Wiedza jest życiodajną siłą każdej organizacji. To zasoby, procesy i tajemnicza receptura, która sprawia, że firma działa. To dokumentacja i informacje, na których wszyscy polegamy, wykonując nasze prace. Pomimo jej znaczenia, wewnętrzna wiedza jest często niewystarczająco zoptymalizowana, gdyż wiele organizacji nie dostrzega konsekwencji źle przemyślanego podejścia do zarządzania wiedzą. Zakładają, że cokolwiek Chcielibyśmy Ci powiedzieć, że taka sytuacja nie ma miejsca. Każda organizacja jest podatna na zarządzanie wiedzą, a skutki są bardziej dotkliwe, niż się wydają.
Myślisz, że Twoja organizacja nie ma problemu z wiedzą? Pomyśl jeszcze raz.
Oto główne 8 wskaźników, które wskazują, że Twoja organizacja skorzystałaby z kultury dzielenia się wiedzą:
Nie jesteś pewien, czy to, co znalazłeś, zostało ostatnio zaktualizowane
Musisz szukać w oddzielnych miejscach po kolei, aby znaleźć to, czego szukasz
Istnieje tylko w umyśle eksperta w dziedzinie
Znajduje się w systemie, do którego nie każdy ma dostęp
Twoja wiedza jest bierna, nieaktywna
Nie jest rejestrowana wiedza nieformalna
Znajduje się w statycznych dokumentach, z którymi ciężko pracować i aktualizować
Nie wiesz, która wiedza jest wykorzystywana skutecznie
1. Nie jesteś pewien, czy to, co znalazłeś, zostało ostatnio zaktualizowane
Ważne jest, aby wiedzieć, że używane przez Ciebie zasoby są dokładne i aktualne. Jeśli poświęcasz czas na przeglądanie dokumentów, aby upewnić się, że są to najnowsze wersje — lub co gorsza, udostępniasz przestarzałe zasoby na zewnątrz — to masz problem z wiedzą. Poleganie wyłącznie na konwencji nazewnictwa folderów lub plików powoduje jedynie niepewność co do kontroli wersji i w żaden sposób nie gwarantuje, że wiedza w zasobie została ostatnio zaktualizowana. Gdy użytkownicy nie mogą ufać informacjom w systemie, nie będą go używać. Sprawia to, że łatwiej im zwrócić się do kogoś innego o najnowszą wersję niż ustalić, czy to, co znaleźli, jest faktycznie dokładne.
Bez rozwiązania zarządzania wiedzą możesz zobaczyć, kiedy plik był ostatnio zaktualizowany, ale to nie oznacza, że kolega zweryfikował, że informacja jest "zaufana". Na przykład, Guru sprawia, że autorzy są odpowiedzialni za stworzoną przez siebie informację. Jeśli ktoś dodaje wiedzę do Guru, jego imię jest dołączone do informacji, a on staje się odpowiedzialny za zweryfikowanie, czy informacja jest dokładna w określonym rygorze. Dzięki rozwiązaniu zarządzania wiedzą, użytkownicy nie muszą się zastanawiać, czy znalezione przez nich informacje są aktualne; wiedzą z pewnością, kiedy dane źródło było ostatnio zweryfikowane i przez kogo. Zyskanie zaufania do twojej wiedzy umożliwi członkom zespołu pracę z pewnością siebie.
2. Musisz szukać w oddzielnych miejscach po kolei, aby znaleźć to, czego szukasz
Bez uniwersalnego źródła z funkcją uniwersalnego wyszukiwania dla zasobów firmy, wyszukiwanie wiedzy zawsze będzie ćwiczeniem nieefektywności. Wiesz, że określona informacja istnieje gdzieś, ale nie jesteś pewien, gdzie. Masz słowo kluczowe lub fragment tekstu na myśli, którego możesz szukać, ale bez pojęcia, gdzie informacja się znajduje, musisz być gotowy do przeszukania swojego pulpitu, skrzynki odbiorczej, Slacka, usługi hostingu plików i innych repozytoriów online, gdzie znajduje się wiedza.
