Is er iets leuker dan nieuwe software op het werk uitrollen? Wij kunnen een paar dingen bedenken: 4:30 vergaderingen op vrijdagmiddag en wortelkanaalbehandelingen komen onmiddellijk in ons op. 

Laten we eerlijk zijn: mensen houden ervan om nieuwe tools te krijgen die hun werk gemakkelijker maken, maar overstappen van het ene programma naar het andere kan op zijn best stressvol en op zijn slechtst catastrofaal zijn. Dit is waarom het absoluut noodzakelijk is om een solide software-implementatieplan te hebben dat iedereen helpt aan boord te komen met je laatste softwarewijzigingen. 

We bedoelen niet te pochen (nou ja… misschien een beetje), maar we weten een of twee dingen over de juiste en verkeerde manieren om een nieuw softwareprogramma op het werk in te voeren. Afgezien van het onderwijzen van onze klanten over de beste manieren om Guru bij hun bedrijven te implementeren, hebben we vele eigen interne softwarebehoeften te beheren. 

We kunnen niet garanderen dat iedereen van je nieuwe software zal houden, maar we kunnen je helpen een degelijk software-implementatieplan te schrijven dat je leven gemakkelijker kan maken. Hier is wat je moet weten om een solide implementatieplan voor jezelf te creëren. 

Waarom software-implementatie belangrijk is

Heeft iemand ooit gewoon nieuwe software op bedrijfscomputers geïnstalleerd en mensen alleen maar ermee laten aanrommelen? Als ze dat hebben gedaan, betwijfelen we of ze het hebben overleefd. Met de stroom meegaan is geweldig voor jam bands en eerste dates, maar het is echt niet de juiste mindset om een hele afdeling of bedrijf op de hoogte te brengen van nieuwe software. 

Onverschilligheid en software-implementatie gaan niet samen

Nieuwe software vrijgeven aan een onvoorbereid bedrijf zal niet alleen stressvol zijn, het is ook schokkend ineffectief. Je zult te veel tijd besteden aan het oplossen van problemen, het beantwoorden van vragen, en het blussen van brandjes die allemaal vermeden hadden kunnen worden met een beetje planning. Een goed doordacht software-implementatieplan laat je een redelijke tijdlijn bepalen om te volgen en helpt je om mijlpalen in te stellen die je kunt gebruiken om succes te meten. 

Onverwachte problemen en software-uitrol gaan vaak hand in hand. Gelukkig kan je implementatieplan een significante hulp zijn als het gaat om probleemoplossing. We kunnen je niet beloven dat je implementatieplan je zal beschermen tegen een trage internetverbinding, een stressvolle week op het werk, of iemand die een hekel heeft aan het leren van nieuwe technologieën. Hoewel dat zo is, kunnen we wel zeggen dat het creëren van een implementatieplan je in staat stelt kritisch na te denken over welke problemen zich kunnen voordoen en problemen te ondervangen voordat ze gebeuren. 

Bovenal helpt je implementatieplan om iedereen voor succes voor te bereiden. De trainingsmodules, mijlpalen en FAQs die je opstelt zijn bedoeld om gebruikers te helpen het meeste uit hun nieuwe software te halen. Het bespaart je ook een enorme hoofdpijn en helpt je om iets meer van je verstand te behouden. Al met al zouden we dat een duidelijke win-win situatie noemen. 

Tips voor software-implementatie 

We hebben ons punt gemaakt waarom software-implementatieplannen een belangrijk onderdeel zijn van elke uitrol. Laten we nu de focus verschuiven naar hoe je zelf een solide implementatieplan kunt creëren. 

Definieer succes vroeg 

Heb je de kans gehad om na te denken over waarom je in de eerste plaats een grondig implementatieplan maakt? Sorry, maar “Mijn manager zei het” is hier geen goed antwoord. 

Solide houding/ dieetplan

Als je een implementatieplan wilt maken dat werkt, overweeg dan hoe je succes kunt meten. Tenzij je werkplek nieuw software gewoon koopt voor de lol ervan, wedden wij dat je op zoek bent naar nieuwe software omdat er een probleem is dat opgelost moet worden. 

