Kennismanagement speelt een belangrijke rol bij het waarborgen dat iedereen zijn beste werk kan doen, maar er moet veel samenkomen om een effectieve strategie te hebben.

Je hebt de steun van afdelingen, je bent gestaag kennisophoping aan het bestrijden, en je hebt misschien zelfs oog voor kennismanagementsoftware. Het enige wat je mist zijn de deskundigen op het gebied.

Wat zijn deskundigen op het gebied?

Jouw deskundige (ook bekend als een SME) is een autoriteit op iets belangrijks binnen jouw organisatie. Ze kunnen jouw technische guru zijn, weten hoe ze processen kunnen implementeren en verbeteren, of gewoon een boel kennis hebben over een bepaald gebied of onderwerp.

Deskundigen op het gebied zijn meestal mensen die al zo lang in hun functie zitten dat hun kennis meer of minder vanzelfsprekend is. Vele managers kunnen als deskundige fungeren, maar het is ook mogelijk (en zelfs waarschijnlijker) dat medewerkers buiten het management deskundigen zijn. Jouw SME's kunnen technische leads, individuele bijdragers, analisten en meer zijn!

Waarom deskundigen op het gebied belangrijk zijn

Jouw organisatie zit vol met getalenteerde en capabele mensen, dus wat is het nut om er slechts één uit te lichten als jouw “go-to” voor een onderwerp?

Er zijn enkele hoogvliegers in jouw organisatie, maar ze kunnen niet elke taak in hun afdeling aan. In plaats van mensen dun te verspreiden en expertise te eisen voor elk onderwerp onder de zon, vertrouw je op deskundigen op het gebied voor bepaalde zaken.

Wanneer je SME's hebt, heb je een betrouwbare bron van informatie over de zaken die het belangrijkst zijn voor jouw bedrijf. Hun expertise kan helpen bij het informeren van nieuwe processen, het uitbreiden naar verschillende markten of het focussen op de beste manieren om jouw organisatie te laten groeien.

Een van de beste dingen aan deskundigen op het gebied is hoe ze bijna elke afdeling of niche die je kunt bedenken kunnen bevoordelen. Marketing kan hun SME hebben voor alles wat met Hubspot te maken heeft. HR kan een SME hebben die alles weet over de juiste manier om werknemers aan te nemen en off-boarden. Als er een belangrijke behoefte is voor jouw bedrijf, kun je een SME vinden om je de informatie en inzichten te geven die je nodig hebt.

Wanneer je SME's begint te benutten, begin je een positief halo-effect in jouw bedrijf te zien. Iemand die een echte diepgaande kennis van zaken heeft, kan je vertellen wat je zou kunnen missen en ideeën hebben over hoe veranderingen te maken. Plots zijn er nieuwe en verbeterde processen, ideeën voor projecten, en efficiëntere medewerkers. En het gebeurde allemaal omdat je de juiste SME's hebt geïdentificeerd.

3 kwaliteiten van een deskundige op het gebied

Hoe kun je deskundigen op het gebied identificeren wanneer je werkt met zoveel potentiële kandidaten? Kijk niet alleen naar de laatste prestatiebeoordelingen om te zien wie de beste scores heeft behaald.

Geloof het of niet, er is een verschil tussen hoogpresteerders en echte deskundigen op het gebied tijdens het werk. Verschillende kwaliteiten en eigenschappen moeten samenkomen om een effectieve SME te zijn. Als je je zoektocht begint, overweeg dan om naar deze drie belangrijke kenmerken te kijken.

1. Ervaring

Sommige organisaties willen dat hun meest vertrouwde SME's jarenlange ervaring bij het bedrijf hebben.  Jouw organisatie kan besluiten dat jarenlange ervaring in een gekozen vakgebied belangrijker zijn dan hoe lang een werknemer al bij het bedrijf is.  Andere organisaties hechten veel waarde aan diploma's. Jouw SME zou een Ph.D., diploma, een verscheidenheid aan certificaten, of een combinatie van alle drie kunnen hebben.

Het is altijd een goed idee om voor een mix van beide te kiezen. Onthoud dat het simpelweg vasthouden aan een baan of het hebben van een muur vol ingelijste certificaten en diploma's iemand niet automatisch tot een SME maakt. Gebruik je beste oordeel en vergeet niet om andere positieve aspecten te overwegen bij het maken van je keuze.

2. Betrokkenheid

We houden van een SME die volledig betrokken is op het werk. Dit zijn mensen die niet alleen kennis hebben van bepaalde onderwerpen, zij zijn ook actieve deelnemers wanneer zij aan het werk zijn.

Betrokkenheid is belangrijk op het werk voor iedereen, maar dat is vooral waar voor deskundigen op het gebied. SME's zouden moeten genieten van het duiken in hun onderwerpen van expertise, samenwerken met hun team, en wat begeleiding bieden wanneer dat nodig is.