Gdy cała Twoja informacja znajduje się w jednym miejscu, wystarczy jedno wyszukiwanie, aby znaleźć to, czego szukasz. I nie chodzi tu o jakiekolwiek wyszukiwanie, ale o to właśnie wewnątrz aplikacji, w której już pracujesz. Bez względu na to, na jakiej stronie się znajdujesz, rozszerzenie przeglądarki takie jak Guru jest zawsze obok Ciebie, czekając, aby dostarczyć Ci poszukiwane informacje. To samo dotyczy Slacka. Prosta czynność w Slacku powoduje, że bot Guru od razu wyszukuje informacje, których szukasz bezpośrednio w twojej aplikacji Slack. Zapomnij o marnowaniu czasu na ponowne przeszukiwanie wielu miejsc — wystarczy jedno kliknięcie.
3. Istnieje tylko w głowie eksperta z danej dziedziny
Eksperci w swoich dziedzinach (SMEs) są jak ludzkie encyklopedie. Znają swoje obszary wiedzy tak gruntownie, że są w stanie odpowiedzieć na każde pytanie bez zastanowienia. Niestety, większość SMEs
nie są opłacani za siedzenie i służenie jako encyklopedie dla swoich kolegów. Zazwyczaj mają ważną pracę do wykonania, a zatrzymanie ich pracy w celu odpowiedzi na pytania od kolegów odwraca ich uwagę od dostarczania rzeczywistej wartości. Pomogliśmy klientom obliczyć wcześniej, ile kasy kosztuje ich wykształcona pracownicy, poświęcający czas na odpowiadanie na powtarzające się pytania zamiast skupiać się na własnej pracy, jest przerażające. Tysiące dolarów marnowane tygodniowo przerażające.
Rozwiązania zarządzania wiedzą pozwalają SMEs "wyrzucić swoje zatoczone wiedze" do online zasobu, który można aktualizować i edytować, jak uznają za słuszne. W ten sposób, gdy członkowie zespołu mają pytania, mogą od razu zwrócić się do źródła o odpowiedzi, nie przeszkadzając faktycznemu źródłu. Ponadto, funkcja weryfikacji, taka jak w Guru, informuje użytkowników, że dostępna informacja jest wiarygodna i aktualna, eliminując potrzebę podwójnego sprawdzania ze SME.
4. To żyje w systemie, do którego nie każdy ma dostęp
W miarę rozwoju organizacji i rozwijania się poszczególnych zespołów, często pojawiają się rozłączenia, ponieważ przyjmowane są różne narzędzia. Być może Twój zespół marketingowy przechowuje pliki w Dropboxie, ale Twój zespół produktowy działa wyłącznie w Trello. Przedstawiciele obsługi klienta potrzebują dostępu do informacji od obu tych zespołów, ale mogą nie mieć dostępu do żadnego narzędzia. Pozostawia ich to zależnymi od innych zespołów, niezdolnymi do samodzielnego skorzystania z informacji, której potrzebują w miarę jej potrzeby.
Przechowywanie wszystkich zasobów zespołów w jednym miejscu buduje silną wewnętrzną sieć wiedzy i umożliwia osobom znalezienie informacji niezbędnych do wykonywania pracy bez uciążliwania innych. W Guru, wszystkie nasze zespoły przechowują swoje zasoby w Guru, a my wszyscy korzystamy z współdzielonej wiedzy. Nasi zespoły obsługi klienta mają dostęp do istotnych informacji, które należą do marketingu, inżynierii, a nawet bezpieczeństwa i zgodności. Wzmacnianie przedstawicieli umożliwiające szybkie znalezienie potrzebnej wiedzy jest kluczowe, zwłaszcza gdy klienci i potencjalni klienci czekają na linii. Brak wiedzy jest frustrujący zarówno dla przedstawicieli, jak i dla klientów.
Im więcej informacji mają dostęp do twoich zespołów, tym lepiej będą przygotowani do natychmiastowej i skutecznej obsługi wszystkich zapytań.
5. Twoja wiedza jest bierna, a nie aktywna
Może twoja wiedza jest dobrze zorganizowana. Jesteś zadowolony z twojej struktury folderów i myślisz, że twoje zasoby są łatwe do znalezienia przez ludzi. Ale to wszystko robi: siedzi biernie, czekając, aż ludzie ją znajdą. Szukanie bazy wiedzy o charakterze pasywnym działa dobrze, gdy masz konkretny wynik na myśli, ale co zrobisz, gdy nie jesteś pewien dokładnie czego potrzebujesz? Przy tradycyjnym wyszukiwaniu jesteś ograniczony do ram twoich kryteriów wyszukiwania. Jeśli przedstawiciel handlowy wie, że konkretne studium przypadku w twojej bazie wiedzy pomoże udowodnić punkt przedstawicielowi, będzie szukać tego studium przypadku i prześle je dalej. Ale co jeśli nie wie, że istnieje również stary post na blogu na ten sam temat, który dalej uszczegółowi punkt, który próbuje udowodnić? Mimo że są powiązane, ten post blogowy nie pojawi się w prostym wyszukiwaniu studium przypadku, a twój przedstawiciel handlowy właśnie stracił kluczową okazję.
