Il existe de nombreuses façons d'améliorer la productivité et l'efficacité de votre équipe, même à distance. Lisez notre liste de 7 façons dont l'efficacité peut être améliorée.
Alors que les industries naviguent dans la transition vers le travail à distance et asynchrone, nous revenons à la question perpétuelle : les employés sont-ils moins efficaces en travaillant de chez eux ? Et si la réponse est oui, comment l'efficacité des employés peut-elle être améliorée en 2020 ?
La semaine de travail de 40 heures était déjà dépassée bien avant qu'une pandémie mondiale ne redessine notre paysage de travail. Les employés avaient dépassé les heures de travail normales au bureau, et il est sûr de dire que les frontières entre nos vies personnelles et professionnelles se brouillent de plus en plus alors que le travail à domicile devient la nouvelle norme. Nous nous retrouvons à vérifier notre ordinateur de travail à toute heure du jour et de la nuit. Soyez honnête — combien de fois vous êtes-vous surpris à vérifier votre Slack (ou l'équivalent plateforme de communication) sur votre téléphone portable « après les heures » la semaine dernière ?
Donc, nous consacrons plus d'heures « en ligne » mais que signifie cela en termes de productivité et de qualité du travail ? Augmenter les heures de travail ne correspond pas à une efficacité accrue, alors découvrons comment améliorer l'efficacité au travail — quand le « bureau » est soudainement le coin encombré de notre buanderie.
Les 7 meilleures façons d'améliorer la productivité au travail
1. Déléguer des tâches aux bonnes personnes
Cela peut sembler évident ; un manager doit déléguer. Mais c'est souvent plus facile à dire qu'à faire, surtout dans un cadre de travail à distance. Avant de commencer un projet de manière ouverte, prenez le temps de réfléchir à qui serait le mieux adapté pour la tâche à accomplir.
Une compréhension de base des forces et des styles de communication de vos membres d'équipe est cruciale pour déléguer de manière réfléchie. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout le monde soit bon dans tout. Expliquez à vos membres d'équipe pourquoi vous leur confiez une tâche, plutôt que de simplement la leur attribuer. En prenant les 2 minutes supplémentaires pour envoyer un message comme : « Hé Bill - je voulais te faire savoir que je te confie cette tâche parce que tu as déjà travaillé en étroite collaboration avec XYZ dans le passé et je sais que tu es excellent dans XYZ. » Ce petit complément de contexte fera des merveilles pour encourager les employés à augmenter leur productivité et à faire avancer les projets plus rapidement.
2. Clarifiez les objectifs et les priorités
Sans attentes claires en place, vos employés ne peuvent pas être attendus à travailler efficacement. S'il y a une quelconque ambiguïté concernant les objectifs ou la priorisation des projets, les gens ne se sentiront tout simplement pas motivés à travailler aussi productivement qu'ils le feraient autrement. Les objectifs que vous fixez pour vos équipes doivent être bien recherchés et atteignables. Si un objectif ne semble pas réalisable pour votre équipe, ils ne verront aucune raison de travailler vers celui-ci.
Une fois que vous avez établi vos objectifs, utilisez un outil de gestion de projet pour suivre les progrès et définir des jalons pour votre équipe. Marquer les réalisations en cours (même les petites choses !) encouragera régulièrement et améliorera l'efficacité de l'équipe.
3. Concentrez-vous sur une communication efficace
S'il y avait une question à ce sujet auparavant, le paysage de travail de 2020 a clarifié la réponse : la communication est officiellement essentielle.
Nous sommes tous d'accord pour dire que d'investir dans une plateforme de communication d'équipe telle que Slack ou MS Teams est un must-have plutôt qu'un nice-to-have dans un environnement de travail à distance. Mais trouver un moyen de gérer la communication et d'éviter la surcharge des messages n'est pas toujours simple. Le truc ici est de trouver un moyen de garder une trace de ce que vos membres d'équipe font tout en incorporant les bavardages du water-cooler que tout le monde a manqué.
Le fait que la communication soit plus importante que jamais n'est pas un laissez-passer gratuit pour ajouter 7 réunions supplémentaires aux calendriers de tout le monde. Les réunions virtuelles présentent leurs propres défis ; auditez vos réunions existantes, partagez des connaissances avant et après une réunion, et habituez-vous à enregistrer toutes les réunions pour les partager avec les personnes de l'équipe qui n'ont pas pu y assister.
L'un des meilleurs moyens d'encourager les employés à être efficaces dans leurs rôles est de leur donner une raison de le faire. Une partie de cela signifie créer une culture que vos employés adorent et veulent rejoindre. En ce moment, cela signifie un sens accru de flexibilité et de compréhension.
