Наша "новая нормальность" не кажется очень "нормальной".  В то время как команды по всему миру переходят к жизни на дому, теперь более критично, чем когда-либо, чтобы у нас были инструменты, необходимые для выполнения нашей работы — где бы мы ни работали.

В нашей новой реальности удаленной работы; "водопроводные разговоры" отсутствуют, совещания в Zoom напоминают заставку Brady Bunch, а наши кухонные столы служат домашними офисами. Способ работы изменился за ночь, открывая путь для новых стандартов социальной связи без физической близости. Компании, не имеющие политики удаленной работы, уже внедряются и компенсируют. Сейчас самое время подготовить ваши удаленные рабочие силы к функциональному будущему в качестве распределенной команды.

В Guru мы обеспечиваем работу удаленных команд с 2015 года и были достаточно удачливы, чтобы видеть своими глазами, как они лучше всего работают вместе. Если вы или ваша организация пытаетесь прийти к общему знаменателю, мы подготовили быстрый справочник по необходимым инструментам для перехода к удаленной работе с минимальными прерываниями.

Коммуникация ключевая для повышения эффективности работы удаленных команд. Когда невозможно личное общение, ваши инструменты должны облегчать те же выгоды, такие как; быстрые времена ответов, неформальный язык, невербальные знаки и спонтанность, так, чтобы это было естественно для наших рабочих процессов.

"Сотрудничество и коммуникация" были указаны как главная проблема, связанная с удаленной работой, в Отчете 2020 года о состоянии удаленной работы от Buffer. По сравнению с третьим местом в 2019 году.

Что должно быть в вашем технологическом стеке для удаленной работы?

Мы считаем, что простой и эффективный технологический стек состоит из трех ключевых элементов: качественная видеоконференция, коммуникация в режиме реального времени и унифицированное управление знаниями.

1. Видеоконференция (например, Zoom)  

Когда личные встречи не представляются возможными, видеочат в реальном времени является лучшей альтернативой. Внедрение политики с включенной веб-камерой поможет сделать удаленные совещания более участвующими и личными. С камерами включеными, намного сложнее отрываться или отвлекаться, и гораздо легче почувствовать чувство единства и нормальности.

Несколько советов, чтобы видеоконференции проходили гладко:

• Держите себя на молчании, когда не говорите. Это позволит снизить фоновый шум и сохранить хорошую работу ваших совещаний.
• Сделайте это социальным! Проводите виртуальные обеды или веселые часы со своей командой и коллегами, чтобы не упустить те личные разговоры, которые раньше происходили вокруг перекусов.
• Установите общепризнанные правила компании по видеокоммуникации. Это может включать "поднять руку", когда готовы говорить, использование функций чата вашего инструмента и т.д.

Совет: Создайте Карточку со стандартами виртуальных совещаний для всей организации, чтобы все оставались на одной волне.

2. Коммуникация и обмен сообщениями в команде (например, Slack)

Когда нет возможности поговорить в коридоре, вашей команде понадобится новый способ быстрой и эффективной коммуникации. Без центрального чата ваша команда столкнется с проблемами. Различные отделы общаются каждый сам по себе (будь то по электронной почте, текстовым сообщениям, чату Google и т. д.), оставляя ключевых заинтересованных лиц в неведении. Внутри компании сотрудники могут начать использовать другие каналы для общения. Это добавляет к их рабочему дню еще больше суеты и перегруженности техническими средствами.

Создание общего чата для всей компании устраняет путаницу и повторения, а также предоставляет вашему руководству пространство для эффективного общения со всей вашей организацией в период постоянных изменений.

Как получить максимум от вашего инструмента обмена сообщениями  tool:

• Установите формат для заголовков каналов и группового чата. Например, в Guru, каналы Slack, ориентированные на проекты, имеют префикс “#project-”. Это поможет самостоятельно организовать ваше боковое меню и особенно полезно, если вы создаете несколько новых каналов в ближайшие недели.
• Используйте все функции! Slack позволяет устанавливать статус, временно отключать уведомления, интегрироваться с приложениями для повышения производительности, такими как Clockwise и другие. Эти функции могут помочь вашему чат-инструменту стать более интегрированной частью вашего рабочего процесса и меньше отвлекать.
• Организуйте ветвление для ответов. Каналы становятся шумными, и разговоры теряются среди них. Убедитесь, что отвечаете в цепочке, чтобы все было организовано и поддерживала стабильность.