Denk na over welke problemen de nieuwe software zou moeten oplossen en stel metrics in zodat je kunt meten hoe goed dit lukt. Door deze oefening te doorlopen, kun je bepalen of je de juiste software hebt gekozen en of je terug moet naar de tekentafel. 

Creëer je implementatieproces 

Nu komen we bij de kern van waarom je hier bent: het daadwerkelijke implementatieplan. 

Het software-implementatieplan dat je opstelt, moet in staat zijn om de verwachtingen van zowel management als medewerkers te beheren, evenals duidelijk uiteenzetten wanneer elke stap moet plaatsvinden. Deze sectie is belangrijk omdat het je hele proces niet zomaar uiteenzet. Een goed doordacht plan kan helpen om scope creep te elimineren en het gemakkelijker te maken iedereen op koers te houden en deadlines te halen. 

Jouw implementatieplan is uniek en zal verschillen afhankelijk van wat je doet; ondanks dit zijn er enkele dingen die elk compleet plan zou moeten hebben:

Basisinformatie

Beschouw dit als de 5 W's en 1 H van je plan die je aan elke beslisser kunt tonen zodat ze knikken en zeggen “oké, goed”. Omtrek welke software je gebruikt, de redenering achter de switch en alle bijbehorende kosten.

Implementatieteam

Misschien ben jij het gewoon, misschien is het het hele IT-team, misschien is er iemand aan de zijde van het softwarebedrijf die zal helpen met de overgang. Ongeacht wie erbij betrokken is, zorg ervoor dat je hier uiteenzet wie ze zijn en hun verantwoordelijkheden. 

Verwachte tijdlijn

Hoe lang gaat alles duren en wanneer moet je bepaalde mijlpalen bereiken? Vergeet niet dat de beste plannen altijd wat speling in de tijdlijn hebben om rekening te houden met eventuele aanpassingen aan je plannen.  

Voorbereidswerk

Wat moet er gedaan worden om je huidige systemen klaar te maken voor nieuwe software? Sommige mensen moeten misschien een paar besturingssysteemupdates doen, anderen moeten misschien wel nadenken over een complete systeemupgrade. Ongeacht wat je nodig hebt, is dit het moment om alles op te sommen. 

#### Verwachte uitkomsten

Zal deze nieuwe software de verkoop met 15% verhogen in de komende 3 kwartalen? Zal dit nieuwe programma de plaats innemen van twee andere programma's waarvan je afhankelijk bent geweest? Deze sectie kan een sleutelrol spelen in het afstemmen van belanghebbenden en het stellen van verwachtingen voor het werk. 

Potentiële problemen

In een perfecte wereld zou elke software-uitrol soepel verlopen, maar je weet dat we niet in een perfecte wereld leven. Denk na over wat er mogelijk moet worden gerepareerd of aangepast zodra je nieuwe software is uitgerold. 

Getroffen werknemers

Zal je nieuwe programma door het hele bedrijf worden gebruikt, of slechts door een of twee teams? Omtrek wie het meest door je verandering zal worden getroffen in deze sectie.

Opleidingsplan

Hoe gaan iedereen zich op de hoogte brengen van de nieuwe software? Vermeld eventuele trainingsmodules en andere middelen die je gaat gebruiken, samen met hoe je van plan bent om het succes van de training te meten. 

Schoonmaken van gegevens

Het is heel gemakkelijk voor bedrijven om dingen te accumuleren die ze niet nodig hebben. Oude software die kostbare geheugen in beslag neemt en gegevens die jaren niet relevant zijn geweest, zijn slechts enkele dingen die in me opkomen. Gelukkig voor jou is een nieuw software-implementatieplan de perfecte gelegenheid om enkele van deze problemen aan te pakken. 

Dit is een Tanner-niveau schoonmaakactie 

Het is mogelijk dat het implementeren van je nieuwe software betekent dat sommige oude dingen zullen blijven liggen. Neem even de tijd om het wat voorjaarsschoonmaak te geven en een deel van die oude rommelgegevens en programma's weg te gooien voordat je overgaat op je nieuwe systeem. Dit heeft het voordeel dat het mogelijk nieuwe kansen creëert om belangrijke informatie te organiseren. 