Des heures flexibles et un PTO généreux sont un énorme incitatif. Montrez que vous comprenez, jongler avec le travail et les enfants en plein milieu d'une pandémie mondiale n'est facile pour personne. En n'offrant pas seulement, mais en encourageant votre équipe à prendre du temps pour elle-même, vous cultiverez un environnement sain où les gens donneront le meilleur d'eux-mêmes quand ils sont en ligne.
Voici comment nous documentons quelque chose comme notre politique PTO flexible dans Guru pour garder toutes nos équipes sur la même page :
5. Intégration efficace des nouvelles recrues
L'investissement dans la formation et le développement est la clé pour promouvoir la productivité à long terme sur le lieu de travail. Bien sûr, se familiariser dans un nouveau travail prend du temps et beaucoup d'apprentissage se fait inévitablement au fur et à mesure, mais établir une base solide pour un processus d'intégration aidera vos équipes à s'acclimater et à améliorer leur efficacité au travail bien plus rapidement.
6. Investir dans la gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise
Utiliser un outil de gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise est particulièrement important lorsqu'un « espace de bureau » physique est hors de propos. Nous ne pouvons plus compter sur des tapotements d'épaule ou des sondages de salle pour trouver les informations dont nous avons besoin, donc garantir que votre équipe a les réponses aux questions nécessaires pour faire son travail dès le départ, sans parler d'être efficace, est une priorité absolue. Cela signifie investir et maintenir une base de connaissances qui abrite toutes les connaissances internes de votre entreprise. Cela signifie investir dans et maintenir une base de connaissances qui abrite tout le savoir interne de votre entreprise.
Un outil de gestion des connaissances est inutile s'il n'est pas réellement utilisé par vos équipes.
Une solution de gestion des connaissances est inutile si elle n'est pas réellement utilisée par vos équipes. Une base de connaissances active nécessite un outil intuitif qui s'intègre dans les flux de travail et est utile pour les besoins quotidiens de votre équipe.
Découvrez comment les équipes de Zoom ont adopté efficacement Guru comme leur solution de base de connaissances :
7. Soyez gentil avec vous-même et vos équipes !
Cela a été une année difficile pour tout le monde. Beaucoup de choses ont changé, tant dans notre paysage professionnel que dans nos vies personnelles. L'efficacité au travail va inévitablement se manifester différemment ces jours-ci.
Au-delà de tous les autres conseils et astuces, soyez généreux et compréhensif et prenez des nouvelles des personnes avec qui vous travaillez. La productivité ne va pas reprendre du poil de la bête du jour au lendemain, mais lentement, nous construisons les outils et les pratiques pour recommencer à travailler.
Alors que les industries naviguent dans la transition vers le travail à distance et asynchrone, nous revenons à la question perpétuelle : les employés sont-ils moins efficaces en travaillant de chez eux ? Et si la réponse est oui, comment l'efficacité des employés peut-elle être améliorée en 2020 ?
La semaine de travail de 40 heures était déjà dépassée bien avant qu'une pandémie mondiale ne redessine notre paysage de travail. Les employés avaient dépassé les heures de travail normales au bureau, et il est sûr de dire que les frontières entre nos vies personnelles et professionnelles se brouillent de plus en plus alors que le travail à domicile devient la nouvelle norme. Nous nous retrouvons à vérifier notre ordinateur de travail à toute heure du jour et de la nuit. Soyez honnête — combien de fois vous êtes-vous surpris à vérifier votre Slack (ou l'équivalent plateforme de communication) sur votre téléphone portable « après les heures » la semaine dernière ?
Donc, nous consacrons plus d'heures « en ligne » mais que signifie cela en termes de productivité et de qualité du travail ? Augmenter les heures de travail ne correspond pas à une efficacité accrue, alors découvrons comment améliorer l'efficacité au travail — quand le « bureau » est soudainement le coin encombré de notre buanderie.
Les 7 meilleures façons d'améliorer la productivité au travail
1. Déléguer des tâches aux bonnes personnes
Cela peut sembler évident ; un manager doit déléguer. Mais c'est souvent plus facile à dire qu'à faire, surtout dans un cadre de travail à distance. Avant de commencer un projet de manière ouverte, prenez le temps de réfléchir à qui serait le mieux adapté pour la tâche à accomplir.
Une compréhension de base des forces et des styles de communication de vos membres d'équipe est cruciale pour déléguer de manière réfléchie. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout le monde soit bon dans tout. Expliquez à vos membres d'équipe pourquoi vous leur confiez une tâche, plutôt que de simplement la leur attribuer. En prenant les 2 minutes supplémentaires pour envoyer un message comme : « Hé Bill - je voulais te faire savoir que je te confie cette tâche parce que tu as déjà travaillé en étroite collaboration avec XYZ dans le passé et je sais que tu es excellent dans XYZ. » Ce petit complément de contexte fera des merveilles pour encourager les employés à augmenter leur productivité et à faire avancer les projets plus rapidement.