3. Управление знаниями (например, Guru)

Возможно, одним из самых больших шоков при внезапном переходе к удаленной работе является осознание того, как сильно мы зависим от того, чтобы постучать коллег по плечу, чтобы получить информацию, необходимую для выполнения работы. Хотя буквальные постукивания по плечу не допускаются, это не означает, что экспертам по предмету вашей команды не будут приходить повторные вопросы издалека. Возможно даже больше, чем раньше. Поэтому создание единого источника правды о часто задаваемых вопросах компании, политике, вопросах о продукте и т. д. является приоритетом для удаленных команд. Централизация внутренней информации вашей компании поддерживает продуктивность (и здравомыслие) экспертов по предмету, уверенность команды и выравнивание по всей организации.

Способы сделать максимальное использование вашего инструмента управления знаниями:

• Внедрите управление знаниями  во все существующие рабочие процессы вашей команды. Наша Интеграция Slack, Расширение для Chrome и Дополнение G Suite были разработаны для того, чтобы предоставить вашей команде необходимые знания, где бы они ни работали. Это способствует производительности и экономит драгоценное пространство на вкладках.
• Документируйте все, даже временные политики и процедуры. Важно, чтобы каждый видел ваш инструмент управления знаниями как источник истины по всем знаниям компании. Особенно во время быстрой политической или процедурной изменчивости. Проверенная база знаний - отличное место для предоставления вашей команде информации таким образом, чтобы они могли доверять ей как краткой, надежной и динамичной.
• Сделайте знания коллективным усилием! Может показаться сложным построить базу знаний с нуля. Назначьте лидеров для внесения командоспецифического контента и создайте команду по управлению знаниями, чтобы разработать структуру и поддерживать знания в актуальном и организованном состоянии. Делая управление знаниями общей ответственностью, вы не только сделаете эту задачу более легкой, но также сможете добиться долгосрочного успеха.

Следующим этапом является обеспечение того, чтобы три кита вашего удаленного технологического стека взаимодействовали слаженно. Вот несколько советов по объединению возможностей этих инструментов:

• Zoom + Slack: Если вы обнаруживаете, что ведете круговую, продолжительную беседу в Slack, присоединяйтесь к быстрому вызову Zoom для обсуждения в режиме реального времени. Используйте интеграцию Zoom в Slack, чтобы начать вызов немедленно, не прибегая к вашему календарному инструменту и формальному планированию встречи.
• Slack + Guru: Создавайте привычки обмена знаниями, демонстрируя доступное в Slack. Если член команды задает вопрос в канале, используйте интеграцию Guru, чтобы ответить напрямую с помощью Карточки - не покидая приложения. Это не только дает вашему коллеге ответ на его вопрос, но и мотивирует всех сначала обращаться к Guru в следующий раз, когда у них возникнет вопрос.
• Guru + Zoom: На внутренних и внешних звонках возникают вопросы, ответов на которые вы не можете дать моментально. Вместо того, чтобы тратить драгоценное время или обещать ответить позже, быстро находите ответы в реальном времени, используя Guru. Доступная усвояемая информация поможет вам уверенно ответить на эти вопросы, касающиеся одной ситуации.

И это только начало. По мере того, как люди привыкают к инструментам, составляющим ваш удаленный рабочий технологический стек, эти практики станут элементарными и вы будете находить еще больше способов эффективной работы с разнообразным технологическим стеком. Однако управление изменениями и внедрение новых инструментов сопряжено со своими трудностями.

Внедрение новых инструментов может быть утомительным, особенно когда ваша команда уже сталкивается с неожиданным прерыванием ежедневной жизни. Упор должен быть сделан на улучшение - но не на усложнение - их рабочего процесса. Внедрение нового инструмента для удаленных рабочих групп должно быть интуитивным, простым и служить неоспоримым улучшением текущих процессов. Обязательно продемонстрируйте добавленную ценность с самого начала. Используя инструмент записи, такой как Loom, вы ускорите процесс овладения и призыва к применению. Растущие боли неизбежны, но, практикуя твердое управление изменениями, вы сможете быстро сформировать новые привычки.

Приняв новые инструменты для поддержки нашей «новой нормы», вы окажетесь на другой стороне как более сильная команда хорошо согласованных коммуникаторов — даже после завершения вашего удаленного периода.