Rozwiązania zarządzania wiedzą, napędzane przez AI, przekształcają wiedzę z pasywnej w aktywną. W Guru lubimy powiedzieć, że nie zajmujemy się przydatną wiedzą, ale udostępnianiem przydatnej wiedzy. Wierzymy, że informacja nie powinna tylko żyć w twojej bazie wiedzy; powinna znaleźć cię w momencie potrzeby i pomóc ci pracować mądrzej. Technologia AI Suggest w Guru serwuje odpowiednią wiedzę bezpośrednio w twoim istniejącym procesie pracy, na podstawie kontekstu wyciągniętego z twojej strony internetowej. Jeśli piszesz e-mail o konkretnej funkcji, AI Suggest zaoferuje odpowiednią wiedzę odnoszącą się do tej funkcji. AI w Guru staje się coraz mądrzejszy w miarę, jak uczy się indywidualnych i organizacyjnych wzorców, sprawiając, że każdy kawałek serwowanej wiedzy jest istotny i użyteczny. Dzięki AI wykonującemu całą pracę legitymizowania wiedzy, ludzie mogą skupić się na tym, co potrafią najlepiej: zachwycać klientów.
Szept! Użyj diagnostyki wiedzy Guru, aby dowiedzieć się, czy twoja baza wiedzy jest aktywna czy bierna.
6. Wiedza nieformalna nie jest uchwycona
Myśląc o zarządzaniu wiedzą, to wiedza formalna zazwyczaj przychodzi na myśl. Wiedza formalna obejmuje zasoby jak posty na blogu, studia przypadków i ulotki tworzone przez zespoły takie jak marketing specjalnie dla szerszego rozpowszechnienia. Ale wiedza formalna to tylko jedna część informacji, która tworzy skuteczną bazę wiedzy. Nieformalna wiedza jest równie ważna, ale często jest pomijana. Wiedza nieformalna obejmuje rzeczy takie jak nauka w trakcie pracy i spostrzeżenia zdobyte przez osoby, często z rozmów i interakcji.
Na przykład nowy pracownik wysyła wiadomość na Slacka do swojego managera, zadając pytanie o konkretny proces, a jego manager pisze przemyślaną odpowiedź. Wtedy menedżer zdaje sobie sprawę, że jeśli jego nowy pracownik miał to pytanie, to szanse są duże, że inni nowi pracownicy mają to samo pytanie. On używa bota Slack Guru, aby zapisać swoją odpowiedź w Guru, co daje wszystkim pracownikom dostęp do odpowiedzi, którą właśnie spędził czas, pisząc. Zamiast prowadzenia rozmowy, która pomoże jednemu pracownikowi, a następnie zaginie w długim wątku Slack, bot Guru umożliwia użytkownikom zapisanie luźnej wiedzy, sprawiając, że jest ona użyteczna dla wszystkich pracowników.
Danie swojemu zespołowi środka do przechwytywania luźnej wiedzy jest kluczowe dla budowania wewnętrznej sieci wiedzy. Czy ta wiedza pochodzi z zewnętrznej interakcji czy z rozmowy wewnętrznej, zdolność szybkiego dodania tych informacji do sieci wiedzy pomaga przedstawicielom pomagać sobie nawzajem. Po prostu dając osobom możliwość dzielenia się niszową informacją zwiększy wiedzę, którą dysponuje twój zespół o wiele.
7. Mieszka w statycznych dokumentach, które są niewygodne w pracy i aktualizacji.
Udało ci się: znalazłeś dokładny fragment informacji, którego szukałeś. Jedynym problemem jest to, że tworzy się w 20-stronicowym pliku PDF. Albo prezentacja slajdów. Aby po prostu wydobyć fakt, którego potrzebujesz, jesteś zmuszony pobrać plik, otworzyć nowe aplikacje, przesiać wszystkie strony lub slajdy, a następnie skopiować potrzebne informacje. Przechowywanie informacji wyłącznie w nieporęcznych dokumentach, takich jak pliki PDF lub PPTs, sprawia, że trudno jest uzyskać do niej dostęp. Te typy plików są również statyczne i niełatwo je można edytować. Co jeśli po włożeniu całego wysiłku w poszukiwanie statystyki odkrywasz, że cytuje ona źródło z 2015 roku? Aby zaktualizować ten plik PDF, będziesz musiał dowiedzieć się, kto jest właścicielem zasobu, a następnie skontaktować się z tą osobą i poprosić o edycję pliku dla ciebie.
