Kennis is het levensbloed van elke organisatie. Het zijn de middelen, de processen en het geheime ingrediënt dat een bedrijf doet draaien. Het zijn de documentatie en informatie waar we allemaal op vertrouwen om ons werk te doen. Ondanks haar belang wordt interne kennis vaak onderbenut, omdat veel organisaties de gevolgen van een slecht doordachte kennisbeheeraanpak niet inzien. Ze gaan ervan uit dat wat voor 'oplossing' - of het gebrek daaraan - ze hebben, goed genoeg is. We zijn hier om je te vertellen dat dit niet het geval is. Elke organisatie is vatbaar voor slecht kennisbeheer en de effecten zijn ingrijpender dan ze lijken.

Denk je dat jouw organisatie geen kennisprobleem heeft? Denk opnieuw.

Hier zijn de top 8 indicatoren dat jouw organisatie baat zou hebben bij een cultuur van kennisdeling:

1. Je weet niet zeker of wat je hebt gevonden recent is bijgewerkt
2. Je moet aparte bestemmingen één voor één doorzoeken om te vinden wat je zoekt
3. Het bestaat alleen in het hoofd van een vakdeskundige
4. Het staat in een systeem waar niet iedereen toegang toe heeft
5. Je kennis is passief, niet actief
6. Informele kennis wordt niet vastgelegd
7. Het staat in statische documenten die omslachtig zijn om mee te werken en bij te werken
8. Je weet niet welke kennis effectief wordt gebruikt

1. Je weet niet zeker of wat je hebt gevonden recent is bijgewerkt

Het is belangrijk om te weten dat de middelen die je gebruikt nauwkeurig en up-to-date zijn. Als je tijd besteedt aan het scannen van documenten om ervoor te zorgen dat ze de meest recente versies zijn - of erger nog, verouderde bronnen extern deelt - heb je een kennisprobleem. Alleen vertrouwen op een map- of bestandsnaamconventie schept alleen maar onzekerheid over versiebeheer en garandeert niet dat de kennis binnen een bron onlangs is bijgewerkt. Wanneer gebruikers de informatie in jouw systeem niet kunnen vertrouwen, zullen ze het niet gebruiken. Dat maakt het voor hen makkelijker om iemand anders lastig te vallen om te vragen naar de laatste versie dan om te bepalen of wat ze hebben gevonden, in feite, nauwkeurig is.

Zonder een kennisbeheeroplossing kun je zien wanneer een bestand voor het laatst is bijgewerkt, maar dat is niet hetzelfde als zien dat een collega geverifieerd heeft dat de informatie 'betrouwbaar' is. Bijvoorbeeld, Guru stelt auteurs verantwoordelijk voor de informatie die ze creëren. Als iemand kennis toevoegt aan Guru, wordt zijn naam eraan gekoppeld en wordt hij verantwoordelijk voor het verifiëren van de informatie op een vastgesteld tijdstip. Met een kennisoplossing hoeven gebruikers niet te twijfelen of wat ze hebben gevonden recent is; ze weten met zekerheid wanneer een bepaalde bron voor het laatst is geverifieerd en door wie. Vertrouwen in jouw kennis zal jouw teamgenoten in staat stellen om met vertrouwen te werken.

2. Je moet aparte bestemmingen één voor één doorzoeken om te vinden wat je zoekt

Zonder een universele thuisbasis met een universele zoekfunctie voor de bedrijfsmiddelen, zal het zoeken naar kennis altijd een oefening in inefficiëntie zijn. U weet dat een specifiek stuk informatie ergens bestaat maar u weet niet zeker waar. U heeft een trefwoord of een stukje tekst in gedachten dat u kunt opzoeken, maar zonder enig idee waar de informatie zich bevindt, moet u bereid zijn om op uw desktop, in uw inbox, Slack, uw bestandshostingservice en elke andere online opslagplaats waar kennis bestaat te zoeken.

