Existem muitas maneiras de melhorar a produtividade e eficiência de sua equipe, mesmo à distância. Leia nossa lista de 7 maneiras sobre como a eficiência pode ser melhorada.
À medida que as indústrias de todos os setores estão navegando pela transição para trabalho remoto e assíncrono, voltamos à questão perpétua: os funcionários são menos eficientes trabalhando de casa? E se a resposta for sim, como a eficiência dos funcionários pode ser melhorada em 2020?
A semana de trabalho de 40 horas saiu pela janela muito antes de uma pandemia global reformular nosso cenário de trabalho. Os funcionários estavam ultrapassando as horas normais de trabalho no escritório, e é seguro dizer que as linhas entre nossas vidas pessoais e profissionais estão cada vez mais borradas à medida que o trabalho remoto se torna o novo padrão. Estamos nos pegando checando nosso computador de trabalho a qualquer hora do dia e da noite. Seja honesto — quantas vezes você se pegou checando seu Slack (ou a plataforma de comunicação equivalente da sua empresa) no celular “fora do horário” na última semana?
Então, estamos dedicando mais horas “online”, mas o que isso significa em termos de nossa produtividade e qualidade de trabalho? Aumentar as horas trabalhadas não corresponde a uma eficiência aumentada, então vamos descobrir como melhorar a eficiência no trabalho — quando o ‘escritório’ é de repente o canto apertado da nossa lavanderia.
As 7 principais maneiras de melhorar a produtividade no local de trabalho
1. Delegar tarefas para as pessoas certas
Isso pode parecer óbvio; um gerente precisa delegar. Mas muitas vezes é mais fácil falar do que fazer, especialmente em um ambiente de trabalho remoto. Antes de iniciar um projeto de forma aberta, reserve um tempo para pensar em quem seria a melhor pessoa para a tarefa em questão.
Uma compreensão básica das forças e estilos de comunicação de seus membros da equipe é crucial para uma delegação cuidadosa. Você não pode esperar que todos sejam bons em tudo. Explique aos seus membros da equipe por que você está passando uma tarefa a eles, em vez de apenas designá-la. Ao levar esses 2 minutos extras para enviar uma mensagem como: “Oi Bill— queria deixar você saber que estou passando essa tarefa a você porque você trabalhou de perto com XYZ no passado e sei que você é ótimo em XYZ.” Esse pequeno detalhe extra fará maravilhas para incentivar os funcionários a aumentar sua produtividade e concluir projetos mais rapidamente.
2. esclarecer metas e prioridades
Sem expectativas claras, seus funcionários não podem ser esperados para trabalhar de forma eficiente. Se houver qualquer tipo de ambiguidade em torno das metas ou da priorização dos projetos, as pessoas simplesmente não sentirão a motivação para trabalhar tão produtivamente quanto poderiam. As metas que você estabelece para suas equipes devem ser bem pesquisadas e alcançáveis. Se uma meta não parecer alcançável para sua equipe, eles não verão razão para trabalhar nela.
Depois que você definir suas metas, utilize uma ferramenta de gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso e definir marcos para sua equipe. Marcar conquistas ao longo do caminho (até as pequenas!) incentivará regularmente e melhorará a eficiência da equipe.
3. Focar na comunicação eficaz
Se havia alguma dúvida sobre isso antes, a paisagem de trabalho em 2020 esclareceu a resposta: a comunicação é oficialmente a chave.
Estamos todos em sintonia que investir em uma plataforma de comunicação em equipe como Slack ou MS Teams é uma necessidade, e não um luxo em um ambiente de trabalho remoto. Mas encontrar uma maneira de gerenciar a comunicação e evitar sobrecarga de mensagens nem sempre é simples. O truque aqui é encontrar uma maneira de acompanhar o que seus membros da equipe estão fazendo, incorporando as conversas informais que todos estão sentindo falta.
O fato de que a comunicação é mais importante do que nunca não é um passe livre, no entanto, para adicionar 7 reuniões extras à agenda de todos. As reuniões virtuais apresentam seus próprios desafios; avalie suas reuniões atuais, compartilhe conhecimento antes e depois de uma reunião, e crie o hábito de gravar todas as reuniões para compartilhar com os membros da equipe que não puderam participar.
Uma das melhores maneiras de incentivar os funcionários a desempenharem suas funções de forma eficiente é dar-lhes um motivo para fazê-lo. Parte disso significa criar uma cultura que seus funcionários amem e queiram fazer parte. Neste momento, isso significa um maior senso de flexibilidade e compreensão.
Horários flexíveis e PTO generoso são um grande incentivo. Mostre que você entende, equilibrar trabalho, crianças e uma pandemia global não é fácil para nenhum de nós. Ao não apenas oferecer, mas encorajar sua equipe a tirar um tempo para si, você cultivará um ambiente saudável onde as pessoas farão o seu melhor trabalho quando estiverem online.