Modularna struktura wiedzy daje ci okazję do przechowywania wszystkich informacji, których potrzebujesz w dostępnych, łatwo przyswajalnych kawałkach. Kluczowe tematy, statystyki i dane z PDFa, których potrzebujesz, można wszystkie spunktować dla prostszego kopiowania i wklejania. Organizowanie informacji w dynamicznych formach ułatwia użytkownikom znalezienie tego, czego potrzebują, oraz ułatwia ekspertom ds. SME aktualizację treści. Pamiętaj o tej statystyce z 2015 roku? Jeśli korzystasz z modułowej struktury jak Guru, możesz po prostu poprosić o weryfikację wiedzy w Guru, a ekspert ds. SME, który ją dodał, zostanie poinformowany, że coś, co napisał, jest już przestarzałe. Mogą wstawić nową statystykę i problem zostanie rozwiązany, nie wymaga to edycji PDF. A w przypadkach użycia dokumentów, takich jak pliki PDF i PPTs, jako właściwych nośników informacji, Guru pozwala również osadzać dokumenty.
8. Nie wiesz, która wiedza jest wykorzystywana efektywnie.
Przy rozprzestrzenianiu się zasobów w twojej organizacji, jak możesz być pewien, że wybrany dokument jest najlepszy do tego zadania? Czy masz sposób mierzenia, które zasoby i aktywa mają wpływ na szanse? Masz wgląd w to, których treści z sukcesem skorzystali twoi koledzy? Czy twój zespół marketingowy może obliczyć ROI na wiedzy, którą tworzą?
Analiza tego, jak jest wykorzystywana twoja wiedza, sprawia, że ta wiedza pracuje ciężej dla ciebie. Dzięki analizom Guru, na przykład, możesz zobaczyć, którą wiedzą najczęściej przeglądają, kopiują i wysyłają do potencjalnych klientów i klientów. Możesz powiązać materiały z możliwościami i zrozumieć, które treści mają wpływ na cele biznesowe. Istnieje także dziennik aktywności, w którym opisane są zasoby, które twoi koledzy wysyłają. Oglądanie, które elementy collateralu są używane przez przedstawicieli handlowych dla określonych potencjalnych klientów, może pomóc w tworzeniu strategii sprzedaży. Jeśli inny prospekt kogoś z branży X otworzył konkretny dokument, być może kolega z branży X znajdzie wartość w tym dokumencie.
Zespoły marketingowe mogą czerpać wskazówki z analiz Guru. Zrozumienie, które zasoby są najczęściej używane, dostarcza wartościowych wskazówek na temat tego, czego potrzebują przedstawiciele w celu zamykania zgłoszeń i umów. Guru zapewnia również analizy dotyczące wyszukiwań, które nie przyniosły rezultatu. Zobaczenie, że kilku przedstawicieli wyszukiwało "bezpieczeństwo", informuje dział marketingu o potrzebie posiadania wiedzy na temat polityk bezpieczeństwa swojej firmy. Twoje relacje z wiedzą mogą być dwukierunkową uliczką; pozwól, aby powiedziała Ci, gdzie odnosi sukcesy, a gdzie ma luki.
Dlaczego musisz przeanalizować swoją strategię zarządzania wiedzą
Czy nadal uważasz, że Twoja organizacja nie ma problemu z wiedzą? Żadna firma nie jest odporna na problemy rozwojowe, które wymagają wdrożenia rozwiązania zarządzania wiedzą. Jeśli Twoja firma się rozwija i innowuje, jeśli czas twoich ekspertów jest niezwykle cenny, jeśli masz klientów do zadowolenia, potrzebujesz rozwiązania zarządzania wiedzą. W optymalizacji zasobów firmy, aby były dostępne i działalne, mieści się mierzalna wartość. Nie zadowalaj się "w miarę wystarczającym" w przypadku krwiobiegu Twojej organizacji. Dowiedz się, jak rozwiązanie zarządzania wiedzą, takie jak Guru, może pomóc Twojej organizacji zarządzać swoją wiedzą i generować przychody. Dowiedz się więcej.