Als al uw informatie op één plek staat, is één zoekactie voldoende om te vinden waar u naar op zoek bent. En niet zomaar een zoekactie, maar een binnen de applicatie waarin u al werkt. Ongeacht op welke site u zich bevindt, een browserextensie zoals die van Guru is daar bij u, klaar om de informatie te verstrekken die u zoekt. Het geldt ook voor Slack. Een eenvoudige Slack-actie zet de Guru-bot aan om de informatie op te halen waar u naar op zoek bent direct binnen uw Slack-app. Verspil geen tijd met meerdere malen zoeken op meerdere bestemmingen - één klik is alles wat u nodig heeft.

Leer meer over hoe uw organisatie kennisbeheertools kan gebruiken voor verbeterde kennisdeling.

3. Het bestaat alleen in het hoofd van een vakexpert

Vakexperts (SME's) zijn als menselijke encyclopedieën. Ze kennen hun expertisegebieden zo goed dat ze elke vraag direct kunnen beantwoorden. Helaas zijn de meeste SME's

niet betaald om rond te hangen en te dienen als encyclopedieën voor hun collega's. Meestal hebben ze belangrijk werk dat ze moeten doen, en hun werkonderbreken om vragen van collega's te beantwoorden leidt hen af van het leveren van echte waarde. We hebben klanten geholpen om de berekening te maken, en het bedrag dat het hen kost om waardevolle SME's tijd te laten besteden aan het beantwoorden van herhaalde vragen in plaats van zich te richten op hun eigen werk is angstaanjagend. Duizenden dollars per week verspild eng.

Kennisbeheeroplossingen stellen SME's in staat om hun expertise te "brain-dumpen" in een online resource die bijgewerkt en bewerkt kan worden zoals zij dat wensen. Op die manier kunnen teamleden direct naar de bron gaan voor antwoorden wanneer ze vragen hebben, zonder de bron zelf lastig te vallen. Bovendien vertelt een verificatiefunctie zoals die van Guru gebruikers dat de beschikbare informatie betrouwbaar en up-to-date is, waardoor de noodzaak om dit met de SME te controleren wordt geëlimineerd.

4. Het bevindt zich in een systeem waar niet iedereen toegang toe heeft

Naarmate organisaties groeien en individuele teams hun eigen processen ontwikkelen, ontstaan vaak disconnects doordat verschillende tools worden overgenomen. Misschien host uw marketingteam hun bestanden in Dropbox, maar uw productteam werkt uitsluitend in Trello. Klantgerichte vertegenwoordigers hebben toegang tot informatie van beide teams, maar hebben mogelijk geen account voor een van beide tools. Dit maakt hen afhankelijk van andere teams, waardoor ze niet zelf de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben wanneer ze die nodig hebben.

Het hosten van alle resources van uw teams op één plek bouwt een sterk intern netwerk van kennis op en stelt individuen in staat om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen zonder anderen lastig te vallen. Bij Guru houden al onze teams hun resources bij Guru en profiteren we allemaal van de gedeelde kennis. Onze klantgerichte teams hebben toegang tot vitale informatie die eigendom is van marketing, engineering, en zelfs beveiliging en naleving. Het is cruciaal dat vertegenwoordigers snel de kennis kunnen vinden die ze nodig hebben, vooral wanneer klanten en prospects aan de lijn wachten. Het ontbreken van kennis is frustrerend voor vertegenwoordigers en klanten.

Hoe meer informatie uw teams toegang hebben, hoe beter uitgerust ze zullen zijn om snel en efficiënt aan alle verzoeken te voldoen.

5. Uw kennis is passief, niet actief

Misschien is uw kennis goed georganiseerd. U bent tevreden met de structuur van uw mappen en denkt dat uw bronnen gemakkelijk te vinden zijn voor mensen. Maar dat is alles wat het doet: passief rondhangen en wachten tot mensen het vinden. Het zoeken in een passieve kennis database werkt goed wanneer je een specifiek resultaat in gedachten hebt, maar wat als je niet precies weet wat je nodig hebt? Bij traditioneel zoeken bent u beperkt tot de grenzen van uw zoektermen. Als een verkoper weet dat een bepaalde case study in uw kennisbank zal helpen om een punt te bewijzen aan een prospect, zal hij naar die case study zoeken en deze doorsturen. Maar wat als ze niet weten dat er ook een oude blogpost over hetzelfde onderwerp is die het punt dat ze proberen te bewijzen verder verfijnt? Hoewel gerelateerd, zal die blogpost niet verschijnen bij een eenvoudig zoeken naar een case study, en uw verkoper heeft zojuist een belangrijke kans gemist.

