Guru geeft omzetteams de kennis die ze nodig hebben om hun werk te doen, wanneer ze het nodig hebben. Hoe meer kennis er in Guru aanwezig is – van verkoop- en marketingmaterialen tot HR en beveiligingsbeleid – des te effectiever het netwerk is in het empoweren van gebruikers. Bij het nadenken over de migratie van een kennisdatabase naar Guru, is een veelgestelde vraag: “Waar precies zal die data worden opgeslagen?”

Wij bij Guru begrijpen de bezorgdheid over databeveiliging en bieden daarom opties om de data die Guru verwerkt te beperken, zodat uw gevoelige informatie lokaal blijft en geheel buiten de workflow van Guru. Hier is hoe Guru actief werkt om data te beschermen en gemoedsrust te bieden aan teams die zich zorgen maken over beveiliging.

Ten eerste, uw data is veilig… Periode

Met Guru kunt u er zeker van zijn dat alle data die in onze cloud wordt opgeslagen, veilig is. Wij nemen databeveiliging zeer serieus en hebben een dedicated team dat ons beveiligingsbeleid beheert. We maken niet alleen gebruik van tools om data in rust en tijdens overdracht te versleutelen, maar we beperken ook de toegang tot productie en zorgen ervoor dat alleen degenen met de juiste status de juiste lees- en schrijfprivleges in Guru hebben. Lees meer over Guru’s beveiligingsfuncties hier.

Databeveiliging is ook een belangrijke overweging in alle productontwikkeling bij Guru, en de lens waaronder we potentiële nieuwe functies bekijken. Ons beveiligingsprogramma gaat verder dan alleen certificeringen zoals SOC 2; we integreren veiligheidsdiscussies in elke fase van ons productontwikkelingsproces.

Toch begrijpen we de zorgen van klanten als het gaat om het migreren van gevoelige kennis naar Guru, vooral voor die leveranciers die grote merkklanten met strikte compliance-eisen ondersteunen.

Dat synchronisatiegevoel

Een van de eerste beslissingen die u zult nemen bij het beperken van uw gevoelige data, is kiezen welke kennis u synchroniseert naar de Guru-cloud. De synchronisatiefunctie van Guru stelt teams in staat om kennis uit externe bronnen zoals Zendesk en Confluence te extraheren en die kennis te plaatsen in een alleen-lezen collectie binnen Guru. Op die manier kunnen Guru-gebruikers zowel interne als externe kennis vanuit één plek doorzoeken.

Synchronisatie stelt u in staat om grootschalige exporten van uw eigen kennis naar gesynchroniseerde Guru-kaarten te maken – zoals uw hele Helpcentrum. Guru doet het zware werk door automatisch alle kennis die op een andere locatie staat, binnen te halen en toegankelijk te maken via Guru. Deze functionaliteit kan klanten-facing Guru-gebruikers real-time toegang geven tot technische kennis die non-klanten-facing teams in andere locaties creëren zonder de workflow van beide teams te verstoren.

Voor bepaalde datastores, zoals Confluence, geeft Guru gebruikers meer vrijheid om te kiezen welke stukken kennis moeten worden gesynchroniseerd en welke in de huidige cloud moeten blijven. Dit maakt het mogelijk om kennis te parseren en alleen die Confluence-werkruimtes te synchroniseren die als “veilig” voor export worden beschouwd. Door u controle te geven over welke kennis in Guru wordt gesynchroniseerd, kunt u er zeker van zijn dat de juiste informatie zich op de juiste locatie bevindt.

Maskeren en beheren wat Guru opslaat

Naast het synchroniseren en opslaan van kennis, is een van Guru’s kernproducten AI Suggest, een functie die wordt aangedreven door machine learning en automatisch contextueel relevante kennisvoorstellen biedt op basis van de inhoud van een bepaalde webpagina. AI Suggest werkt continu op de achtergrond van e-mail-, chat- en ticketomgevingen, analyseert gebruikerspatronen en biedt geschikte kennis aan. In plaats van dat vertegenwoordigers zelf moeten zoeken naar het antwoord op een klantvraag, stelt AI Suggest intelligent kennisvoorstellen voor waarvan het denkt dat ze zullen helpen om vertegenwoordigers een antwoord te geven. Deze functionaliteit vertegenwoordigt een krachtige combinatie van AI en kennisbeheer, maar als het verkeerd wordt gedaan, kan het het risico met zich meebrengen dat gevoelige data zoals creditcard- of sociale zekerheidsnummers worden getrokken.

Gegevensmaskering in Guru stelt u in staat om deze gevoelige informatie helemaal uit de databases van Guru te houden door automatisch getallenreeksen van meer dan vier cijfers te maskeren of e-mailadressen te verwijderen. U kunt ook deze gegevensmaskeringsfunctie aanpassen om te werken voor verschillende waarden, waardoor u deze kunt afstemmen op terugkerende gegevensformaten binnen uw specifieke omgeving. Al deze masking vindt plaats op het browerniveau voordat Guru de gegevens überhaupt ziet. Dit zorgt ervoor dat gevoelige informatie nooit de veiligheid van uw eigen netwerken verlaat en dat Guru alleen de relevante informatie krijgt om AI Suggest te activeren.

Aan het einde van 2018 zullen Guru-gebruikers in staat zijn om te controleren hoe lang AI Suggest-gegevens worden bewaard, zodat na een bepaalde periode de gegevens volledig verdwenen zijn. Hoewel dit een machine learning-compromis creëert (AI-engines hebben veel data nodig om effectief te zijn), stelt het u in staat om de juiste balans te bereiken tussen gebruikerservaring en beveiliging, terwijl u aanpassingen maakt terwijl u gaat. In de tussentijd kan Guru u helpen om oude gegevens handmatig te verwijderen op basis van uw specificaties. Uiteindelijk is het niet ons doel om gegevens langer te benaderen dan nodig is, dus werken we met u samen om uw gegevens te houden waar ze thuishoren.

Te veel informatie? Niet meer

Het is vaak zo dat meer beter is als het om kennis gaat, maar Guru begrijpt de fundamentele zorgen bij het delen van data. Het aanbieden van uw gevoelige informatie aan een derde partij zoals Guru – zelfs als het alleen is om gemakkelijkere toegang voor uw eigen medewerkers te bieden – kan vragen oproepen van bedrijfsraden, interne auditteams of compliancepersoneel. Dankzij initiatieven zoals gewijzigde Synchronisatie en gegevensmaskering, geven wij bij Guru de controle in uw handen, zodat u kunt profiteren van alles wat goed is aan Guru zonder de bezorgdheid over het delen van gevoelige data.

Voor meer informatie over het veilig houden van kennis in Guru, bezoek onze BeveiligingsFAQs of neem contact met ons op via privacy@getguru.com.