Tegenwoordig geven bedrijven een aanzienlijk bedrag uit aan SaaS. We gebruiken nu SaaS-oplossingen voor bijna alles: betalingsverwerking, CRM's, organisatie, communicatie, projectmanagement. Ik kan doorgaan.

Volgens Gartner worden de SaaS-oplossingen die we gebruiken nu "Missie Kritisch" wat betekent dat bedrijven deze oplossingen vertrouwen om hen te helpen met kritieke zakelijke taken. Traditioneel waren deze oplossingen in on-premise toepassingen, wat vereiste dat een volledige stapel software en hardware moest worden geconfigureerd, gekocht, geleverd en ingesteld voordat er zelfs maar met de applicatie kon worden begonnen. Oplossingen die de SaaS-route hebben genomen, zijn meestal zo eenvoudig in gebruik als een druk op de knop.

Maar heb je ooit een SaaS-product gekocht dat de oplossing voor je probleem zou moeten zijn, alleen om later te beseffen dat het grootste deel van je team het na maanden (of zelfs jaren) betalen voor de service niet heeft aangenomen?

Ja... dat is wat er gebeurt als je aanneemt dat je teams de geweldige SaaS-oplossing die je hebt gevonden, zullen gebruiken, maar je geen toezicht houdt op de voortgang van de adoptie (of het gebrek daaraan).

Die arme SaaS-oplossing die je hebt gekocht is waarschijnlijk een ongelooflijk product met een perfecte gebruikerservaring, maar sommige (of de meeste) werknemers zullen het nog steeds niet gebruiken... Het gebeurt eigenlijk vaker dan je denkt.

En de afgelopen paar jaar is dat het geval geweest voor veel bekende softwarebedrijven.

Dit zijn Goliaths in bepaalde industrieën, waardoor er ruimte is voor kleinere startups om de gaten te vullen.

Yammer heeft nog steeds te maken met de mogelijkheid: "...Bedrijfsmedewerkers houden met hand en tand vast aan e-mail en zijn niet bereid het op te geven". (bron)

Het is niet alleen Yammer. Salesforce Chatter heeft ook enkele vergelijkbare problemen gehad:

"Zet Chatter niet zomaar aan en verwacht dat het gebruikt wordt." - Gary Diora (CloudSherpas.com)

Voordelen kunnen voor veel applicaties moeilijk onmiddellijk zichtbaar zijn. Nieuwe tools en oplossingen dwingen mensen uit hun comfortzone. Ze weten eenvoudigweg niet hoe ze deze moeten opzetten, of hoe ze deze het beste kunnen benutten. Het is maar één slechte ervaring die nodig is om de adoptie te torpederen.

Maar er is geen reden waarom een SaaS-adoptie niet soepel kan verlopen voor jouw bedrijf. Je moet gewoon invloed uitoefenen op hoe jouw team de SaaS-oplossing aanneemt:

5 manieren om de SaaS-adoptie binnen jouw team te vergroten:

1. Overtuig de leiders om het in de bedrijfscultuur te integreren.

Jouw team zal vertrouwen krijgen als jouw leiders de oplossing actief gebruiken en ondersteunen. Als leiderschapsteam moet je ze niet gewoon een oplossing geven die je hebt gekocht en zeggen "gebruik het". Eén goedkeuring kan een domino-effect hebben, als het goed van boven naar beneden wordt gedaan.

Je team leren hoe je het allemaal op dezelfde manier gebruikt, is belangrijk, en het kan de moeite waard zijn om het in je training voor nieuwe medewerkers op te nemen. Lunch- en leersessies, webinars op afstand en het aanwijzen van een contactpersoon binnen jouw team voor vragen kunnen allemaal helpen bij de adoptie van jouw SaaS-tool te vergroten.

2. Houd regelmatig leiders en teams verantwoordelijk als zij het moeten gebruiken.

Leiderschap moet verantwoordelijk worden gehouden, en regelmatig. Adoptiecriteria, -lijnen en -doelen moeten onmiddellijk worden vastgesteld om dit te vergemakkelijken. Als adoptie niet plaatsvindt, ontdek je veel sneller door in de gaten te houden hoe vaak het wordt gebruikt en de voor- en nadelen van hoe het werkt.

3. Vind tools en oplossingen die passen in jouw workflow

Probeer te voorkomen dat mensen extra moeite moeten doen voor iets onbekends. Je kunt niet verwachten dat jouw team momentum verliest op de dingen die ze eerder deden. Als een oplossing meer werk betekent om toegang te krijgen, te openen, te gebruiken en waarde uit te halen, dan zullen ze het niet gebruiken. De SaaS-oplossingen die je kiest hebben een betere kans op succes als ze gebruikt kunnen worden in hun bestaande routine.

Een oplossing vinden die in hun reeds succesvolle workflow past, maakt het voor hen veel gemakkelijker om die over te nemen. Het risico om iets te proberen dat praktisch voor hun neus ligt, is laag. Het is zo moeilijk om gewoontes te doorbreken, dus bij het evalueren van SaaS-oplossingen moet je ervoor zorgen dat je rekening houdt met de workflows van elke persoon die het hulpmiddel gebruikt.

Te vaak zie je dat het de managers zijn die de uiteindelijke besluitvormers zijn die een oplossing kiezen op basis van de functies, functionaliteit en analysecapaciteiten van de tool. Maar wat ze vergeten in aanmerking te nemen, zijn de eindgebruikers die het elke dag benutten. Bij het maken van je uiteindelijke beslissing kan het een goed idee zijn om enkele van de potentiële sterke gebruikers van de tool bij het besluitvormingsproces te betrekken, omdat zij beter weten hoe de oplossing in hun workflow past.

4. Benut de kracht van de gegevens en analyses die je krijgt.

De meeste SaaS-toepassingen bieden eenvoudige analyses of gegevens om je te helpen het gebruik van de meest gebruikte functies te volgen. Wees voorzichtig met elk hulpmiddel dat dat niet doet, want het gaat je blind maken vergeleken met anderen die dat wel doen.

Gegevens gebruiken om adoptie, of gebrek aan adoptie, te begrijpen, kan een belangrijk aspect zijn van het optimaliseren van de hoeveelheid waarde die je uit een bepaalde tool haalt. De beste presteerders en leiders in jouw team zouden je inzicht moeten geven op basis van hun gebruik, wat kan worden gebruikt om structuur en begeleiding te bieden aan de rest van het team.

En zoals we allemaal weten, kan soms wat iemand zegt dat ze doen en wat ze daadwerkelijk doen, behoorlijk verschillen.

Gegevens gebruiken om je te helpen beslissingen te nemen en adoptie te begrijpen is nu de norm, niet de uitzondering.

5. Geef gebruikers die gebruik aangaven de mogelijkheid en herhaal hun succes

Sta krachtige gebruikers toe om het team te leren om ervoor te zorgen dat ze jouw SaaS-oplossing op de juiste manier gebruiken en hoe ze deze op de beste manier kunnen benutten. Het ontdekken van kampioenen is belangrijk, maar er ook voor zorgen dat je hun gedrag gebruikt als een model voor gebruik is nog belangrijker voor de adoptie van de rest van het team.

Transparantie creëert vertrouwen, en als je top presteerders hebt die kunnen bevestigen dat iets werkt, dan is de kans groter dat de rest van het team volgt. Dit geeft teamleden een richting door middel van demonstratie. Zonder een duidelijke weg naar succes over hoe je een oplossing gebruikt, zullen mensen afdwalen in hun eigen richtingen en de potentiële waarde niet volledig benutten.