Czy jest coś bardziej zabawnego niż wprowadzanie nowego oprogramowania w pracy? Możemy pomyśleć o kilku rzeczach: spotkania o 16:30 w piątek po południu i leczenie kanałowe od razu przychodzą na myśl. 

Musimy przyznać: ludzie uwielbiają dostawać nowe narzędzia, które ułatwiają im pracę, ale przejście z jednego programu na inny może być stresujące w najlepszym przypadku i katastrofalne w najgorszym. Dlatego konieczne jest posiadanie solidnego planu wdrożenia oprogramowania, który pomoże wszystkim zapoznać się z najnowszymi zmianami w oprogramowaniu. 

Nie chcemy się chwalić (cóż... może trochę), ale znamy kilka rzeczy na temat dobrego i złego wprowadzania nowego programu oprogramowania w pracy. Oprócz nauczania naszych klientów najlepszych sposobów wprowadzania Guru w ich firmach, mamy też wiele własnych potrzeb dotyczących oprogramowania do zarządzania. 

Nie możemy zagwarantować, że wszyscy pokochają nowe oprogramowanie, ale możemy pomóc ci napisać przyzwoity plan wdrożenia oprogramowania, który ułatwi ci życie. Oto, co musisz wiedzieć, aby stworzyć solidny plan wdrożenia dla siebie. 

Dlaczego wdrożenie oprogramowania ma znaczenie

Czy ktokolwiek kiedykolwiek zainstalował nowe oprogramowanie na komputerach firmowych i pozwolił ludziom po prostu z niego korzystać? Jeśli tak, to wątpimy, aby przetrwali, by opowiedzieć tę historię. Podążanie za nurtem jest świetne dla zespołów grających jam i na pierwszych randkach, ale to nie jest najlepsze nastawienie do wprowadzenia całego działu lub firmy w nową wersję oprogramowania. 

Obojętność i wdrożenie oprogramowania nie idą w parze

Wydanie nowego oprogramowania nieprzygotowanej firmie nie tylko będzie stresujące, ale także niebywale nieefektywne. Spędzisz zbyt dużo czasu na rozwiązywaniu problemów, odpowiadaniu na pytania i gaszeniu pożarów, które można było uniknąć za pomocą odrobiny planowania. Dobry plan wdrożenia oprogramowania pozwala ci stworzyć rozsądny harmonogram do naśladowania i pomaga ustalić kamienie milowe, które możesz wykorzystać do pomiaru sukcesu. 

Niespodziewane problemy i wdrożenie oprogramowania idą w parze. Na szczęście twój plan wdrożenia może być ogromną pomocą w rozwiązywaniu problemów. Nie możemy obiecać, że twój plan wdrożenia ochroni cię przed wolnym internetem, stresującym tygodniem w pracy, czy kimś, kto nienawidzi uczenia się nowej technologii. Mimo to możemy powiedzieć, że stworzenie planu wdrożenia pozwala ci krytycznie myśleć o problemach, które mogą się pojawić i rozwiązywać je zanim się wydarzą. 

Przede wszystkim twój plan wdrożenia pomaga przygotować wszystkich do sukcesu. Moduły szkoleniowe, kamienie milowe i FAQ, które tworzysz, mają na celu pomóc użytkownikom w maksymalnym wykorzystaniu nowego oprogramowania. Oszczędza to również ogromny ból głowy i pozwala ci zachować nieco więcej zdrowego rozsądku. Biorąc pod uwagę wszystko, stwierdzimy, że to wyraźny scenariusz win-win. 

Wskazówki dotyczące wdrożenia oprogramowania 

Wyjaśniliśmy, dlaczego plany wdrożenia oprogramowania są ważnym elementem każdego wprowadzenia. Teraz przejdźmy do sedna sprawy i skupmy się na tym, jak możesz stworzyć solidny plan wdrożenia samodzielnie. 

Zdefiniuj sukces we wczesnej fazie 

Czy miałeś okazję usiąść i zastanowić się, dlaczego tworzysz dokładny plan wdrożenia w pierwszej kolejności? Przykro nam, ale „Mój szef tak powiedział” to nie jest dobra odpowiedź. 