Aqui está como documentamos algo como nossa política de PTO flexível no Guru para manter todas as nossas equipes na mesma página:
5. Integração eficiente de novos contratados
O investimento em treinamento e desenvolvimento é fundamental para promover a produtividade a longo prazo no local de trabalho. Claro, a adaptação em um novo trabalho leva tempo e muito aprendizado inevitavelmente acontecerá no processo, mas estabelecer uma base sólida de integração ajudará suas equipes a se aclimatarem e melhorarem sua eficiência no trabalho mais rapidamente.
6. Invista em gestão de conhecimento em toda a empresa
Utilizar uma ferramenta de gestão de conhecimento em toda a empresa é especialmente importante quando um “espaço de escritório” físico está fora de questão. Não podemos mais contar com toques no ombro ou enquetes em salas para encontrar as informações de que precisamos, portanto, garantir que sua equipe tenha as respostas às perguntas que precisam para fazer seus trabalhos, não para mencionar efetivamente, é uma prioridade máxima. Isso significa investir e sustentar uma base de conhecimento que abriga todo o conhecimento interno da sua empresa. Isso significa investir e manter uma base de conhecimento que abriga todo o conhecimento interno da sua empresa.
Um software de gestão de conhecimento é inútil se não estiver realmente sendo utilizado por suas equipes.
Uma base de conhecimento ativa requer uma ferramenta intuitiva que se integre aos fluxos de trabalho e seja útil para as necessidades diárias da sua equipe. Uma base de conhecimento ativa requer uma ferramenta intuitiva que se integre aos fluxos de trabalho e seja útil para as necessidades diárias da sua equipe.
Descubra como as equipes da Zoom adotaram o Guru como sua solução de base de conhecimento de forma eficiente:
7. Seja gentil consigo mesmo e com suas equipes!
Este foi um ano difícil para todos. Muita coisa mudou tanto em nosso cenário profissional quanto em nossas vidas pessoais. A eficiência no local de trabalho inevitavelmente se apresentará de maneira diferente hoje em dia.
Além de todas as outras dicas e truques, seja generoso e compreensivo e pergunte às pessoas com quem você trabalha. A produtividade não vai aumentar da noite para o dia, mas lentamente estamos construindo as ferramentas e práticas para fazer o trabalho novamente.
À medida que as indústrias de todos os setores estão navegando pela transição para trabalho remoto e assíncrono, voltamos à questão perpétua: os funcionários são menos eficientes trabalhando de casa? E se a resposta for sim, como a eficiência dos funcionários pode ser melhorada em 2020?
A semana de trabalho de 40 horas saiu pela janela muito antes de uma pandemia global reformular nosso cenário de trabalho. Os funcionários estavam ultrapassando as horas normais de trabalho no escritório, e é seguro dizer que as linhas entre nossas vidas pessoais e profissionais estão cada vez mais borradas à medida que o trabalho remoto se torna o novo padrão. Estamos nos pegando checando nosso computador de trabalho a qualquer hora do dia e da noite. Seja honesto — quantas vezes você se pegou checando seu Slack (ou a plataforma de comunicação equivalente da sua empresa) no celular “fora do horário” na última semana?
Então, estamos dedicando mais horas “online”, mas o que isso significa em termos de nossa produtividade e qualidade de trabalho? Aumentar as horas trabalhadas não corresponde a uma eficiência aumentada, então vamos descobrir como melhorar a eficiência no trabalho — quando o ‘escritório’ é de repente o canto apertado da nossa lavanderia.
As 7 principais maneiras de melhorar a produtividade no local de trabalho
1. Delegar tarefas para as pessoas certas
Isso pode parecer óbvio; um gerente precisa delegar. Mas muitas vezes é mais fácil falar do que fazer, especialmente em um ambiente de trabalho remoto. Antes de iniciar um projeto de forma aberta, reserve um tempo para pensar em quem seria a melhor pessoa para a tarefa em questão.
Uma compreensão básica das forças e estilos de comunicação de seus membros da equipe é crucial para uma delegação cuidadosa. Você não pode esperar que todos sejam bons em tudo. Explique aos seus membros da equipe por que você está passando uma tarefa a eles, em vez de apenas designá-la. Ao levar esses 2 minutos extras para enviar uma mensagem como: “Oi Bill— queria deixar você saber que estou passando essa tarefa a você porque você trabalhou de perto com XYZ no passado e sei que você é ótimo em XYZ.” Esse pequeno detalhe extra fará maravilhas para incentivar os funcionários a aumentar sua produtividade e concluir projetos mais rapidamente.