Kennisbeheeroplossingen die worden aangedreven door AI brengen kennis van passief naar actief. Bij Guru zeggen we graag dat we niet bezig zijn met nuttige kennis, maar met het nuttig maken van kennis. Wij geloven dat informatie niet alleen in uw kennisbank moet leven; het moet u vinden wanneer u het nodig heeft en u helpen slimmer te werken. Guru's AI Suggest technologie serveert relevante kennis direct binnen uw bestaande workflow, gebaseerd op de context die het haalt uit uw webpagina. Als u een e-mail typt over een specifieke functie, zal AI Suggest relevante kennis aanbieden die betrekking heeft op die functie. Guru's AI wordt slimmer na verloop van tijd doordat het individuele en organisatorische patronen leert, waardoor elke stukje kennis die wordt geserveerd relevant en nuttig is. Met AI die al het werk doet om kennis naar boven te halen, kunnen mensen zich concentreren op wat ze het beste doen: klanten verrassen.

Psst! Gebruik de kennisanalyse om erachter te komen of uw kennisbank actief of passief is.

6. Informele kennis wordt niet vastgelegd

Bij het nadenken over kennisbeheer komt meestal formele kennis in gedachten. Formele kennis omvat bronnen zoals blogposts, case studies en éénbladen die door teams zoals marketing specifiek voor bredere distributie zijn gemaakt. Maar formele kennis is slechts een deel van de informatie die een effectieve kennisbank vormt. Informele kennis is net zo belangrijk, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Informele kennis omvat dingen zoals leren op de werkvloer en inzichten die zijn opgedaan door individuen, vaak uit gesprekken en interacties.

Bijvoorbeeld, een nieuwe werknemer stuurt een Slack naar zijn manager met een vraag over een specifiek proces, en zijn manager typt een doordacht antwoord. Dan realiseert de manager zich dat als zijn nieuwe werknemer deze vraag had, de kans groot is dat andere nieuwe werknemers dezelfde vraag hebben. Hij gebruikt de Slack-bot van Guru om zijn getypte antwoord in Guru op te slaan, waardoor alle werknemers toegang krijgen tot het antwoord dat hij zojuist heeft getypt. In plaats van dat het gesprek slechts één werknemer helpt en daarna verdwijnt in een lange Slack-thread, stelt de Guru-bot gebruikers in staat informele kennis op te slaan, waardoor het bruikbaar is voor alle werknemers.

Het geven van uw team een middel om informele kennis vast te leggen is cruciaal voor het opbouwen van een intern kennisnetwerk. Of die kennis nu afkomstig is van een exteractieactie of een intern gesprek, de mogelijkheid om die informatie snel toe te voegen aan een kennisnetwerk helpt medewerkers elkaar te helpen. Het eenvoudig geven van individuen een mogelijkheid om niche-informatie te delen, zal de kennis die uw team heeft om mee te werken enorm vergroten.

7. Het staat in statische documenten die omslachtig zijn om mee te werken en bij te werken

Je hebt het gedaan: je hebt het exacte stukje informatie gevonden waar je naar op zoek was. Het enige probleem is, het staat binnenin een 20 pagina's tellende PDF. Of een slide deck. Om eenvoudig het feit dat je nodig hebt eruit te halen, word je gedwongen om het bestand te downloaden, een nieuwe applicatie te openen, door al de pagina's of slides te bladeren, en vervolgens de informatie die je nodig hebt te kopiëren. Informatie uitsluitend opslaan in omslachtige documenten zoals PDF's of PPT's maakt het moeilijk om snippers ervan te benaderen. Die bestandstypen zijn ook statisch en niet eenvoudig te bewerken. Wat als je na al die moeite op zoek naar een statistiek, je beseft dat het een bron uit 2015 citeert? Om die PDF bij te werken, zul je moeten uitzoeken wie de eigenaar van de bron is, vervolgens die persoon een bericht sturen en vragen om het bestand voor je te bewerken.