Creëer individuele uitrolplannen 

Het engineeringteam en UX-team gebruiken hetzelfde nieuwe softwareprogramma, maar ze gebruiken het om heel verschillende redenen. HR kan een paar weken of zelfs een maand of twee wachten voordat ze getraind worden in het nieuwe programma, maar de verkoop moest gisteren worden getraind. 

We weten dat je niet meer werk voor jezelf wilt creëren, maar verschillende uitrolplannen voor verschillende teams en scenario's maken kan het hele implementatieproces gemakkelijker maken. Denk aan iedereen die dit nieuwe programma moet gebruiken en hoe je je plan kunt aanpassen aan hun behoeften. Voel je vrij om contact op te nemen met management om te zien hoe de behoeften verschillen tussen de verschillende teams.

Vind je softwarekampioenen 

Een van de belangrijkste dingen om in gedachten te houden tijdens dit proces is dat software gewoon een tool is. Simpelweg bestaan en beschikbaar zijn voor gebruikers betekent niet dat het ook daadwerkelijk gebruikt zal worden. Het is algemeen bekend dat mensen van nature weigerachtig zijn tegenover verandering, dus beginnen met een paar pleitbezorgers aan je zijde kan een grote hulp zijn tijdens het implementatieproces. 

Iedereen kan een pleitbezorger zijn voor nieuwe software. Identificeer mensen die de verandering ondersteunen en de software begrijpen om je kantoor cultuur aan boord te krijgen. 

We zeggen niet dat je iemand moet vinden om door het kantoor te gaan en willekeurig tegen mensen te zeggen hoeveel ze je nieuwe HR-software leuk vinden (hoewel dat best grappig zou zijn). Simpelweg mensen hebben die van nature softwaretips naar voren brengen en de lof van het nieuwe programma zingen, kan veel helpen bij het proces. 

Bereid je voor op de toekomst 

Ondanks wat hobbels op de weg, lijkt het erop dat iedereen aan boord is en gemakkelijk de nieuwe aanvulling op je technologiepakket gebruikt. Je gevoelens van immense tevredenheid en prestatie kennen geen grenzen, en je kunt gerust zijn dat je iets nieuws en nuttigs naar je team hebt gebracht. 

Dus… wat is de volgende stap?

We voelen je pijn

Het is altijd belangrijk om over de toekomst na te denken wanneer je aan je implementatieplan werkt. Omdat het ongelooflijk gemakkelijk is voor het merendeel van het werk en de besluitvorming op één persoon te vallen, is het even gemakkelijk voor het succesvolle continue gebruik van een programma om afhankelijk te zijn van één werknemer. 

Er is niets erger dan software die in de vergetelheid raakt omdat iemand zijn rol verlaat of nieuwe verantwoordelijkheden op zich neemt. Maak het gemakkelijk voor iedereen in IT om over het programma te leren en beslissingen en wijzigingen te maken wanneer dat nodig is. 

Verzamel feedback

Je denkt dat je een behoorlijk solide implementatieplan hebt opgesteld, maar zou de rest van het team het ermee eens zijn?

We begrijpen dat iedereen zijn eigen manier van succes meten heeft, maar een implementatieproces dat zijn einddoel bereikt maar ook iedereen aan de rand van de waanzin drijft, is niet onze definitie van succes. Dit is waar de kracht van opinies een rol kan spelen. 

Iedereen die heeft deelgenomen aan het implementatieproces kan je helpen met bruikbare feedback. Vraag naar hun meningen over het proces, hun voorkeuren en afkeer, en of ze suggesties hebben die de zaken soepeler kunnen maken.

Het kan gemakkelijk zijn om dingen vanuit jouw IT-perspectief te bekijken. Horen over dingen vanuit de perspectieven van anderen kan het plannen van toekomstige implementaties vergemakkelijken.

‍