Адаптация сотрудников слишком важна, чтобы оставлять ее на произвол нескольких встреч и слайдов. Мы не просто призываем наших пользователей максимально использовать опыт адаптации с Guru, мы делаем то, о чем говорим, в нашей команде. В адаптацию каждого сотрудника в Guru вложено много планирования, эмпатии и намерений. Мы поговорили с нашим руководителем группы операций с персоналом Бобби Лундквистом о том, что он делает для того, чтобы новые члены команды Guru имели отличные условия адаптации.

О практической части процесса адаптации

Для меня процесс адоптации сотрудников — это создание опыта. Я раньше работал в сфере гостиничного бизнеса, прежде чем пришел в Guru. Я действительно сосредоточился на создании опыта для людей, будь то в ресторане или во время захватывающего отпуска. Я люблю думать о создании опыта во время процесса адаптации, потому что это путешествие для людей, которые начинают работать в компании.

В этом процессе связывается множество эмоций, когда вы оставляете свою предыдущую работу и начинаете новую, это совершенно новая глава в жизни. Поэтому я люблю думать о процессе адаптации как о создании сцены для запоминающегося и долговечного опыта, который заставит человека почувствовать, что он принял правильное решение, придя в Guru.

О том, как использовать Guru для того, чтобы справиться с информационным потоком

Когда вы начинаете процесс адаптации, есть два основных типа информации: то, что вам дают и с чем нужно работать, и то, что вы не знаете и что необходимо найти. Guru и инструменты, которые мы используем с ним, играют огромную роль в том, чтобы облегчить обмен и понимание знаний.

Guru — это идеальный инструмент для того, чтобы все было организовано, актуально и легко усваивалось. Новые сотрудники в полном объеме сталкиваются с информацией, когда начинают работать. Вы изучаете, как работают инструменты, погружаетесь в проектную работу и понимаете нюансы корпоративной культуры. Сотрудникам необходимо быстро ориентироваться во всем, что им нужно знать, чтобы преуспеть в своей работе, и процесс адаптации должен это учитывать.

Также важно, чтобы то, что вам нужно делать, было организовано таким образом, чтобы это имело смысл и могло развиваться с течением времени по мере вашего роста с компанией. Наши новые сотрудники могут увидеть детальный план на первые 90 дней работы, но мы организуем его так, чтобы они не чувствовали, что у них есть 50 задач, которые нужно выполнить в Asana.

О преимуществах единого источника правды

Одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются люди, когда начинают работу, — это выяснить, что им нужно знать. Вам нужно узнать все эти вещи о компании, как она работает, о вашей роли, о том, как ваша команда делает вещи. Большинство компаний хранят эту важную информацию в нескольких документах, но это не лучший способ быстро ввести людей в курс дела. Длинные документы Google и статьи в вики компании не только трудно просматривать, но также сложно понять, актуальны ли они, не прочитав их вдоль и поперек. Откройте как адаптировать новых сотрудников более эффективно.

Наличие Guru в качестве единого источника правды устраняет некоторую путаницу, связанную с началом новой работы. Когда вы используете Guru, вы получаете легко доступные порционные кусочки информации.

Наша функция верификации позволяет легко проверить, актуальна ли информация, которую вы читаете. Если вы столкнетесь со старой карточкой, вы можете легко обратиться к нужному человеку, чтобы подтвердить ее или задать вопросы.

О необходимости человеческого контакта

Я не хочу, чтобы весь процесс адаптации сводился к тому, что «Хорошо, у вас есть вся информация, необходимая для вашей работы в Guru; не беспокойте своих коллег». Это больше похоже на то, что «Вы можете посмотреть информацию в Guru, но, возможно, у вас будут вопросы о том, что вы прочитали. Вот как вы можете найти необходимую информацию.” Я думаю, это существенно отличается от того, чтобы просто спросить кого-то «Что это?» и затем получить ответ. Таким образом, вы можете проводить более значимые беседы с вашими коллегами.

Я считаю, что есть какая-то информация, которая лучше всего передается через личные взаимодействия. Рик [Нуччи], наш CEO, проводит обзор основных ценностей для всех новых сотрудников. Он расскажет о том, что вдохновило на создание ценностей, что они значат для нас, а также уделит время, чтобы собрать отзывы о процессе адаптации и ответить на вопросы.

Наш процесс адаптации действительно включает в себя задание, в котором просит людей ознакомиться с ценностями компании в карточке Guru, но это совершенно другой опыт, когда вы обсуждаете за круглым столом с CEO. Существует баланс, который можно найти между тем, чтобы информация была в одном источнике и созданием человеческих связей за счет живого общения.

О негативном влиянии плохой адаптации

Важно взглянуть за рамки того, как опыт адаптации влияет на новых сотрудников, и подумать о том, как это влияет на всю команду. Предположим, что новый работник начинает и не может найти информацию, необходимую для начала работы. В итоге они сильно зависят от своего менеджера или коллег и проводят большую часть своего дня, задавая им вопросы. Смотрите как сократить средние затраты на адаптацию нового работника и при этом создать отличный опыт.

Теперь менеджеры и члены команды не чувствуют, что у них есть время, чтобы сосредоточиться и завершить свою работу. Это заставляет их беспокоиться о способности нового сотрудника работать самостоятельно и вызывать сомнения, сделали ли они правильный выбор. С другой стороны, новый сотрудник чувствует себя очень потерянным и напряженным в свой первый день и теперь задумывается, останется ли он в компании. Видите, как много потенциально негативных результатов может произойти из одной простой ошибки во время адаптации?

Процесс адаптации — это первый подробный опыт сотрудника в компании. Если у вас есть процесс, который слишком запутан, не хватает нужной информации или просто заставляет сотрудников чувствовать себя нежеланными, то у вас есть серьезная проблема. Это может создать долгосрочный ущерб.

О влиянии автономии сотрудников во время адаптации

После трудоустройства основной задачей является поддержка новых сотрудников и обучение их тому, что будет дальше, вместо того, чтобы просто предоставить им информацию и ответить на вопросы. Важно предоставить новым сотрудникам автономию и свободу во время адаптации, чтобы они могли наладить связи с командой и утвердиться как часть компании.

Использование Guru, особенно с другими инструментами управления задачами, позволяет менеджерам и подчиненным вернуть больше времени. Это снижает напряжение в процессе адаптации и дает людям время и энергию, чтобы сосредоточиться на том, что они делают лучше всего.

Предоставление новым сотрудникам большей автономии позволяет им выполнять задачи по-своему. Каждому нужна немного направляющей, когда они новички, но вы не хотите стать лезть в чужие дела. Мы не заходим в процесс адаптации с мыслью: «Сделайте это точно так, как указано, в заданные сроки, иначе вы отстанете». Скорее, это больше похоже на: «У вас есть автономия, чтобы управлять этим процессом, потому что мы доверяем вам справиться с ним таким образом, который будет работать лучше всего для вас».

О том, как компании могут улучшить процесс адаптации

Прежде чем переходить к тактикам, действительно подумайте, какой опыт вы хотите создать. Подумайте об этом с точки зрения проектирования пути для сотрудника и установите четкие метрики, чтобы вы могли определить успех. Как только вы это выясните, можете перейти к проблемам, которые вы можете решить. Вы видите болевые точки, которые прямо связаны с количеством используемых вами инструментов? Нелегко ли людям найти нужную информацию? Существуют ли пробелы в вашей коммуникации, которые приводят к путанице? Начните с глобального, затем разбейте на конкретные шаги.