Een modulaire kennisstructuur geeft je de mogelijkheid om alle informatie die je nodig hebt op te slaan in toegankelijke, hapklare stukjes. De belangrijkste thema's, statistieken en cijfers uit de PDF die je nodig hebt, kunnen allemaal puntsgewijs worden uitgeschreven voor eenvoudiger kopiëren en plakken. Het organiseren van informatie in dynamische formaten maakt het gebruikers gemakkelijk om te vinden wat ze nodig hebben en maakt het gemakkelijk voor SME's om inhoud bij te werken. Herinner je je die statistiek uit 2015? Als je een modulaire structuur zoals Guru gebruikt, kun je eenvoudig verificatie aanvragen over de kennis in Guru en de SME die het heeft toegevoegd zal op de hoogte worden gebracht dat iets wat ze hebben geschreven nu verouderd is. Ze kunnen een nieuwe statistiek invoegen en het probleem is opgelost, geen PDF-bewerking vereist. En voor gebruiksscenario's waar documenten zoals PDF's en PPTs de juiste media zijn voor het delen van informatie, stelt Guru je ook in staat om documenten in te sluiten.

8. Je weet niet welke kennis effectief wordt gebruikt

Met de overvloed aan middelen die rondgaan in uw organisatie, hoe kunt u er zeker van zijn dat het document dat u hebt gekozen het beste is voor de klus? Heeft u een manier om te meten welke middelen en activa kansen beïnvloeden? Heeft u inzicht in welke inhoud uw collega's succesvol hebben gevonden? Kan uw marketingteam de ROI berekenen op de kennis die ze creëren?

Analyse van hoe uw kennis wordt gebruikt, maakt dat de kennis harder voor u werkt. Met de analyses van Guru bijvoorbeeld, kunt u zien welke kennis het meest wordt bekeken, gekopieerd en naar prospects en klanten wordt gestuurd. U kunt collateral koppelen aan kansen en begrijpen welke stukjes inhoud van invloed zijn op de bedrijfsdoelstellingen. Er is ook een activiteitenlogboek dat gedetailleerd weergeeft welke middelen uw collega's verzenden. Zien welke stukjes collateral worden gebruikt door verkoopmedewerkers voor bepaalde prospects kan helpen bij het informeren van verkoopstrategieën. Als een prospect van iemand anders in sector X een specifiek document opende, zou misschien een prospect van een andere teamgenoot in sector X ook waarde vinden in dat document.

Marketingteams kunnen inzichten halen uit Guru-analyse. Begrijpen welke bronnen het meest worden gebruikt, biedt waardevolle inzichten in wat vertegenwoordigers nodig hebben om tickets en deals af te sluiten. Guru biedt ook analyses van zoekopdrachten die geen resultaten opleveren. Het feit dat verschillende vertegenwoordigers hebben gezocht naar "beveiliging" vertelt marketing dat er behoefte is aan kennis over het beveiligingsbeleid van uw bedrijf. Uw relatie met kennis kan een tweerichtingsstraat zijn; laat het u vertellen waar het succesvol is en waar het hiaten heeft.

Waarom u uw kennisbeheerstrategie opnieuw moet overwegen

Denkt u nog steeds dat uw organisatie geen kennisprobleem heeft? Geen enkel bedrijf is immuun voor de groeipijnen die het implementeren van een kennisbeheeroplossing noodzakelijk maken. Als uw bedrijf groeit en innoveert, als de tijd van uw experts zeer waardevol is, als u klanten hebt om blij te maken, heeft u een kennisbeheeroplossing nodig. Er is meetbare waarde in het optimaliseren van de middelen van uw bedrijf om ze toegankelijk en bruikbaar te maken. Neem geen genoegen met "goed genoeg" als het gaat om de levensader van uw organisatie. Ontdek hoe een kennisbeheeroplossing zoals Guru uw organisatie kan helpen bij het beheren van kennis en het genereren van inkomsten.