Leuke Feit: Wist je dat het mogelijk is om goede vibes tot 3-4 weken vol te houden? Het klinkt misschien vreemd, maar ik ben het levende bewijs daarvan. De jaarlijkse kick-off van het bedrijf Guru was van 14-16 februari, en ik ben nog steeds betoverd door de hele ervaring.

Wanneer was de laatste keer dat je met je hele bedrijf samenkwam? Helaas tellen kwartaalupdates en de af en toe gehouden all-hands meeting niet mee. Ik heb het over een volledig meeslepende ervaring met je collega's, leidinggevende en veel anderen vanuit het bedrijf.

Waarom interne evenementen belangrijk zijn

Ik weet wat je denkt na het lezen van die laatste zin:

• Dat klinkt duur
• Dat klinkt vermoeiend

Tijd, geld en energie zijn op dit moment behoorlijk krap voor iedereen. Desondanks ben ik een grote voorstander van evenementen voor het hele bedrijf. De voordelen die daaruit voortkomen zijn veel te overtuigend om te negeren!

Interne evenementen zijn als een panacee voor betrokkenheid van werknemers. Ze geven mensen voldoende tijd om hun werk te vieren, contact te maken met collega's en zelfs hun creatieve spieren te flexen. Je hebt tijd om successen te vieren, plannen voor de toekomst te maken en gewoon even een stapje terug te nemen van je reguliere werk en te ontspannen.

Sociale relaties zijn belangrijk op het werk. Ze helpen mensen zich meer betrokken, blij en verbonden met het werk te voelen. Die cruciale tijd om te verbinden en teamwork op te bouwen is altijd belangrijk geweest, maar persoonlijke interacties zijn nog waardevoller geworden nu steeds meer bedrijven naar thuiswerken gaan. Aangezien Guru een remote-first bedrijf is, met bijna 65% van ons personeel dat op afstand werkt, wilden we onze tijd samen echt laten tellen

Plan interne evenementen op de Guru manier

Toen het team begon met de planning van CKO, hadden we twee hoofddoelen:

1. Voor werknemers om relaties te verdiepen met cross-functionele teamgenoten
2. Om ervoor te zorgen dat werknemers begrijpen hoe hun rol de doelen van het bedrijf voor het komende fiscale jaar ondersteunt.

We hebben CKO niet ontworpen als een week vol presentaties, lange vergaderingen en financiële rapporten. Het was ook geen vrijkaartje om te feesten (hoewel we daar ook veel van deden). We wilden dat iedereen het beste van beide werelden ervoer, dus we hebben een evenement gepland dat zich richtte op het creëren van balans met voldoende tijd voor strategische afstemming en gewoon veel plezier.  

Wil je een intern evenement plannen dat je het beste van beide werelden kan geven? Hier is hoe Guru het deed.

Bouw de hype op

Je neemt de taak op je om een boeiend all-hands evenement te plannen voor iedereen om de kans te krijgen om op te laden, te leren en te ontspannen. Denk je niet dat dat een beetje hype verdient?

Er is niets mis met een beetje opwinding voor het evenement, en het beste is dat je er niet veel voor hoeft te doen om het te krijgen. We creëerden veel pre-CKO hype, en we deden dat allemaal binnen de hulpmiddelen die we elke dag voor het werk gebruiken.

We hadden een speciale verzameling voor CKO in Guru die onze agenda, veelgestelde vragen, dingen om te doen, en alles wat met CKO te maken heeft bevatte. Onze aankondigingen en de Volg een kaart functie hielpen mensen te waarschuwen voor veranderingen in de programmering en voegde een beetje opwinding toe aan de dag. Telkens wanneer we iets nieuws plaatsten, was het slechts een kwestie van tijd voordat de Slack-chat en emoji-reacties binnenstroomden.

