No mundo dos negócios, a mudança é a única constante. Seja adotando novas tecnologias, uma mudança de liderança ou uma crise global que exige adaptação rápida, a gestão de mudanças e a comunicação em crises desempenham um papel fundamental no sucesso de uma organização.

As empresas precisam ter uma comunicação clara com os funcionários durante os períodos de mudança para garantir o sucesso. Se você precisa montar um plano de gestão de mudanças ou um manual de comunicações em crises, o Guru é a ferramenta que você precisa.

Não subestime os benefícios da comunicação interna que um wiki ou intranet bem gerido pode trazer para uma organização. O Guru é projetado para ajudar todos a fazerem o seu melhor trabalho, e isso inclui os períodos de mudança. Na próxima vez que uma grande mudança acontecer no trabalho, aqui estão algumas maneiras pelas quais os recursos exclusivos do Guru podem ajudar.

Resumir documentos-chave

Todos precisam ter acesso àquele documento de 18 páginas que detalha cada mudança que a empresa está prestes a implementar. Pode ser a fonte mais abrangente de informações disponível, mas esperar que as pessoas leiam um documento longo e retenham informações pode parecer um pouco irrealista.

Sobrecarga de informações pode ser um grande problema durante momentos críticos de mudança. Assist facilita dar direções claras às pessoas em tempos de mudança, reduzir o estresse e dar a todos um pouco mais do seu dia de volta.

Certifique-se de que as pessoas entendam as informações mais cruciais logo de início, usando o Assist para resumir os pontos mais importantes de quaisquer documentos necessários. Você pode fornecer a todos um parágrafo resumo, uma lista curta de pontos principais, uma lista simples de perguntas frequentes antecipadas ou uma lista de itens de ação a serem executados.

Envie informações importantes e comunique urgência

Falamos um pouco sobre como os tempos de mudança podem ser o catalisador perfeito para a sobrecarga de informações. Todos estão inundados de e-mails, Slacks, DMs e toques no ombro por mais informações e insumos. Depois de um tempo, é compreensível que algumas pessoas possam ignorar o fluxo constante de comunicação para manter sua sanidade. O recurso de anúncios do Guru facilita o envio de comunicações importantes para toda a empresa e para as equipes. Os anúncios também podem ser uma maneira eficaz de avaliar como os funcionários consomem as informações que você está enviando. Use a análise de Cards para ver exatamente quem abriu os Cards e as comunicações que você enviou. Você também pode usar lembretes para enviar notificações suaves para informar as pessoas que ainda têm mensagens importantes para ler.

Encontre informações rapidamente

Com as mudanças acontecendo a uma velocidade incrível, todos quererão acesso às suas informações mais recentes o mais rápido possível. Felizmente, todos podem acessar informações facilmente e rapidamente quando você tem uma solução de gestão do conhecimento 3 em 1 que inclui busca empresarial.

Quando você tem o Guru ao seu lado, buscar por respostas é direto e eficiente. Elimina as suposições da busca e garante que você pode encontrar as informações que precisa no momento em que precisa delas. Você pode até aprimorar seu jogo de informações usando Gatilhos de Conhecimento para dar às pessoas conhecimento automatizado em contexto quando usam determinadas páginas da web.

Ajuste sua voz e tom  

Todos nós já ouvimos o ditado: “Não é o que você disse; é como você disse.” Acertar o tom certo durante tempos difíceis pode ser desafiador. As pessoas estão cansadas, podem sentir que estão sendo puxadas em direções diferentes, e estão fazendo o seu melhor para lidar com as mudanças que estão por vir sozinhas. A empatia e o respeito habituais que suas comunicações típicas têm podem estar ausentes, mas você pode trazê-los de volta com um pouco de ajuda do Assist e sua mágica de edição fácil de usar.

Deixe o Assist revisar aquele último Card para garantir que seu tom é direto o suficiente. Considere fazer um rápido copiar/colar no e-mail que você está prestes a enviar para toda a empresa, para garantir que soe profissional o suficiente. O Assist usa IA generativa para elaborar as respostas corretas na sua voz ou tom escolhido, para que você possa eliminar as suposições da sua escrita e se concentrar nos fatos.

Superar barreiras linguísticas

Gerenciar diferenças de linguagem no trabalho pode ser complicado. Isso apresenta desafios suficientes por si só durante um dia de trabalho comum, mas lidar com diferentes idiomas pode se tornar extremamente desafiador durante tempos de mudança.

Às vezes, você não tem tempo (ou dinheiro) para enviar coisas para sua equipe de tradução. Felizmente, o Assist torna mais fácil derrubar essas barreiras linguísticas. Quando você tem o Assist, pode traduzir documentos inteiros e comunicações de escritório com um clique de botão. Não espere ou Tome medidas extras para informar as pessoas sobre as novas mudanças. Use o Assist para se comunicar a uma velocidade impressionante, independentemente do idioma.

Considere estabelecer comunicações regulares através de um boletim informativo

Tempos de mudança exigem uma comunicação abundante entre a gestão e os colaboradores. Se você não tiver uma maneira regular de manter as pessoas informadas no trabalho, agora é o momento perfeito para estabelecer uma.

Discutimos sobre nosso amor por boletins informativos da empresa no passado, e a gestão de mudanças e as comunicações de crise são exemplos perfeitos do porquê ainda são úteis. Estabelecer uma cadência de comunicação pode ajudar a aliviar a ansiedade dos colaboradores e informá-los sobre quando esperar atualizações. Começar um boletim informativo não precisa ser complicado. Confira nosso post no blog para ver como.

Descubra perguntas não feitas

Você revisou os planos com os gerentes, sabe que eles os revisaram com seus colaboradores, e os colaboradores sabem que podem se dirigir aos seus gerentes com perguntas adicionais. Parece que você cobriu todas as suas bases, mas ainda está preocupado em não responder a todas as perguntas. Se você quiser saber mais sobre o que seus colaboradores realmente estão pensando, considere usar Tópicos Tendências em seus canais do Slack para descobrir perguntas que os colaboradores podem estar pensando, mas que não tiveram tempo de fazer. Adicione-o a um canal específico e então você poderá começar a preencher as lacunas de conhecimento que você descobriu.

Crie seus próprios planos de comunicação de gestão de mudanças com a ajuda dos modelos gratuitos do Guru

Precisa de um pouco mais de direção sobre como configurar alguns planos para sua equipe? Sem problemas. Estamos aqui para ajudar! Baixe nossos modelos gratuitos de gestão de mudanças para começar a criar planos hoje. Eles são ótimos para usuários do Guru e podem ajudar novos usuários a iniciarem sua base de conhecimento com estilo.