Nasze \"nowe normalne\" nie jest zbyt \"normalne\".  Podczas gdy zespoły na całym świecie przechodzą na życie w ramach # WFH, ważniejsze niż kiedykolwiek jest to, abyśmy byli wyposażeni w narzędzia, których potrzebujemy do wykonywania naszych zadań - gdziekolwiek pracujemy.

W naszej nowej rzeczywistości pracy zdalnej; „plotki przy dyktafonie" nie istnieją, spotkania na Zoomie wyglądają jak wstęp do Klubu Bradych, a nasze stoły kuchenne pełnią funkcję biur domowych. Sposób, w jaki pracujemy, zmienił się z dnia na dzień, tworząc nowe standardy łączności społecznej bez bliskości fizycznej. Firmy, które nie miały jeszcze polityki pracy zdalnej, spieszą się z jej wdrożeniem i rekompensatą. Nadszedł czas, aby przygotować swoje zespoły do pracy zdalnej i przygotować je do sprawnego przyszłego funkcjonowania jako zespołu rozproszonego.

W Guru umożliwiamy pracom zdalnym od 2015 roku i mieliśmy szczęście zobaczyć na własne oczy, jak najlepiej współpracują. Jeśli ty lub twoja organizacja bierzecie się za to, przygotowaliśmy szybki przewodnik dotyczący narzędzi, których potrzebujesz do przejścia na pracę zdalną z minimalnymi przeszkodami.

Komunikacja jest kluczem do zwiększenia efektywności w zespołach zdalnych. Kiedy komunikacja twarzą w twarz nie jest możliwa, Twoje narzędzia muszą ułatwiać te same korzyści, takie jak; szybkie odpowiedzi, nieformalny język, wskazówki niewerbalne i spontaniczność, w sposób naturalny dla naszych procesów pracy.

„Współpraca i komunikacja" zostały wymienione jako największy problem związany z pracą zdalną w Raporcie 2020 na temat Pracy Zdalnej firmy Buffer. W górze z 3. miejsca w 2019 roku.

Co powinno znaleźć się w twoim zestawie technologicznym do pracy zdalnej?

Uważamy, że prosty i skuteczny zestaw technologiczny składa się z trzech kluczowych elementów: jakościowych wideokonferencji, komunikacji w czasie rzeczywistym i unikalnego zarządzania wiedzą.

1. Wideokonferencje (np. Zoom)  

Gdy spotkania osobiste nie wchodzą w grę, wideoczat w czasie rzeczywistym jest najlepszą alternatywą. Przyjęcie polityki z włączoną kamerą sprawi, że spotkania zdalne nabiorą charakteru bardziej zaangażowanego i osobistego. Z włączonymi kamerami jest znacznie trudniej zanurzyć się w swoich myślach lub być rozproszonym, a znacznie łatwiej poczuć poczucie wspólnoty i normalności.

Kilka wskazówek, które pomogą w sprawnym przebiegu wideokonferencji:

• Zachowaj ciszę podczas gdy nie mówisz. To pozwoli zredukować hałas w tle i zachować płynność przeprowadzania spotkań.
• Rób towarzysko! Zorganizuj wirtualne lunch lub godziny happy z zespołem i przyjaciółmi z biura, aby nie przegapić tych międzyludzkich rozmów, które kiedyś odbywały się podczas przerw na przekąski.
• Ustanów normy dotyczące wideokomunikacji w całym przedsiębiorstwie. Może to obejmować „podnoszenie ręki” gdy jesteś gotowy do rozmowy, korzystanie z funkcji czatu w twoim narzędziu, itp.

Porada: Stwórz Kartę znormowanymi standardami etykiety dla spotkań wirtualnych na poziomie organizacji, aby wszyscy byli dobrze poinformowani.

2. Komunikacja zespołu i wiadomości (np. Slack)

Gdy nie ma możliwości na szybkie pogaduszki na korytarzu, twoje zespoły będą potrzebować nowego sposobu szybkiej i efektywnej komunikacji. Bez centralnego centrum czatu; twoje zespoły pójdą na łono buntownika. Różne działy komunikują się w izolacji (czy to e-mailem, SMS-ami, czatem G itp.), pozostawiając kluczowych interesariuszy w nieświadomości. Wewnętrznie pracownicy mogą zacząć korzystać z innych kanałów komunikacji. Dodając do zakłóceń w ich dniu pracy i już przeciążonej technologii.

Ustanowienie narzędzia do czatowania na poziomie całej firmy eliminuje zamieszanie i powtarzalność oraz zapewnia zespołowi kierowniczemu przestrzeń do efektywnej komunikacji z całym zespołem w czasach ciągłych zmian.

Jak w pełni wykorzystać swoje narzędzie do wiadomości  :

• Ustal format dla tytułów kanałów i grupowych czatów. Na przykład, w Guru, kanały Slack oparte na projektach mają prefiks "#projekt-". Pomaga to samo zorganizować swoje paski boczne i jest szczególnie przydatne, gdy zakładasz kilka nowych kanałów w nadchodzących tygodniach.
• Wykorzystaj wszystkie funkcje! Slack pozwala ustawić status, wyciszyć powiadomienia, zintegrować się z aplikacjami produktywnościowymi takimi jak Clockwise, i wiele innych. Te funkcje mogą pomóc Twojemu narzędziu czatu poczuć się bardziej zintegrowanym elementem Twojego przepływu pracy i mniej rozpraszającym.
• Zrób wątki w swoich odpowiedziach. Kanały stają się hałaśliwe, a rozmowy giną w tłumie. Pamiętaj, aby odpowiadać w wątku, aby zachować porządek i zdrowy rozsądek.