Wiedza jest życiodajną siłą każdej organizacji. To zasoby, procesy i tajemnicza receptura, która sprawia, że firma działa. To dokumentacja i informacje, na których wszyscy polegamy, wykonując nasze prace. Pomimo jej znaczenia, wewnętrzna wiedza jest często niewystarczająco zoptymalizowana, gdyż wiele organizacji nie dostrzega konsekwencji źle przemyślanego podejścia do zarządzania wiedzą. Zakładają, że cokolwiek Chcielibyśmy Ci powiedzieć, że taka sytuacja nie ma miejsca. Każda organizacja jest podatna na zarządzanie wiedzą, a skutki są bardziej dotkliwe, niż się wydają.
Myślisz, że Twoja organizacja nie ma problemu z wiedzą? Pomyśl jeszcze raz.
Oto główne 8 wskaźników, które wskazują, że Twoja organizacja skorzystałaby z kultury dzielenia się wiedzą:
Nie jesteś pewien, czy to, co znalazłeś, zostało ostatnio zaktualizowane
Musisz szukać w oddzielnych miejscach po kolei, aby znaleźć to, czego szukasz
Istnieje tylko w umyśle eksperta w dziedzinie
Znajduje się w systemie, do którego nie każdy ma dostęp
Twoja wiedza jest bierna, nieaktywna
Nie jest rejestrowana wiedza nieformalna
Znajduje się w statycznych dokumentach, z którymi ciężko pracować i aktualizować
Nie wiesz, która wiedza jest wykorzystywana skutecznie
1. Nie jesteś pewien, czy to, co znalazłeś, zostało ostatnio zaktualizowane
Ważne jest, aby wiedzieć, że używane przez Ciebie zasoby są dokładne i aktualne. Jeśli poświęcasz czas na przeglądanie dokumentów, aby upewnić się, że są to najnowsze wersje — lub co gorsza, udostępniasz przestarzałe zasoby na zewnątrz — to masz problem z wiedzą. Poleganie wyłącznie na konwencji nazewnictwa folderów lub plików powoduje jedynie niepewność co do kontroli wersji i w żaden sposób nie gwarantuje, że wiedza w zasobie została ostatnio zaktualizowana. Gdy użytkownicy nie mogą ufać informacjom w systemie, nie będą go używać. Sprawia to, że łatwiej im zwrócić się do kogoś innego o najnowszą wersję niż ustalić, czy to, co znaleźli, jest faktycznie dokładne.
Bez rozwiązania zarządzania wiedzą możesz zobaczyć, kiedy plik był ostatnio zaktualizowany, ale to nie oznacza, że kolega zweryfikował, że informacja jest "zaufana". Na przykład, Guru sprawia, że autorzy są odpowiedzialni za stworzoną przez siebie informację. Jeśli ktoś dodaje wiedzę do Guru, jego imię jest dołączone do informacji, a on staje się odpowiedzialny za zweryfikowanie, czy informacja jest dokładna w określonym rygorze. Dzięki rozwiązaniu zarządzania wiedzą, użytkownicy nie muszą się zastanawiać, czy znalezione przez nich informacje są aktualne; wiedzą z pewnością, kiedy dane źródło było ostatnio zweryfikowane i przez kogo. Zyskanie zaufania do twojej wiedzy umożliwi członkom zespołu pracę z pewnością siebie.
2. Musisz szukać w oddzielnych miejscach po kolei, aby znaleźć to, czego szukasz
Bez uniwersalnego źródła z funkcją uniwersalnego wyszukiwania dla zasobów firmy, wyszukiwanie wiedzy zawsze będzie ćwiczeniem nieefektywności. Wiesz, że określona informacja istnieje gdzieś, ale nie jesteś pewien, gdzie. Masz słowo kluczowe lub fragment tekstu na myśli, którego możesz szukać, ale bez pojęcia, gdzie informacja się znajduje, musisz być gotowy do przeszukania swojego pulpitu, skrzynki odbiorczej, Slacka, usługi hostingu plików i innych repozytoriów online, gdzie znajduje się wiedza.