Solidny plan postawiony na zdrowym podejściu/nawykach

Jeśli chcesz stworzyć plan wdrożenia, który zadziała, rozważ, jak możesz mierzyć sukces. Chyba że twoje miejsce pracy lubi kupować nowe oprogramowanie tylko dla czystej przyjemności, zakładamy, że szukasz nowego oprogramowania z powodu problemu, który wymaga rozwiązania. 

Pomyśl o problemach, które nowe oprogramowanie miało rozwiązać i ustal metryki, aby ocenić, jak skutecznie wypełnia swoje zadania. Przeprowadzenie tego ćwiczenia może pomóc ci ocenić, czy wybrałeś odpowiednie oprogramowanie i czy musisz wrócić do „rysowania planszy”. 

Utwórz własny proces wdrażania 

Teraz przechodzimy do sedna sprawy, dlaczego tu jesteś: faktyczny plan wdrożenia. 

Plan wdrożenia oprogramowania, który tworzysz, powinien zarządzać oczekiwaniami zarówno zarządu, jak i pracowników oraz jasno określić, kiedy każdy krok powinien mieć miejsce. Ta sekcja jest ważna, ponieważ nie tylko przedstawia cały proces. Dobrze przemyślany plan może pomóc wyeliminować „scope creep” i ułatwić wszystkim trzymanie się harmonogramu i przestrzeganie terminów. 

Twój plan wdrożenia jest unikalny i będzie się różnić w zależności od tego, co robisz; mimo to, istnieje kilka rzeczy, które każdy kompletny plan powinien mieć:

Podstawowe informacje

Traktuj to jako pytania 5W i 1H twojego planu, które możesz pokazać każdemu decydentowi, aby skinął głową i powiedział „okej, dobrze”. Określ, jakie oprogramowanie używasz, powody, dla których dokonujesz zmiany i wszelkie związane z tym koszty.

Zespół wdrożeniowy

Może to tylko ty, może to cały zespół IT, a może ktoś ze strony firmy, który pomoże w przejściu. Niezależnie od tego, kto jest zaangażowany, upewnij się, że określisz, kim są i za co odpowiadają tutaj. 

Oczekiwany harmonogram

Ile czasu to wszystko zajmie i kiedy przewidujesz osiągnięcie pewnych kamieni milowych? Pamiętaj, że najlepsze plany zawsze mają trochę miejsca w harmonogramie na wprowadzenie wszelkich zmian w twoich planach.  

Prace przygotowawcze

Co trzeba zrobić, aby przygotować obecne systemy na nowe oprogramowanie? Niektórzy mogą potrzebować przeprowadzić kilka aktualizacji systemu operacyjnego, inni mogą rozważyć pełną aktualizację systemu. Niezależnie od tego, co musisz zrobić, teraz jest czas, aby wszystko przedstawić. 

#### Oczekiwane wyniki

Czy to nowe oprogramowanie zwiększy sprzedaż o 15% w ciągu następnych trzech kwartałów? Czy ten nowy program zastąpi dwa inne programy, na które polegasz? Ta sekcja może odegrać kluczową rolę w dostosowywaniu się interesariuszy i ustalaniu oczekiwań dotyczących pracy. 

Potencjalne problemy

W idealnym świecie każde wdrożenie oprogramowania przebiegałoby bezproblemowo, ale wiemy, że nie żyjemy w idealnym świecie. Pomyśl o tym, co może musieć zostać naprawione lub dostosowane po wdrożeniu nowego oprogramowania. 

Dotknięci pracownicy

Czy twój nowy program będzie używany przez całą firmę, czy tylko przez kilka zespołów? Określ, kto będzie najbardziej dotknięty zmianą w tej sekcji.

Plan szkolenia

Jak wszyscy przyzwyczają się do nowego oprogramowania? Wspomnij o wszelkich modułach szkoleniowych i innych zasobach, które będziesz używał, wraz z tym, jak planujesz ocenić skuteczność szkolenia. 

Wyczyść dane

Bardzo łatwo jest dla firm gromadzić rzeczy, których nie potrzebują. Stare oprogramowanie, które zajmuje cenną pamięć i dane, które nie były istotne od lat, to tylko kilka rzeczy, które przychodzą na myśl. Na szczęście, nowy plan wdrożenia oprogramowania to doskonała okazja do zajęcia się niektórymi z tych problemów. 

