informatie te geven en vragen te beantwoorden. Het is belangrijk om nieuwe medewerkers autonomie en vrijheid te geven tijdens onboarding, zodat ze verbindingen met hun team kunnen maken en zich als onderdeel van het bedrijf kunnen vestigen.

Het gebruik van Guru, vooral met andere taakbeheer tools, geeft managers en hun directe rapporten meer van hun tijd terug. Het vermindert de stress tijdens het onboardingproces en geeft mensen de tijd en energie die ze nodig hebben om zich te concentreren op wat ze het beste kunnen.

Nieuwe medewerkers meer autonomie geven stelt hen in staat om dingen op hun eigen manier te doen. Iedereen heeft een beetje richting nodig als ze nieuw zijn, maar je wilt niet in micromanagement vervallen. We gaan niet het onboardingproces in met de gedachte: "Doe het exact zo voor deze tijd of je loopt achter." In plaats daarvan is het meer zo: "Je hebt de autonomie om dit te regelen en dit proces zelf te beheren omdat we je vertrouwen om het op de manier aan te pakken die het beste voor je werkt."

Over hoe bedrijven hun onboardingproces kunnen verbeteren

Voordat je de tactieken ingaat, vraag je echt af welke ervaring je wilt creëren. Denk na in termen van het ontwerpen van een reis voor de medewerker en heb echt duidelijke metrics zodat je aan succes kunt bepalen. Wanneer je dat uitzoekt, kun je duiken in problemen die je kunt oplossen. Zie je pijnpunten die direct gerelateerd zijn aan het aantal tools dat je gebruikt? Is het moeilijk voor mensen om de informatie te vinden die ze nodig hebben? Zijn er gaten in jouw communicatie die leiden tot verwarring? Begin groot, breek het daarna in uitvoerbare stappen.