Gdy cała Twoja informacja znajduje się w jednym miejscu, wystarczy jedno wyszukiwanie, aby znaleźć to, czego szukasz. I nie chodzi tu o jakiekolwiek wyszukiwanie, ale o to właśnie wewnątrz aplikacji, w której już pracujesz. Bez względu na to, na jakiej stronie się znajdujesz, rozszerzenie przeglądarki takie jak Guru jest zawsze obok Ciebie, czekając, aby dostarczyć Ci poszukiwane informacje. To samo dotyczy Slacka. Prosta czynność w Slacku powoduje, że bot Guru od razu wyszukuje informacje, których szukasz bezpośrednio w twojej aplikacji Slack. Zapomnij o marnowaniu czasu na ponowne przeszukiwanie wielu miejsc — wystarczy jedno kliknięcie.
3. Istnieje tylko w głowie eksperta z danej dziedziny
Eksperci w swoich dziedzinach (SMEs) są jak ludzkie encyklopedie. Znają swoje obszary wiedzy tak gruntownie, że są w stanie odpowiedzieć na każde pytanie bez zastanowienia. Niestety, większość SMEs
nie są opłacani za siedzenie i służenie jako encyklopedie dla swoich kolegów. Zazwyczaj mają ważną pracę do wykonania, a zatrzymanie ich pracy w celu odpowiedzi na pytania od kolegów odwraca ich uwagę od dostarczania rzeczywistej wartości. Pomogliśmy klientom obliczyć wcześniej, ile kasy kosztuje ich wykształcona pracownicy, poświęcający czas na odpowiadanie na powtarzające się pytania zamiast skupiać się na własnej pracy, jest przerażające. Tysiące dolarów marnowane tygodniowo przerażające.
Rozwiązania zarządzania wiedzą pozwalają SMEs "wyrzucić swoje zatoczone wiedze" do online zasobu, który można aktualizować i edytować, jak uznają za słuszne. W ten sposób, gdy członkowie zespołu mają pytania, mogą od razu zwrócić się do źródła o odpowiedzi, nie przeszkadzając faktycznemu źródłu. Ponadto, funkcja weryfikacji, taka jak w Guru, informuje użytkowników, że dostępna informacja jest wiarygodna i aktualna, eliminując potrzebę podwójnego sprawdzania ze SME.
4. To żyje w systemie, do którego nie każdy ma dostęp
W miarę rozwoju organizacji i rozwijania się poszczególnych zespołów, często pojawiają się rozłączenia, ponieważ przyjmowane są różne narzędzia. Być może Twój zespół marketingowy przechowuje pliki w Dropboxie, ale Twój zespół produktowy działa wyłącznie w Trello. Przedstawiciele obsługi klienta potrzebują dostępu do informacji od obu tych zespołów, ale mogą nie mieć dostępu do żadnego narzędzia. Pozostawia ich to zależnymi od innych zespołów, niezdolnymi do samodzielnego skorzystania z informacji, której potrzebują w miarę jej potrzeby.
Przechowywanie wszystkich zasobów zespołów w jednym miejscu buduje silną wewnętrzną sieć wiedzy i umożliwia osobom znalezienie informacji niezbędnych do wykonywania pracy bez uciążliwania innych. W Guru, wszystkie nasze zespoły przechowują swoje zasoby w Guru, a my wszyscy korzystamy z współdzielonej wiedzy. Nasi zespoły obsługi klienta mają dostęp do istotnych informacji, które należą do marketingu, inżynierii, a nawet bezpieczeństwa i zgodności. Wzmacnianie przedstawicieli umożliwiające szybkie znalezienie potrzebnej wiedzy jest kluczowe, zwłaszcza gdy klienci i potencjalni klienci czekają na linii. Brak wiedzy jest frustrujący zarówno dla przedstawicieli, jak i dla klientów.
Im więcej informacji mają dostęp do twoich zespołów, tym lepiej będą przygotowani do natychmiastowej i skutecznej obsługi wszystkich zapytań.
5. Twoja wiedza jest bierna, a nie aktywna
Może twoja wiedza jest dobrze zorganizowana. Jesteś zadowolony z twojej struktury folderów i myślisz, że twoje zasoby są łatwe do znalezienia przez ludzi. Ale to wszystko robi: siedzi biernie, czekając, aż ludzie ją znajdą. Szukanie bazy wiedzy o charakterze pasywnym działa dobrze, gdy masz konkretny wynik na myśli, ale co zrobisz, gdy nie jesteś pewien dokładnie czego potrzebujesz? Przy tradycyjnym wyszukiwaniu jesteś ograniczony do ram twoich kryteriów wyszukiwania. Jeśli przedstawiciel handlowy wie, że konkretne studium przypadku w twojej bazie wiedzy pomoże udowodnić punkt przedstawicielowi, będzie szukać tego studium przypadku i prześle je dalej. Ale co jeśli nie wie, że istnieje również stary post na blogu na ten sam temat, który dalej uszczegółowi punkt, który próbuje udowodnić? Mimo że są powiązane, ten post blogowy nie pojawi się w prostym wyszukiwaniu studium przypadku, a twój przedstawiciel handlowy właśnie stracił kluczową okazję.