To jest wydarzenie na poziomie Tannera 

Możliwe, że wdrożenie nowego oprogramowania oznacza, że niektóre stare rzeczy zostaną pominięte. Poświęć trochę czasu na wiosenne porządki i pozbądź się niektórych ze starych śmieci danych oraz programów, zanim przejdziesz do nowego systemu. Ma to dodatkową zaletę polegającą na tym, że stwarza możliwości zorganizowania ważnych informacji. 

Stwórz indywidualne plany wdrożenia 

Zespół inżynieryjny i zespół UX korzystają z tego samego programu oprogramowania, ale używają go do bardzo różnych celów. HR może poczekać kilka tygodni lub nawet miesiąc lub dwa, zanim zostaną przeszkoleni w nowym programie, ale zespół sprzedaży musiał być przeszkolony wczoraj. 

Wiemy, że nie chcesz stwarzać sobie dodatkowej pracy, ale stworzenie różnych planów wdrożenia dla różnych zespołów i scenariuszy może ułatwić całkowite wdrożenie. Pomyśl o każdym, kto musi korzystać z tego nowego programu i jak możesz dostosować swój plan do ich potrzeb. Nie krępuj się kontaktować się z zarządem, aby zobaczyć, jak bardzo różnią się potrzeby w poszczególnych zespołach.

Znajdź swoich bohaterów oprogramowania 

Jedną z najważniejszych rzeczy, które należy mieć na uwadze w tym procesie, jest to, że oprogramowanie to tylko narzędzie. Samodzielne istnienie i dostępność dla użytkowników nie oznacza, że będzie ono wykorzystywane. Jest dość powszechnie znane, że ludzie z reguły opierają się zmianom, dlatego zaczynanie od kilku zwolenników w swoim zespole może bardzo pomóc w procesie wdrożenia. 

Każdy może być orędownikiem nowego oprogramowania. Zidentyfikuj osoby, które wspierają zmiany i znają oprogramowanie, aby pomóc przygotować kulturę biurową. 

Nie mówimy, że musisz znaleźć kogoś, kto chodzi po biurze i losowo mówi ludziom, jak bardzo kochają twoje nowe oprogramowanie HR (choć to byłoby dość zabawne). Sam fakt, że są ludzie, którzy naturalnie dzielą się wskazówkami dotyczącymi oprogramowania i wychwalają nowe programy, może wiele pomóc w tym procesie. 

Przygotuj się na przyszłość 

Mimo pewnych trudności wydaje się, że wszyscy są onboardowani i bezproblemowo korzystają z najnowszego dodatku do twojego zestawu technologicznego. Twoje uczucia ogromnej satysfakcji i osiągnięcia nie mają granic, a ty możesz spokojnie wiedzieć, że przyniosłeś coś nowego i pomocnego dla swojego zespołu. 

No cóż... co dalej?

Czujemy twój ból

Zawsze ważne jest, aby myśleć o przyszłości, gdy pracujesz nad swoim planem wdrożeniowym. Ponieważ niezwykle łatwo jest, aby większość pracy i podejmowania decyzji spadła na jedną osobę, równie łatwo jest, aby trwałe sukcesy z programem zależały od jednego pracownika. 

Nie ma nic gorszego niż oprogramowanie, które popada w zapomnienie, gdy ktoś opuszcza swoją rolę lub przyjmuje nowe obowiązki. Ułatw każdemu w IT nauczenie się oprogramowania oraz podejmowanie decyzji i dokonanie zmian, gdy zajdzie taka potrzeba. 

Zbieraj opinie

Myślisz, że stworzyłeś całkiem solidny plan wdrożenia, ale czy reszta zespołu by się z tym zgodziła?

Rozumiemy, że każdy ma inny sposób definiowania sukcesu, ale proces wdrożenia, który osiągnął swój cel, ale przy tym doprowadził wszystkich innych do szaleństwa, nie jest naszą definicją sukcesu. To jest miejsce, w którym moc opinii może wejść w grę. 

Każdy, kto uczestniczył w procesie wdrożenia, może pomóc ci w zdobyciu praktycznych opinii. Zapytaj o ich opinie na temat procesu, co lubią, co im się nie podoba, a także czy mają jakiekolwiek sugestie, które mogą uczynić wszystko łatwiejszym.

Łatwo jest spojrzeć na wszystko ze swojego „IT-owego” punktu widzenia. Słuchanie o rzeczach z perspektywy innych ludzi może ułatwić planowanie przyszłych wdrożeń.

‍