2. esclarecer metas e prioridades
Sem expectativas claras, seus funcionários não podem ser esperados para trabalhar de forma eficiente. Se houver qualquer tipo de ambiguidade em torno das metas ou da priorização dos projetos, as pessoas simplesmente não sentirão a motivação para trabalhar tão produtivamente quanto poderiam. As metas que você estabelece para suas equipes devem ser bem pesquisadas e alcançáveis. Se uma meta não parecer alcançável para sua equipe, eles não verão razão para trabalhar nela.
Depois que você definir suas metas, utilize uma ferramenta de gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso e definir marcos para sua equipe. Marcar conquistas ao longo do caminho (até as pequenas!) incentivará regularmente e melhorará a eficiência da equipe.
3. Focar na comunicação eficaz
Se havia alguma dúvida sobre isso antes, a paisagem de trabalho em 2020 esclareceu a resposta: a comunicação é oficialmente a chave.
Estamos todos em sintonia que investir em uma plataforma de comunicação em equipe como Slack ou MS Teams é uma necessidade, e não um luxo em um ambiente de trabalho remoto. Mas encontrar uma maneira de gerenciar a comunicação e evitar sobrecarga de mensagens nem sempre é simples. O truque aqui é encontrar uma maneira de acompanhar o que seus membros da equipe estão fazendo, incorporando as conversas informais que todos estão sentindo falta.
O fato de que a comunicação é mais importante do que nunca não é um passe livre, no entanto, para adicionar 7 reuniões extras à agenda de todos. As reuniões virtuais apresentam seus próprios desafios; avalie suas reuniões atuais, compartilhe conhecimento antes e depois de uma reunião, e crie o hábito de gravar todas as reuniões para compartilhar com os membros da equipe que não puderam participar.
Uma das melhores maneiras de incentivar os funcionários a desempenharem suas funções de forma eficiente é dar-lhes um motivo para fazê-lo. Parte disso significa criar uma cultura que seus funcionários amem e queiram fazer parte. Neste momento, isso significa um maior senso de flexibilidade e compreensão.
Horários flexíveis e PTO generoso são um grande incentivo. Mostre que você entende, equilibrar trabalho, crianças e uma pandemia global não é fácil para nenhum de nós. Ao não apenas oferecer, mas encorajar sua equipe a tirar um tempo para si, você cultivará um ambiente saudável onde as pessoas farão o seu melhor trabalho quando estiverem online.
Aqui está como documentamos algo como nossa política de PTO flexível no Guru para manter todas as nossas equipes na mesma página:
5. Integração eficiente de novos contratados
O investimento em treinamento e desenvolvimento é fundamental para promover a produtividade a longo prazo no local de trabalho. Claro, a adaptação em um novo trabalho leva tempo e muito aprendizado inevitavelmente acontecerá no processo, mas estabelecer uma base sólida de integração ajudará suas equipes a se aclimatarem e melhorarem sua eficiência no trabalho mais rapidamente.
6. Invista em gestão de conhecimento em toda a empresa
Utilizar uma ferramenta de gestão de conhecimento em toda a empresa é especialmente importante quando um “espaço de escritório” físico está fora de questão. Não podemos mais contar com toques no ombro ou enquetes em salas para encontrar as informações de que precisamos, portanto, garantir que sua equipe tenha as respostas às perguntas que precisam para fazer seus trabalhos, não para mencionar efetivamente, é uma prioridade máxima. Isso significa investir e sustentar uma base de conhecimento que abriga todo o conhecimento interno da sua empresa. Isso significa investir e manter uma base de conhecimento que abriga todo o conhecimento interno da sua empresa.
Um software de gestão de conhecimento é inútil se não estiver realmente sendo utilizado por suas equipes.
Uma base de conhecimento ativa requer uma ferramenta intuitiva que se integre aos fluxos de trabalho e seja útil para as necessidades diárias da sua equipe. Uma base de conhecimento ativa requer uma ferramenta intuitiva que se integre aos fluxos de trabalho e seja útil para as necessidades diárias da sua equipe.
Descubra como as equipes da Zoom adotaram o Guru como sua solução de base de conhecimento de forma eficiente:
7. Seja gentil consigo mesmo e com suas equipes!
Este foi um ano difícil para todos. Muita coisa mudou tanto em nosso cenário profissional quanto em nossas vidas pessoais. A eficiência no local de trabalho inevitavelmente se apresentará de maneira diferente hoje em dia.
Além de todas as outras dicas e truques, seja generoso e compreensivo e pergunte às pessoas com quem você trabalha. A produtividade não vai aumentar da noite para o dia, mas lentamente estamos construindo as ferramentas e práticas para fazer o trabalho novamente.
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