Rozwiązania zarządzania wiedzą, napędzane przez AI, przekształcają wiedzę z pasywnej w aktywną. W Guru lubimy powiedzieć, że nie zajmujemy się przydatną wiedzą, ale udostępnianiem przydatnej wiedzy. Wierzymy, że informacja nie powinna tylko żyć w twojej bazie wiedzy; powinna znaleźć cię w momencie potrzeby i pomóc ci pracować mądrzej. Technologia AI Suggest w Guru serwuje odpowiednią wiedzę bezpośrednio w twoim istniejącym procesie pracy, na podstawie kontekstu wyciągniętego z twojej strony internetowej. Jeśli piszesz e-mail o konkretnej funkcji, AI Suggest zaoferuje odpowiednią wiedzę odnoszącą się do tej funkcji. AI w Guru staje się coraz mądrzejszy w miarę, jak uczy się indywidualnych i organizacyjnych wzorców, sprawiając, że każdy kawałek serwowanej wiedzy jest istotny i użyteczny. Dzięki AI wykonującemu całą pracę legitymizowania wiedzy, ludzie mogą skupić się na tym, co potrafią najlepiej: zachwycać klientów.
Szept! Użyj diagnostyki wiedzy Guru, aby dowiedzieć się, czy twoja baza wiedzy jest aktywna czy bierna.
6. Wiedza nieformalna nie jest uchwycona
Myśląc o zarządzaniu wiedzą, to wiedza formalna zazwyczaj przychodzi na myśl. Wiedza formalna obejmuje zasoby jak posty na blogu, studia przypadków i ulotki tworzone przez zespoły takie jak marketing specjalnie dla szerszego rozpowszechnienia. Ale wiedza formalna to tylko jedna część informacji, która tworzy skuteczną bazę wiedzy. Nieformalna wiedza jest równie ważna, ale często jest pomijana. Wiedza nieformalna obejmuje rzeczy takie jak nauka w trakcie pracy i spostrzeżenia zdobyte przez osoby, często z rozmów i interakcji.
Na przykład nowy pracownik wysyła wiadomość na Slacka do swojego managera, zadając pytanie o konkretny proces, a jego manager pisze przemyślaną odpowiedź. Wtedy menedżer zdaje sobie sprawę, że jeśli jego nowy pracownik miał to pytanie, to szanse są duże, że inni nowi pracownicy mają to samo pytanie. On używa bota Slack Guru, aby zapisać swoją odpowiedź w Guru, co daje wszystkim pracownikom dostęp do odpowiedzi, którą właśnie spędził czas, pisząc. Zamiast prowadzenia rozmowy, która pomoże jednemu pracownikowi, a następnie zaginie w długim wątku Slack, bot Guru umożliwia użytkownikom zapisanie luźnej wiedzy, sprawiając, że jest ona użyteczna dla wszystkich pracowników.
Danie swojemu zespołowi środka do przechwytywania luźnej wiedzy jest kluczowe dla budowania wewnętrznej sieci wiedzy. Czy ta wiedza pochodzi z zewnętrznej interakcji czy z rozmowy wewnętrznej, zdolność szybkiego dodania tych informacji do sieci wiedzy pomaga przedstawicielom pomagać sobie nawzajem. Po prostu dając osobom możliwość dzielenia się niszową informacją zwiększy wiedzę, którą dysponuje twój zespół o wiele.
7. Mieszka w statycznych dokumentach, które są niewygodne w pracy i aktualizacji.
Udało ci się: znalazłeś dokładny fragment informacji, którego szukałeś. Jedynym problemem jest to, że tworzy się w 20-stronicowym pliku PDF. Albo prezentacja slajdów. Aby po prostu wydobyć fakt, którego potrzebujesz, jesteś zmuszony pobrać plik, otworzyć nowe aplikacje, przesiać wszystkie strony lub slajdy, a następnie skopiować potrzebne informacje. Przechowywanie informacji wyłącznie w nieporęcznych dokumentach, takich jak pliki PDF lub PPTs, sprawia, że trudno jest uzyskać do niej dostęp. Te typy plików są również statyczne i niełatwo je można edytować. Co jeśli po włożeniu całego wysiłku w poszukiwanie statystyki odkrywasz, że cytuje ona źródło z 2015 roku? Aby zaktualizować ten plik PDF, będziesz musiał dowiedzieć się, kto jest właścicielem zasobu, a następnie skontaktować się z tą osobą i poprosić o edycję pliku dla ciebie.