We zeggen niet dat sociale vlinders de enige mensen zijn die deskundigen kunnen zijn op bepaalde onderwerpen tijdens het werk. Betrokken medewerkers zijn niet alleen op de hoogte van wat er op het werk gebeurt, zij zijn ook in staat om hun eigen kennisgaten te vullen en anderen om hen heen te helpen. Dat zijn uitstekende kwaliteiten voor zowel medewerkers als SME's!

3. Communicatie

Jouw SME's zullen niet alleen werken. Als je het meeste uit jouw SME wilt halen, wil je dat ze betrokken zijn bij andere medewerkers en andere projecten. Daarom is het belangrijk om iemand te kiezen die een effectieve communicator is.

Kennis is bedoeld om gedeeld te worden! Een deskundige die waardevolle knowhow aan anderen kan overbrengen, is een geweldige aanvulling voor de rol.

Elke bewezen expertise in schrijven, presenteren of het geven van lezingen is altijd een groot pluspunt. Praat met managers en teamgenoten om hun mening te krijgen over het werk en de communicatiestijl van jouw potentiële SME's om een idee te krijgen van hoe zij met anderen zouden werken.

Hoe je jouw SME kunt benutten

Na je lange zoektocht naar een SME, heb je eindelijk degene gevonden! Nu is het tijd om ze het goede nieuws te vertellen.

"We denken dat je zo goed bent in je werk dat we je tot SME hebben benoemd! Iedereen gaat nu op jou vertrouwen voor alles, nu je onze go-to bent. Maak je klaar om meer vergaderingen en oproepen binnengehaald te worden!"

…Klinkt niet al te aantrekkelijk, toch? Er zijn goede en verkeerde manieren om het niveau van steun en betrokkenheid dat je wilt van jouw geïdentificeerde SME's te krijgen. Hier is wat je moet weten.

Betrek ze, vertrouw niet alleen op ze

Creëer je een nieuw onboardingprogramma voor de afdeling van jouw SME? Is er een nieuw project in het verschiet? Betrek jouw SME zo snel mogelijk! Ze vanaf het begin betrokken maken stelt hen in staat om hun expertise vanaf dag één toe te voegen en op de hoogte te zijn van de verwachte resultaten.

Jouw SME zal betrokken zijn, maar onthoud, je hebt nog steeds managers en andere besluitvormers. Je bent slechts een prioriteit voor jouw SME, ze hebben nog andere taken en projecten. Overbelast ze niet met taken die beter voor anderen geschikt zijn.

Als je wilt zorgen dat je niet te veel van hun tijd in beslag neemt, plan dan regelmatig check-ins zodat je kunt zorgen dat je op de hoogte bent van hun huidige prioriteiten en kunt zien hoe jouw behoeften in de hunne passen (en voel je vrij om onze handige vergaderingssjablonen te gebruiken om ervoor te zorgen dat jouw vergadering soepel verloopt).

Erken hun inspanningen

Salarisverhogingen zijn een geweldige manier om SME's te laten zien dat je hun harde werk waardeert, maar het is slechts één manier om waardering te tonen. Zorg ervoor dat je deskundigen op het gebied en anderen binnen de organisatie laat zien hoeveel hun werk ertoe doet.

Geef altijd krediet waar het verschuldigd is. Laat jouw deskundigen op het gebied weten wat de impact van hun werk is en hoe het zal helpen bij toekomstige initiatieven. Laat managers weten wanneer SME's iets noemenswaardigs hebben gedaan en verspreid het nieuws naar hun team.

Accepteer hun feedback

Een van de redenen waarom je een SME hebt, is zodat je hun mening kunt krijgen over wat je aan het doen bent. Soms denken ze dat je op de goede weg bent, maar andere keren heb je misschien niet zoveel geluk.

Ze denken misschien dat dit nieuwe project nu niet de prioriteit zou moeten zijn. Of misschien denken ze dat het tijd is om over te gaan op iets compleet anders.

Meningsverschillen kunnen een goede zaak zijn wanneer je werkt aan nieuwe initiatieven. Ze kunnen je helpen om problemen op verschillende manieren te bekijken en innovaties te bedenken. Ongeacht wat hun feedback is, luister naar wat ze te zeggen hebben.

Documenteer hun kennis

SME's zijn al druk genoeg op het werk. Het laatste wat ze nodig hebben, zijn meer schouderklopjes en onderbrekingen die in de weg komen van een vol schema.

Onthoud, je wilt niet dat je deskundigen op het gebied hun kennis voor zichzelf houden. Ze zouden manieren moeten vinden om hun expertise in handen van andere medewerkers te krijgen.

Documentatie is een belangrijk onderdeel van kennismanagement. Vind een betrouwbaar systeem dat je kunt gebruiken en dat het gemakkelijk maakt om belangrijke informatie te documenteren en terug te vinden.