Denk aan planning en timing

Schema's kunnen evenementen maken of breken. Een evenementen voor het hele bedrijf gevuld met back-to-back activiteiten kan overweldigend aanvoelen, maar een evenement met slechts een of twee dingen per dag kan schaars aanvoelen.  We kozen ervoor om onze meer zakelijke en begrip-gerichte inhoud in de ochtend en leuke activiteiten 's nachts te hebben. Mensen leren de beste in de ochtend en hebben een energie-opfrissing nodig na de lunch, dus overweeg om activiteiten tussen de ochtend en de avond te splitsen. Het hebben van het schema in Guru droeg ook bij aan de ervaring van de werknemer. In staat zijn om het schema snel op te halen wanneer je twijfelt om even pauze te nemen of een dutje te doen, kan het gemakkelijker maken voor mensen om hun dagen te plannen.

Hoewel er genoeg tijd is voor werk en plezier, valt er niet te ontkennen dat CKO een drukke tijd is voor iedereen. Bedrijfsnieuws, team-building activiteiten, happy hours, diners—dat is veel leuk, maar het is nog steeds…heel veel.

Je hebt misschien niet veel flexibiliteit in je schema, maar je kunt nog steeds ervoor zorgen dat mensen die ervoor kiezen om evenementen over te slaan niet helemaal buiten de deur vallen. We hebben ervoor gezorgd dat elke sessie die met werk te maken heeft een bijbehorende Guru-kaart had waar mensen essentiële lessen konden leren of video-presentaties konden bekijken van wat er gebeurde.

Onderwijs mensen over hun omgeving

Ons hoofdkantoor bevindt zich in Philadelphia, maar onze werknemers zijn overal. Sommige mensen stapten CKO in alsof ze op een blijfvakantie thuis waren. Anderen konden de opwinding (en angst) ervaren van ergens volledig nieuw te zijn. In plaats van hen te laten gissen waar ze snel een hapje kunnen halen of een middag vol plezier kunnen vinden, bereid je ze van tevoren voor!

Onze "De Ultieme Gids voor Philly" kaart is al jaren een essentieel onderdeel van onze Kennisverzameling van het bedrijf, en je kunt er zeker van zijn dat het nog een update kreeg voor CKO. Mensen konden de kaart gebruiken om meer te leren over de directe omgeving en wat snelle ideeën te krijgen over waar ze konden rondhangen.

Creëer kansen om buiten de vaste teams te binden

Het is zo gemakkelijk om sociale silo's op het werk te creëren. Je socialiseert meestal met de mensen van je team en misschien een paar anderen met wie je hebt samengewerkt. Interne evenementen zoals CKO gooien iedereen in de mix, en de resultaten kunnen verrassend zijn.  Wat zou mooier zijn dan te zien hoe mensen in financiën samen met de marketingafdeling in de weer zijn? Stel je voor wat eruit zou kunnen komen uit een gesprek tussen de VP van engineering en iemand van HR!

Verwacht niet dat mensen je interne evenement behandelen als de sociale vrijplaats die het kan (en zou moeten) zijn. We zorgden ervoor dat mensen voor groepsactiviteiten van tevoren werden gerandomiseerd om het makkelijker te maken voor mensen om buiten hun team te socialiseren.

Dit is weer een gebied waar het hebben van Guru handig was. Elke Guru-werknemer vult hun Guru-werknemersprofiel in met hun voorkeuren, afkeuren en speciale geheime talenten. Wil je meer info over met wie je praat? Bekijk ze gewoon in Guru, en nu weet je meer over hen buiten het feit dat ze in UX werken.

Het voordeel van persoonlijk contact

Guru is geen bedrijf dat wordt aangedreven door synchrone, persoonlijke, 9-5 werk meer, en we durven te wedden dat dat bij jouw bedrijf ook niet het geval is. Persoonlijke interacties zijn nog waardevoller geworden nu we zijn overgestapt naar een remote-first bedrijf, en we zijn er trots op mensen de kans te geven om samen te komen.

Wanneer je gewend bent om asynchroon te werken en de kennis die je nodig hebt binnen handbereik te hebben, worden grote evenementen zoals de onze veel beter beheersbaar en leuk. Als je hetzelfde wilt voor jouw bedrijf, weten we het hulpmiddel dat je nodig hebt om te beginnen.