Modularna struktura wiedzy daje ci okazję do przechowywania wszystkich informacji, których potrzebujesz w dostępnych, łatwo przyswajalnych kawałkach. Kluczowe tematy, statystyki i dane z PDFa, których potrzebujesz, można wszystkie spunktować dla prostszego kopiowania i wklejania. Organizowanie informacji w dynamicznych formach ułatwia użytkownikom znalezienie tego, czego potrzebują, oraz ułatwia ekspertom ds. SME aktualizację treści. Pamiętaj o tej statystyce z 2015 roku? Jeśli korzystasz z modułowej struktury jak Guru, możesz po prostu poprosić o weryfikację wiedzy w Guru, a ekspert ds. SME, który ją dodał, zostanie poinformowany, że coś, co napisał, jest już przestarzałe. Mogą wstawić nową statystykę i problem zostanie rozwiązany, nie wymaga to edycji PDF. A w przypadkach użycia dokumentów, takich jak pliki PDF i PPTs, jako właściwych nośników informacji, Guru pozwala również osadzać dokumenty.
8. Nie wiesz, która wiedza jest wykorzystywana efektywnie.
Przy rozprzestrzenianiu się zasobów w twojej organizacji, jak możesz być pewien, że wybrany dokument jest najlepszy do tego zadania? Czy masz sposób mierzenia, które zasoby i aktywa mają wpływ na szanse? Masz wgląd w to, których treści z sukcesem skorzystali twoi koledzy? Czy twój zespół marketingowy może obliczyć ROI na wiedzy, którą tworzą?
Analiza tego, jak jest wykorzystywana twoja wiedza, sprawia, że ta wiedza pracuje ciężej dla ciebie. Dzięki analizom Guru, na przykład, możesz zobaczyć, którą wiedzą najczęściej przeglądają, kopiują i wysyłają do potencjalnych klientów i klientów. Możesz powiązać materiały z możliwościami i zrozumieć, które treści mają wpływ na cele biznesowe. Istnieje także dziennik aktywności, w którym opisane są zasoby, które twoi koledzy wysyłają. Oglądanie, które elementy collateralu są używane przez przedstawicieli handlowych dla określonych potencjalnych klientów, może pomóc w tworzeniu strategii sprzedaży. Jeśli inny prospekt kogoś z branży X otworzył konkretny dokument, być może kolega z branży X znajdzie wartość w tym dokumencie.
Zespoły marketingowe mogą czerpać wskazówki z analiz Guru. Zrozumienie, które zasoby są najczęściej używane, dostarcza wartościowych wskazówek na temat tego, czego potrzebują przedstawiciele w celu zamykania zgłoszeń i umów. Guru zapewnia również analizy dotyczące wyszukiwań, które nie przyniosły rezultatu. Zobaczenie, że kilku przedstawicieli wyszukiwało "bezpieczeństwo", informuje dział marketingu o potrzebie posiadania wiedzy na temat polityk bezpieczeństwa swojej firmy. Twoje relacje z wiedzą mogą być dwukierunkową uliczką; pozwól, aby powiedziała Ci, gdzie odnosi sukcesy, a gdzie ma luki.
Dlaczego musisz przeanalizować swoją strategię zarządzania wiedzą
Czy nadal uważasz, że Twoja organizacja nie ma problemu z wiedzą? Żadna firma nie jest odporna na problemy rozwojowe, które wymagają wdrożenia rozwiązania zarządzania wiedzą. Jeśli Twoja firma się rozwija i innowuje, jeśli czas twoich ekspertów jest niezwykle cenny, jeśli masz klientów do zadowolenia, potrzebujesz rozwiązania zarządzania wiedzą. W optymalizacji zasobów firmy, aby były dostępne i działalne, mieści się mierzalna wartość. Nie zadowalaj się "w miarę wystarczającym" w przypadku krwiobiegu Twojej organizacji. Dowiedz się, jak rozwiązanie zarządzania wiedzą, takie jak Guru, może pomóc Twojej organizacji zarządzać swoją wiedzą i generować przychody. Dowiedz się więcej.