2. Clarifiez les objectifs et les priorités
Sans attentes claires en place, vos employés ne peuvent pas être attendus à travailler efficacement. S'il y a une quelconque ambiguïté concernant les objectifs ou la priorisation des projets, les gens ne se sentiront tout simplement pas motivés à travailler aussi productivement qu'ils le feraient autrement. Les objectifs que vous fixez pour vos équipes doivent être bien recherchés et atteignables. Si un objectif ne semble pas réalisable pour votre équipe, ils ne verront aucune raison de travailler vers celui-ci.
Une fois que vous avez établi vos objectifs, utilisez un outil de gestion de projet pour suivre les progrès et définir des jalons pour votre équipe. Marquer les réalisations en cours (même les petites choses !) encouragera régulièrement et améliorera l'efficacité de l'équipe.
3. Concentrez-vous sur une communication efficace
S'il y avait une question à ce sujet auparavant, le paysage de travail de 2020 a clarifié la réponse : la communication est officiellement essentielle.
Nous sommes tous d'accord pour dire que d'investir dans une plateforme de communication d'équipe telle que Slack ou MS Teams est un must-have plutôt qu'un nice-to-have dans un environnement de travail à distance. Mais trouver un moyen de gérer la communication et d'éviter la surcharge des messages n'est pas toujours simple. Le truc ici est de trouver un moyen de garder une trace de ce que vos membres d'équipe font tout en incorporant les bavardages du water-cooler que tout le monde a manqué.
Le fait que la communication soit plus importante que jamais n'est pas un laissez-passer gratuit pour ajouter 7 réunions supplémentaires aux calendriers de tout le monde. Les réunions virtuelles présentent leurs propres défis ; auditez vos réunions existantes, partagez des connaissances avant et après une réunion, et habituez-vous à enregistrer toutes les réunions pour les partager avec les personnes de l'équipe qui n'ont pas pu y assister.
L'un des meilleurs moyens d'encourager les employés à être efficaces dans leurs rôles est de leur donner une raison de le faire. Une partie de cela signifie créer une culture que vos employés adorent et veulent rejoindre. En ce moment, cela signifie un sens accru de flexibilité et de compréhension.
Des heures flexibles et un PTO généreux sont un énorme incitatif. Montrez que vous comprenez, jongler avec le travail et les enfants en plein milieu d'une pandémie mondiale n'est facile pour personne. En n'offrant pas seulement, mais en encourageant votre équipe à prendre du temps pour elle-même, vous cultiverez un environnement sain où les gens donneront le meilleur d'eux-mêmes quand ils sont en ligne.
Voici comment nous documentons quelque chose comme notre politique PTO flexible dans Guru pour garder toutes nos équipes sur la même page :
5. Intégration efficace des nouvelles recrues
L'investissement dans la formation et le développement est la clé pour promouvoir la productivité à long terme sur le lieu de travail. Bien sûr, se familiariser dans un nouveau travail prend du temps et beaucoup d'apprentissage se fait inévitablement au fur et à mesure, mais établir une base solide pour un processus d'intégration aidera vos équipes à s'acclimater et à améliorer leur efficacité au travail bien plus rapidement.
6. Investir dans la gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise
Utiliser un outil de gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise est particulièrement important lorsqu'un « espace de bureau » physique est hors de propos. Nous ne pouvons plus compter sur des tapotements d'épaule ou des sondages de salle pour trouver les informations dont nous avons besoin, donc garantir que votre équipe a les réponses aux questions nécessaires pour faire son travail dès le départ, sans parler d'être efficace, est une priorité absolue. Cela signifie investir et maintenir une base de connaissances qui abrite toutes les connaissances internes de votre entreprise. Cela signifie investir dans et maintenir une base de connaissances qui abrite tout le savoir interne de votre entreprise.
Un outil de gestion des connaissances est inutile s'il n'est pas réellement utilisé par vos équipes.
Une solution de gestion des connaissances est inutile si elle n'est pas réellement utilisée par vos équipes. Une base de connaissances active nécessite un outil intuitif qui s'intègre dans les flux de travail et est utile pour les besoins quotidiens de votre équipe.
Découvrez comment les équipes de Zoom ont adopté efficacement Guru comme leur solution de base de connaissances :
7. Soyez gentil avec vous-même et vos équipes !
Cela a été une année difficile pour tout le monde. Beaucoup de choses ont changé, tant dans notre paysage professionnel que dans nos vies personnelles. L'efficacité au travail va inévitablement se manifester différemment ces jours-ci.
Au-delà de tous les autres conseils et astuces, soyez généreux et compréhensif et prenez des nouvelles des personnes avec qui vous travaillez. La productivité ne va pas reprendre du poil de la bête du jour au lendemain, mais lentement, nous construisons les outils et les pratiques pour recommencer à travailler.
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