3. Zarządzanie wiedzą (np. Guru)

Być może jednym z największych zaskoczeń z nagłym przejściem na zdalną pracę jest uświadomienie sobie, jak bardzo polegamy na poklepywaniu kolegów po ramieniu, aby uzyskać informacje, których potrzebujemy do wykonywania naszej pracy. Choć dosłowne poklepywanie po ramieniu odpada, nie oznacza to, że eksperci w danej dziedzinie Twojego zespołu nie będą bombardowani jednorazowymi, powtarzanymi pytaniami z odległości. Prawdopodobnie nawet bardziej niż wcześniej. Dlatego ustanowienie jednego źródła prawdy dotyczącego często zadawanych pytań w firmie, polityk, pytań o produkty itp. jest najwyższym priorytetem dla zespołów zdalnych. Centralizując wewnętrzne informacje firmy, wspierasz produktywność (i zdrowie psychiczne) ekspertów w danej dziedzinie, pewność zespołu i zgodność na poziomie całej organizacji.

Sposoby na w pełni wykorzystać narzędzie do zarządzania wiedzą:

• Wprowadź zarządzanie wiedzą  do wszystkich istniejących przepływów pracy Twojego zespołu. Nasza integracja Slack, rozszerzenie Chrome i G Suite Add-On są zaprojektowane tak, aby dostarczać Twojemu zespołowi wiedzę, której potrzebują, niezależnie od tego, gdzie pracują. To pomaga w produktywności i oszczędza cenny miejsce na karcie.
• Spisywać wszystko, nawet tymczasowe zasady i procedury. Ważne jest, aby wszyscy uważali Twoje narzędzie KM za źródło prawdy dotyczącej wszej wiedzy firmowej. Szczególnie w czasach szybkiej zmiany polityki lub procedur. Zweryfikowana baza wiedzy to doskonałe miejsce do dostarczania zespołowi informacji w sposób, na którym im zależy, że będzie aktualny, niezawodny i dynamiczny.
• Rób z wiedzy wspólny wysiłek! Może się wydawać przytłaczającym budowanie bazy wiedzy od podstaw. Przypisz liderów do wnoszenia treści zespołowych i załóż zespół zarządzania wiedzą, aby zbudować strukturę i utrzymać aktualność wiedzy. Współdzielenie zarządzania wiedzą nie tylko zredukuje ciężar, ale także przygotuje Cię do sukcesów w przyszłości.

Następnym krokiem jest zapewnienie, że trzy filary Twojego zdalnego stosu technologicznego współpracują ze sobą spójnie. Oto kilka wskazówek, jak połączyć funkcje tych narzędzi:

• Zoom + Slack: Jeśli znajdziesz się w kręgu, przedłużonej rozmowy na Slacku, przejdź na szybkie połączenie Zoom, aby omówić to w czasie rzeczywistym. Wykorzystaj integrację Zoom w Slacku, aby rozpocząć połączenie natychmiast, bez konieczności przechodzenia do narzędzia kalendarza i formalnego planowania spotkania.
• Slack + Guru: Rozwijaj nawyki dotyczące współdzielenia wiedzy, pokazując dostępne informacje w Slacku. Jeśli kolega zada pytanie na kanale, skorzystaj z integracji Guru, aby udzielić bezpośredniej odpowiedzi za pomocą karty — bez wychodzenia z aplikacji. To nie tylko dostarcza odpowiedzi na pytanie kolegi, ale także zachęca innych, aby najpierw szukać informacji w Guru, gdy będą mieli pytanie.
• Guru + Zoom: Podczas wewnętrznych i zewnętrznych połączeń napotykasz pytania, na które nie możesz odpowiedzieć natychmiast. Zamiast marnować cenny czas lub zobowiązywać się do dalszego śledzenia, szybko znajdź odpowiedzi w czasie rzeczywistym, korzystając z Guru. Przejrzyste informacje w łatwy sposób dostępne pomogą Ci udzielać odpowiedzi na te pojedyncze pytania z pewnością siebie.

I to dopiero początek. Gdy ludzie poczują się komfortowo z narzędziami, które tworzą Twój zdalny stos technologiczny, te praktyki staną się dla nich naturalne, a Ty znajdziesz jeszcze więcej sposobów efektywnej pracy z różnorodnym stosem technologicznym. Jednak zarządzanie zmianą i wdrażanie nowych narzędzi wiąże się z pewnymi trudnościami.

Wprowadzanie nowych narzędzi może być żmudne, szczególnie gdy Twój zespół już doświadcza bezprecedensowego zakłócenia w ich codziennym życiu. Nacisk powinien być położony na poprawę — nie na dalsze skomplikowanie — ich przepływu pracy. Wprowadzanie nowego narzędzia dla pracowników zdalnych musi być intuicyjne, proste i stanowić niezaprzeczalne ulepszenie bieżących procesów. Upewnij się, że od razu pokazujesz dodaną wartość. Używanie narzędzia do nagrywania, takiego jak Loom, przyspieszy proces wdrożenia i zachęci do adaptacji. Growing pains are inevitable but by practicing strong zarządzanie zmianą będziesz mógł szybko wykształcić nowe nawyki.

Przyjmując nowe narzędzia wspierające naszą „nową normalność” wyjdziesz na drugą stronę jako silniejszy zespół dobrze zgranych komunikatorów — nawet po zakończeniu okresu zdalnego.